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<H1> Moderne Hotelreservierungssystem Architektur für optimierte

Prozesse

Reservierungssysteme sind für Hotels und Ferienunterkünfte ein zentraler Bestandteil ihrer
alltäglichen Arbeit. Buchungen und Reservierungen, Check-in, Zimmerverwaltung, das Management
des Zimmerservices und der Hausmeisterdienste, Rechnungsstellung und Reporting: Alles läuft
darüber. Eine leistungsstarke Hotelreservierungssystem Architektur ist deshalb die Grundlage eines
erfolgreichen Hotelbetriebs.
Der Komplexitätsgrad der Systemarchitektur ist hoch. In der Praxis müssen in der Regel verschiedene
Hardwarekomponenten integriert und durch Netzwerk- und Softwarelösungen miteinander
verbunden werden. Auf Hotel Operation Systemlösungen spezialisierte Anbieter übernehmen die
komplette Installation vor Ort und stellen sicher, dass die bestehende Infrastruktur optimal ins
Gesamtsystem eingefügt wird.

<H2> Grundkomponenten der Hotelreservierungssystem Architektur

Die Systemarchitektur von Hotelreservierungssystemen ist komplex und besteht aus mehreren
Komponenten, die optimal aufeinander abgestimmt sein müssen, um reibungslos zu funktionieren.
Hardware, Software, Netzwerkverbindungen und Datenbanken sind miteinander verknüpft und
ergeben eine Einheit.
Die Herausforderung liegt in der Praxis darin, bereits vorhandene Komponenten in das
Gesamtsystem zu integrieren. Schließsysteme für die Zimmer, Abrechnungssoftware, Buchungs-
Channel: Bewährte Hard- und Software sollen nicht ersetzt, sondern weitergenutzt werden.
Damit jedes Rädchen der Hotelreservierungssystem Architektur ins andere greift, muss die Auswahl
aller Komponenten von Beginn an durchdacht werden.

<H3> Hardware: Moderne IT-Server und innovative Smart Solutions

Ein Server als Host für Software und Datenbanken ist der Kern der Hotelhardware. Er stellt sicher,
dass Hotel Buchungssystem und Reservierungssoftware reibungslos laufen und die Gästedaten sicher
gespeichert werden.
Für einen modernen und zukunftssicheren Hotelbetrieb sind die IT-Hardware und Server jedoch nur
die Basis. Mit innovativen Smart Hotel Solutions versuchen Beherbergungsbetriebe, den Aufenthalt
ihrer Gäste so reibungslos und unvergesslich wie möglich zu gestalten und zugleich eigene Abläufe zu
optimieren.
Self Check-in Systeme sind längst fester Bestandteil der Hotel-Hardware. Kunden können entweder
über ihr Smartphone völlig autonom online ins Hotel einchecken oder sich an einem Self Check-in
Terminal vor Ort registrieren. In beiden Fällen besteht die Möglichkeit, den Zimmerschlüssel oder die
Schlüsselkarte automatisch zu erhalten, selbst wenn die Rezeption nicht besetzt ist.
Das Hotel 4.0 geht noch weiter. Klimaanlage und Heizungssysteme können zum Beispiel in das
Property Management System (PMS) integriert und zentral über dieses gesteuert werden.
<H3> Software: Individuelle Lösungen für optimierte Prozesse und Abläufe
Die Hotelreservierungs-Software ist ein komplexes System und führt die verschiedenen Programme
zusammen, die im Hotelalltag für einen reibungslosen Ablauf sorgen. Je nach Größe und
Organisationsgrad des Hotels, der Pension oder der Ferienunterkunft variiert auch der Aufbau des
PMS.
Zu den wichtigsten Bestandteilen einer Hotelreservierungs-Systemsoftware gehören:
- Ein vollautomatisches Buchungssystem: Über ein eigenes Buchungsportal können die
Kunden Zimmer eigenständig und autonom online buchen. Von der Eingabe aller wichtigen
Gästedaten über die Auswahl der Zimmer bis hin zu An- und Abreisedatum erfolgt der
gesamte Buchungsprozess automatisiert.
- Reservierungs- und Zimmerbelegungs-Management: Welche Zimmer sind belegt, welche
noch verfügbar? Die Hotelreservierungs-Software gibt einen raschen und genauen Überblick
über Reservierungen und freie Kapazitäten. Das hilft bei der Planung und Organisation der
Abläufe und der Bereitstellung der Servicekapazitäten, dient aber auch dazu, kurzfristig mit
Promo-Aktionen die Auslastung optimieren zu können.
- Preisgestaltung: Über einfach zu bedienende Kalenderfunktionen lassen sich die Preise für
verschiedene Buchungszeiträume individuell gestalten. Ferien, Konferenz-Wochenenden,
spezielle Events lassen sich so einbuchen und preislich passend begleiten.
- Check-in-System: Der Check-in an der Rezeption ist nur eine Option, die Gäste zu begrüßen.
Online Check-in Systeme wie jenes der Snowoffice GmbH aus Österreich ermöglichen es den
Gästen, eigenständig und ohne Anstehen einzuchecken. Über einen QR-Code kann dann zum
Beispiel der Zugang zum Zimmer gewährt oder an einer Self Check-in Anlage der Schlüssel
ausgehändigt werden.
- Channel Manager: Moderne Hotels bieten nicht nur eine Buchungsmöglichkeit an, sondern
sind auf verschiedenen Plattformen wie Booking, Expedia oder AirBnB präsent. Der Channel
Manager stellt sicher, dass auf allen Plattformen die gleichen Bedingungen, Preise und
dasselbe verfügbare Zimmerkontingent angezeigt werden, und sorgt dafür, dass Änderungen
zeitgleich auf allen Plattformen übernommen werden.
- Erstellung von Rechnungen: Aus den in der Datenbank gespeicherten Informationen zu
einem Gästeaufenthalt erfolgen die Erstellung und der Versand der Rechnung per E-Mail
ganz automatisch, ohne dass ein Mitarbeiter eingreifen muss.
- Inhouse-Management: Erstellen der Dienstpläne für Reinigungs- und Servicepersonal,
Organisation von Hausmeisterdiensten und Instandhaltung: In der Hotel Property
Management Software laufen alle Aufgaben zusammen. Das Housekeeping kann so maximal
automatisiert und der Personalbedarf zum Beispiel an die Zimmerbelegung angepasst
werden. Sind weniger Gäste eingecheckt, sind auch nur weniger Reinigungskräfte nötig. Auch
ermöglichen es Hausmeister- und Housekeeping-Apps, jedem Mitarbeiter individuell seine
Aufgaben zuzuteilen.
- Berichte und Analysen: Die Buchungs- und Auslastungszahlen sowie Einnahmen und
Ausgaben lassen sich mittels Software schnell und präzis analysieren, um Berichte zu
erstellen und daraus operationelle und strategische Entscheidungen treffen zu können. Die
Informationen können grafisch aufbereitet und so etwa für Präsentationen verwendet
werden.

<H3> Netzwerk: cloudbasierte Systemlösung für standortunabhängiges Hotelmanagement

Eine große Herausforderung besteht darin, die verschiedenen Hard- und Software-Komponenten
zusammenzuführen, damit das Gesamtsystem einwandfrei funktioniert.
Moderne Netzwerklösungen sind heutzutage cloudbasiert. Sie erlauben es, standortunabhängig zu
arbeiten und Teams ohne großen Aufwand miteinander zu verbinden, machen es aber zugleich auch
möglich, mehrere Hotelstandorte über dasselbe System zu managen.
Die Sicherheit des Systems und der Daten ist dabei eine Grundbedingung. Über
Verschlüsselungstechnologien und eine moderne Serverarchitektur ist sie jederzeit gewährleistet.

<H3> Datenbank: das Herzstück der Hotelreservierungssystem Architektur

Der Datenbankserver ist das Herzstück eines Hotelreservierungssystems. Hier werden die
Gästedaten, Reservierungsinformationen usw. gespeichert. Die Sicherheit der Daten steht an erster
Stelle – und wird in der Regel dank SSL-Verschlüsselung sichergestellt.
Ein wichtiger Punkt ist zudem die Frage nach der Datenverarbeitung. Stichwort:
Datenschutzgrundverordnung. Jegliche Verwendung von Gästedaten erfolgt DSGVO-konform.

<H2> Optimale Abstimmung dank Systemlösung aus einer Hand

Die Komplexität der Hotelreservierungssystem Architektur bringt einen hohen Abstimmungsbedarf
zwischen den einzelnen Bestandteilen mit sich. Die Komponenten müssen nicht nur
ineinandergreifen, sondern bestehende IT- und anderweitige Infrastruktur sollte im Idealfall auch
reibungslos integriert werden können, um die Höhe der Investitionskosten auf einem vertretbaren
Level zu halten.
Bei der Wahl einer Systemlösung für ein Hotel PMS steht die Frage der Kompatibilität mit der
aktuellen Hotel-Technik deshalb an erster Stelle. Nicht jede Hotel IT-Architektur ist so ausgelegt, dass
bestehende Infrastruktur in sie integriert werden kann.
Optimal sind Komplettlösungen wie beispielsweise HOS Booking, die sich individuell an die
Bedürfnisse vor Ort anpassen lassen. Bestehende Schließsysteme oder Softwarelösungen können
eingebettet werden.

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