Details: Hello Basware Support Team,
our idea is to speed up the process described in the second process variant by
leaving out the checking step and including a check against the amount approved in
the formerly by the user entered CostApproval-ID (which is already customized into
our Basware-solution).
Idea is that at the point in time the Cost Approval-ID is entered in the header data of
the invoice within Basware (see attached graphic), Basware gets the amount of that
Cost Approval from our Microsoft PowerApp (where our Cost Approval Process is
stored) (if the CA ID entered is existing, has the status "approved" and the currency
of CA and Invoice fit).
Basware to save the total amount approved via the Cost Approval. If the invoice
amount is lower than the invoice total in net, the amount consumed by the invoice
amount to be stored in a Basware internal table (see attached graphic as an
example). Also a calculation to happen ('Amount of approved CA' - 'Net amount
from current invoice' = 'open CA amount') whose results in combination of the ID of
the suppliers' invoice to to stored in Basware concerning the ID.
Goal is to have a transparency on the consumption status of approved CAs being
consumed by one or more invoices.
The table to be stored in Basware should also be visible for the user in Basware
beneath the field where he entered the Cost Approval-ID in the header data.
I have attached a few graphics which hopefully show up the Change we are wanting
to do.
If you have any further questions, please feel free to contact me.
A. Technical details:
P2P scope:
1. Design and implement a new interface that will collect all relevant information
from the CA (Microsoft Power APP) system for all the invoices (PO and NPO) that
have not been 'Processed' yet in P2P on store it in custom table
Details: Hallo Basware-Support-Team,
Unsere Idee ist es, den in der zweiten Prozessvariante beschriebenen Prozess zu
beschleunigen, indem wir den Prüfschritt weglassen und eine Prüfung anhand des
genehmigten Betrags in der zuvor vom Benutzer eingegebenen CostApproval-ID (die
bereits in unserer Basware-Lösung angepasst ist) einbauen.
Die Idee ist, dass zu dem Zeitpunkt, an dem die Kostengenehmigungs-ID in die
Kopfdaten der Rechnung in Basware eingegeben wird (siehe beigefügte Grafik),
Basware den Betrag dieser Kostengenehmigung von unserer Microsoft PowerApp
erhält (wo unser Kostengenehmigungsprozess gespeichert ist). ) (sofern die
eingegebene CA-ID vorhanden ist, den Status „genehmigt“ hat und die Währung von
CA und Rechnung passt).
Basware speichert den über die Kostengenehmigung genehmigten Gesamtbetrag. Ist
der Rechnungsbetrag kleiner als die Rechnungssumme netto, wird der durch den
Rechnungsbetrag verbrauchte Betrag in einer Basware-internen Tabelle gespeichert
(siehe beigefügte Grafik als Beispiel). Außerdem findet eine Berechnung statt
(„Betrag der genehmigten CA“ – „Nettobetrag aus aktueller Rechnung“ = „offener
CA-Betrag“), deren Ergebnisse in Kombination mit der ID der Lieferantenrechnung in
Basware bezüglich der ID gespeichert werden.
Ziel ist es, Transparenz über den Verbrauchsstatus genehmigter
Zertifizierungsstellen zu schaffen, die von einer oder mehreren Rechnungen
verbraucht werden.
Die in Basware zu hinterlegende Tabelle sollte für den Benutzer in Basware auch
unterhalb des Feldes sichtbar sein, in dem er in den Kopfdaten die Cost Approval-ID
eingegeben hat.
Ich habe ein paar Grafiken beigefügt, die hoffentlich die Änderung zeigen, die wir
vornehmen möchten.
Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie mich gerne kontaktieren.
A. Technische Details:
P2P-Umfang:
1. Entwerfen und implementieren Sie eine neue Schnittstelle, die alle relevanten
Informationen aus dem CA-System (Microsoft Power APP) für alle Rechnungen (PO
und NPO), die noch nicht in P2P „verarbeitet“ wurden, sammelt und in einer
benutzerdefinierten Tabelle speichert
JSON GET request for one invoice will be:
https://esprit.sharepoint.com/sites/office365applications/_api/web/lists/
getbytitle('Request for cost approval')/items?
&FilterField1=RFCAID&FilterValue1=CA21010164
-- in case there is a need to collect all the information form CA (Microsoft Power
APP) for invoices starting from a specific timestamp the JSON request will be:
https://esprit.sharepoint.com/sites/office365applications/_api/web/lists/
getbytitle('Request for cost approval')/items?&$filter=Created gt '2023-03-
29T00:00:00Z'
Access to the above endpoint should be arranged by the customer and we have to
consider that I was not able to test it via Postman because we need an Esprit
internal MS account to get an Access token.
Response will have to be parsed and relevant information will have to be
converted/mapped to standard Basware import XML.
Table should contain the following columns:
CAID | Invoice Number | Invoice Date | Service Date | Invoice Net | Invoice
currency | Approved CA volume | Left over CA after invoice approved | -> this last
column will be updated after the invoice has been "approved"; initially the amount
can be set up to be similar to the one in column 'Approved CA volume' - logic can be
placed in the process in CustomerGenericTask4 - 80 Due Date and Exch Rate - (at
import, initially this column will be populated with the same amount as Approved CA
volume column).
1.1. This table should be set up so that Esprit allowed members (this is possible via
"Grant Administrator Status" with the proper access rights) should be able to check
the content and filter the information based on the CA ID.
2. Introduce a new header data field – “Service Date” which will mapped at BT
import - Network team will have to provide the mapping and in case there is no data
Die JSON-GET-Anfrage für eine Rechnung lautet:
https://esprit.sharepoint.com/sites/office365applications/_api/web/lists/
getbytitle('Request for cost approval')/items?
&FilterField1=RFCAID&FilterValue1=CA21010164
– Falls es erforderlich ist, alle Informationen von CA (Microsoft Power APP) für
Rechnungen ab einem bestimmten Zeitstempel zu sammeln, lautet die JSON-
Anfrage wie folgt:
https://esprit.sharepoint.com/sites/office365applications/_api/web/lists/
getbytitle('Request for cost approval')/items?&$filter=Created gt '2023-03-
29T00:00:00Z'
Der Zugriff auf den oben genannten Endpunkt sollte vom Kunden selbst organisiert
werden und wir müssen bedenken, dass ich ihn nicht über Postman testen konnte,
da wir ein Esprit-internes MS-Konto benötigen, um ein Access-Token zu erhalten.
Die Antwort muss analysiert werden und relevante Informationen müssen in
Standard-Basware-Import-XML konvertiert/zugeordnet werden.
Die Tabelle sollte die folgenden Spalten enthalten:
CAID | Rechnungsnummer | Rechnungsdatum | Servicedatum | Rechnungsnetto |
Rechnungswährung | Genehmigtes CA-Volume | Übriges CA nach
Rechnungsgenehmigung | -> diese letzte Spalte wird aktualisiert, nachdem die
Rechnung „genehmigt“ wurde; Zunächst kann der Betrag so eingerichtet werden,
dass er dem in der Spalte „Genehmigtes CA-Volumen“ ähnelt – die Logik kann in den
Prozess in CustomerGenericTask4 – 80 Fälligkeitsdatum und Exch-Rate – eingefügt
werden (beim Import wird diese Spalte zunächst mit dem gefüllt (gleicher Betrag wie
in der Spalte „Genehmigtes CA-Volumen“).
1.1. Diese Tabelle sollte so eingerichtet werden, dass von Esprit zugelassene
Mitglieder (dies ist über „Grant Administrator Status“ mit den entsprechenden
Zugriffsrechten möglich) den Inhalt überprüfen und die Informationen basierend auf
der CA-ID filtern können.
2. Führen Sie ein neues Header-Datenfeld ein – Servicedatum, das beim BT-Import
zugeordnet wird – das Netzwerkteam muss die Zuordnung bereitstellen und falls
present, the AP has to be able to fill it in the Received queue.
2. Change invoice process so that for the PO invoices if the "Left over CA after
invoice approved" is less than invoice net amount OR if currencies do not match
(invoice currency vs. invoice currency stored in the Basware table from point 1) will
get routed into 2 step approval (40 PO Review + 60 PO Header Approve)
2.1 Multiple CA IDs can be populated on the invoice header while being separated
with a semi-colon(;). The value of all CA IDs should then be summed togethers as the
budget and the highest existing service date should then be used.
3. Introduce four business rules:
3.1. Change invoice process so we will make sure that after receiving the invoice
while going to the review step we will execute the logic to check if the CA is still
sufficient and if not, it will trigger an error when the person tries to review the
invoice (the reviewer will have to return de invoice to the initial step of the process).
3.2. If the Service Date mentioned on the invoice header is in the time interval set
(by default will be set to 30 days) -> service date on the invoice header + 30 days <=
Service Date from the CA ID (if more than one CA ID is mentioned, pick the highest
Service Date from the one mentioned). Time interval will have to maintained P2P
Admin > Org Structure group level (Esprit_Group) > Additional Data (as in the
screenshot attached to my previous comment). This section will be accessed by
Admin Users which have granted the view and manage organization
structure/elements.
3.3. Ensure we have no Credit notes without CA ID sent into the process.
3.4. Ensure that all the invoices have Service date filled in
Network scope:
keine Daten vorhanden sind, muss der AP in der Lage sein, diese in die
Empfangswarteschlange einzufügen.
2. Ändern Sie den Rechnungsprozess so, dass für die PO-Rechnungen, wenn die
„übrige CA nach Rechnungsgenehmigung“ kleiner ist als der Nettobetrag der
Rechnung ODER wenn die Währungen nicht übereinstimmen (Rechnungswährung
vs. Rechnungswährung, die in der Basware-Tabelle aus Punkt 1 gespeichert ist). Sie
werden zur Genehmigung in zwei Schritten weitergeleitet (40 PO-Überprüfung + 60
PO-Kopfgenehmigung)
2.1 Im Rechnungskopf können mehrere CA-IDs angegeben und durch ein Semikolon
(;) getrennt werden. Der Wert aller CA-IDs sollte dann als Budget summiert und
dann das höchste vorhandene Servicedatum verwendet werden.
3. Führen Sie vier Geschäftsregeln ein:
3.1. Ändern Sie den Rechnungsprozess, damit wir sicherstellen, dass wir nach Erhalt
der Rechnung beim Übergang zum Überprüfungsschritt die Logik ausführen, um zu
prüfen, ob die Zertifizierungsstelle noch ausreichend ist. Wenn nicht, wird ein Fehler
ausgelöst, wenn die Person versucht, die Rechnung zu überprüfen ( Der Prüfer muss
die Rechnung an den ersten Schritt des Prozesses zurücksenden.
3.2. Wenn das im Rechnungskopf angegebene Servicedatum im eingestellten
Zeitintervall liegt (standardmäßig ist es auf 30 Tage eingestellt) -> Servicedatum im
Rechnungskopf + 30 Tage <= Servicedatum aus der CA-ID (bei mehr als einer CA ID
erwähnt wird, wählen Sie das höchste Servicedatum aus den genannten aus. Das
Zeitintervall muss beibehalten werden: P2P-Admin > Organisationsstruktur-
Gruppenebene (Esprit_Group) > Zusätzliche Daten (wie im Screenshot, der meinem
vorherigen Kommentar beigefügt ist). Auf diesen Abschnitt können Admin-Benutzer
zugreifen, die die Berechtigung zum Anzeigen und Verwalten von
Organisationsstrukturen/-elementen erhalten haben.
3.3. Stellen Sie sicher, dass wir keine Gutschriften ohne CA-ID in den Prozess
einsenden.
3.4. Stellen Sie sicher, dass auf allen Rechnungen das Servicedatum ausgefüllt ist
Netzwerkumfang:
Scan and capture new field and keyword additions
- Add New field (Service Date) in Header under field matrix of SVG.
- If Service date not found in the invoice from S&C end, we will mark it as blank.
Scannen und erfassen Sie neue Feld- und Schlüsselwortzusätze
- Neues Feld (Dienstdatum) in der Kopfzeile unter der Feldmatrix von SVG
hinzufügen.
- Wenn das Servicedatum in der Rechnung vom S&C-Ende nicht enthalten ist,
markieren wir es als leer.

B. Effort also contains: B. Effort enthält außerdem:

• CR analysis and management • CR-Analyse und -Management
• Functional / Technical testing • Funktionale / technische Prüfung
• UAT support + Finetuning • UAT-Unterstützung + Feinabstimmung
• Move to production + Hypercare • Übergang zur Produktion + Hypercare

C. Implementation steps C. Implementierungsschritte

Scoping (Basware) Scoping (Basware)
Implementation to TEST (Basware) Implementierung zu TEST (Basware)
UAT (Customer) and UAT support (Basware) UAT (Kunde) und UAT-Unterstützung (Basware)
Documentation (Basware) Dokumentation (Basware)
Implementation to PROD (Basware) Implementierung in PROD (Basware)
Final approval (Customer) and 2-weeks hyper care support after go-live (Basware) Endgültige Genehmigung (Kunde) und 2-wöchiger Hyper-Care-Support nach dem
Go-Live (Basware)
Add1 Add2
Here are some Cost Approval example numbers:
CA22125470
Hier sind einige Beispielnummern für die Kostengenehmigung:
CA21128753 CA22125470
CA21117176 CA21128753
CA22114964(expired CA with several invoices(service date expired)) CA21117176
CA22114957 (active CA until 31.12.2023)
CA22114964 (abgelaufene CA mit mehreren Rechnungen (Dienstdatum abgelaufen))
CA22114957 (aktive CA bis 31.12.2023)
The token expires on purpose for security reasons.
When a token is requested you get an indication, how long the token will be valid.
Once the token expires a new one needs to be requested.
That's the nature of the token. Otherwise, someone with access to the token could misuse the token Aus Sicherheitsgründen läuft der Token absichtlich ab.
"forever". Wenn ein Token angefordert wird, erhalten Sie einen Hinweis, wie lange der Token
Since we are making sensitive data accessible outside of our network, I'm pretty sure no one from our
security team would agree to remove the expiration.
gültig sein wird.
Sobald der Token abläuft, muss ein neuer angefordert werden.
Das liegt in der Natur des Tokens. Andernfalls könnte jemand, der Zugriff auf den
Token hat, den Token „für immer“ missbrauchen.
Da wir sensible Daten außerhalb unseres Netzwerks zugänglich machen, bin ich mir
ziemlich sicher, dass niemand aus unserem Sicherheitsteam einer Entfernung des
Ablaufdatums zustimmen würde.
  Hi Stephan, Hallo Stephan,
yes. Correct. We will tell our business that in the future they will only create PO's where
multiple CA's will be separated by a comma, slash or semicolon. Is that possible to develop Ja. Richtig. Wir werden unserem Unternehmen mitteilen, dass es in Zukunft nur noch
that the system recognizes this? POs erstellen wird, bei denen mehrere CAs durch ein Komma, einen Schrägstrich
oder ein Semikolon getrennt werden. Ist es möglich, dass das System dies erkennt?
The CA should be used which is corresponding to the Service date then. Because nearly all of
the time there is only one CA which is active for one service date period.
Es sollte dann die CA verwendet werden, die dem Servicedatum entspricht. Denn
Bests, fast immer gibt es nur eine CA, die für einen Servicezeitraum aktiv ist.
Pascal
Beste Grüße,
 SK
Pascal
SK
Stephan Kittel
Stephan Kittel
Customer notes• Kundennotizen•08.12.2023 09:04:02
Hallo Pascal,
08.12.2023 09:04:02
Ich bin auf ein Problem gestoßen.
Hello Pascal, Wir haben die CA-Informationen auf Header-Ebene. Die CR beschreibt, dass sowohl
I encountered a problem.
mehrere durch Semikolons getrennte CA-Nummern als auch einzelne CA-Nummern
We have the CA information at header level. The CR describes that multiple CA numbers möglich sind.
separated by semicolons as well as single ones are possible.
Wir haben kein Problem mit einem Wert. Aber wie wollen wir damit umgehen, wenn
We have no problem with a value. But how do we want to handle if the two values (i.e.
CA111111 and CA222222 with €2000 + €4000 = €6000) exist in our CA table and CA111111; die beiden Werte (also CA111111 und CA222222 mit 2000 € + 4000 € = 6000 €) in
CA222222 with €500 exist on the invoice ? Which of the two CA numbers should we deduct unserer CA-Tabelle vorhanden sind und CA111111; CA222222 mit 500 € auf der
from? Rechnung? Von welcher der beiden CA-Nummern sollten wir abziehen?
We have two lines in our CA table: CA1(€2000) and CA2 (€4000), in the header two CA
values but only one amount. Wir haben zwei Zeilen in unserer CA-Tabelle: CA1 (2000 €) und CA2 (4000 €), in der
Kopfzeile zwei CA-Werte, aber nur einen Betrag.

Mail an Emilian:

I have following questions: Ich habe folgende Fragen:

1. For this step I would need an additional CustomerGenericTaskxx because the
it can´t be done by a condition only.
2. I would create a new Activity “38 CA check”
3. Then I would hang the activity 38 between 35 and 40. So, this would create
the route: … => 35 Matching Category => 38 CA check => 40 PO Review => 60
PO Header Approve => 70 match postcall…….
1. Für diesen Schritt benötige ich eine zusätzliche CustomerGenericTaskxx, da dies
nicht nur durch eine Bedingung möglich ist.
2. Ich würde eine neue Aktivität „38 CA-Check“ erstellen
3. Dann würde ich die Aktivität 38 zwischen 35 und 40 hängen. Das würde also die
Route erstellen: … => 35 Matching Category => 38 CA check => 40 PO Review => 60
PO Header Approve => 70 match postcall… ….
Semicolon is fine for me too but it would be good if we could possibly still have Semikolon ist für mich auch in Ordnung, aber es wäre gut, wenn wir möglicherweise
delimiters in the system to avoid possible errors due to user inputs. noch Trennzeichen im System hätten, um mögliche Fehler aufgrund von
Benutzereingaben zu vermeiden.

The Cost Approval currency is always EUR. Die Währung der Kostengenehmigung ist immer EUR.

yes, only CAs with status "approved" should be imported. Ja, es sollten nur CAs mit dem Status „genehmigt“ importiert werden.
Hi Stephan,
Just use
for the NPO:
- “30 Review” – then inject all the transitions you have mentioned below – “50 NON PO Header Approve”

for the PO:

- “40 PO Review” – then inject all the transitions you have mentioned below – “75 match postcall”
goLive - toDo

TEXT21 not visible

TEXT21 (Search screen): remove

InvoiceDate: Read only

CustomerGenericTask2 „Refresh Order“ wieder aktivieren…..(Zeile 148 auskommentiert!)