Aufgabenstellung INTERNE KOMMUNIKATION

Gruppe 6
A. Al-Omairi, A. Gjakova, T. Haider, R. Misaghi, D. Prokopyshyna,

ÖBB – Internes Kommunikationskonzept vor dem Relaunch der neuen Werbekampagne 2024

Zielsetzung des internen Kommunikationskonzeptes:

Die ÖBB plant für das Frühjahr 2024 eine neue Kampagne. Der Start der externen Kampagne ist
ab Q2 2024 geplant. Im Rahmen einer internen Kommunikationskampagne sollen
Führungskräfte und MitarbeiterInnen aus allen Konzernbereichen VOR (also im Q1) der
externen Kommunikation entsprechend informiert werden.

Aufgabenstellung:

Annahme: Die Konzernkommunikation erhält den Auftrag, für den oben genannten Zweck eine
interne Kommunikationskampagne, die die folgenden Schwerpunkten beinhaltet,
auszuarbeiten.

1. Ziele und Wirkungsgrößen der internen Kommunikationskampagne

2. Interne Zielgruppen und Segmentierung
3. Instrumentenmix der internen Kommunikation
4. Zeitplan im Detail (Kalenderwochen) für die Gesamtkampagne im Q1/Q2 2024
5. Grobschätzung des Budgetbedarfs für die interne Kommunikationsmaßnahme

1. Ziele und Wirkungsgrößen der internen Kommunikationskampagne

1.Ziel - Informieren

Bis Ende Q1 2024 sollten 90% der Mitarbeiter über die bevorstehende Kampagne informiert
sein.

Durchführung von Mitarbeiterumfragen:

Um das Wissen und die Wahrnehmung der Mitarbeiter zur Kampagne zu erfassen, können
Umfragen oder Fragebögen erstellt werden. Beispiele für Fragen könnten sein: "Was wissen Sie
über die bevorstehende Kampagne?" oder "Verstehen Sie die Ziele der Kampagne?"

Implementierung von Feedback-Mechanismen:

Feedback-Systeme können eingerichtet werden, über die Mitarbeiter Fragen stellen und Bedenken
äußern können. Diese Mechanismen können in Form von E-Mail-Kontakten, Feedback-Boxen oder
Online-Foren im Intranet umgesetzt werden.

Überprüfung der Zugriffe auf Informationsmaterialien:

Es kann verfolgt werden, wie viele Mitarbeiter, die auf Intranet oder Mitarbeiterportalen
bereitgestellten Informationsmaterialien zugegriffen haben.

Analyse von Rückmelde- und Fragestunden:

Während Präsentationen oder Meetings können die Rückmeldungen und Fragen ausgewertet
werden, die während dieser Veranstaltungen gestellt werden.
2.Ziel - Wissen und Verständnis aufbauen

Bis Ende Q1 2024 sollten mindestens 80% der Mitarbeiter ein solides Verständnis der
Kampagnenziele und -botschaften haben.

Wissens- und Verständnistests:

Tests oder Quizze können erstellt werden, die auf die Kampagnenziele und -botschaften
abzielen. Mitarbeiter können diese Tests z.B. online über das Intranet ablegen.

Bewertung der Schulungseffektivität:

Nach Schulungen oder Workshops, können die Ergebnisse der Schulungsteilnehmer bewertet
werden, um sicherzustellen, dass sie die Kernkonzepte und Botschaften verstanden haben.

Feedback und Fragen:

Die Fragen und das Feedback der Mitarbeiter während Schulungen, Präsentationen oder
Meetings können analysiert werden, um Missverständnisse oder Informationslücken
aufzudecken.

Selbstbewertungstools:
Die Mitarbeiter können Selbstbewertungstools zur Verfügung gestellt bekommen, um ihr
eigenes Verständnis und Wissen über die Kampagne einzuschätzen.

3.Ziel - Engagement und Motivation erhöhen

Die Beteiligung an internen Workshops und Schulungen soll bis Ende Q1 2024 um mindestens
30% im Vergleich zum Vorjahr gesteigert werden.

Feedback und Evaluierung:

Feedback von den Teilnehmern nach jeder Schulung oder Workshop-Sitzung kann
gesammelt werden, um herauszufinden, was gut funktioniert und wo
Verbesserungsbedarf besteht.

Anreizsysteme:
Anreizsysteme wie Zertifikate für erfolgreiche Schulungsteilnehmer oder kleine
Belohnungen in Form von Gutscheinen können implementiert werden, um die Teilnahme
zu fördern.

Vermarktung und Bewerbung der Schulungen:

Die Schulungen und Workshops können angemessen beworben werden, um das Interesse
der Mitarbeiter zu wecken.

4.Ziel - Rückmeldung und Beteiligung der Mitarbeiter fördern

Feedback von mindestens 70% der Mitarbeiter soll bis Ende Q1 2024 gesammelt werden.

Mitarbeiterumfragen:
Regelmäßige Mitarbeiterumfragen zu verschiedenen Themen im Zusammenhang mit der
Kampagne und anderen betrieblichen Angelegenheiten können geplant werden. Die
Beteiligungsrate an diesen Umfragen kann verfolgt werden.
Hierzu können verschiedene Kanäle und Mechanismen zur Verfügung gestellt werden, über die
Mitarbeiter Feedback geben können, wie Online-Formulare, Feedback-Boxen, E-Mail-Adressen
oder das Intranet.

Analyse von Kommentaren und Vorschlägen:

Die eingegangenen Kommentare und Vorschläge können untersucht werden, um zu verstehen,
welche Anliegen oder Ideen die Mitarbeiter haben.

5.Ziel - Schaffung von Anreizen

Die Mitarbeiter können zur Teilnahme an Umfragen und Feedback-Mechanismen ermutigt

werden, indem Anreizsysteme eingeführt werden, wie Belohnungen für aktive Beteiligung
durch z.B. Amazon Gutscheine oder Reisegutscheine der ÖBB.

Führungskräfte einbinden und als Multiplikatoren nutzen:

Mindestens 80% der Führungskräfte sollten aktiv an Schulungen teilnehmen und die
Kampagnenbotschaften in ihren Teams verbreiten.

Feedback und Evaluierung der Führungskräfte

Feedback von den Führungskräften nach den Schulungen kann gesammelt werden, um
herauszufinden, wie gut sie die Kampagnenbotschaften verstanden haben und wie bereit sie sind,
diese in ihren Teams zu verbreiten.

Rückmeldungen von Teammitgliedern

Die Mitarbeiter können um Feedback und Einschätzungen bezüglich der Kommunikation ihrer
Führungskräfte in Bezug auf die Kampagnenbotschaften gebeten werden.

2. Interne Zielgruppen und Segmentierung

Zielgruppe: Führungskräfte

Top-Management-Ebene:
Das Top-Management benötigt strategische Informationen über die Kampagne, einschließlich der
Ziele, des Budgets und der erwarteten Auswirkungen auf die Organisation. Sie sollten auch die
langfristigen Auswirkungen der Kampagne verstehen und sicherstellen, dass sie mit den
Gesamtzielen der Organisation in Einklang stehen. Beispiele für Informationen sind umfassende
Präsentationen und Berichte zur Kampagne, finanzielle Auswirkungen und strategische
Entscheidungen im Zusammenhang mit der Kampagne.

Mittleres Management:
Die mittlere Führungsebene, bestehend aus Abteilungsleitern und Managern, sollte detaillierte
Informationen über die Umsetzung der Kampagne auf Abteilungsebene erhalten. Sie müssen die
spezifischen Ziele und Kennzahlen verstehen, die für ihre Abteilungen gelten, und sicherstellen, dass
ihre Teams die Kampagne erfolgreich unterstützen. Beispiele für Informationen sind konkrete
Aktionspläne und Schulungen für ihre Teams.
Weitere Führungskräfte:
Die untere Führungsebene, zu der z.B. Teamleiter gehören, spielen eine wichtige Rolle bei
der Umsetzung der Kampagne auf Mitarbeiterebene. Sie sollten Schulungen und
Ressourcen erhalten, um die Mitarbeiter in ihren Teams zu motivieren, die Kampagne zu
unterstützen und die Kampagnenbotschaften effektiv zu vermitteln. Beispiele für
Informationen sind Schulungsmaterialien, Kommunikationstools und Schulungen zur
Teamführung und Mitarbeiterengagement.

Zielgruppe: Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen wie Marketing, Sales,

Personalabteilung und Buchhaltung:

Marketing-Abteilung:
Die Marketing-Abteilung benötigt detaillierte Informationen zur Kampagnenwerbung,
einschließlich der Marketingstrategie, der Zielgruppen, der Werbematerialien und der
geplanten Werbekanäle. Beispielinformationen, die sie benötigen, sind Marketingpläne,
kreative Ressourcen (Grafiken, Texte), Zeitpläne für Werbekampagnen und Analysen zur
Zielerreichung. Schulungen können sich auf die spezifischen Marketingbotschaften und -
Techniken konzentrieren, die in der Kampagne verwendet werden.

Vertriebsabteilung/Sales:
Die Vertriebsabteilung benötigt Informationen über Produkte oder Dienstleistungen, die im
Rahmen der Kampagne beworben werden, sowie Verkaufsstrategien und Ziele. Sie
benötigen Produktinformationen, Verkaufsförderungsangebote, Verkaufsschulungen und
Vertriebsziele. Die Schulungen können sich auf die Kommunikation der
Kampagnenbotschaften an Kunden und Verkaufstechniken konzentrieren.

Personalabteilung:
Die HR-Abteilung hat ein Interesse an Informationen zur Mitarbeitermotivation und zum
Mitarbeiterengagement, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Kampagne
unterstützen. Sie benötigen Informationen zur Anerkennung der Mitarbeiter, zur
Teammotivation und zur Mitarbeiterbeteiligung. Sollten hier Schulungen geplant sein
können diese sich auf die Förderung des Mitarbeiterengagements und die Verbreitung der
Kampagnenbotschaften unter den MitarbeiterInnen konzentrieren.

Buchhaltung:
Die Finanzabteilung benötigt Informationen zur Budgetallokation und zu den finanziellen
Auswirkungen der Kampagne. Diese Abteilung benötigt Budgetpläne, Ausgabenverfolgung
und finanzielle Berichte.

Zielgruppe: Standorte

Sprachliche Anforderungen:
Da die ÖBB über mehrere Standorten verfügt, an denen verschiedene Sprachen gesprochen
werden, erfordert dies mehrsprachige Kommunikation. Dies kann die Übersetzung von
Kampagnenbotschaften und Schulungsmaterialien in die vor Ort gesprochenen Sprachen
einschließen. Die Kommunikationsmaterialien müssen mehrsprachig angefertigt werden, es
werden Übersetzungsdienste und Schulungen in der jeweiligen Landessprache benötigt.
Kulturelle Unterschiede:
Kulturelle Unterschiede zwischen Standorten erfordern eine kultursensible Kommunikation. Dies
kann die Anpassung von Kampagnenbotschaften und Schulungen an kulturelle Erwartungen und
Werte einschließen.

Lokale Herausforderungen:
Durch die unterschiedliche Standorte können entstehen lokale Herausforderungen, die bei der
Kommunikation berücksichtigt werden müssen. Dies kann die Berücksichtigung von
Umweltauflagen, rechtlichen Bestimmungen oder standortspezifischen Anforderungen
einschließen.

3. Instrumentenmix der internen Kommunikation:

Interne Meetings und Präsentationen:

Die Geschäftsführung kann regelmäßige Meetings oder Präsentationen für Führungskräfte und
Teams abhalten, um die Kampagnenziele und -strategien zu erläutern. Diese Veranstaltungen bieten
eine Möglichkeit für den direkten Dialog und den Austausch von Informationen zwischen
Führungsebene und Mitarbeitern.

Intranet- und Mitarbeiterportale:

Die ÖBB kann über das Intranet oder Mitarbeiterportal alle relevanten Informationen zur
Kampagne, Schulungsmaterialien, Videos und Updates hochladen. Mitarbeiter können sich
anmelden, um auf diese Ressourcen zuzugreifen und in Foren oder Kommentaren zu diskutieren.
Informationen sollten auch in Bereichen wie Kantinen oder Personalbüros ausgehängt werden, um
allen Mitarbeitern Zugang zu bieten, insbesondere solchen, die keinen täglichen Zugang zu
Computern haben, z.B. in Werkstätten.

Interne Videos und Podcasts:

Die ÖBB kann interne Videobotschaften oder Podcasts erstellen, in denen Führungskräfte oder
Experten die Ziele der Kampagne erklären und Geschichten über den Kampagnenfortschritt teilen.

Weitere Instrumente können sein:

E-Mails und Newsletter:

Regelmäßige E-Mails und Newsletter können wichtige Informationen und Updates zur Kampagne
direkt in die Posteingänge der Mitarbeiter bringen.

Schulungen und Workshops:

Schulungen und Workshops können spezifische Schulungsinhalte zur Kampagne vermitteln und den
Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, Fragen zu stellen und sich aktiv zu beteiligen.

Interne Social-Media-Plattformen:
Über soziale Medienplattformen ist es möglich das die Mitarbeiter, sich in Diskussionen einbringen
und Informationen austauschen.
 4.Zeitplan im Detail (Kalenderwochen) für die Gesamtkampagne im Q1/Q2 2024

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5.Grobschätzung des Budgetbedarfs für die interne Kommunikationsmaßnahme: