Projektcharta

PHASE 1: Mitarbeiter-Intranet
Geschrieben von Carrie Voysey 30.
Juli 2010

Präambel
Das Kommunikationsaudit hat vier Bereiche identifiziert, die eine exzellente interne Kommunikation in
Unternehmen X behindern und so auf Verbesserungsmöglichkeiten hinweisen. Zu diesen Bereichen
gehören: Aktualität des Informationsempfangs, die Qualität der Informationen, die Art der Bereitstellung
und die Kommunikationsfähigkeiten – insbesondere innerhalb der Aufsichtsgruppe.

Eine der empfohlenen Strategien, um die Barrieren zu überwinden und die Möglichkeiten zur
Verbesserung der Kommunikation zu nutzen, war die Schaffung eines Intranets von Unternehmen X für
Mitarbeiter. Diese Projektcharta skizziert den Prozess zur Umsetzung der PHASE 1 dieses Tools.

Im Laufe des Mitarbeiter-Intranet-Projekts werden Elemente der PHASE 2 identifiziert und in einer
separaten Projektcharta behandelt. IN PHASE 2 wird auch versucht, die Personalisierung des Mitarbeiter-
Intranets zu verbessern (z. B. durch die Integration eines benutzerdefinierten Dashboards).

Projektzweck/Begründung

Unternehmen X Bedarf/Hülle
Das Mitarbeiter-Intranet-Projekt wurde geschaffen, um die Interaktion innerhalb der
Mitarbeitergemeinschaft von Unternehmen X zu verbessern und qualitativ hochwertige Informationen
(klar, prägnant, informativ und transparent) zeitnah zu übermitteln und zu empfangen. Das Mitarbeiter-
Intranet bietet eine zentrale Anlaufstellefür die Verbreitung interner Informationen, die nicht für die
Weitergabe an die Öffentlichkeit geeignet sind.

Ziele von Unternehmen X

Es ist eine anerkannte Tatsache, dass eine effektive Mitarbeiterkommunikation die Mitarbeiter dazu
anregen wird, Verantwortungfür ihre Arbeit zu übernehmen; ein einfaches und vollständiges
Verständnis schafft und es den Mitarbeitern ermöglicht, sich in die Arbeit anderer Menschen zu
versetzen; und den Einzelnen anerkennt, dass ihre Positionen in der Organisation sinnvoll sind.
Effektive Mitarbeiterkommunikation ist ein wichtiger Bestandteil eines gesunden Arbeitsumfelds -
etwas, das für Unternehmen X sehr wichtig ist.

Ein Mitarbeiter-Intranet wird versuchen, die Mitarbeiterkommunikation in Unternehmen X zu verbessern

und einzubinden und dadurch die Werte und strategischen Richtungen von Unternehmen X zu
unterstützen.

Projektbeschreibung
Das Mitarbeiter-Intranet wird eine Online-Plattform bereitstellen, die der gesamten Company X-
Community interaktive, dynamische Inhalte in Echtzeit bietet. Die Inhalte stammen aus allen Bereichen
des X-Managements, der Mitarbeiter, der Schulen, der Personalabteilung und anderer Abteilungen des
Unternehmens.

Es wird mit Unterstützung der IT-Abteilung gebaut und die Inhalte werden von Mitarbeitern und
Vorgesetzten gefüttert. Die Kommunikations- und Entwicklungsabteilung wird eine Schlüsselrolle beim
Hochladen von Inhalten spielen und Einzelpersonen ermutigen, das Medium zu nutzen.

Dieses Projekt konzentriert sich auf PHASE 1 der Erstellung und Bereitstellung des Mitarbeiter-Intranets
von Unternehmen X. Für nachfolgende Phasen werden weitere Projektchartas erstellt.

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Projektcharta für Mitarbeiter-Intranet – Juli 2010
Geschrieben von Carrie Voysey
 Projektziele und Erfolgskriterien
Die Ziele, die die Meilensteine und Ergebnisse dieses Projekts gegenseitig unterstützen, wurden
festgelegt. Um im Mitarbeiter-Intranet-Projekt erfolgreich zu sein, müssen die folgenden Ziele innerhalb
der festgelegten Zeit- und Budgetzuweisungen erreicht werden:

• Entwickeln Sie eine funktionale und qualitativ hochwertiges Produkt, das die Ziele von
Unternehmen X erfüllt
• Erstellen Sie ein Buy-In von Mitarbeitergemeinschaft von Unternehmen X
• Entwickeln Sie Methoden dererfolgsmessung (Google Analytics, Usability-Tests, Kommentare,
fokus
gruppen, etc.)

Anforderungen
Dieses Projekt muss die folgende Liste von Anforderungen erfüllen, um erfolgreich zu sein:

• Das Mitarbeiter-Intranet muss vor der Bereitstellung im IT-Labor getestet werden

• Das Mitarbeiter-Intranet muss ohne Betriebsstörungen implementiert werden
• Die Abteilung Kommunikation und Entwicklung muss die Bewerbung des Mitarbeiter-Intranets
durch interne Marketingkampagnen unterstützen
• Der Kommunikationskoordinator muss den Großteil der Inhalte für die Website bereitstellen oder
zumindest als „Steward“ für Mitarbeiter und Vorgesetzte dienen, um Inhalte hochzuladen.
• Der Projektfortschritt und die Einführung des Mitarbeiter-Intranets müssen den Stakeholdern,
dem Projektteam und der Mitarbeitergemeinschaft von Unternehmen X mit wirksamen Mitteln
und mit Unterstützung eines umfassenden Kommunikationsplans (der von der Abteilung
Kommunikation und Entwicklung zu entwickeln ist) mitgeteilt werden.

Zusätzliche Anforderungen können bei Bedarf mit Genehmigung des Projektsponsors/Projektmanagers

und ordnungsgemäßer Beratung und Bewertung mit Stakeholdern und IT-Vertretern hinzugefügt werden,
wenn das Projekt voranschreitet.

Randbedingungen
Die folgenden Einschränkungen betreffen das Mitarbeiter-Intranet-Projekt:

• Alle Mitarbeiter müssen Zugang (in Bezug auf zugeteilte Zeit, Hardware, persönliche Login-IDs
und Software) zum Mitarbeiter-Intranet-Portal haben
• Alle Hard- und Software müssen mit unseren aktuellen IT-Plattformen kompatibel sein
• Die gesamte Hard- und Software muss gemäß dem zugewiesenen Budget und
timeline
• IT-Spezialisten werden als Ressourcen für dieses Projekt bereitgestellt
• Mitglieder der Abteilung Kommunikation und Entwicklung werden als Ressourcen für dieses
Projekt zur Verfügung gestellt

Annahmen
Im Folgenden finden Sie eine Liste von Annahmen. Nach Vereinbarung und Unterzeichnung dieses
Dokuments erkennen alle Parteien an, dass diese Annahmen wahr und richtig sind:

• Dieses Projekt hat die volle Unterstützung von:

Projektsponsor: Max Mustermann
Projektleiterin: Carrie Voysey
Stakeholder: More John Does
Projektteam: Noch mehr tut John

• Der Zweck dieses Projekts wird vor dem Einsatz im gesamten Unternehmen X mitgeteilt
• Die Mitarbeiter-Intranet-Plattform wird im Rahmen von Terminal 4
Vorläufige Umfangserklärung
Das Mitarbeiter-Intranet-Projekt umfasst das Design, das Testen und die Bereitstellung eines neuen
Intranet-Kommunikationssystems in der gesamten Organisation. Alle Personal-, Hardware- und Software-
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Projektcharta für Mitarbeiter-Intranet – Juli 2010
Geschrieben von Carrie Voysey
Ressourcen werden vom Projektteam verwaltet. Alle Projektarbeiten sind unabhängig vom täglichen und
laufenden Betrieb und alle erforderlichen Tests werden im IT-Labor durchgeführt.

Die Projektförderung wird vom Projektleiter bis einschließlich der in diesem Dokument zugewiesenen
Beträge verwaltet. Jede weitere Förderung bedarf der Zustimmung des Projektträgers. Dieses Projekt wird
abgeschlossen, wenn PHASE 1 getestet und eingesetzt wurde und die Mitarbeiter das Intranet als
Hauptinformations- und Kommunikationsquelle nutzen.

Risiken
Die folgenden Risiken für das Mitarbeiter-Intranet-Projekt wurden identifiziert. Der Projektleiter wird die
erforderlichen Strategien zur Risikominderung/-vermeidung ermitteln und anwenden, um die
Wahrscheinlichkeit dieser Risiken zu minimieren:
• Mögliche Betriebsstörungen während des Einsatzes wie Projektpriorität und
Krisen-/Notfallsituationen
• Mangelndes Interesse/Vertrauen der Mitarbeiter in Bezug auf die Nutzung des Intranets
• Missbrauch des Mitarbeiter-Intranets
• Sicherheitsverletzungen in Bezug auf Kontoanmeldung und Status
• Umsatz und Verfügbarkeit von Schlüsselmitarbeitern zur kontinuierlichen Unterstützung des
Projekts

Projektergebnisse
Die folgenden Leistungen müssen nach erfolgreichem Abschluss des Mitarbeiter-Intranet-Projekts erfüllt
werden.
Alle Änderungen an diesen Leistungen müssen vom Projektsponsor und Projektmanager genehmigt
werden.
• Vollständig bereitgestellte Intranet-Lösung (Abschluss der PHASE 1 des Produkts)
• Richtlinie/Schulungshandbuch für die Nutzung des Mitarbeiter-Intranets
• Technische Dokumentation (Merkmalsliste/Lastenheft) PHASE 1
• Empfehlungs- und Anforderungsliste für die zukünftige Erweiterung des Mitarbeiter-Intranets
• Login-IDs müssen für jeden aktiven Mitarbeiter vorhanden sein

Zeitplan für den zusammenfassenden Meilenstein

Der Meilensteinplan für die Projektzusammenfassung wird unten dargestellt. Da die Anforderungen klarer
definiert sind, kann dieser Zeitplan geändert werden. Alle Änderungen werden durch
Projektstatusmeetings vom Projektmanager kommuniziert.

Im Laufe des Projekts ist eine Erweiterung um Inhalte und Funktionen erforderlich. Wenn diese
Erweiterung nicht mit dem Projektumfang und den Zeitplänen der PHASE 1 übereinstimmt, werden sie in
eine Projektcharta DER PHASE 2 aufgenommen.

Zeitplan für den zusammenfassenden Meilenstein

Projekt-Meilenstein/Zieldaten (tbd)
• Projektstart
• Komplettes Design von 5 Hauptmerkmalen:
• HR matters
• Mitarbeiterforen
• Tägliche Nachrichten
• Event-Einträgeund Abdeckung
• Management blog
• Geben Sie Beispiele für Inhalte für 5 Hauptfunktionen (oben aufgeführt) an
• Vollständige Entwicklung/Funktionalität von 5 Schlüsselfunktionen (oben aufgeführt)
• Erwerben Sie Hard- und Software nach Bedarf
• Anmeldung für Mitarbeiter implementieren
• Internen Marketingplan ausführen
• Richtlinie/Schulung abschließen manuell
• Komplettlösung simulation und Testen
• Vollständige technische Dokumentation
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Projektcharta für Mitarbeiter-Intranet – Juli 2010
Geschrieben von Carrie Voysey
 • Lösung bereitstellen
• Projekt abgeschlossen

Übersichtsbudget
Die folgende Tabelle enthält ein zusammenfassendes Budget, das auf den geplanten
Kostenkomponenten inkrementell zum Betrieb und den geschätzten Kosten basiert, die für den
erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlich sind. In diesem Budget sind die Kosten für
Personalressourcen nicht enthalten.

Übersichtsbudget
Projektkomponente/Komponentenkosten (tbd)
• Hardware
• Software und Lizenzierung
• Marketingmaterial (Druck, Give-aways, Videoproduktion)
• Institutionelle Forschung
Gesamtbetrag: tbd

Projektgenehmigungsanforderungen
Der Erfolg für das Mitarbeiter-Intranet-Projekt wird erreicht, wenn eine vollständig getestete Intranet-
Lösung und die gesamte technische Dokumentation im gesamten Unternehmen X innerhalb der in dieser
Charta angegebenen Zeit- und Kostenbeschränkungen vollständig bereitgestellt werden. Darüber hinaus
muss dieses Erfolgsmaß eine Empfehlungsliste für zukünftige Überlegungen enthalten, da wir die
Notwendigkeit dieser Lösung zur Weiterentwicklung voll und ganz antizipieren, um die Mitarbeiter zur
Kommunikation miteinander zu ermutigen. Der Erfolg wird vom Projektsponsor, John Doe, bestimmt, der
auch den Abschluss des Projekts genehmigt.

Projektmanager
Carrie Voysey wird für die Dauer des Mitarbeiter-Intranet-Projekts zur Projektmanagerin ernannt. Carries
Verantwortung besteht darin, alle Projektaufgaben, Zeitpläne und die Kommunikation in Bezug auf das
Mitarbeiter-Intranet-Projekt zu verwalten. Das Projektteam, bestehend aus IT-Spezialisten, dem
Institutional Marketing Coordinator und einem Vertreter der Personalabteilung, wird die Matrix
unterstützen. Carrie wird alle Ressourcenanforderungen durch den Leiter der IT-Abteilung und den
Direktor für Kommunikation und Entwicklung koordinieren.

Der Leiter der IT-Abteilung und Direktor für Kommunikation und Entwicklung sind befugt, alle
Budgetausgaben bis einschließlich der zugewiesenen Budgetbeträge zu genehmigen. Jede zusätzliche
Finanzierung muss über den Projektsponsor, John Doe, beantragt werden. Carrie wird dem
Projektsponsor monatliche Updates zur Verfügung stellen.

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Projektcharta für Mitarbeiter-Intranet – Juli 2010
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