Bescaffungszyklus Procurement cycle

Sonderbeschaffungsprozesse Special procurement process

Unternehmensstruktur Enterprise structure
Fremdbeschaffungsprozess External procurement process
Bestellanforderung anlegen Purchase requisition create
Der typische Beschaffungsprozess Typical procurement process
Materialstammsatz Material master
Dispositionsverfahren Material Req Planning (MRP)
Materialbedarfsplannung
Bestellung Purchase order
Rahmenvertrag Outline agreements
Einkaufsinfosatz Purchase info record
Anfrage Req for Quotation
Angebot quotation
Lieferung delivery
anmahnen remind
Eingehende Lieferung Inbound delivery
Bestellentwicklung Purchase order history
Lieferplaenen Scheduling agreements
Kontierung Account assignment
Lieferscheinnummer Delivery note number
Frachtbriefnummber Bill of lading number
nachträgliche Entlastung Subsequent credit
nachträgliche Belastung Subsequent debit
Umlagerung mit Umlagerungsbestellung Stock transfer with stock transport order
Lohnbearbeitung Subcontracting
Lieferantenkonsignation Vendor consignment
Das Werk plant
Bestandsfuehrung Inventory management
Lagerverwaltung
Instandhaltung Plant maintenance
Bestellwaehrung Order currency
Hauswaehrung Local currency
Inventur Physical inventory
Disposition Material planning
Rohstoffe (raw material), Halbfabrikate (semi
finished) und Fertigerzeugnisse (finished
goods)
Soll der Bestand eines Materials mit einem
konstanten Preis (standard price) bewertet
werden, oder soll
sich der Preis den Schwankungen der
Einstandspreise (cost price) anpassen?
Table of Contents
P2P cycle:........................................................................................................................................3
Umlagerung mit Umlagerungsbestellung.......................................................................................4
Lohnbearbeitung............................................................................................................................4
Lieferantenkonsignation.................................................................................................................5
Organisationseinheiten...................................................................................................................6
P2P cycle:
1. Determination of requirements – Bedarfsermittlung
Bestellanforderung anlegen
Wenn Sie fuer ein Material im Materialstammsatz ein Dispositionsverfahren eingestellt
haben, ist es moeglich die Bestellanforderung vom SAP System erzeugen zu lassen.

2. Determination source of supply – Ermittlung der Bezugsquelle

3. Supplier selection Lieferantenauswahl
Sie koennen auf Bestellungen, Rahmenvertraege und Einkaufsinfosaetze zurueckgreifen,
die bereits im Sysstem vorhanden sind. Sie haben die Moeglichkeit Anfragen (RFQ)
anzulegen.

Um den Lieferanten mit den guenstigen Preisen zu ermittlen, koennen Sie die Preise
verschiedener Bezugsquellen oder Anfragen vergleichen.

4. Purchase order processing – Bestellbearbeitung

Wenn Sie Bestellungen anlegen, koennen Sie Daten aus anderen Belegen (z.B. aus
Bestellanforderungen order Angeboten) uebernehmen und somit den
Erfassungsaufwand reduzieren.

5. Purchase order monitoring – Bestellueberwachung

Sie koennen ermittlen, ob fuer eine Bestellposition bereits eine Lieferung oder eine
Rechnung eingegangen ist.

Sie koennen ausstehende Lieferungen beim Lieferanten anmahnen.

6. Goods receipt – Wareneingang

Durch den Bezug auf die zugehoerige Bestellung koennen Sie pruefen, ob die
geliefernten Waren und Mengen mit der Bestellung ueberstimmen. Das System
aktualisiert die Bestellentwicklung.

7. Invoice verification – Rechnungspruefung

Die Verfuegbarkeit der Bestell- und Wareneingangsdaten ermoeglicht, dass Sie auf
Mengen- und Preisunterschiede hingewiesen warden.

8. Payment processing – Zahlungsabwicklung

You control the procurement process you want to use with a purchase order item using a special
indicator known as an item category.

Welchen Beschaffungsprozess Sie für eine Bestellposition verwenden möchten, steuern Sie über
ein spezielles Kennzeichen, den sogenannten Positionstypen.
Umlagerung mit Umlagerungsbestellung
Bei dieser Art der Beschaffung warden Waren innerhalb eines Unternehmens beschafft und
geliefert.

Die folgenden Schritte veranschaulichen

den Umlagerungsprozess:

1. Der Einkauf legt eine

Umlagerungsbestellung fuer das
empfangende Werk an.
2. Das lieferende Werk (supplying plant) erfasst einen Warenausgang, der sich fuer die
umlagerungsbestellung bezieht.

Dannach wird die Menge in einem speziellen Bestand des empfangenden Werks, dem
sogenannten Transitbestand, gefuehrt.

3. Der Wareneingang im empfangenden Werk, der sich fuer die umlagerungsbestellung

bezieht, wird gebucht. Dabei wird die Menge aus dem Transitbestand in den
Lagerbestand des empfangenden Werk umgebucht.

Lohnbearbeitung
Das Unternehmen stellt dem Lieferanten (Lohnbearbeiter) die Komponenten fuer die Fertigung
des materials teilweise oder vollstaendig zur Verfuegung.

Der Lohnbearbeitungsprozess besteht aus

den folgenden Schritten:

1. Das Endprodukt wird mit einer

Lohnbearbeitungsbestellung bestellt.
2. Die Komponenten werden dem
Lohnbearbeiter ueber eine Buchung
beigestellt. Die Informationen
werden unter der Sonderbestandsart
„Lieferantenbeistellbestand“
angezeigt.
 3. Der Wareneingang des Endprodukts wird mit Bezug zur (Lohnbearbeitungs-)Bestellung
erfasst und mit dem Verbrauch der Komponenten aus dem Lieferantenbeistellbestand
ebenfalls gebucht.
4. Abschließend stellt der Lohnbearbeiter seine erbrachte Leistung in Rechnung.

Lieferantenkonsignation
Wenn Ihnen ein Lieferant Material zur Verfügung stellt, das Sie lagern, aber nicht sofort bezahlen
müssen, spricht man von Lieferantenkonsignation. Der Lieferant bleibt so lange Eigentümer des
Materials, bis Sie etwas aus dem Konsignationslager entnehmen. Wenn Sie Material aus dem
Konsignationslager entnehmen, entsteht eine Verbindlichkeit für den Lieferanten. Diese
Entnahmen werden in vereinbarten Perioden abgerechnet.

Bevor Sie von einem Lieferanten ein

Material per Konsignation beziehen
können, müssen Sie mit dem Lieferanten
eine Preisvereinbarung für das Material
treffen.

Im System muss die Preisinformationen in

einem Konsignationsinfosatz erfasst
werden. Nur dann kann ein
Lieferantenkonsignationsbestand für ein
Material im System gebucht werden.

Der Lieferantenkonsignationsprozess besteht aus den folgenden Schritten:

1. Das Material wird über eine Konsignationsbestellung bei Ihrem Lieferanten angefordert.

2. Bei Lieferung des Materials, wird der Wareneingang wird mit Bezug auf die
Konsignationsbestellung gebucht. Die Menge des Materials wird in einem Sonderbestand
geführt, dem sogenannten Konsignationsbestand. Damit ist der Beschaffungsprozess
abgeschlossen, da die Bezahlung des Materials nicht nach der Lieferung, sondern erst nach der
Entnahme notwendig wird. 3. Bei der Buchung eines Warenausgangs aus dem
Konsignationsbestand entsteht eine Verbindlichkeit für den Lieferanten. 4. Das SAP-System
bietet eine spezielle Funktion zur Abrechnung der Konsignationsverbindlichkeiten. Das
Programm legt eine Gutschrift mit einer entsprechenden Nachricht für den Lieferanten an.
Organisationseinheiten
Uebersicht ueber Organisationseinheiten in der Beshaffung (procurement) und
Bestandsfuehrung (Inventory Management)

Client Company Code Plant Storage Purchasing

Location organization
Mandant Buchungskreis Werk Lagerort Einkaufsorganisation

Die Organisationseinheiten dienen dazu, die Struktur eines Unternehmens im SAP

abzubilden.
SAP bietet Organisationseinheiten fuer alle Bereiche Ihres Unternehmens z.B.
Finanzbuchhaltung, Einkauf, Produktion und Lagerverwaltung/Bestandfuehrung
Die Organisationsebenen wird “im customizing der Unternehmensstruktur” definiert
und zugeordnet.

1. Der Mandant:
ist eine für sich rechtlich und organisatorisch abgeschlossene Einheit mit
getrennten Stammsätzen (master records). Er steht fuer einen Konzern
(corporate group)
ist die hoechste Hierarchieebene im SAP System.
Getroffenen Festlegungen und eingegebene Daten gelten fuer alle
Buchungskreise und andere Organisationseinheiten.
Die Zugangsberechtigung wird getrennt nach Mandanten vergeben.
Access authorization is assigned on a client specific basis.
Der Mandant wird ueber einen dreistelligen numerischen Schluessel im SAP
eindeutig definiert.
In einem Mandanten koennen Sie mehrere Buchungskreise einrichten, um damit
voneinander unabhaengige Konten zu fuehren (das Konto – Plural Konten)
2. Buchungskreis
Ist die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechungswesens.
Repraesentiert eine selbststaendig bilanzierende Einheit z.B. eine Firma
innerhald eines Konzers (Mnadant)
Wird ueber einen im Mandanten eindeutigen vierstelligen alphanumerischen
Schluessel im SAP definiert
3. Werk
Ist eine organisatorische Einheit der Logistik
Gliedert (subdivides) das Unternehmen aus Sicht der Produktion, Beschaffung,
Instandshaltung und Bedarfsplannung
Innerhalb einer Firma kann ein Werk in verschiedenen Rollen auftreten, wie z.B.
als
● Produktionsstätte (production facility)
● Regionales Vertriebsbüro (regional sales office)
 ● Hauptsitz einer Firma
● Instandhaltungsstandor (maintenance location)
Wird ueber einen im Mandanten eindeutigen vierstelligen alphanumerischen
Schluessel im SAP definiert
4. Lagerort
ist eine organisatorische Einheit, die eine Unterscheidung von
Materialbeständen innerhalb eines Werks ermöglicht.
Die mengenmäßige Bestandsführung im Werk erfolgt auf Lagerortebene.
Wird die Inventur durchgefuehrt.
wird über einen vierstelligen alphanumerischen Schlüssel definiert. Der
Schlüssel ist innerhalb eines Werks eindeutig.
Der Schlüssel eines Lagerorts muss nur innerhalb eines Werks eindeutig sein.
Innerhalb eines Mandanten kann derselbe Schlüssel für verschiedene Lagerorte
verwendet werden, da bei der Angabe eines Lagerortes immer auch das Werk
angegeben werden muss.

WICHTIG

Die Unternehmensstruktur entsteht, indem Organisationsebenen einander zugeordnet werden.

Für Mandanten, Buchungskreise, Werke und Lagerorte gelten folgende Zuordnungsregeln:

● In einem Mandanten können mehrere Buchungskreise angelegt werden, d.h. einem

Mandanten können mehrere Buchungskreise zugeordnet sein.

● Mehrere Werke können demselben Buchungskreis zugeordnet sein. Ein Werk kann jedoch nur
genau einem Buchungskreis zugeordnet werden.

● DemselbDemselben Werk können mehrere Lagerorte zugeordnet werden. Ein Lagerort kann
jedoch nur genau einem Werk zugeordnet werden. Insbesondere werden Lagerorte
werksbezogen definiert.
 5. Einkaufsorganisation:
Eine Einkaufsorganisation beschafft Materialien oder Dienstleistungen, sie
handelt mit einem Lieferanten Einkaufskonditionen aus und ist für diese
Geschäfte verantwortlich.
Die organisatorische Integration des Einkaufs in die Unternehmensstruktur
erfolgt durch die Zuordnung einer Einkaufsorganisation zu:
● einem Buchungskreis (zentral)
● einem oder mehreren Werken (dezentral)
Kann nur einem Buchungskreis angehoeren. Bei Bedarf (if required) können
einem Buchungskreis jedoch mehrere Einkaufsorganisationen zugeordnet
werden.

Aus den verschiedenen Zuordnungsmöglichkeiten zwischen Buchungskreisen, Werken und

Einkaufsorganisationen ergeben sich die folgende Kategorien von Einkaufsorganisationen:

● Werksbezogene Einkaufsorganisation (plant specific)

● Werksübergreifende Einkaufsorganisation (cross plant)

● Buchungskreisübergreifende Einkaufsorganisation (cross company code)

Werksbezogene Einkaufsorganisation: Bei der werksbezogenen Beschaffung ist eine

Einkaufsorganisation für die Beschaffung von Materialien für genau ein Werk zuständig. Nehmen
Sie folgende Zuordnungen in der Unternehmensstruktur vor:

● Ordnen Sie die Einkaufsorganisation einem Buchungskreis zu.

● Ordnen Sie der Einkaufsorganisation ein Werk zu.

Werksübergreifende Einkaufsorganisation: Wenn eine Einkaufsorganisation Materialien und

Dienstleistungen für mehrere Werke eines Buchungskreises beschaffen muss, können Sie eine
werksübergreifende Einkaufsorganisation einrichten. Nehmen Sie folgende Zuordnungen in der
Unternehmensstruktur vor:

● Ordnen Sie die Einkaufsorganisation einem Buchungskreis zu.

● Weisen Sie der Einkaufsorganisation mehrere Werke zu (die zu diesem einen Buchungskreis
gehören).

WICHTIG

Die Zuordnung von Einkaufsorganisation zu Werk ist immer erforderlich, auch wenn die
Einkaufsorganisation für alle Werke des Buchungskreises zuständig ist. Es ist nicht ausreichend,
nur die Zuordnung zwischen Buchungskreis und Einkaufsorganisation vorzunehmen.

Buchungskreisübergreifende Einkaufsorganisation: Beim Einrichten des

buchungskreisübergreifenden Einkaufs darf die Einkaufsorganisation keinem Buchungskreis
zugeordnet sein. Nur die Zuordnung der Werke ist erforderlich.

6. Einkaufergruppe

Die Einkäufergruppe ist intern für die Beschaffung eines Materials oder einer Klasse von
Materialien zuständig. Extern ist die Einkäufergruppe der Ansprechpartner für die Lieferanten.
Eine Zuordnung der Einkäufergruppe zu anderen Einheiten der Unternehmensstruktur findet
nicht statt.

Eine Bestellung anlegen

ist eine formelle Aufforderung an einen Lieferanten, Ihnen Waren oder
Leistungen zu den in der Bestellung angegebenen Konditionen zu liefern.
Ob das Material für das Lager oder zum direkten Verbrauch bestimmt ist
z.B. Kostenstelle, Anlage (Asset) oder Projekt
Aufgrund der Bestellung, erfolgen Wareneingang und Rechnungspruefung
Sie können Erfassungsaufwand (data entry time) sparen, wenn Sie
Bestellpositionen mit Bezug zu einer vorhandenen (existing) Bestellung,
Bestellanforderung (purchase requisition), einem Angebot (RFQ) oder einem
Kontrakt anlegen.
Sie können eine Bestellung auch ohne Bezug zu bereits bestehenden Belegen im
System erfassen.
Das System schlägt z.B. die Bestelladresse sowie die Zahlungs- und
Frachtbedingungen (Incoterms) aus dem Lieferantenstammsatz vor.
Materialstammsatz vorhanden ist, werden Materialkurztext,
Bestellmengeneinheit und Warengruppe automatisch übernommen.
Einkaufsinfosatz, kann in der Bestellung ein Preis vorgeschlagen werden.
Ist die Bezugsquelle ein Werk Ihrer Firma, führen Sie eine
Umlagerungsbestellung aus.
 Besteht aus einem Belegkopf und einer oder mehreren Positionen
Fuer untershieldliche Werke bestellen. Alle Werke muessen der Einkaufsorganisation
zugeordnet sein.

Positionstypen im Einkauf
Positionstypen werden in Bestellanforderungen (purchase requisition), Anfragen (RFQ),
Einkaufskontrakten, Lieferplänen (scheduling agreements) und Bestellungen verwendet.
Ermoeglicht verschiedene Beschaffungsprozesse abzubilden.
Wird ueber die Belegart (docuemnt type) gesteuert

legt fest, ob Materialnummer, Kontierung, Wareneingang und/oder Rechnungseingang

für eine Position möglich bzw. erforderlich sind.

Nachfolgend werden einige der vordefinierten Positionstypen erläutert:

1. Standard:
für fremdzubeschaffende Materialien
Kontierung ist möglich
Materialnummer, WE, RE
2. Limit:
Verbrauchsmaterialien oder Dienstleistungen mit einem Wertlimit
Obligatorisch: Konierung, RE
Moeglich: Kontierungstyp „Unbekannt“
Nicht moeglich: WE, Materialnummber
3. Konsignation:
Der Lieferant stellt Material zur Verfügung, das Sie dann als Konsignationsbestand
verwalten. Bis zur Entnahme gehört das Material dem Lieferanten.
 Die Einlagerung eines bestellten Konsignationsmaterials führt noch nicht zu einer
Bewertung des Materials bzw. einer Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten.
Eine Verbindlichkeit entsteht nur, wenn das Material aus dem
Lieferantenkonsignationsbestand entnommen wird
Obligatorisch: Materialnummber, WE
Nicht moeglich: Kontierung, RE
4. Lohnbearbeitung:
Das Endprodukt wird bei einem Lieferanten bestellt. Die Komponenten, die der Lieferant
zur Herstellung des Endprodukts benötigt, werden als Beistellpositionen (material to be
provided) erfasst
Obligatorisch: Angabe der beizustellenden Komponenten, WE
Moeglich: Materialnummber, Kontierung, RE
5. Umlagerung:
Obligatorisch: materialnummer, WE
Nicht moeglich: RE
6. Strecke: