Scientific Abstract

Accounting & Taxes SS 2012 FOM Berlin

Urlaubsrckstellungen was fliet in die Berechnung ein? _______

Autor: Niko Martens (niko242@gmx.de) (Einleitung) Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf Urlaub. Die Hhe des Urlaubsanspruchs ist entweder im Tarif- oder Arbeitsvertrag geregelt oder richtet sich nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Haben Arbeitnehmer am Bilanzstichtag noch nicht den gesamten ihnen zustehenden Urlaub in Anspruch genommen, ist der Arbeitgeber verpflichtet, diesen innerhalb der ersten drei Monate des Folgejahrs zu gewhren oder auszuzahlen. Aufgrund weitergehender tarifvertraglicher oder arbeitsvertraglicher Regelungen kann dieser Zeitraum auch lnger sein. (Ausarbeitung des Themas) Fr die noch ausstehenden Ansprche hat der Arbeitgeber in der Bilanz eine sogenannte Urlaubsrckstellung zu bilden. Der Ausweis einer Verbindlichkeit scheidet aus, da die Hhe der knftigen Ausgaben ungewiss ist. Sie hngt davon ab, ob die Arbeitnehmer den ihnen fr das abgelaufene Wirtschaftsjahr zustehenden Urlaub voll in Anspruch nehmen, sich auszahlen lassen oder wegen Beendigung des Arbeitsverhltnisses eine Urlaubsabgeltung zu leisten ist. Da ber die Hhe der Verpflichtung Unsicherheit besteht, die knftigen Ausgaben wirtschaftlich im abgelaufenen Wirtschaftsjahr verursacht wurden und die Inanspruchnahme nach den am Bilanzstichtag gegebenen Verhltnissen wahrscheinlich ist, ist handelsrechtlich eine Rckstellung fr ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Wegen des Grundsatzes der Mageblichkeit der Handelsbilanz fr die Steuerbilanz besteht auch steuerlich eine Passivierungspflicht fr die Urlaubsrckstellung. Fr die Ermittlung der Urlaubsrckstellung mssen drei Angaben bekannt sein: das Urlaubsentgelt, die Zahl der Arbeitstage sowie die Zahl der noch offenen Urlaubstage. Als Bemessungsgrundlage fr die zu bildende Urlaubsrckstellung ist das den betroffenen Arbeitnehmern zustehende Urlaubsentgelt einschlielich Lohnnebenkosten heranzuziehen. Soweit nichts anderes vertraglich geregelt ist, errechnet sich das Urlaubsentgelt nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst, den der Arbeitnehmer in den letzten dreizehn Wochen vor dem Beginn des Urlaubs erhalten hat, mit Ausnahme des zustzlich fr berstunden gezahlten Arbeitsverdiensts. In der Handelsbilanz sind fr die Ermittlung des Urlaubsentgelts folgende Gehalts- und Lohnbestandteile einzubeziehen: das laufende Brutto-Arbeitsentgelt, der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, lohnabhngige Nebenkosten sowie sonstige regelmig wiederkehrende Bezge. Die in der Steuerbilanz zu bercksichtigenden Bestandteile sind abweichend. Unter anderen flieen im Gegensatz zur Handelsbilanz das dreizehnte oder weitere Monatsgehlter, jhrlich vereinbarte Sondervergtungen (z. B. Weihnachtsgeld), vermgenswirksame Leistungen und allgemeine Verwaltungskosten nicht in die Berechnung mit ein. Das ermittelte Urlaubsentgelt ist durch die Anzahl der Arbeitstage zu dividieren, um den relevanten Tagessatz fr die Berechnung der Urlaubsrckstellung zu ermitteln. Die Zahl der Arbeitstage in der Handelsbilanz weicht jedoch von den relevanten Arbeitstagen in der Steuerbilanz ab.

Handelsrechtlich ist das ermittelte Urlaubsentgelt durch die Anzahl der tatschlichen Arbeitstage, d. h. durch die Anzahl der regulren Arbeitstage abzglich des neuen Urlaubsanspruchs und der voraussichtlichen, durchschnittlichen Ausfallzeiten (in erster Linie krankheitsbedingte Fehlzeiten) zu dividieren. Im Gegensatz zur Handelsbilanz ist in der Steuerbilanz nach stndiger Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs die Zahl der regulren Arbeitstage ohne Bercksichtigung von Urlaubstagen heranzuziehen. Bei der Berechnung der Urlaubsrckstellung sind sowohl in der Handels- als auch in der Steuerbilanz grundstzlich alle Urlaubstage zu bercksichtigen, die der Arbeitnehmer am Bilanzstichtag noch nicht genommen hat und fr die der Arbeitgeber aufgrund gesetzlicher, tarifvertraglicher oder arbeitsvertraglicher Regelungen zur Gewhrung oder Auszahlung verpflichtet ist. Die Hhe der Rckstellung fr zum Bilanzstichtag noch ausstehenden Urlaub kann anhand zwei unterschiedlicher Methoden vorgenommen werden: der Individualmethode sowie der Durchschnittsmethode. Bei Anwendung der Individualmethode wird die noch ausstehende Verpflichtung gegenber jedem einzelnen Mitarbeiter berechnet. Das Urlaubsentgelt ist in diesen Fllen nach folgendem Berechnungsschema zu ermitteln: Tagessatz (= Urlaubsentgelt / Anzahl der Arbeitstage) x noch ausstehende Urlaubstage des jeweiligen Mitarbeiters. Die Anwendung der Individualmethode ist mit hohem Aufwand verbunden und nur fr Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern zu empfehlen, da fr jeden einzelnen Mitarbeiter eine gesonderte Berechnung durchzufhren ist. Da die Einzelberechnung der Urlaubsrckstellung mit zunehmender Zahl der Mitarbeiter zeitund arbeitsaufwendiger wird und somit zu unverhltnismig hohem Aufwand fhrt, ist es zulssig, aus Vereinfachungsgrnden die noch ausstehenden Urlaubsverpflichtungen anhand einer Durchschnittsberechnung zu ermitteln. Die Durchschnittsmethode muss hierbei nicht zwingend fr die gesamte Belegschaft angewandt werden, sondern kann auch nur fr bestimmte Abteilungen oder einzelne Gruppen von Beschftigten zur Anwendung kommen. (Kritische Wrdigung) Es bleibt kritisch anzumerken, dass die Behandlung von Urlaubsrckstellungen in der Praxis regelmig zu Unsicherheiten bezglich der Berechnung fhren. Hierzu trgt beispielsweise bei, dass die Ermittlung des Urlaubsentgelts sowie der Anzahl der Arbeitstage zwischen Handels- und Steuerbilanz voneinander abweichen. Die Unternehmen wenden in der Praxis zur Vereinfachung daher gerne Pauschalmodelle zur Berechnung an, soweit dies HGB und BUrlG zulassen. (Fazit) Urlaubsrckstellungen nehmen unternehmensbergreifend eine hohe Wichtigkeit ein, da sie in der Handelsbilanz als Vermgensminderungen bereits im Jahr ihrer rechtlichen Entstehung aufwandswirksam bercksichtigt werden und damit eine finanzielle Belastung darstellen. Deshalb ist es fr das Management ratsam, den Urlaubsanspruch der Mitarbeiter ganzjhrig zu beobachten und wenn ntig auf noch ausstehende Freizeit zu verweisen, um bertrge in die Folgeperiode mglichst gering zu halten.