Schulungs - Und Entwicklungs-SOP

Eindeutige SOP-ID: [Nr]
[NAME DER INSTITUTION]
ANWEISUNGEN / RICHTLINIEN
UND
STANDARDARBEITSANWEISUNGEN
SCHULUNG UND ENTWICKLUNG

Dies ist keine Anweisung des Finanzministeriums. Dieses Dokument ist die Grundlage, auf der die Institute ermutigt werden, ihre eigenen Anweisungen,
Richtlinien und Verfahren gemäß den Vorschriften des Finanzministeriums zu erstellen. Dieses Dokument ist eine Vorlage, die von einzelnen Instituten
verwendet werden kann, um ihre bestehenden Richtlinien bei Bedarf anzupassen. Sie enthalten nicht unbedingt alle möglichen Anweisungen, Prozesse oder
Verfahren, die erforderlich sein könnten, um die Anforderungen der Treasury Regulations zu erfüllen. Es liegt in der Verantwortung des Unternehmens,
sicherzustellen, dass seine spezifischen Prozesse und Verfahren alle erforderlichen Anweisungen, Prozesse und Verfahren umfassen, um sicherzustellen,
dass es die Anforderungen der Treasury Regulations erfüllt.
Dokument # Titel: Druckdatum:

[ID] [Verfahrensname] [Datum]
Revisionsnr. Erstellt von: Erstellungsdatum:
[Nr] [Name des Autors] [Datum]
Datum des Inkrafttretens: Geprüft von: Überprüfungsdatum:
[Datum] [Name des Gutachters] [Datum]
Standard: Genehmigt von: Genehmigungsdatum:
[Standard, Gesetz oder [Name des Genehmigers] [Datum]
Verordnung]
Herausgegeben im Sinne des Abschnitts des Public Finance Management Act, 1999 (Act 1
von 1999) – [PFMA] und der Treasury Regulations 2016

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INHALTSVERZEICHNIS
1. Zweck 4
2. Geltungsbereich 4
3. Definitionen und Abkürzungen 4
4. Finanzmanagement-Governance und regulatorischer Rahmen 6
4.1 Gesetzgebung 6
4.2 Vorschriften des Finanzministeriums 6
4.3 Weitere Anweisungen / Richtlinien und SOPs, die mit dieser SOP zu lesen sind 7
5. Kapazitätsentwicklung 8
5.1 Die Kapazitätsentwicklung wird in den allgemeinen Konzepten, Definitionen und

Grundsätzen ausführlich behandelt und sollte in Verbindung mit diesen spezifischen Anweisungen /
Richtlinien und Standardarbeitsanweisungen gelesen werden. 8
6 Institutionelle Anweisungen / Richtlinien: Schulung und Entwicklung 9
7 Anlagen 10
8 Befugnisübertragungen 10
9 Nichteinhaltung 11
10 Überwachung, Aufsicht und Wartung 11
11 Fazit 11
12 Ansprechpartner 11
13 Genehmigung 11
Anlage 1: Flussdiagramm Schulung und Entwicklung 13
Anhang 2: Prozess und Verfahren für Schulung und Entwicklung 14
Anhang 3: Checkliste für Compliance: Schulung und Entwicklung 30
Anhang 4: Risikoanalyse und vorgeschlagene interne Kontrollmaßnahmen: Schulung und

Entwicklung 34

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1. Zweck
1.1 Der Zweck dieser Anweisungen / Richtlinien und Standardarbeitsanweisungen

besteht darin, eine Kultur der Verantwortung und Rechenschaftspflicht bei der
Verwaltung und Verwendung von Schulungs- und Entwicklungsausgaben in <
Name der Institution einfügen > zu fördern.
1.2 Es dient dazu, die Verantwortung jedes Mitarbeiters in der/den Richtlinie(n), den
Verfahren und der Abwicklung von Zahlungen zu skizzieren und zielt darauf ab,
eine einheitliche Anwendung zu gewährleisten.
1.3 Es dient auch als Referenzinstrument für Bildungs- und Ausbildungszwecke.
2. Geltungsbereich
2.1 Diese institutionellen Anweisungen / Richtlinien und Standardarbeitsanweisungen

gelten für alle Mitarbeiter des < Name des Instituts einfügen >, einschließlich des
Rechnungsführers /der Rechnungslegungsbehörde [Nichtzutreffendes streichen].
3. Definitionen und Abkürzungen
3.1 Die umfassende Liste der Abkürzungen und Definitionen wird ausführlich in den
allgemeinen Konzepten, Definitionen und Grundsätzen behandelt und sollte in
Verbindung mit diesen Anweisungen / Richtlinien und
Standardarbeitsanweisungen gelesen werden.
3.2 Die Abkürzungen und Definitionen, die für diese Anweisungen / Richtlinien und
Standardarbeitsanweisungen relevant sind, werden im Folgenden beschrieben:
WSP Workplace Skills Plan
SCOA Standardkontenplan
SETA Sektor-Ausbildungsbehörde
Ausgaben für „Schulung und Entwicklung“ können als eine Funktion des
Personalmanagements definiert werden, das sich mit organisatorischen Aktivitäten
befasst, die darauf abzielen, die Leistung (in Bezug auf Einstellung, Fähigkeiten und
Verhalten) von Einzelpersonen und Gruppen in der Institution zu verbessern. Es wird
auch als "Personalentwicklung" und "Lernen und Entwicklung" bezeichnet.
Die Begriffe "Ausbildung" und "Entwicklung" werden zusammen verwendet, um die

allgemeine Verbesserung und Ausbildung der Mitarbeiter der Institution durch eine
Vielzahl von Bildungsmethoden und -programmen zu beschreiben. Trainingsprogramme
haben sehr spezifische und quantifizierbare Ziele, zum Beispiel die Bedienung einer
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bestimmten Maschine, das Verständnis eines bestimmten Prozesses oder die
Durchführung bestimmter Verfahren mit großer Präzision. Entwicklungsprogramme
hingegen konzentrieren sich auf breitere Fähigkeiten, die auf eine größere Vielfalt von
Situationen anwendbar sind, wie z. B. Entscheidungsfindung, Führungsqualitäten und
Zielsetzung.
Eine kurze Beschreibung der Zahlungen für die verschiedenen Waren/ Dienstleistungen,
wie sie im SCOA enthalten sind, folgt:
Schulung und Entwicklung von Mitarbeitern und Nicht-Mitarbeitern sowie

Schulungsmaterialien, die nicht separat im Rahmen von Waren und Dienstleistungen
bereitgestellt werden. In dieser Position sind Zahlungen an Institute (SAGO, IPFA,
SAICA usw.) für die Teilnahme an Seminaren, Workshops und Schulungen enthalten.
Dieser Posten enthält Anmeldegebühren für die Teilnahme an Workshops und
Seminaren, die für die Stellenbeschreibung der Person oder die geschäftlichen und
betrieblichen Anforderungen der Einrichtung relevant sind. Kosten für Materialien und
Handbücher, die sich speziell auf die Schulung und Personalentwicklung beziehen.
Die folgenden Punkte, die sich auf die Ausbildung und Entwicklung beziehen, sind nicht
in der Definition enthalten. Sie werden im SCOA separat behandelt und lauten wie folgt:
 Stipendien, Reise- und Aufenthaltskostenerstattung
 Unterkunftsgebühren, die in den Anmeldegebühren enthalten sind, sollten als

Reise- und Aufenthaltskosten - Inland - Unterkunft klassifiziert werden, wenn die
Kostenart angegeben wird. Für den Fall, dass die Informationen nicht ohne
weiteres verfügbar sind, wäre die Aufteilung nicht erforderlich.

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4. Finanzmanagement-Governance und regulatorischer Rahmen
4.1 Gesetzgebung
4.1.1 Der Public Finance Management Act 1 von 1999.
4.2.2 Gesetz über den öffentlichen Dienst von 1994.
4.2.3 Skills Development Act 97 von 1998
4.2 Vorschriften des Finanzministeriums
4.2.1 AA / AO und CFO sind dafür verantwortlich, ein internes Kontrollsystem

und Prozesse für die effektive und effiziente Risikobewertung in ihrem
Institut einzurichten. Die folgenden Treasury-Vorschriften (2016) müssen
bei der Ausführung dieser Anweisungen / Richtlinien und SOPs
eingehalten werden.
Abs. 6 Institutionelle Anweisungen und Standardarbeitsanweisungen
Para 9 Funktionen der Finanzvorstände
Rn. 16 Internes Kontrollsystem [Abschnitte 38(1)(a)(i) und 51(1)(a)

(i)]
Rn. 17 Kontrollumgebung
Rn. 18 Risikobewertung [§ § 38(1)(a)(i) und 51(1)(a)(i)]
Rn. 54 Planungsprozesse
Rn. 63 Erfassung des Budgets für das Finanzsystem
Rn. 73 Monatliche Einnahmen- und Ausgabenberichte
Para 90 System zur Ausgabenverwaltung
Rn. 91 Genehmigung von Ausgaben und Mittelbindungen
Rn. 93 Zahlungen innerhalb der vorgeschriebenen Frist
Rn. 186 Jährlicher Beschaffungsplan
Rn. 187 Akquisitionsmanagementsystem

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Rn. 194 Strategische Beschaffung
4.2.2 Anweisungen der Provinzkasse sind diejenigen Anweisungen, die von

einer Provinzkasse in Bezug auf die PFMA für und in Bezug auf
Provinzinstitutionen einer Provinz erteilt werden.
Provinzialabteilungen können diesen Abschnitt anpassen, um Anweisungen für die

Provinzkasse hinzuzufügen
4.2.3 Allgemeine anerkannte Rechnungslegungspraxis (GRAP) sind Standards,

die vom Accounting Standards Board im Sinne der PFMA herausgegeben
werden, um die Berichts- und Rechnungslegungsrahmen für Kommunen
und öffentliche Einrichtungen zu regeln.
4.2.4 Der Modified Cash Standard (MCS) ist "GRAP" für Abteilungen und jedes
andere Unternehmen, das die Einhaltung der modifizierten Cash-Basis der
Rechnungslegung beansprucht. Das MCS legt, wie vom National Treasury:
Office of the Accountant-General vorgeschrieben, die Grundsätze für die
Erfassung, Aufzeichnung, Messung, Darstellung und Offenlegung von
Informationen fest, die in Bezug auf die vom National Treasury
vorgeschriebenen Formate erforderlich sind.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Institute zwar unterschiedliche Berichtsrahmen

einhalten, d. h. die Standards von GRAP und MCS, diese Anweisungen/Richtlinien und
SOPs jedoch als Grundlage für bewährte Verfahren dienen, um die Einhaltung beider
Rahmenbedingungen zu unterstützen.
[Entity to complete this section for their own reference(s), if any GRAP standard(s), are
to be note here]
4.3 Weitere Anweisungen / Richtlinien und SOPs, die mit dieser SOP zu lesen sind
4.3.1 Allgemeine Konzepte, Definitionen und Grundsätze
4.3.2 Zahlungsabwicklung SOP
4.3.3 SOP für Buchhaltungs- und Monatsendeverfahren.
4.3.4 YIM-REPORTING SOP
4.3.5 Finanzielles Fehlverhalten SOP

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4.3.6 Finanzhandbuch für den öffentlichen Dienst und die Verwaltung (DPSA).
4.3.7 DPSA-Beschlüsse.
4.3.8 SMS-Handbuch.
4.3.9 Ministerialhandbuch.
4.3.10 Handbuch für Finanzvorstände
Detaillierte Systeme und/oder Geschäftsprozesse, die sich auf diese

Standardarbeitsanweisungen beziehen, werden von < Name der Institution einfügen
> entwickelt, um die in dieser SOP enthaltenen übergeordneten Prozesse zu
ergänzen
5. Kapazitätsentwicklung
5.1 Die Kapazitätsentwicklung wird in den allgemeinen Konzepten, Definitionen und

Grundsätzen ausführlich behandelt und sollte in Verbindung mit diesen
spezifischen Anweisungen / Richtlinien und Standardarbeitsanweisungen gelesen
werden.

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6 Institutionelle Anweisungen / Richtlinien: Schulung und Entwicklung
6.1 Der CFO oder seine Stellvertreter müssen:
6.1.1 Stellen Sie sicher, dass die Ausbildungs- und Entwicklungsausgaben Teil
der Waren und Dienstleistungen sind, die während des 5-Jahres-Zeitraums
in Verbindung mit dem strategischen Plan der Institution beschafft werden
sollen.
6.1.2 Rückstellungen für solche Ausgaben in den jährlichen Betriebsplan

aufnehmen, der vom CFO (delegiert an den Rechnungsführer /die
Rechnungsführungsbehörde) der Institution für die Supply Chain
Management-Einheit entwickelt und umgesetzt wird.
6.1.3 Reichen Sie den Beschaffungsplan für das Geschäftsjahr bis zum 30. April
eines jeden Jahres bei der zuständigen Treasury ein, der alle geplanten
Beschaffungen in einem Format und gemäß den Schwellenwerten enthält,
die von der National Treasury Instruction vorgeschrieben werden können.
6.1.4 Stellen Sie sicher, dass die Ausbildungs- und Entwicklungsausgaben

gemäß der Mittelausstattung im Haushalt zugewiesen werden und die
richtigen Posten verwendet werden.
6.1.5 Stellen Sie sicher, dass die Befugnisübertragung die Verantwortlichkeiten

und Behörden festlegt, die für die Genehmigung und Verwaltung dieser Art
von Ausgaben verantwortlich sind.
6.1.6 Sicherstellen, dass die Delegation von Befugnissen und

Unterschriftenmustern in Bezug auf Schulungs- und
Entwicklungsausgaben in der gesamten Institution kommuniziert wird.
6.1.7 Das Schulungs- und Entwicklungsbudget für das Institut wird gemäß dem
Standardkontenplan (SCOA) in seinem Finanzsystem erfasst. Das
Finanzsystem muss so konfiguriert sein, dass es in der Lage ist, das
verfügbare Budget für jeden Ausgabenposten anzuzeigen, um den
Entscheidungsprozess der delegierten Beamten zu unterstützen, wenn der
Kauf von Schulungs- und Entwicklungsposten in Betracht gezogen wird.
Das System muss so ausgelegt sein, dass es die Genehmigung einer

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Zahlung blockiert, wenn nicht genügend Budget für einen Ausgabenposten
zur Verfügung steht.
6.1.8 Sicherstellung der Anwendung von Kontrollmaßnahmen in Bezug auf die

Aufgabentrennung, indem die Person, die Zahlungen und/oder
Bestellungen erfasst, nicht dieselbe Person sein darf, die solche
Zahlungen und/oder Bestellungen autorisiert. Dies würde sowohl für das
Lieferkettenmanagementsystem als auch für das Buchhaltungssystem
gelten.
6.2 Andere Mitarbeiter (einschließlich Budgetmanager) müssen:
6.2.1 Sicherstellen, dass Schulungs- und Entwicklungskosten nur im

Zusammenhang mit den Aktivitäten der Institution oder der Abteilung
innerhalb der Institution anfallen, die sich direkt auf die Erreichung ihrer
Ziele beziehen.
6.2.2 Stellen Sie sicher, dass die Stellenbeschreibungen und messbaren

Ergebnisse der Leistungsverträge aller relevanten beauftragten Beamten
auf die Prozesse dieser SOP abgestimmt sind.
6.2.3 Stellen Sie sicher, dass Anforderungen für Schulungen und Entwicklung
und Genehmigung von Aufträgen nur dann von beauftragten Beamten
genehmigt werden, wenn die Positionen in den jährlichen
Beschaffungsplan aufgenommen wurden.
6.2.4 Sicherstellen, dass die Akquisitionsprozesse für Schulung und Entwicklung

dem Supply Chain Management Prozess folgen (siehe SCM Policy)
7 Anlagen
7.1 Anlage 1: Waren und Dienstleistungen: Flussdiagramm Schulung und

Entwicklung
7.2 Anhang 2: Prozess und Verfahren für Schulung und Entwicklung
7.3 Anlage 3: Checkliste Interne Kontrolle für Waren und Dienstleistungen: Schulung
und Entwicklung
7.4 Anlage 4: Risikoanalyse und vorgeschlagene interne Kontrollmaßnahmen

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8 Befugnisübertragungen
8.1 Eine Kopie des Delegationsrahmens in Bezug auf Aus- und Weiterbildung ist
beigefügt;
Oder <Entity to decide on this>
8.2 Rollenspieler, die an der Aus- und Weiterbildung beteiligt sind, sollten sich strikt
an die institutionellen Befugnisdelegationen halten.
9 Nichteinhaltung
9.1 Eine Abweichung von den Bestimmungen dieser Anweisungen / Richtlinien und
SOPs ohne vorherige schriftliche Genehmigung durch die AO / AA wird als
finanzielles Fehlverhalten behandelt und führt dazu, dass geeignete Disziplinar-
oder Strafverfahren gegen die betreffende Person erwogen und eingeleitet
werden, wenn dies als notwendig erachtet wird. Weitere Informationen finden Sie
in der SOP zu finanziellem Fehlverhalten.
10 Überwachung, Aufsicht und Wartung
10.1 Um sicherzustellen, dass diese Anweisungen / Richtlinien und SOPs effizient

funktionieren, müssen Benutzer alle erforderlichen Änderungen ihren
Vorgesetzten melden. Wann immer sich etwas in den Bereichen der
Zahlungsabwicklung und / oder der Umgebung ändert, sollte es auf
Angemessenheit überprüft werden. Diese Anweisungen / Richtlinien und SOPs
müssen regelmäßig überprüft werden, wie in den allgemeinen Konzepten,
Definitionen und Grundsätzen dargelegt.
11 Fazit
11.1 Der Inhalt dieser Anweisungen / Richtlinien und SOPs muss allen Beamten
innerhalb der Institution zur Kenntnis gebracht werden.
11.2 Diese Anweisungen / Richtlinien und SOPs gelten ab dem [Datum einfügen].
12 Ansprechpartner
12.1 Bei Fragen zu diesen Anweisungen und Standardarbeitsanweisungen wenden

Sie sich bitte an [Name der Person].
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13 Genehmigung
________________ _____________
Rechnungsführer Datum

Seite | 12
Anlage 1: Flussdiagramm Schulung und Entwicklung
Allgemeiner Waren-/Dienstleistungsüberblick - Schulung und Entwicklung
SCM-Prozess -
Demand Management Rechnung im System Berichterstattung
Prozess – Identifikation erfassen SCM/Finanzen monatlich und
eines Bedarfs CFO
Quartals- und Jahresbericht
über Rechnungen und Zusagen
Anforderungen an die
Treasury-Vorschriften:
Budgetprozess und Erfassung
Rechnungsprüfung und Jährlicher Betriebsplan
des Budgets gegen
Zahlungsvorbereitung durch Jährlicher Beschaffungsplan
Abstimmung über das
den Endverbraucher Aufträge, die über dem
Schwellenwert liegen
Gefährdungsbeurteilungen
Anforderung durch Benutzer, Interne Kontrollpläne
Akquisitionsmanagement Transaktionschecklisten
und Beschaffung - Genehmigung durch
Genehmigung des Auftrags Prog. / Budget Manager
durch den und Rücksendung an
SCM zur Vorlage an
Finance zur Zahlung
Erbringung von
Dienstleistungen/Wareneingan
g - Rechnungserhalt und
Zertifizierung durch den Prog-
Manager

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Anhang 2: Prozess und Verfahren für Schulung und Entwicklung
Aktion Vorlage Verantwortung

referenz
Demand Management Prozess - Ermittlung des Bedarfs an Schulungs- und Entwicklungsausgaben

1.  Die Haushaltsabteilung der Institution muss die Bedürfnisse aller operativen Abteilungen der
 Budgetbüro
Institution, die eine Schulung und Entwicklung erfordern würden, zusammenstellen und und
konsolidieren. Programmman
 Um die Bestimmungen der Verfassung, des Gesetzes Nr. 108 von 1996, des institutionellen ager
Unterrichts und der Rechtsvorschriften zur Personalentwicklung umzusetzen, muss die  CFO
Institution allen Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, die Kenntnisse und Fähigkeiten zu
 SCM
erwerben, die sie benötigen, um die ihnen übertragenen Aufgaben zu erfüllen und ihre
beruflichen Perspektiven zu verbessern. Das Mandat dieser Institutionellen Anweisung leitet
sich aus folgendem ab:
o Gesetz über die grundlegenden Beschäftigungsbedingungen von 1997 (Gesetz Nr. 75 von
1997);
o Verfassung, RSA, 1996 (Gesetz Nr. 108 von 1996);
o Employment Equity Act, 1998 (Gesetz Nr. 55 von 1998);
o Mitarbeiterleistungsmanagementsystem der Institution;
o Amtsblatt Nr. 20865 vom 7. Februar 2000;
o Personalentwicklungsstrategie der Institution;
o Personalentwicklungsstrategie des öffentlichen Dienstes; (Vision 2015)
o Nationale Kompetenzentwicklungsstrategie für Südafrika (2010-2025)
o Richtlinie zur Erstellung der Stellenbeschreibung der Institution;

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referenz
o Gesetz über die Verwaltung der öffentlichen Finanzen, 1999 (Gesetz Nr. 1 von 1999)
o Vorschriften für den öffentlichen Dienst von 2001;
o Public Service Central Bargaining Chamber (PSCBC) Resolution Nr. 14 von 2002;
o PSCBC Resolution Nr. 1 von 2003;
o Performance Management- und Entwicklungssystem für die Mitglieder des
o Senior Management Service (SMS), 2002;
o Skills Development Act, 1998 (Gesetz Nr. 97 von 1998);
o Skills Development Levies Act, 1999 (Gesetz Nr. 9 von 1999);
o White Paper on Public Service Training and Education, 1996; und
o Weißbuch zur Transformation des öffentlichen Dienstes, 1997.
 Um den maximalen Nutzen aus allen Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung zu ziehen, muss
eine Bewertung durchgeführt werden, um Kompetenzen (Fähigkeiten und Kenntnisse) zu
bestimmen, die Mitarbeiter und die Institution benötigen würden. Gleichzeitig sollte festgestellt
werden, ob die von der Institution benötigten Kompetenzen knapp, reichlich vorhanden oder
weniger kritisch sind.
 Um die identifizierten Lücken zu füllen, muss jährlich ein Sortiment an Schulungsmaßnahmen
geplant und durchgeführt werden. Um die Effektivität der Ausbildung zu steuern, sollte sie
anhand der Ziele bewertet werden, die in der nationalen Kompetenzentwicklungsstrategie des
Ministeriums für Hochschulbildung und Ausbildung, der Vision 2015 für die
Personalentwicklungsstrategie des öffentlichen Dienstes und der
Personalentwicklungsstrategie der Institution festgelegt sind. Zu den Schulungsmaßnahmen
gehören ABET/GET, FET, HET, Lernprogramme, Kurzkurse und Konferenzen.
 Alle Mitarbeiter, einschließlich derjenigen, die auf einen befristeten Vertrag zu dessen
Bedingungen ernannt werden, müssen gleichberechtigten Zugang zu angemessenen und

Seite 15
referenz
relevanten Ausbildungsmöglichkeiten und einer effektiven Karriereentwicklung haben.
 Die Institution muss im Sinne des Amtsblatts Nr. 20865 vom 7. Februar 2000 jährlich
Arbeitspläne (Workplace Skills Plans, WSP) entwickeln und einreichen. Der WSP wird alle
geplanten Schulungs- und Entwicklungsmaßnahmen für ein Geschäftsjahr dokumentieren. Der
WSP umfasst die wie folgt:
o Strategische Vision und Mission der Institution.
o Wichtige Bildungs-, Ausbildungs- und Entwicklungsprioritäten und -ziele.
o Verknüpfung mit positiven Maßnahmen und dem Employment Equity Plan.
o Verknüpfung mit persönlichen Entwicklungsplänen aller Mitarbeiter.
 Der Generaldirektor muss Folgendes durchführen:

o Ermittlung des Schulungs- und Entwicklungsbedarfs der Institution und Erstellung von
Schulungsplänen zur Berücksichtigung der Schulungsprioritäten;
o Ausrichtung bedarfsgerechter Schulungsprogramme an den strategischen Zielen der
Institution;
o Sicherstellen, dass ausreichende Mittel für die Schulung der Mitarbeiter des Instituts auf
allen Ebenen zur Verfügung stehen;
o Sicherstellen, dass Mittel für Entwicklungsprogramme zur Verfügung stehen.
 Der Interne Schulungs- und Entwicklungsausschuss (ITDC) muss die Qualität der in der
Institution durchgeführten Schulungsmaßnahmen überwachen und dem EXCO der Institution
die Genehmigung der Personalentwicklungsrichtlinien, -berichte und -strategien empfehlen.
 Die Direktion: Mitarbeiterentwicklung und Leistungsmanagement muss:
o Erleichterung der Entwicklung von Kompetenzprofilen;
o Erleichterung der Beurteilung von Kompetenzen;

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referenz
o Konsolidieren Sie einen WSP für die Abteilung;
o Organisation der transversalen Kurse auf der Grundlage des WSP;
o Erstellung von vierteljährlichen und jährlichen Schulungsberichten;
o Durchführung der administrativen Funktionen für die interne Studienhilfe;
o Führen einer Datenbank über die Mitarbeiter und Aufzeichnungen über die für sie
organisierten Schulungen;
o Überwachen und bewerten Sie die Wirksamkeit von Schulungsprogrammen und
unterstützen Sie die jeweiligen Vorgesetzten bei der Auswahl von Dienstleistern und der
Koordination von Schulungen
o Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter einen fairen Zugang zu Schulungsmöglichkeiten
haben.
o Beratung zu allen Lern- und Entwicklungsergebnissen innerhalb der Abteilung.
 Das Management muss allen Mitarbeitern gleichermaßen und fair Ressourcen für Schulungen
oder die Entwicklung von Fähigkeiten zur Verfügung stellen. Sie müssen auch die Leistung
ihrer Mitarbeiter verwalten, indem sie für Kurse, die für die Verbesserung ihrer Leistungs- und
Karriereperspektiven relevant sind.
 Die Hauptverantwortung für die Ausbildung und Entwicklung einer Person liegt beim
Mitarbeiter selbst. Der Mitarbeiter wird seine Rolle bei der Selbstverbesserung durch
Weiterbildung und Weiterentwicklung anerkennen. Die Mitarbeiter müssen die Verantwortung
übernehmen, alle ihnen zur Verfügung stehenden Maßnahmen und Kanäle zu nutzen, um
ihren Schulungs- und Entwicklungsbedarf zu decken, einschließlich initiativen im
Selbststudium und in der Ausbildung während der Beschäftigung in der Einrichtung zu
ergreifen.
 Mitarbeiter (Stipendiaten), die finanzielle Unterstützung im Rahmen des Stipendienprogramms
für die Teilnahme an Kurzkursen muss mit dem Fachbereich vertraglich vereinbart werden.

Seite 17
referenz
 Der Skills Development Facilitator muss:
o Entwickeln Sie den WSP, der den Richtlinien der geltenden SETA entspricht.
o Reichen Sie den Workplace Skills Plan bei der zutreffenden SETA ein.
o Beratung der Abteilung bei der Umsetzung des Workplace Skills Plans.
o Identifizieren Sie strategische Möglichkeiten für das Lernen und die Förderung nationaler
Prioritäten für die Kompetenzentwicklung.
o Entwicklung von Strukturen und Systemen für eine effektive Kompetenzplanung.
o Erleichterung und Koordination von Sitzungen des internen Schulungs- und

Entwicklungsausschusses.
o Unterstützung der Abteilung beim Ausfüllen der wichtigsten Berichtsunterlagen, wie von der
anwendbaren SETA und der Institution gefordert.
o Unterstützung der Institution bei der Erstellung eines jährlichen Überwachungsberichts
gegen den genehmigten WSP.
o Beratung der Institution in Bezug auf die Qualitätssicherungsanforderungen, wie sie von
der anwendbaren SETA festgelegt werden und die von der Institution festgelegt werden.
o Erleichterung der Durchführung von Qualitätssicherungsmaßnahmen.
o Dient als Kontakt zwischen der Abteilung und dem anwendbaren SETA.
 Schulung und Entwicklung müssen Teil der Supply Chain Management Strategie für das
laufende Jahr und den mittelfristigen Ausgabenzeitraum sein.
 Schulung und Entwicklung müssen dann Teil des jährlichen Betriebsplans der Institution sein,
der die Methode, die Zeitpläne, den geschätzten Wert, die Finanzierung und die
verantwortliche Stelle zur Durchführung der Beschaffung umfasst.
 Die Ausgaben für Schulung und Entwicklung müssen im jährlichen Beschaffungsplan in einem

Seite 18
referenz
Format und nach Schwellenwerten angegeben werden, die die Beschaffungsstrategie
bestimmen.
 Die detaillierten Prozesse sind in der Demand Management SOP enthalten
 Das Budget für Ausbildungs- und Entwicklungsausgaben muss dem richtigen, dem Fonds,
dem Ziel, der Verantwortung und dem Posten zugewiesen und im Buchhaltungssystem erfasst
werden, wie im Anweisungsgesetz vorgesehen.
 Die Befugnisübertragung und Musterunterschriften der beauftragten Beamten, die
Ausbildungs- und Entwicklungsausgaben genehmigen können, müssen im gesamten Organ
mitgeteilt werden.
Hinweis: Das System sollte mit den entsprechenden Genehmigungsstufen für alle delegierten
Beamten konfiguriert werden – daher kann ein Beamter, der nicht die erforderliche
Berechtigungsstufe erfüllt, bestimmte Transaktionen nicht genehmigen. [Überprüfen Sie, ob
das neue System über diese Funktionalität verfügt
 Der zuständige Programm-/Budgetmanager muss die Ausgaben für Schulungs- und
Entwicklungsausgaben kontrollieren, um sicherzustellen, dass keine zu hohen Ausgaben
anfallen.
 Der zuständige Programm-/Budgetmanager muss die Ausgabentrends für Schulung und
Entwicklung anhand des Beschaffungsplans überwachen und sicherstellen, dass öffentliche
Mittel nicht unangemessen oder in irgendeiner Weise missbraucht werden.
 Der Beschaffungsplan muss vierteljährlich mit dem Budget der Institution und dem jährlichen
Leistungsplan verglichen werden.
 Berichte zum Lieferkettenmanagement müssen vom Rechnungsführer in einer Weise und
einem Format und in Intervallen eingereicht werden, die in der NT-Anweisung vorgeschrieben
sind.
Budgetprozess und Erfassung des Budgets für das Finanzsystem

Seite 19
referenz
2.  Das Budget für das Institut muss in seinem Finanzsystem gemäß den 8 Segmenten des
 CFO
Standardkontenplans (SCOA) erfasst werden.
 HR
 Das Finanzsystem muss so konfiguriert sein, dass es in der Lage ist, das verfügbare Budget
für jeden Ausgabenposten anzuzeigen, um bei der Entscheidungsfindung der beauftragten  Programmveran
twortliche
Beamten zu helfen, wenn der Kauf von Schulung und Entwicklung in Betracht gezogen wird.
 Das System muss so konfiguriert sein, dass es die Genehmigung einer Zahlung sperrt, wenn
nicht genügend Budget für einen Ausgabenposten zur Verfügung steht.
 Die Stellenbeschreibungen und messbaren Ergebnisse der Leistungsverträge aller relevanten
beauftragten Beamten müssen an den Prozessen dieser SOP ausgerichtet sein.
Beispielsweise müssen Zahlungen an Lieferanten innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der
Rechnung erfolgen, um die Nichteinhaltung von TR 81 zu verhindern. Daher müssen die
Leistungsverträge aller am Zahlungsvorgang beteiligten beauftragten Beamten die
Anforderung widerspiegeln, dass die beauftragten Beamten bei der Erfüllung ihrer jeweiligen
Aufgaben die Nichteinhaltung von TR81 verhindern müssen. Die Stellenbeschreibungen
müssen auch widerspiegeln, dass Beamte verpflichtet sind, die Nichteinhaltung der
Vorschriften des Finanzministeriums zu verhindern.
 Um eine effektive und effiziente Verwaltung der Schulungs- und Entwicklungsausgaben zu
gewährleisten, müssen die Programmmanager die folgenden Verantwortlichkeiten
wahrnehmen:
o Übernahme der Verantwortung für die Verwaltung und Kontrolle der ihnen
zugewiesenen Mittel in Bezug auf Ausbildungs- und Entwicklungsausgaben;
o Die ihnen zugewiesenen Mittel in Übereinstimmung mit den Richtlinien des Instituts
und den einschlägigen Vorschriften zu verwenden;
o Vergleichen Sie monatlich ihren budgetierten Betrag gemäß dem Beschaffungsplan mit
den tatsächlichen Ausgaben und melden Sie etwaige Abweichungen dem CFO; und
o Bereitstellung von Motivationen oder Informationen, die der CFO in Bezug auf

Seite 20
referenz
Schulung und Entwicklung benötigt.
Anforderungen und Bestellungen

3. Genehmigung der Anforderung
 Delegierter
 Endbenutzer schließt eine Anfrage für Waren/ Dienstleistungen ab Beamter
 Der Programmmanager muss sicherstellen, dass ein Bedarf an der Ware/ Dienstleistung
besteht und ein Budget zur Verfügung steht, bevor Schulungs- und Entwicklungsausgaben  Programm-
anfallen. Manager
 Der zuständige Programmmanager überprüft, ob die Ausgaben relevant sind, und prüft die
Belege, um sicherzustellen, dass SCM-Prozesse und andere Vorschriften eingehalten werden  SCM
(die erforderlichen Genehmigungen wurden vom zuständigen Abteilungsausschuss
eingeholt).
 Der zuständige Programmmanager muss auch anhand von Systemberichten prüfen, ob Mittel
auf SCOA-Positionsbeschreibungsebene verfügbar sind, bevor er die Anforderung genehmigt.
 Akquisitionsmanagement würde jetzt stattfinden - SCM, das an der Beschaffung von Waren/
Dienstleistungen beteiligt ist – dies hängt vom Wert der Ausgaben im Einklang mit dem
jährlichen Beschaffungsplan ab. Bitte beachten Sie die SCM SOP.
 Die Prozesse im Zusammenhang mit der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen
werden in der SOP Supply Chain Management und Sourcing Strategy behandelt.
4. Genehmigung der Bestellung

 Delegierter
 Ohne behördliche Anordnung dürfen keine Waren/ Dienstleistungen beschafft werden Beamter
 Bestellungen dürfen nur unter der Bedingung bearbeitet werden, dass –

 Programm-
Seite 21
referenz
o mittel sind unter dem richtigen Posten SCOA-Beschreibung verfügbar;
Manager
o bankdaten des Lieferanten wurden überprüft und die Bestellung wurde auf dem  Delegierter
entsprechenden Finanz-/Beschaffungssystem autorisiert; und Beamter
o alle relevanten Genehmigungen und Dokumentationen sind der Beschaffungsanforderung  Datenerfassu
beigefügt ng
 Endbenutzer /
 Das System druckt Folgendes aus, wenn die Bestellung in der Akquisitionsphase autorisiert
Budgetmanag
wird
er
o Die Bestellung (diese wird an den externen Lieferanten gesendet)
o Die Quittung (diese wird vom Endverbraucher bei Erhalt der Waren und Dienstleistungen
unterschrieben)
o Die Zusage (die über die Schnittstelle an das Buchhaltungssystem gesendet wird)
 Der Beleg muss täglich im System verarbeitet werden, um die Buchhaltungsunterlagen zu

aktualisieren.
 Der gleichzeitige Beleg wird in numerischer Reihenfolge in der Belegbelegdatei abgelegt.
 Alternativ - eine Kopie der Bestellung mit der Originalrechnung wird an die Finanzabteilung
gesendet, nachdem der Beamte in den Filialen die Informationen elektronisch erfasst hat
 Wenn Spezialwaren direkt an den Endverbraucher geliefert werden, muss der Endverbraucher
die Geschäfte informieren, und der Warenempfänger/Transitbeamte aus den Geschäften
muss anwesend sein, wenn solche Lieferungen stattfinden.
5. Dienstleistungen werden erbracht


Seite 22
referenz
 Dienstleistungen werden in der Regel im Rahmen einer vertraglichen Vereinbarung zwischen
der Institution und dem externen Lieferanten erbracht.
 Rechnungen können direkt vom Endbenutzer/Budgetmanager entweder elektronisch oder in
Papierform per Hand oder Post empfangen werden. Der Endbenutzer muss bescheinigen,
dass die Dienstleistungen erbracht wurden.
 Die Rechnung muss an den beauftragten Beamten gesendet werden, um mit einem
Datumsstempel versehen und im System registriert zu werden
 Eine Quittung wird vom System generiert, wenn die unterschriebene Rechnung, die von der
Rechnung des Endbenutzers/Budgetmanagers erhalten wurde, erfasst wird.
Folgendes ist auf der Quittung dokumentiert – Transit amtliche Zeichen, die Waren empfangen,
zweiter Beamter - Benutzer unterschreibt, dritter Beamter - Datenerfassungsgerät. Vierter
Beamter - Vorgesetzter Transitlager (Logistik)
6. Empfang von Waren und Dienstleistungen
 Delegierter
 Bei Ankunft der bestellten Waren müssen diese in Anwesenheit des beauftragten Beamten Beamter
und des Endverbrauchers in einem dafür vorgesehenen Warenannahmebereich (Filialen)
abgeladen werden.
 Der folgende Prozess muss befolgt werden:
o Besorgen Sie sich den Lieferschein vom Lieferpersonal des Lieferanten und vergleichen
Sie ihn mit der Bestellung;
o Überprüfen Sie die Menge und Beschreibungen der gelieferten Waren anhand der
Bestellung und des Lieferscheins;
o Führen Sie eine oberflächliche Prüfung des Zustands der gelieferten Waren durch, z. B.
zerbrochene oder nasse Kisten usw.;
o Lehnen Sie alle fehlerhaften Waren ab und identifizieren und kennzeichnen Sie
Ablehnungen sowohl auf dem Lieferschein als auch auf der Bestellung;

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referenz
o Liste der angenommenen und abgelehnten Waren erstellen;
o Stellen Sie sicher, dass das Personal des Lieferanten beide Kopien des Lieferscheins
einschließlich Änderungen unterzeichnet;
o Lieferschein des Lieferanten unterschreiben.
Hinweis: Die Nichteinhaltung des Verfahrens kann dazu führen, dass der Institution fruchtlose
und verschwenderische Ausgaben entstehen
7. Entgegennahme von Leistungen
 Delegierter
 Wenn Dienstleistungen erbracht werden, muss der Endbenutzer/ Programmmanager eine Beamter/
Bewertung der vom Lieferanten erbrachten Dienstleistungen durchführen und Folgendes  Programm-
bewerten: Manager
o Ob die erbrachten Leistungen mit den Vertragsbedingungen des Vertrages
übereinstimmen.
o Der Grad der Zusammenarbeit mit dem Lieferanten
o Die Erbringung der Leistung gemäß den vorgegebenen Zeitrahmen
o Die Qualität und Leistung des Lieferanten und
o Eine Beurteilung, ob der Lieferant zukünftig von der Institution eingesetzt werden soll.
8. Erhaltene SCM-Rechnung über Waren und/oder Dienstleistungen bearbeiten

 SCM-Kopf
 Der Leiter des SCM muss einen Beamten innerhalb der SCM-Einheit ernennen, der für den  Endbenutzer
Erhalt aller Rechnungen verantwortlich ist.
 Delegierter
 Wenn die Institution über mehrere Standorte verfügt, muss an jedem Standort ein delegierter Beamter
Beamter (Store Controller) ernannt werden.
 CFO
 Es muss eine dedizierte E-Mail-Adresse eingerichtet werden, um alle per E-Mail gesendeten  Programm-/
Rechnungen zu erhalten, auf die der beauftragte Beamte bei SCM zugreifen muss. Budgetverantw

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referenz
 Alle Beamten müssen über die Funktion des beauftragten Beamten informiert werden, der für ortlicher
die Entgegennahme aller Rechnungen verantwortlich ist.
 Alle Rechnungen, die von Hand geliefert oder per Post erhalten werden, müssen vom
Endbenutzer an den beauftragten Beamten bei SCM übergeben werden.
 Alle Rechnungen, die der beauftragte Beamte erhält, müssen mit einem Datumsstempel
versehen sein, damit die Institution beurteilen kann, ob sie die Zahlungspflicht von dreißig (30)
Tagen erfüllt.
 Die per E-Mail erhaltene Rechnung muss ausgedruckt und mit einem Datumsstempel
versehen werden.
 Der beauftragte Beamte muss die Rechnung nach Erhalt der Rechnung im Rechnungsregister
(elektronisches/ manuelles Register) eintragen.
 Der beauftragte Beamte muss die Rechnung mindestens überprüfen, um sicherzustellen,
dass:
o es ist im Namen der Institution
o Dass es sich um eine gültige Steuerrechnung handelt, nicht um eine Kopie der
Steuerrechnung/ Proforma-Rechnung, die nicht akzeptiert wird, wenn die
Dienstleistung erbracht wurde
o Das Rechnungsdatum
o Die Beschreibung der gelieferten /erbrachten Leistungen entspricht der Bestellung und
dem Lieferschein
o Auf der Rechnung erscheint die Bankverbindung des Lieferanten
o rechnungsabgüsse
 Die Dokumente sind am Tag des Eingangs der Rechnung mit dem Stempel „Eingang“ zu
versehen, Name und Unterschrift sind zu dokumentieren

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 Der beauftragte SCM-Beamte muss die Rechnung und das manuelle Register zum
Endbenutzer bringen.
 Der Endbenutzer muss das Register unterzeichnen und mit dem Datum datieren, an dem ihm
die Rechnung ausgehändigt wurde.
 Der beauftragte SCM-Beamte muss das elektronische Register (falls zutreffend) mit dem
Datum aktualisieren, an dem die Rechnung dem Endbenutzer übergeben wurde.
 Der beauftragte SCM-Beamte wird regelmäßig Anfragen zu Rechnungen stellen, die vom
Endbenutzer nicht zurückgegeben wurden.
 Das Rechnungsregister muss auch den Zeichnungsberechtigten für den Kostencode und den
Betrag angeben. Der beauftragte SCM-Beamte muss die Rechnung an den beauftragten
Programm-/ Budgetmanager zur Genehmigung gemäß Delegation weiterleiten.
 Die autorisierende Unterschrift auf der Rechnung muss mit der autorisierten Unterschrift im
Musterregister gemäß der Delegation für die Zertifizierung von Rechnungen übereinstimmen.
 Der beauftragte SCM-Beamte muss die Häufigkeit der Anfragen erhöhen, wenn die 30-Tage-
Frist abläuft und die Rechnung vom Endbenutzer nicht zurückgegeben wurde.
 Wenn die Rechnung an SCM zurückgesandt wird, muss der beauftragte Beamte jede
Rechnung im Vergleich zur Deckungsberatung überprüfen und sich registrieren und
bestätigen, dass alle Rechnungen eingegangen sind.
 Sollte die Rechnung aus irgendeinem Grund falsch sein, kann der beauftragte SCM-
Beauftragte den Lieferanten per E-Mail informieren. Der beauftragte SCM-Beamte muss die
Rechnung aus dem Rechnungsregister stornieren, den Grund im Register angeben und die E-
Mail an den Lieferanten als Nachweis aufbewahren.
 Der beauftragte SCM-Beamte muss die Rechnungen mit den Belegen an die Finanzabteilung
weiterleiten.
Der beauftragte SCM-Beamte muss das elektronische Register mit den relevanten
Informationen aktualisieren.
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referenz
Hinweis: Risiko der Nichteinhaltung von PFMA und TR's bei Nichteinhaltung
Die Befugnisübertragungen müssen institutionell kommuniziert werden
Es müssen Zeitpläne für den gesamten Dokumentenfluss zwischen den verschiedenen
Beamten definiert werden – diese müssen mit ihren Leistungsverträgen verknüpft werden
Die 30-Tage-Frist entspricht 21 Arbeitstagen
9. Rechnungsprüfung durch Endverbraucher und Zahlungsvorbereitung

 Endbenutzer
 Wenn der Endbenutzer die Rechnung von SCM erhält, muss er das Register unterschreiben
und das Datum, an dem ihm die Rechnung ausgehändigt wurde, notieren.
 Der Endverbraucher muss mit dem Zustand der erhaltenen Ware zufrieden sein.
 Der Endbenutzer muss Folgendes überprüfen:

o Rechnung stimmt der Bestellung oder der unterzeichneten vertraglichen Vereinbarung
(falls zutreffend), der Bestellung und dem erhaltenen Gutschein/Hinweis zu;
o Die Waren oder Dienstleistungen wurden empfangen /geliefert.
o Wenn die Ware des Endverbrauchers von den empfangenden Mitarbeitern der
Institutionen erhalten wurde, muss der Endverbraucher eine Kopie der GRN erhalten
und sicherstellen, dass die richtige Ware erhalten wurde und sie in gutem Zustand
erhalten wurde.
o Die Bestellnummer ist in der Rechnung enthalten und stimmt der ursprünglichen
Bestellnummer zu;
o Es handelt sich um die tatsächlich bestellten und erhaltenen Waren und/oder
Dienstleistungen (Artikelbeschreibung);

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o Das Datum der Rechnung bezieht sich auf die aktuelle oder frühere Periode;
o Der Rechnungsbetrag stimmt mit dem Betrag pro Bestellung und/oder Angebot und
dem erhaltenen Gutschein/Hinweis überein; und
o cast und Crosscast aller gültigen Rechnungen auf Richtigkeit
Risiko - wenn es nicht korrekt durchgeführt wird – könnte zu fruchtlosen und

verschwenderischen Ausgaben führen
 Der Endbenutzer muss die Dokumente zur Transaktion beifügen (Anforderung, Angebote,
Bestellung(en), Verträge, falls zutreffend)
 Die Rechnung muss vom Endbenutzer unterschrieben/abgestempelt werden, um anzuzeigen,
dass sie korrekt verifiziert wurde, oder;
Risiko – wenn es falsch ausgeführt wird, wird es zum Katalysator für nicht autorisierte Ausgaben
 Der Endnutzer kann die Zahlungsavise erstellen. Der Endbenutzer muss alle erforderlichen
Zahlungsdetails und im Falle einer Institution die SCOA-Codes angeben.
 Der Endverbraucher muss die Zahlungsavise als Ersteller unterschreiben.
 Der Endbenutzer übergibt dann die Rechnung mit Belegen an den

Programm-/Budgetmanager zur Genehmigung.
7. Genehmigung durch den Programm-/Budgetmanager  Programm-/

Budgetverantw
 Sobald der Programm-/Budgetmanager die Rechnung und die Belege vom Endbenutzer
ortlicher
erhält, muss er feststellen, ob die Zahlung genehmigt werden kann.
 Der Programm-/Budgetmanager muss sicherstellen, dass der Rechnungsbetrag innerhalb des
Betrags liegt, für dessen Genehmigung er gemäß den Finanzdelegationen delegiert wurde.
 Alle Unstimmigkeiten, die dazu führen, dass Zahlungen abgelehnt werden, müssen zur
Korrektur an die zuständige Abteilung zurückgesandt, überprüft und nach Korrekturen eine
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neue Genehmigung eingeholt werden.
 Alle Unstimmigkeiten müssen mit dem Dienstleister verfolgt werden, bis sie behoben sind,
bevor die Rechnungen bezahlt werden.
 Der Programm-/Budgetmanager muss nach Überprüfung der Rechnungen die Zahlung
genehmigen, wenn sich der Betrag in seinen Finanzdelegationen befindet
 Liegt der Betrag außerhalb ihres delegierten Betrags, muss die Zahlung zur Genehmigung an
den zuständigen beauftragten Beamten überwiesen werden.
 Die Genehmigung sollte durch den Nachweis einer Unterschrift auf der Rechnung angegeben
werden; oder wenn eine Zahlungsavis erstellt wurde, sollte das Zahlungsavis unterzeichnet
werden.
 Programm-/Budgetmanager sollten sicherstellen, dass das Budget vor dem Erwerb von
Waren und Dienstleistungen verfügbar ist, und müssen die Verfügbarkeit der Mittel bei der
Zahlung angeben.
 Zahlungen sollten immer an die richtigen Zuweisungen und nicht an einen anderen Posten
erfolgen, für den ein Budget verfügbar ist.
 Die genehmigte Rechnung muss an den Endverbraucher zurückgesandt werden.
 Der Endbenutzer sendet die genehmigte Rechnung mit den Belegen an den beauftragten
SCM-Beamten zurück, der sie zur Zahlung an den Abschnitt Finanzen weiterleitet.
Monitoring
8.  CFO
 Transaktions-Checklisten müssen implementiert werden, um alle durchzuführenden Aktionen
von der Initiierung einer Anfrage für Schulung und Entwicklung bis zur endgültigen
Autorisierung für die Zahlung aufzuzeichnen.

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Anhang 3: Checkliste für Compliance: Schulung und Entwicklung
COMPLIANCE-CHECKLISTE VERANTWORT BEMERKUNG

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ABHILFEMAS
SNAHME
Demand Management
1. Sind die Ausbildungs- und Entwicklungsausgaben Programm-
erforderlich, um die strategischen und operativen Manager
Verpflichtungen der Institution zu unterstützen?
2. Ist der Ausbildungs- und Entwicklungsaufwand Teil Programm-
der SCM-Strategie für Waren und Dienstleistungen Manager
(Ausbildungs- und Entwicklungsaufwand) im Einklang
mit den Ausgaben für das laufende Geschäftsjahr und
den mittelfristigen Ausgabenzeitraum?
3. Entsprechen diese Ausgaben für Schulung und Programm-
Entwicklung dem jährlichen Betriebsplan in Bezug Manager
auf:
 Die Art der Beschaffung;
 Fristen für die Durchführung der Beschaffung;
 Geschätzter Wert (einschließlich aller

anfallenden Steuern);
 Bestätigung, dass Mittel verfügbar sind; und
 Zuständige Stelle oder Regionalstelle?
Budgetprozess und Erfassung des Budgets auf dem System

4. Wurde das Budget für Ausbildungs- und Budgetabschnitt
Entwicklungsausgaben dem richtigen, dem Fonds,
dem Ziel, der Verantwortung und dem Posten
zugewiesen und im Buchhaltungssystem erfasst, wie
im Anweisungsgesetz vorgesehen?
5. Ist das Budget für Aus- und Weiterbildungsausgaben Budgetabschnitt
zentral für die Institution oder jeder einzelnen
Kostenstelle zugeordnet?
6. Wurde die Befugnisübertragung zur Genehmigung CFO
dieser Ausgaben überprüft und bestätigt?
7. Blockiert das System die Genehmigung von CFO
Ausgaben, wenn nicht genügend Mittel zur Verfügung
stehen?
8. Vergleicht der Programmmanager die tatsächlichen Programm-
Ausgaben mit dem Budget und meldet dem CFO Manager
etwaige Unstimmigkeiten?
Genehmigung von Anforderungen und Aufträgen für Schulung und Entwicklung
9. Hat der Programmmanager vor der Genehmigung Programm-
des Antrags gemäß dem Zweck der Abstimmung Manager
Folgendes in Bezug auf die Ausgaben überprüft;
 innerhalb des Budgets der Institution für den
Posten (Mittel sind verfügbar) und wird nicht
zu nicht autorisierten, unregelmäßigen und
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fruchtlosen und verschwenderischen
Ausgaben führen;
 das Preis-Leistungs-Verhältnis darstellt und

die zu erhaltenden Dienstleistungen die
erforderliche Qualität, Quantität und den
erforderlichen Preis aufweisen; und
 innerhalb irgendwelcher Einschränkungen und

in Übereinstimmung mit irgendwelchen
Bedingungen, die mit seiner/ ihrer
Befugnisübertragung verbunden sind?
10. Wurden die folgenden Kontrollen zur Erfassung von Finanzbeamte

Aufträgen durchgeführt, um sicherzustellen, dass:
 alle Transaktionen unverzüglich zum korrekten CFO
Betrag und in der korrekten
Abrechnungsperiode erfasst werden;
 alle Transaktionen entsprechend der SCOA-

Ausgabenposition erfasst werden und dass
Mittel für die Ausbildungs- und
Entwicklungsposition (Aufdeckung nicht
autorisierter Ausgaben) zur Verfügung stehen;
und
 verpflichtungsregister werden regelmäßig

geführt und aktualisiert.
Gelieferte Waren/ erbrachte Dienstleistungen

11. Wenn Dienstleistungen erbracht werden, wurde die Endbenutzer
Rechnung an SCM gesendet, um das Datum zu Finanzbeamter
stempeln und einen Auftrag zu generieren, der im
System registriert werden soll?
12. Wurde die Rechnung mit dem Belegdatum Finanzbeamter
abgestempelt?
13. Wurde die Menge und Beschreibung der gelieferten Endbenutzer
Ware mit der Bestellung und dem Lieferschein
verglichen?
14. Wurde der Lieferschein bei der Annahme von Waren Endbenutzer
und/oder Dienstleistungen unterschrieben?
15. Stimmt der Rechnungsbetrag mit dem Bestellbetrag Endbenutzer
überein? Wo dies nicht der Fall ist, wurden Gründe
angegeben?
16. Wurde die Rechnung im elektronischen/manuellen Finanzbeamter
Register erfasst?
17. Hat der Endbenutzer das Register unterschrieben, Endbenutzer
um den Empfang zu bestätigen?
18. Wurden die folgenden Überwachungskontrollen Manager
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implementiert, um die Zuverlässigkeit der Lieferanten Finanzen
zu bewerten, um sicherzustellen, dass:
 Lieferfristen wurden eingehalten,
 Die Menge und Qualität der gelieferten Waren

oder erbrachten Dienstleistungen waren
zufriedenstellend und
 Wurden Maßnahmen gegen unter- oder

notleidende Lieferanten ergriffen?
Erhaltene SCM-Rechnungen verarbeiten

19. Werden alle Rechnungen vom beauftragten SCM- SCM-Beamter
Beamten mit einem Stempel versehen, wenn sie
empfangen und im elektronischen oder manuellen
Register erfasst werden?
20. Führt der SCM-Beamte eine Überprüfung der SCM-Beamter
Rechnungsdetails durch, um die Gültigkeit der
Rechnung festzustellen?
21. Stimmt der Rechnungsbetrag mit dem Bestellbetrag SCM-Beamter
überein? Wo dies nicht der Fall ist, wurden Gründe
angegeben?
22. Wurde die Rechnung zur Genehmigung an den SCM-Beamter
delegierten Programmmanager weitergeleitet?
23. Hat der SCM-Beamte genehmigte Rechnungen des SCM-Beamter
Programmmanagers weiterverfolgt, die nicht an den
SCM-Beamten zurückgesandt wurden?
24. Hat der SCM-Beamte die Rechnungen mit den SCM-Beamter
Belegen zur Zahlung an die Finanzabteilung
weitergeleitet?
Rechnungsprüfung durch Endverbraucher und Zahlungsvorbereitung
25. Hat der Endnutzer das Rechnungsregister Endbenutzer
unterschrieben, dass die Waren geliefert und/oder
Dienstleistungen erbracht wurden?
26. Stimmt die Rechnung mit der Bestellung oder der Endbenutzer
unterzeichneten Vertragsvereinbarung (falls
zutreffend), der Bestellung und dem erhaltenen
Gutschein/Hinweis überein?
27. Ist die Bestellnummer auf der Rechnung enthalten und Endbenutzer
stimmt der ursprünglichen Bestellnummer zu;
28. Ist die Rechnung in Bezug auf Betrag, Adresse, Endbenutzer
Geschäftsjahr und Umlagen korrekt?
29. Sind der Rechnung/Zahlungsavis die entsprechenden Endbenutzer
Belege beigefügt?
30. Wird die Zahlung nach der Verifizierung Endbenutzer
abgestempelt und unterschrieben?
Verifizierung durch END-Programm-/Budgetmanager
31. Steht für die jeweilige Zahlung für den richtigen Programm-
Posten ein Budget zur Verfügung? Manager
32. Liegt der Rechnungsbetrag innerhalb des gemäß den Programm-
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SNAHME
Finanzdelegationen zur Genehmigung delegierten Manager
Betrags?
33. Sind die Zahlungs- und Belege in Bezug auf Betrag, Programm-
Bestellung, gelieferte Waren/Dienstleistungen, Manager
Termine und Zuordnungen korrekt?
34. Sind alle relevanten Belege der Zahlung beigefügt? Programm-
Manager
35. Ist die Zahlung vom Programm-/Budgetmanager Programm-
genehmigt? Manager
Monitoring
36. Wurden Transaktionschecklisten implementiert, wie Finanzbeamte
von der Treasury-Anweisung vorgeschrieben, die alle
auszuführenden Aktionen von der Initiierung einer
Anfrage für Schulung und Entwicklung bis zur
endgültigen Autorisierung einer Zahlung aufzeichnet?

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Anhang 4: Risikoanalyse und vorgeschlagene interne Kontrollmaßnahmen: Schulung und Entwicklung
* Für die Zwecke dieser Tabelle haben die folgenden Abkürzungen die folgende Bedeutung:
ART DER KONTROLLMASSNAHME
ART DES RISIKOS PROBABILTY
Acc = Zugang
Accu = Genauigkeit Pro = Verfahren
Auth = Autorisierung L = Niedrig Rep = Reporting
Com = Vollständigkeit M = Mittel Seg = Aufgabentrennung
Gültig = Gültig H = Hoch Tr = Schulung
RISIKO KONTROLLMASSNAHMEN
NR. AUSWIRKU
BESCHREIBUNG TYP PROB TYP BESCHREIBUNG
NG
Nicht
Überwachung durch Programmmanager und
1 autorisierte H
CFO
Zuordnung Position zu falschem Programm Ausgaben
Nicht
Überschreiten des zugewiesenen Budgets des
2 autorisierte H Budgetsperrung auf System
Programms
Ausgaben
Fruchtlose
Erhalt von Waren und Dienstleistungen, die nicht oder
3 den Spezifikationen entsprechen oder erbrachte verschwende H Monitoring durch SCM
minderwertige Waren/ Dienstleistungen rische
Ausgaben
Nichtzahlung von Rechnungen innerhalb von 30 Nichteinhaltu Überwachung durch SCM-Management und
4 H
Tagen nach Erhalt ng CFO
5 Nichterfüllung durch den Dienstleister Fruchtlose H Service Level Agreement und Pönalen
oder Überwachung durch die Direktion
verschwende
rische
Ausgaben/
Die
Servicebereit
stellungsziele
wurden nicht
erreicht.

Seite 35

Schulungs - Und Entwicklungs-SOP

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SCHULUNG UND ENTWICKLUNG

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SCHULUNG UND ENTWICKLUNG

3. Definitionen und Abkürzungen 4

4. Finanzmanagement-Governance und regulatorischer Rahmen 6

4.2 Vorschriften des Finanzministeriums 6

5.1 Die Kapazitätsentwicklung wird in den allgemeinen Konzepten, Definitionen und

6 Institutionelle Anweisungen / Richtlinien: Schulung und Entwicklung 9

10 Überwachung, Aufsicht und Wartung 11

Anlage 1: Flussdiagramm Schulung und Entwicklung 13

Anhang 2: Prozess und Verfahren für Schulung und Entwicklung 14

Anhang 3: Checkliste für Compliance: Schulung und Entwicklung 30

Anhang 4: Risikoanalyse und vorgeschlagene interne Kontrollmaßnahmen: Schulung und

SCHULUNG UND ENTWICKLUNG

1.1 Der Zweck dieser Anweisungen / Richtlinien und Standardarbeitsanweisungen

1.3 Es dient auch als Referenzinstrument für Bildungs- und Ausbildungszwecke.

2.1 Diese institutionellen Anweisungen / Richtlinien und Standardarbeitsanweisungen

3. Definitionen und Abkürzungen

Die Begriffe "Ausbildung" und "Entwicklung" werden zusammen verwendet, um die

Schulung und Entwicklung von Mitarbeitern und Nicht-Mitarbeitern sowie

 Stipendien, Reise- und Aufenthaltskostenerstattung

 Unterkunftsgebühren, die in den Anmeldegebühren enthalten sind, sollten als

SCHULUNG UND ENTWICKLUNG

4.1.1 Der Public Finance Management Act 1 von 1999.

4.2.2 Gesetz über den öffentlichen Dienst von 1994.

4.2.3 Skills Development Act 97 von 1998

4.2 Vorschriften des Finanzministeriums

4.2.1 AA / AO und CFO sind dafür verantwortlich, ein internes Kontrollsystem

Abs. 6 Institutionelle Anweisungen und Standardarbeitsanweisungen

Para 9 Funktionen der Finanzvorstände

Rn. 16 Internes Kontrollsystem [Abschnitte 38(1)(a)(i) und 51(1)(a)

Rn. 18 Risikobewertung [§ § 38(1)(a)(i) und 51(1)(a)(i)]

Rn. 63 Erfassung des Budgets für das Finanzsystem

Rn. 73 Monatliche Einnahmen- und Ausgabenberichte

Para 90 System zur Ausgabenverwaltung

Rn. 91 Genehmigung von Ausgaben und Mittelbindungen

Rn. 93 Zahlungen innerhalb der vorgeschriebenen Frist

Rn. 186 Jährlicher Beschaffungsplan

Rn. 187 Akquisitionsmanagementsystem

4.2.2 Anweisungen der Provinzkasse sind diejenigen Anweisungen, die von

Provinzialabteilungen können diesen Abschnitt anpassen, um Anweisungen für die

4.2.3 Allgemeine anerkannte Rechnungslegungspraxis (GRAP) sind Standards,

Es ist wichtig zu beachten, dass die Institute zwar unterschiedliche Berichtsrahmen

4.3.1 Allgemeine Konzepte, Definitionen und Grundsätze

4.3.2 Zahlungsabwicklung SOP

4.3.3 SOP für Buchhaltungs- und Monatsendeverfahren.

4.3.4 YIM-REPORTING SOP

4.3.5 Finanzielles Fehlverhalten SOP

4.3.10 Handbuch für Finanzvorstände

Detaillierte Systeme und/oder Geschäftsprozesse, die sich auf diese

5.1 Die Kapazitätsentwicklung wird in den allgemeinen Konzepten, Definitionen und

SCHULUNG UND ENTWICKLUNG

6.1 Der CFO oder seine Stellvertreter müssen:

6.1.2 Rückstellungen für solche Ausgaben in den jährlichen Betriebsplan

6.1.4 Stellen Sie sicher, dass die Ausbildungs- und Entwicklungsausgaben

6.1.5 Stellen Sie sicher, dass die Befugnisübertragung die Verantwortlichkeiten

6.1.6 Sicherstellen, dass die Delegation von Befugnissen und

SCHULUNG UND ENTWICKLUNG

6.1.8 Sicherstellung der Anwendung von Kontrollmaßnahmen in Bezug auf die

6.2 Andere Mitarbeiter (einschließlich Budgetmanager) müssen:

6.2.1 Sicherstellen, dass Schulungs- und Entwicklungskosten nur im