Anwender

Anwenderhandbuch
Instandhaltung
Projekt: Aufbau eines Computer Aided Facility Management (CAFM) für die
Technische Abteilung auf Basis des bestehenden SAP-Systems
Dokument: 150602_Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx
Version: 1.0
Stand: 02.06.2015
Status: vorgelegt
Bearbeitung: CONET Business Consultants GmbH

Aufbau eines CAFM für die Technische Abteilung
Inhaltsverzeichnis
1 EINLEITUNG ................................................................................................ 10
2 STAMMDATEN IN DER INSTANDHALTUNG ............................................. 11
2.1 Einleitung .................................................................................................... 11
2.2 Technische Plätze ....................................................................................... 12
2.2.1 Einzelbearbeitung ......................................................................................... 16
2.2.2 Listbearbeitung ............................................................................................. 21
2.3 Equipments ................................................................................................. 23
2.4 Klassen & Merkmale ................................................................................... 32
2.4.1 Merkmalverwaltung ....................................................................................... 33
2.4.2 Klassenverwaltung ........................................................................................ 38
2.5 Instandhaltungsstücklisten ....................................................................... 41
2.6 Materialstämme ........................................................................................... 44
2.7 Arbeitsplätze ............................................................................................... 50
2.8 Berichte ....................................................................................................... 54
2.8.1 Strukturdarstellung eines Technischen Platzes ............................................ 55
2.8.2 Anlagenblatt .................................................................................................. 58
2.8.3 Gebäudezuständigkeitsliste .......................................................................... 65
3 PROZESSE IN DER INSTANDHALTUNG ................................................... 72
3.1 Störungsbeseitigung .................................................................................. 72
3.1.1 Meldung anlegen .......................................................................................... 74
3.1.2 Meldung ändern ............................................................................................ 77
3.2 Periodische Wartung .................................................................................. 83
3.2.1 Wartungsplan anlegen .................................................................................. 84
3.2.2 Wartungsplan terminieren ............................................................................. 92
3.2.3 Meldungsabschluss ...................................................................................... 96
3.2.4 Erzeugung eines Muster-Leistungsverzeichnisses ....................................... 98
3.3 Berichte ..................................................................................................... 109
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3.3.1 Liste der Meldungen ................................................................................... 109

3.3.2 Liste der Wartungspläne ............................................................................. 112
3.3.3 Liste der Wartungstermine .......................................................................... 114
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Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Integration Technische Objekte – Architektonische Sicht ......................... 12
Abbildung 2: Strukturkennzeichen Technischer Platz .................................................... 13
Abbildung 3: Einstieg – Technischer Platz anlegen ....................................................... 16
Abbildung 4: Detaildaten Technischer Platz (Übersicht) ................................................ 17
Abbildung 5: Detaildaten Technischer Platz (Kontierung) ............................................. 19
Abbildung 6: Listbearbeitung Technischer Plätze .......................................................... 21
Abbildung 7: Einstieg – Equipment anlegen .................................................................. 23
Abbildung 8: Detaildaten Equipment (Datenblatt) .......................................................... 24
Abbildung 9: Klassenart ................................................................................................. 25
Abbildung 10: Zuordnung der Klasse zum Equipment ................................................... 25
Abbildung 11: Klassifizierungsmerkmale ....................................................................... 26
Abbildung 12: Equipment mit Klassifizierungsdaten ...................................................... 27
Abbildung 13: Detaildaten Equipment (Sonstiges) ........................................................ 28
Abbildung 14: Zuordnung Equipment zum Technischen Platz ...................................... 29
Abbildung 15: Detaildaten Equipment (Sonstiges) ........................................................ 30
Abbildung 16: Einstieg – Merkmal anlegen ................................................................... 33
Abbildung 17: Merkmal anlegen (Basisdaten) ............................................................... 34
Abbildung 18: Vordefinierte Werte eines Merkmals ....................................................... 37
Abbildung 19: Einstieg – Klasse anlegen ...................................................................... 38
Abbildung 20: Detaildaten Klasse (Basisdaten) ............................................................. 39
Abbildung 21: Zuordnung Merkmale zur Klasse ............................................................ 40
Abbildung 22: Einstieg – Equipmentstückliste anlegen ................................................. 41
Abbildung 23: Detaildaten Equipmentstückliste ............................................................. 42
Abbildung 24: Einstieg – Material anlegen .................................................................... 45
Abbildung 25: Sichtenauswahl Materialstamm .............................................................. 46
Abbildung 26: Detaildaten Materialstamm (Grunddaten 1) ............................................ 46
Abbildung 27: Klassifizierung Materialstamm ................................................................ 47
Abbildung 28: Klassifizierung Materialstamm (2) ........................................................... 48
Abbildung 29: Einstieg – Arbeitsplatz anlegen............................................................... 51
Abbildung 30: Detaildaten – Arbeitsplatz (Grunddaten)................................................. 52
Abbildung 31: Einstieg – Strukturdarstellung Technischer Platz.................................... 55
Abbildung 32: Strukturdarstellung Technischer Platz .................................................... 56
Abbildung 33: Feldauswahl – Strukturdarstellung Technischer Platz ............................ 57
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Abbildung 34: Einstieg – Anlagenblatt (Selektion 1) ...................................................... 58

Abbildung 37: Mehrfachauswahl Equipment.................................................................. 60
Abbildung 38: Auswahl der Suchhilfe ............................................................................ 60
Abbildung 39: Selektion über Objektart ......................................................................... 61
Abbildung 40: Trefferliste Equipment ............................................................................. 61
Abbildung 41: Mehrfachselektion Equipment (2) ........................................................... 62
Abbildung 42: Einstieg – Anlagenblatt (Selektion 3) (2)................................................. 62
Abbildung 43: Auswahl des Druckers ............................................................................ 63
Abbildung 44: Bericht Anlageblatt .................................................................................. 64
Abbildung 45: Beispiel Gebäudezuständigkeiten ........................................................... 66
Abbildung 46: Aufruf Liste Gebäudezuständigkeiten ..................................................... 66
Abbildung 47: Selektionsbild Liste Gebäudezuständigkeiten ........................................ 67
Abbildung 48: Wertehilfe öffnen ..................................................................................... 67
Abbildung 49: Wertehilfe – Auswahl .............................................................................. 68
Abbildung 50: Wertehilfe – Arch. Objekt über Anschrift ................................................. 68
Abbildung 51: Auswahlliste Objekte .............................................................................. 69
Abbildung 52: Selektionsbild mit Gebäudeschlüssel ..................................................... 69
Abbildung 53: Mehrfachselektion................................................................................... 69
Abbildung 54: Gefülltes Selektionsbild .......................................................................... 70
Abbildung 55: Liste Gebäudeverantwortliche ................................................................ 71
Abbildung 56: Struktur einer Meldung ........................................................................... 73
Abbildung 57: Einstieg – Meldung anlegen ................................................................... 74
Abbildung 58: Meldung anlegen – Detaildaten .............................................................. 75
Abbildung 59: Meldungsnummer ................................................................................... 76
Abbildung 60: Einstieg – Meldungsliste ......................................................................... 77
Abbildung 61: Meldungsliste .......................................................................................... 78
Abbildung 62: Meldung anzeigen – Detaildaten ............................................................ 79
Abbildung 63: Anhängen einer Datei ............................................................................. 79
Abbildung 64: Anhängen einer URL .............................................................................. 80
Abbildung 65: Erfassung von Zwischenständen ............................................................ 80
Abbildung 66: E-Mail von Zwischenständen .................................................................. 81
Abbildung 67: Zwischenstand an den Meldenden ......................................................... 81
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Abbildung 68: Abschlussmail an den Meldenden .......................................................... 82

Abbildung 69: Einstieg – Wartungsplan anlegen ........................................................... 84
Abbildung 70: Detaildaten - Wartungsplankopf (Zyklen) ................................................ 85
Abbildung 71: Detaildaten - Wartungsplankopf (Terminierungsparameter) ................... 85
Abbildung 72: Detaildaten - Wartungsplankopf (Zusatzdaten)....................................... 89
Abbildung 73: Detaildaten – Wartungsposition .............................................................. 90
Abbildung 74: Einstieg – Wartungsplan terminieren ...................................................... 92
Abbildung 75: Detaildaten – Wartungsplan terminieren ................................................. 93
Abbildung 76: Eingabe des Startdatums ....................................................................... 93
Abbildung 77: Terminierungsergebnis ........................................................................... 94
Abbildung 78: Setzen des Abschlussdatums (Einzelbearbeitung) ................................. 96
Abbildung 79: Setzen des Abschlussdatums (Sammelbearbeitung) ............................. 97
Abbildung 80: Einstieg – LV-Erzeugung ........................................................................ 98
Abbildung 81: Selektion über Objektart ......................................................................... 99
Abbildung 82: Erweiterung der Selektion ..................................................................... 100
Abbildung 83: Mehrfachselektion Sortierfeld ............................................................... 101
Abbildung 84: Positionstext anzeigen/ ändern ............................................................. 102
Abbildung 85: Vollständiger Selektionsbildschirm ....................................................... 103
Abbildung 86: Leistungsverzeichnis – Kopf ................................................................. 104
Abbildung 87: Leistungsverzeichnis – Leistungszeilen ................................................ 105
Abbildung 88: Leistungsverzeichnis – Leistungszeilen (2) .......................................... 105
Abbildung 89: Leistungslangtext .................................................................................. 106
Abbildung 90: Löschen des Leistungsverzeichnisses .................................................. 107
Abbildung 91: Selektionsbildschirm Meldungsliste ...................................................... 109
Abbildung 92: Meldungsliste ........................................................................................ 110
Abbildung 93: Layout anpassen .................................................................................. 111
Abbildung 94: Selektionsbildschirm Wartungsplanliste ................................................ 112
Abbildung 95: Wartungsplanliste ................................................................................. 113
Abbildung 96: Selektionsbildschirm Wartungsterminliste ............................................ 114
Abbildung 97: Wartungsterminliste .............................................................................. 115
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Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Strukturierung der Technischen Plätze ......................................................... 15
Tabelle 2: vorhandene Arbeitsplätze ............................................................................. 18
Tabelle 3: vorhandene Arbeitsplätze ............................................................................. 50
Tabelle 4: Rollen für Gebäudezuständigkeiten .............................................................. 65
Tabelle 5: Terminierungsparameter ............................................................................... 89
Änderungshistorie
Version Datum Bearbeiter Kap. Änderungen
0.1 14.04.2015 Martin Winkelmeier alle Erstellung
0.2 29.05.2015 J. Adamski 2.8.3 Ergänzung
1.0 02.06.2015 Martin Winkelmeier alle Fertigstellung
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Abkürzungsverzeichnis
Abkürzung/ Wort Beschreibung
AO Architektonisches Objekt
BK Buchungskreis
BP Komponente Business Partner in SAP© ERP (= GP)
CA Campus (AO-Typ)
CAD Computer Aided Design
CAFM Computer Aided Facility Management
CO Komponente Controlling in SAP© ERP
DIS Dokumenten-Infosatz (DVS-Objekt)
DVS Komponente Dokumentverwaltung in SAP© ERP
ET Etage (AO-Typ)
FB Fachbereich
FI Komponente Finanzwesen in SAP© ERP
FK Finanzkreis
FUB Freie Universität Berlin
GE Gebäude (AO-Typ)
GE Gebäude (Nutzungssichtobjekt)
GP Geschäftspartner (siehe BP)
KRK Kostenrechnungskreis
LG Liegenschaft (AO-Typ)
LIS Logistikinformationssystem
LV Leistungsverzeichnis
MA Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
ME Mieteinheit (Mietobjekttyp, Nutzungssichtobjekt)
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Abkürzung/ Wort Beschreibung
MO Mietobjekt
MS Meilenstein
PM Komponente Instandhaltung in SAP© ERP
PM-IS Instandhaltungsinformationssystem
PS Komponente Projektsystem in SAP© ERP
PSM Komponente Haushaltsmanagement in SAP© ERP
RA Raum (AO-Typ)
RE-FX Komponente Immobilienmanagement in SAP© ERP
RO Reservierungsobjekt
RU Rental Unit (s. ME – Mieteinheit)
SAP© Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbei-

tung (Firmenname)
WE Wirtschaftseinheit (Nutzungssichtobjekt)
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Kapitel 1 - Einleitung
1 Einleitung
Dieses Anwenderhandbuch beschreibt die Inhalte des SAP-Module PM (Plant Mainte-
nance\ Instandhaltung), so wie sie bei der Freien Universität Berlin im Bereich der Be-
triebstechnik genutzt werden. Dabei wird weitestgehend der SAP Standard verwendet.
Zu Beginn des Anwenderhandbuchs wird in Kapitel 2 "Stammdaten in der Instandhal-
tung" auf die Stammdaten, wie z. B. Technische Plätze und Equipments, eingegangen.
Diese Stammdaten sind die Grundlage für die in Kapitel 3 "Prozesse in der Instandhal-
tung" dargestellten Prozesse Störungsbeseitigung und Periodische Wartung.
Des Weiteren werden nachstehend grundsätzlich nur die für den Anwender relevanten
Felder beschrieben. Informationen zu allen anderen Feldern können der SAP-Hilfe ent-
nommen werden. So ist beispielsweise für jedes Feld durch Betätigen der Taste F1 eine
Beschreibung des jeweiligen Feldes verfügbar.
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Kapitel 2 - Stammdaten in der Instandhaltung
2 Stammdaten in der Instandhaltung

2.1 Einleitung
Für die Abwicklung von Instandhaltungsmaßnahmen und deren Dokumentation und
Auswertung werden technische Objekte definiert. Diese sollen sowohl kaufmännischen
als auch technischen Kriterien genügen.
Die Technischen Objekte stellen jeweils das Bezugsobjekt von PM-Aufträgen und Mel-
dungen dar. Dadurch können je Objekt die angefallenen Kosten gesammelt und aus-
gewertet werden. Außerdem wird dadurch eine objektspezifische Instandhaltungshisto-
rie aufgebaut.
Für Technische Objekte gilt:
 Für jedes Technische Objekt wird ein Stammsatz angelegt
 Für jedes Technische Objekt wird eine individuelle Instandhaltungshistorie auf-
gebaut
Als Instandhaltungsobjekte können folgende Objekte in SAP verwendet werden:
 Technische Plätze
 Equipments
 Material mit Serialnummer (bei FUB nicht verwendet)
Technische Objekte können durch die Verwendung von Material-Stücklisten und Bau-
gruppen weiter strukturiert werden. Stücklisten werden bei der FUB momentan nur für
die Abbildung von Filtern und Keilriemen von RLT-Anlagen verwendet.
Technische Plätze und Equipments können einem als Materialstammsatz abgebildeten
Bautyp zugeordnet werden für Auswertungen und um die Ersatzteilbeschaffung zu ver-
einfachen. Materialstammsätze werden im Bereich der Instandhaltung bei der FUB nur
für Filter und Keilriemen von RLT-Anlagen verwendet.
Für die Unterstützung der Instandhaltungsprozesse notwendige technische Hilfsmittel
können als Fertigungshilfsmittel abgebildet werden (z.B. Fahrzeuge, Geräte, Maschinen
usw.). Eine solche Abbildung ist für den Bereich der Instandhaltung bei der FUB nicht
vorgesehen.
Technische Objekte sind keine Kontierungselemente, d.h. auf Technischen Plätzen o-
der Equipments können direkt keine Kosten erfasst werden. Eine Kostenauswertung ist
nur möglich über die Zuordnung von Technischen Objekten zu Kontierungselementen
(z.B. PM-Aufträge, Immobilienobjekte). PM-Aufträge werden derzeit bei der FUB nicht
verwendet.

2.2 Technische Plätze

Technische Plätze sind ein organisatorisches Element der Instandhaltung und reprä-
sentieren den Ort, an dem eine Instandhaltungsmaßnahme durchgeführt werden soll.
Technische Plätze haben eine hierarchische Struktur und bilden in der Regel ortsunver-
änderliche Objekte ab.
Bei der FUB werden Campus, Liegenschaften, Gebäude und Grundstücke, die in RE-
FX als Architektonische Objekte abgebildet sind, als Technische Plätze angelegt. Die
Anlage dieser Technischen Plätze erfolgt automatisch, sobald ein entsprechendes Ar-
chitektonisches Objekt angelegt wurde.
Unterhalb von Gebäuden werden Technische Plätze zur Abbildung der in der Liegen-
schaft vorhandenen Anlagen/ Einrichtungen entsprechend der DIN276 verwendet. Für
die Betriebstechnik wird dabei die Kostengruppe 400 bis zur 2. Ebene (bspw. 430 Lüf-
tungsanlagen) abgebildet. Die zum Produktivstart vorhandenen Technischen Plätze der
unteren Ebenen sollen über die Migration ins System übernommen werden. Neue
Technische Plätze müssen manuell im System gepflegt werden
Abbildung 1: Integration Technische Objekte – Architektonische Sicht
Struktur der Technischen Plätze

Die Struktur der Technischen Plätze wird über ein Strukturkennzeichen bestimmt. Es
bildet die Logik zur alphanumerischen Benennung eines Technischen Platzes ab und
dient der eindeutigen Identifizierung.
N = nur Zahlen erlaubt

A = nur Buchstaben erlaubt

X = sowohl Buchstaben als auch Zahlen erlaubt
Außerdem wird über das Strukturkennzeichen definiert, wie die Hierarchieebenen der
Struktur gestaltet sind.
Abbildung 2: Strukturkennzeichen Technischer Platz
Die Struktur der Technischen Plätze stellt sich folgendermaßen dar:
Gliederungsebene 1 Organisation
Gliederungsebene 2 Campus
Gliederungsebene 3 Liegenschaft
Gliederungsebene 4 Gebäude/ Grundstück
Gliederungsebene 5 DIN 276, Ebene 1
Gliederungsebene 6 DIN 276, Ebene 2
Gliederungsebene 7 DIN 276, Ebene 3 (derzeit nicht verwendet)

Bezeichnung Technischer Name Bezeichnung

Organisation „1“  1-stellig, externe Vergabe, „Freie Universität Berlin“
nach dem ersten Sichern nicht mehr  Freitextfeld
änderbar.
Trennzeichen <leer>  kein Trenn-
zeichen
Campus 2-stellig, externe Vergabe, nach dem Freitextfeld
ersten Sichern nicht mehr änderbar Folgende Bezeichnungen
Folgende Numerik ist für die Objekte sind vorgesehen:
vom Typ „Campus“ vorgesehen:  „Campus Dahlem“
 „DA“  für Campus Dahlem
 „Campus Düppel“
 „DU“  für Campus Düppel
 „Campus Mitte“
 „MI“  für Campus Mitte
 „Campus Lank-
 „LA“  für Campus Lankwitz witz“
Trennzeichen <leer>  kein Trenn-
zeichen
Liegenschaft 3-stellig, laufende Nummer mit „001“ Freitextfeld
beginnend, externe Vergabe, nach
dem ersten Sichern nicht mehr än-
derbar.
Trennzeichen: „-“  keine manuelle
Pflege (Customizing)
Gebäude 7-stellig, externe Vergabe, nach dem Freitextfeld  Status
ersten Sichern nicht mehr änderbar quo: Straßenname und
Numerik: Hausnummer
 1-2. Stelle: „GE“ Bsp.: „Rüdesheimer
Straße 54-56“
 3-7. Stelle: entspricht den letz-
ten fünf Stellen der Gebäude-
kostenstelle (Bsp.: 9031234A)
(bzw. der GID aus der Raum-
DB)
Bsp.: „GE1234A“
Trennzeichen: „/“  keine manuelle
Grundstück 7-stellig, externe Vergabe, nach dem Freitextfeld  Straßen-
ersten Sichern nicht mehr änderbar name und Hausnummer
Numerik: Bsp.: „Rüdesheimer
 1-2. Stelle: „GR“ Straße 54-56“
 3-7. Stelle: entspricht den letz-

ten fünf Stellen der Gebäude-

kostenstelle (Bsp.: 9031234A)

Bsp.: „GR1234A“
Trennzeichen: „/“  keine manuelle
DIN276, Ebene 1 3-stellig, numerisch, externe Verga- Freitextfeld -> DIN276,
be, nach dem ersten Sichern nicht Ebene 1
mehr änderbar Bsp.: "Bauwerk - Techni-
sche Anlagen"
mehr änderbar Bsp.: "Lufttechnische An-
lagen"
mehr änderbar Bsp.: "Kälteanlagen"
(derzeit nicht verwendet) (derzeit nicht verwendet)
Tabelle 1: Strukturierung der Technischen Plätze

2.2.1 Einzelbearbeitung
Pfad und Transaktion:
Logistik  Instandhaltung  Verwaltung technischer

IL01
Objekte  Technischer Platz  Anlegen
 HINWEIS
In der Regel werden Sie Technische Plätze dann neu anlegen, wenn Sie neue
Liegenschaften oder Gebäude im SAP abbilden. Wie bereits erläutert, werden die
ersten beiden Ebenen der Technischen Platz Struktur (Liegenschaft; Gebäude,
Grundstück) automatisiert durch die Anlage der entsprechenden Architektonischen
Objekte in RE-FX angelegt. Die weiteren Ebenen entsprechend der DIN276 sind
dann von Ihnen manuell anzulegen.
Abbildung 3: Einstieg – Technischer Platz anlegen

Um einen Technischen Platz anzulegen muss in das entsprechende Feld die Nummer
des Technischen Platz eingegeben werden.
Es wird immer das Strukturkennzeichen "FEST" und der Typ "I" verwendet.
Mit Symbol (ENTER) gelangen Sie in die Details des Technischen Platzes
Abbildung 4: Detaildaten Technischer Platz (Übersicht)

Die Bezeichnung ist auszufüllen. Die übrigen Feldern werden – sofern dort gepflegt –
vom übergeordneten Technischen Platz (hier: das Gebäude) übernommen.
Folgende Felder sollten auf dem Reiter "Übersicht" gefüllt sein:
 Standortwerk -> immer "FUB"

 Planergruppe -> immer "C2"
 Verantwortlicher Arbeitsplatz
 Adresse
Der verantwortliche Arbeitsplatz ist die Organisationeinheit, die für die Instandhaltung
dieses Technischen Platzes verantwortlich ist. Bei der FU Berlin wird der verantwortli-
che Arbeitsplatz auf Gebäudeebene angegeben und wird automatisch in alle unterge-
ordneten Technischen Plätze und Equipments übernommen. Er orientiert sich an der
Spalte "Betriebstechnik" der alten Gebäudezuständigkeitsliste ("gebäu-
de_zuständig.xls").
Folgende Arbeitsplätze werden ausgeprägt:
Werk Arbeitsplatz Bezeichnung

FUB III C 22 III C 22 Telefonnummer
Tabelle 2: vorhandene Arbeitsplätze
Die Adresse ist ebenfalls auf Gebäudeebene zu pflegen.
Der übergeordnete Technische Platz wird aufgrund des Strukturkennzeichens automa-

tisch ermittelt.

Abbildung 5: Detaildaten Technischer Platz (Kontierung)
Auf dem Reiter "Kontierung" sollten folgende Felder befüllt werden:
 Buchungskreis -> wird automatisch aufgrund des Standortwerks gesetzt

 Geschäftsbereich
 Kostenstelle
Diese Felder werden i. d. R. ebenfalls auf Gebäudeebene gepflegt und dann bei der
Anlage von untergeordneten Technischen Plätzen oder Equipments von dort übernom-
men. Geschäftsbereich und Kostenstelle sind hier optional, da der integrative Instand-
haltungsprozess über einen PM-Auftrag nicht genutzt wird.
Über das Symbol (Sichern) kann der Technische Platz gesichert werden.

 HINWEIS
Änderungen an Technischen Plätzen können mit der Transaktion IL02 (Logistik 
Instandhaltung  Verwaltung technischer Objekte  Technischer Platz  IL02 –
Ändern) vorgenommen werden.
Mit der Transaktion IL03 (Logistik  Instandhaltung  Verwaltung technischer

Objekte  Technischer Platz  IL03 – Anzeigen) kann ein Technischer Platz an-
gezeigt werden.
Im Einstiegsbildschirm ist die Nummer des Technischen Platzes einzugeben. Falls

diese nicht bekannt ist, kann nach dieser mit der F4-Hilfe gesucht werden.

2.2.2 Listbearbeitung

Objekte  Technischer Platz  Listebearbeitung -> An- IL04
legen
Um mehrere Technische Plätze gesammelt anzulegen, eignet sich das Anlegen über
die Listbearbeitung. Dazu werden die Nummer und die Bezeichnung jedes anzulegen-
den Technischen Platzes eingegeben.
Abbildung 6: Listbearbeitung Technischer Plätze
 HINWEIS
Folgende Daten werden beim Anlegen standardmäßig vom übergeordneten Tech-
nischen Platz übernommen: Adresse, Standortwerk, Buchungskreis, Geschäftsbe-
reich, Kostenstelle, Planungswerk, Planergruppe, Verantwortlicher Arbeitsplatz.
Soll ein bestimmtes Feld nicht übernommen werden, so ist es in dem jeweiligen
Technischen Platz durch Betätigen der Drucktaste manuell zu pflegen.

Über das Symbol (Sichern) werden die Technischen Plätze dann angelegt.

2.3 Equipments
Equipments sind eigenständig instand zu haltende Objekte, welche zu Technischen
Plätzen oder auch Equipments zugeordnet werden können. Equipments werden in ei-
genen Nummernkreisen verwaltet und durch Ein- und Ausbau in die Struktur der Tech-
nischen Plätze eingebunden.
Anlagen oder Einrichtungsgegenstände, welche z.B. zum Zwecke der Wartung/ Prüfung
einzeln verfolgt werden müssen (z. B. Aufzugsanlagen), werden bei der FUB als
Equipment abgebildet.

IE01
Objekte  Equipment  Anlegen allgemein
Abbildung 7: Einstieg – Equipment anlegen
Das Feld Equipment bleibt leer, da die Nummer des Equipments bei der Anlage auto-
matisch vergeben wird.
Der Equipmenttyp ist immer Y ("Gebäudeausstattung") und als Gültigkeitsdatum ist das
Datum einzutragen, ab dem das Equipment im System gültig sein soll (z. B. das An-
schaffungs- oder Inbetriebnahme-Datum).

Mit Symbol (ENTER) gelangen Sie in die Detaildaten des Equipments
Abbildung 8: Detaildaten Equipment (Datenblatt)
Auf dem Reiter Datenblatt sind die technischen Daten der Anlage einzutragen. Die pas-
sende Objektart kann über die F4-Hilfe gewählt werden.
Um die anlagenspezifischen Daten zu pflegen, muss die entsprechende Klasse zuge-

ordnet werden. Dazu betätigen Sie die Drucktaste .

Abbildung 9: Klassenart
Doppelklicken Sie auf Equipmentklasse.
Abbildung 10: Zuordnung der Klasse zum Equipment
Tragen Sie die entsprechende Anlagenklasse ein (ermittelbar über F4-Hilfe) und drü-
cken Sie ENTER.

Abbildung 11: Klassifizierungsmerkmale
Befüllen Sie die entsprechenden Felder. Für manche Felder (hier Kältemittelart) sind
nur bestimme Werte möglich. Die möglichen Werte erhalten Sie über die F4-Hilfe.
Klicken Sie dann auf das Symbol (Zurück), um in die Equipmentdetails zurück zu
kehren.

Abbildung 12: Equipment mit Klassifizierungsdaten
Die Klassifizierungsdaten werden nun auf dem Reiter Datenblatt mit angezeigt. Zusätz-
lich sind sie auf dem neu hinzugekommenen Reiter Klassifizierung sichtbar.

Abbildung 13: Detaildaten Equipment (Sonstiges)
Auf dem Reiter Sonstiges ist das Equipment dem jeweiligen Technischen Platz zuzu-
ordnen. Dazu tragen Sie das Standortwerk FUB ein betätigen die Drucktaste .

Abbildung 14: Zuordnung Equipment zum Technischen Platz
Hier tragen Sie den entsprechenden Technischen Platz ein oder suchen ihn über die
F4-Hilfe. Anschließend betätigen die Drucktaste (Return)

Abbildung 15: Detaildaten Equipment (Sonstiges)
Die Planergruppe und der verantwortliche Arbeitsplatz des Technischen Platzes werden
übernommen.
Speichern Sie das Equipment über das Symbol (Sichern).
Es erscheint die automatisch vergebende Nummer des Equipments. Die Nummer ist
eindeutig und identifiziert das Equipment.

 HINWEIS
Änderungen an Equipments können mit der Transaktion IE02 (Logistik  Instand-
haltung  Verwaltung technischer Objekte  Equipment  IE02 – Ändern) vor-
genommen werden.
Mit der Transaktion IE03 (Logistik  Instandhaltung  Verwaltung technischer

Objekte  Equipment  IE03 – Anzeigen) kann ein Equipment angezeigt werden.
Im Einstiegsbildschirm ist die Nummer des Equipments einzugeben. Falls diese

nicht bekannt ist, kann nach dieser mit der F4-Hilfe gesucht werden.

2.4 Klassen & Merkmale

Ein Klassensystem hat die Aufgabe, beliebige Objekte mit Hilfe von Merkmalen zu be-
schreiben und ähnliche Objekte in Klassen zu gruppieren, also zu klassifizieren, um sie
anschließend leichter finden zu können.
Die Suche nach Objekten erfolgt mit Hilfe der Klassen und der in der Klasse definierten
Merkmale, die bei der Objektsuche als Suchkriterien dienen. Dadurch kann sicherge-
stellt werden, dass aus der Sicht der Merkmale identische oder ähnliche Objekte mög-
lichst schnell wiedergefunden werden können.
Im Klassensystem dienen Merkmale dazu, die Eigenschaften von Objekten zu be-
schreiben. Die einzelnen Ausprägungen eines Merkmals werden über Merkmalwerte
abgebildet.
 BEISPIEL
Das Merkmal Farbe hat die Werte ‘rot’, ‘grün’ und ‘blau’. Über das Merkmal wird
bei der Klassifizierung die Farbe eines Objekts angegeben.
Merkmale werden zentral angelegt und anschließend Klassen zugewiesen. Dabei kön-
nen Merkmale klassenspezifisch angepasst (überschrieben) werden.
Bei der Zuordnung von Objekten zu einer Klasse werden die Merkmale bewertet.
Bei der FUB werden im Bereich der Instandhaltung Equipments und Materialstämme zu
einer Klasse zugeordnet.

2.4.1 Merkmalverwaltung

Objekte  Umfeld  Klassen  Stammdaten  Merk- CT04
malverwaltung
Der erste Schritt ein Klassensystem aufzubauen, ist das Anlegen von Merkmalen.
Abbildung 16: Einstieg – Merkmal anlegen
Zum Anlegen eines Merkmals geben Sie den Merkmalsnamen ein und klicken auf die
Drucktaste (Anlegen)

Abbildung 17: Merkmal anlegen (Basisdaten)
Nachdem Sie die Bezeichnung eingegeben haben, müssen Sie den Datentyp auswäh-
len.
Der Datentyp charakterisiert ein Merkmal und gibt an, in welchem Format Merkmalwerte
eingegeben werden müssen.
Folgende vordefinierte Datentypen stehen Ihnen zur Verfügung, die Sie über die Einga-
behilfe auswählen können (in Klammern sehen Sie die im Customizing verwendeten
Abkürzungen):
 Zeichenformat (CHAR): für Merkmalwerte, die aus einer Zeichenfolge bestehen,
 Numerisches Format (NUM): für numerische Merkmalwerte,
 Datumsformat (DATE): für Merkmalwerte, die ein Datum angeben,
 Zeitformat (TIME): für Merkmalwerte, die eine Zeit angeben,
 Währungsformat (CURR): für Merkmalwerte, die in einer Währung angegeben
werden.

Abhängig vom Datentyp sind unterschiedliche Felder ausfüllbar:
 Zeichenformat:
Anzahl Stellen, Groß-/ Kleinschreibung, Einwertig/ Mehrwertig, Einschränkung,
Eingabe erforderlich
 Numerisches Format:
Anzahl Stellen, Dezimalstellen, Maßeinheit, Exponentendarstellung, Einwertig/
Mehrwertig, Intervallwerte erlaubt, Negative Werte erlaubt, Einschränkbar, Ein-
gabe erforderlich
 Währungsformat:
Anzahl Stellen, Dezimalstellen, Währung, Einwertig/ Mehrwertig, Intervallwerte
erlaubt, Negative Werte erlaubt, Einschränkbar, Eingabe erforderlich
 Datumsformat:
Einwertig/ Mehrwertig, Intervallwerte erlaubt, Einschränkbar, Eingabe erforderlich
 Zeitformat:
Einwertig/ Mehrwertig, Intervallwerte erlaubt, Einschränkbar, Eingabe erforderlich
Nachfolgend sind die verschiedenen Felder beschrieben:
 Anzahl Stellen
Gesamtanzahl der Stellen, die bei der Bewertung des Merkmals eingegeben
werden können. Diese Zahl schließt die Anzahl der Nachkommastellen ein. Vor-
zeichen und Dezimaltrennzeichen werden nicht gezählt. Bei Merkmalen des Da-
tentyps Zeichenformat (CHAR) kann bei den Werten eine sprachabhängige Be-
zeichnung gepflegt werden. Diese Bezeichnung kann unabhängig von diesen
Angaben bis zu 30 Zeichen lang sein.
 Dezimalstellen
Anzahl der Dezimalstellen, die bei der Bewertung des Merkmals zur Verfügung
stehen. Die Anzahl der Dezimalstellen muss kleiner als die Anzahl der Stellen
sein.

 Maßeinheit
Einheit, in der ein numerischer Merkmalwert angegeben wird. Bei der Bewertung
des Merkmals können Sie eine abweichende Einheit angeben, wenn sie in die in
der Merkmalpflege angegebene Einheit umrechenbar ist. Die Dimension (Länge,
Volumen etc.) entscheidet, in welche anderen Einheiten eine Maßeinheit umre-
chenbar ist
 Währung
Schlüssel der Währung, in der die Beträge im System geführt werden.
 Groß-/ Kleinschreibung
Kennzeichen, das steuert, ob bei den Merkmalwerten auch Kleinbuchstaben ein-
gegeben werden dürfen. Ist das Feld nicht markiert, erfolgt eine automatische
Umsetzung des eingegebenen Merkmalwertes in Großbuchstaben.
 Exp. Darstellung
Darstellungsform des numerischen Wertes eines Merkmals mit Exponenten.
 Einwertig
Kennzeichen, das steuert, ob dieses Merkmal nur mit einem einzelnen Wert be-
wertet werden darf.
 Mehrwertig
Ist dieses Feld markiert, können bei der Bewertung eines Merkmals mehrere
Werte angegeben werden. Die angegebenen Werte stehen in einer Oder-
Beziehung zueinander. Wenn das Merkmal für ein Objekt mit mehreren Werten
bewertet wurde, genügt es, dass bei der Objektsuche einer dieser Werte ange-
geben wird, damit die Suche erfolgreich ist.
 Intervallwerte erlaubt
Kennzeichen, das festlegt, ob für ein numerisches Merkmal auch ein Intervall als
Wert eingegeben werden darf.
 Negative Werte erlaubt

Legt fest, ob bei der Bewertung des Merkmals auch negative Werte eingegeben
werden dürfen.
 Eingabe erforderlich
Legt fest, ob das Merkmal bewertet werden muss.

Abbildung 18: Vordefinierte Werte eines Merkmals
Bei Merkmalen vom Datentyp Zeichenformat können Sie auf dieser Registerkarte be-
stimmte Werte pflegen. Wenn Sie hier bestimmte Werte pflegen, können später bei der
Zuordnung zum Technischen Platz oder zum Equipment nur diese Werte ausgewählt
werden. Damit werden Fehleingaben ausgeschlossen.
Wenn zu den hier angegebenen Werten zusätzliche freie Eingaben gemacht werden
können sollen, ist der Haken bei "Zusätzliche Werte" zu setzen.
Das Befüllen der Registerkarten "Zusatzdaten" und "Einschränkungen" ist nicht zwin-
gend erforderlich.
Über das Symbol (Sichern) wird das Merkmal dann angelegt.
 HINWEIS
Das Ändern und Anzeigen von Merkmalen kann ebenfalls mit dieser Transaktion
erfolgen. Dazu sind im Einstiegsbild die Drucktasten (Ändern) oder (Anzei-
gen) zu verwenden.

2.4.2 Klassenverwaltung

Objekte  Umfeld  Klassen  Stammdaten  Klas- CL02
senverwaltung
Der zweite Schritt beim Aufbau eines Klassensystems ist das Anlegen einer Klasse und
das Zuordnen von Merkmalen zu dieser Klasse.
Abbildung 19: Einstieg – Klasse anlegen
Zum Anlegen einer Klasse geben Sie den Klassennamen und die Klassenart 002 (für
Equipmentklasse) oder 001 (für Materialklasse) ein und klicken auf die Drucktaste
(Anlegen).

Abbildung 20: Detaildaten Klasse (Basisdaten)
Geben Sie die Bezeichnung der Klasse an und achten Sie darauf, dass der Status auf
"Freigegeben" steht, sonst kann die Klasse keinen Objekten zugeordnet werden.

Abbildung 21: Zuordnung Merkmale zur Klasse
Auf dem Reiter Merkmale können Sie nun die zuvor angelegten Merkmale der Klasse
zuordnen.
Über das Symbol (Sichern) wird die Klasse dann angelegt.
 HINWEIS
Das Zuordnen einer Klasse zum Equipment und das anschließende Befüllen der
Merkmale am Equipment ist in Kapitel 2.3.1 Equipments - Einzelbearbeitung be-
schrieben
 HINWEIS
Das Ändern und Anzeigen von Klassen kann ebenfalls mit dieser Transaktion er-
folgen. Dazu sind im Einstiegsbild die Drucktasten (Ändern) oder (Anzei-
gen) zu verwenden.

2.5 Instandhaltungsstücklisten
Eine Instandhaltungsstückliste (IH-Stückliste) ist ein vollständiges, formal aufgebautes
Verzeichnis aller Komponenten, die zu einem technischen Objekt oder einer Baugruppe
gehören. Sie enthält die Objektnummern der einzelnen Komponenten sowie ihre Menge
und die Mengeneinheit.
Bei der FU Berlin werden IH-Stücklisten verwendet, um wichtige Komponenten einer

Anlage, die selbst als Equipment dargestellt wird, abzubilden. Derzeit wird eine solche
IH-Stückliste nur für die Abbildung von Filtern und Keilriemen einer RLT-Anlage genutzt.
Dabei wird für jede RLT-Anlage, also für jedes Equipment, eine eigene Stückliste ange-
legt, so dass man in SAP von einer Equipmentstückliste spricht. Die einzelnen Kompo-
nenten (hier: die Filter und Keilriemen), werden als Materialstamm abgebildet.
 HINWEIS
Das Anlegen von Materialstämmen ist in Kapitel 2.6.1 Materialstämme beschrie-
ben.

IB01
Objekte  Stückliste  Equipmentstückliste  Anlegen
Abbildung 22: Einstieg – Equipmentstückliste anlegen

Im Einstiegsbildschirm ist die Equipmentnummer zu pflegen, zu der die Stückliste ange-

legt werden soll. Falls die Equipmentnummer nicht bekannt sein sollte, kann diese über
die F4-Hilfe ermittelt werden.
Weiterhin sind das Werk "FUB" sowie die Verwendung "4" (für Instandhaltung) zu ver-
wenden.
Über Symbol (ENTER) gelangen Sie zu den Detaildaten der Equipmentstückliste.
Abbildung 23: Detaildaten Equipmentstückliste
Hier tragen Sie die einzelnen Komponenten des Equipments ein. Jede Komponente
(zurzeit nur verschiedene Filter und verschiedene Keilriemen) hat eine eindeutige
Nummer hinter der sich der Materialstamm verbirgt. Falls Sie die Nummer nicht wissen,
können Sie diese über die F4-Hilfe ermitteln. Geben Sie zusätzlich die Menge ein. Die
Mengeneinheit wird automatisch eingetragen, da sie am Materialstamm hinterlegt ist.
 ACHTUNG
Verwenden Sie immer den Positionstyp I (IH-Strukturelement)
Über das Symbol (Sichern) wird die Stückliste gespeichert.

 HINWEIS
Änderungen an Equipmentstücklisten können mit der Transaktion IB02 (Logistik 
Instandhaltung  Verwaltung technischer Objekte  Stückliste  Equipment-
stückliste  IB02 – Ändern) vorgenommen werden.
Mit der Transaktion IB03 (Logistik  Instandhaltung  Verwaltung technischer

Objekte  Stückliste  Equipmentstückliste  IB03 – Anzeigen) kann eine
Equipmentstückliste angezeigt werden.
Im Einstiegsbildschirm ist die Nummer des Equipments (zusammen mit dem Werk
"FUB" und der Verwendung "4") einzugeben. Falls die Equipmentnummer nicht
bekannt ist, kann nach dieser mit der F4-Hilfe gesucht werden.

2.6 Materialstämme
Produkte, Material, Ersatzteile usw. werden in SAP unter dem Begriff Material zusam-
mengefasst. Alle Informationen, die zur Verwaltung eines Materials und seiner Bestän-
de sowie seines Einsatzes notwendig sind, werden im Materialstammsatz gepflegt. Ma-
terialstammsätze können für den Einkauf und Verkauf von weitgehend standardisierten
Artikeln verwendet werden. Es können z.B. je Lieferant und Materialnummer vereinbar-
te Preise gepflegt werden. Für eine artikelgenaue Verbrauchserfassung sind zwingend
Materialstammsätze notwendig.
Bei der FUB werden im Bereich der Instandhaltung zurzeit Materialstämme nur für die
Abbildung der verschiedenen Filter und Keilriemen einer RLT-Anlage benutzt.
Die Nutzung von Materialstämmen ist nötig, weil die Anforderung besteht die Anzahl
eines bestimmten Filtertyps/ Keilriementyps über alle RLT-Anlagen hinweg auszuwer-
ten. Ebenso ist hier eine übersichtliche rechtssichere Darstellung, welcher Filtertyp/
Keilriementyp (mit seinen jeweiligen Attributen, bspw. Größe) in welcher Anzahl pro
RLT-Anlage vorkommt, nötig. Weiterhin besteht die Anforderung, dass sich die Typbe-
zeichnung des Filters bzw. Keilriemens so ändern lassen muss, dass nicht jeder einzel-
ne Filter bzw. Keilriemen dieses Typs einzeln geändert werden muss. Diese Anforde-
rungen lassen sich mit der Verwendung von Klassen und Merkmalen allein nicht optimal
umsetzen, so dass Filter und Keilriemen mit Hilfe von Materialstämmen abgebildet wer-
den müssen. Je Filter-/ Keilriementyp wird es einen Materialstamm geben. Der Materi-
alstamm wird dann über Klassen und Merkmale mit den nötigen Attributen versehen.
Jede RLT-Anlage, welche als Equipment abgebildet wird, bekommt eine Stückliste in
der die jeweiligen Filter-/Keilriementypen mit ihrer Anzahl enthalten sind.

Logistik  Materialwirtschaft  Materialstamm  Mate-

MM01
rial  Anlegen allgemein  Sofort
Abbildung 24: Einstieg – Material anlegen
Das Feld Material ist leer zu lassen, da die Materialnummer automatisch vergeben wird.
Als Branche ist "H" für "Hochschule und als Materialart "IBAU" für "Instandhaltungsbau-
gruppe" zu verwenden.
Nach Betätigen des Symbols (ENTER) gelangen Sie zur Sichtenauswahl.

Abbildung 25: Sichtenauswahl Materialstamm
Dort markieren Sie die Sicht "Grunddaten 1" und betätigen die Drucktaste (Return).
Sie gelangen in die Detaildaten des Materials.
Abbildung 26: Detaildaten Materialstamm (Grunddaten 1)
Dort pflegen Sie den Kurztext des Materials sowie die Basismengeneinheit.

Abbildung 27: Klassifizierung Materialstamm
Sofern Sie an dem Materialstamm zusätzliche materialspezifische Merkmale pflegen

wollen, wechseln Sie auf die Sicht "Klassifizierung". Dort pflegen Sie die entsprechende
Klasse. Wenn Sie die Klasse nicht kennen, können Sie diese über die F4-Hilfe suchen.
Nach Eingabe der Klasse betätigen Sie das Symbol (ENTER).

Abbildung 28: Klassifizierung Materialstamm (2)
Nehmen Sie nun die entsprechenden Merkmalsbewertungen vor.
 HINWEIS
Derzeit werden Materialstämme nur für Keilriemen und Filter von RLT-Anlagen im
Rahmen der Instandhaltung genutzt. Die Klassifizierung des Materialstamms wird
derzeit nur für Filter genutzt.
Betätigen Sie das Symbol (Sichern), um den Materialstamm anzulegen.

 HINWEIS
Änderungen an Materialstämmen können mit der Transaktion MM02 (Logistik 
Materialwirtschaft  Materialstamm  Material  Ändern  MM02 – Sofort) vor-
genommen werden.
Mit der Transaktion MM03 (Logistik  Materialwirtschaft  Materialstamm  Ma-

terial  Anzeigen  MM03 – Anzeigen akt. Stand) kann ein Materialstamm ange-
zeigt werden.
Im Einstiegsbildschirm ist die Nummer des Materials einzugeben. Falls die Materi-
alnummer nicht bekannt ist, kann nach dieser mit der F4-Hilfe gesucht werden.

2.7 Arbeitsplätze
Ein Arbeitsplatz ist eine achtstellige werksabhängige Organisationseinheit, die be-
schreibt
 von wem ein Vorgang ausgeführt werden soll bzw. aufgeführt wurde (Ausführen-
der Arbeitsplatz)
 wer für die Bearbeitung eines PM-Auftrags verantwortlich ist (Verantwortlicher
Arbeitsplatz)
Sollen die vom (ausführenden) Arbeitsplatz erbrachten Leistungen intern verrechnet
werden, so werden sie mit Verrechnungssätzen bewertet, die durch die Kostenstellen
und Leistungsarten bestimmt werden. Dafür wird die zu jedem Arbeitsplatz zu pflegende
Kostenstelle verwendet. Bei der FUB ist derzeit keine interne Leistungsverrechnung
vorgesehen.
Da bei der FUB derzeit der PM-Auftrag nicht verwendet wird, tritt der Arbeitsplatz nur in
der Rolle des verantwortlichen Arbeitsplatzes auf.
Der verantwortliche Arbeitsplatz ist die Organisationeinheit, die für die Instandhaltung
verantwortlich ist. Bei der FUB wird der verantwortliche Arbeitsplatz auf Gebäudeebene
am Technischen Platz gepflegt. Von dort wird er automatisch in alle untergeordneten
Technischen Plätze und Equipments übernommen. Der verantwortliche Arbeitsplatz
orientiert sich an der Spalte "Betriebstechnik" der alten Gebäudezuständigkeitsliste
("gebäude_zuständig.xls").
Folgende Arbeitsplätze werden ausgeprägt:
Werk Arbeitsplatz Bezeichnung

Tabelle 3: vorhandene Arbeitsplätze


Objekte  Umfeld  Arbeitsplätze  Arbeitsplatz  An- IR01
legen
Abbildung 29: Einstieg – Arbeitsplatz anlegen
Im Einstiegsbild geben Sie das Kürzel des anzulegenden Arbeitsplatzes ein. Da Ar-
beitsplätze werksabhängig in SAP verwaltet werden, ist zusätzlich das Werk FUB ein-
zugeben. Als Arbeitsplatz wählen Sie "0005" für "Instandhaltung".
Nachdem Betätigen des Symbols (ENTER), gelangen Sie zu den Detaildaten des
Arbeitsplatzes.

Abbildung 30: Detaildaten – Arbeitsplatz (Grunddaten)
In den Grunddaten des Arbeitsplatzes sind folgende Felder auszufüllen:
 Kurztext (gemäß Festlegung im Pflichtenheft immer Bezeichnung und Telefon-

nummer der Organisationseinheit)
 Planverwendung: 009 (damit kann der Arbeitsplatz in allen Arbeitsplänen ver-
wendet werden)
 Vorgabewertschl.: SAP0 (Es werden keine Vorgabewerte benötigt.)
Da der Arbeitsplatz nicht als ausführender Arbeitsplatz innerhalb eines PM-Auftrages

verwendet wird und damit auch keine Kapazitätsplanung, Terminierung und Leistungs-
verrechnung möglich ist, ist keine Befüllung weiterer Felder nötig.

Über das Symbol (Sichern) wird der Arbeitsplatz angelegt.
 HINWEIS
Änderungen an Arbeitsplätzen können mit der Transaktion IR02 (Logistik  In-
standhaltung  Verwaltung technischer Objekte  Umfeld  Arbeitsplätze  Ar-
beitsplatz  IR02 – Ändern) vorgenommen werden.
Mit der Transaktion IR03 (Logistik  Instandhaltung  Verwaltung technischer

Objekte  Umfeld  Arbeitsplätze  Arbeitsplatz  IR03 – Anzeigen) kann ein
Arbeitsplatz angezeigt werden.
Im Einstiegsbildschirm ist das Kürzel des Arbeitsplatzes (zusammen mit dem

Werk "FUB") einzugeben. Falls das Arbeitsplatzkürzel nicht bekannt ist, kann nach
diesem mit der F4-Hilfe gesucht werden.

2.8 Berichte
Das Instandhaltungsinformationssystem (PM-IS) ist Teil des Logistikinformationssys-
tems (LIS). In diesem Informationssystem befinden sich eine Reihe von Auswertungs-
und Berichtsmöglichkeiten für die Stammdaten und Prozesse der Instandhaltung.
Nachfolgend wird ein zentraler sowie zwei kundeneigene Berichte zum Kapitel 2
"Stammdaten in der Instandhaltung" vorgestellt. Dokumentationen zu den vielen weite-
ren Berichten zu dem Thema entnehmen Sie bitte der offiziellen SAP-Hilfe unter
help.sap.com.

2.8.1 Strukturdarstellung eines Technischen Platzes


IH01
Objekte  Technischer Platz  Strukturdarstellung
Abbildung 31: Einstieg – Strukturdarstellung Technischer Platz
Als Technischen Platz geben Sie bspw. ein Gebäude ein, um im Bericht die komplette
Struktur dieses Gebäudes zu sehen. Die oben abgebildeten Einstellungen sollten Sie so

übernehmen, damit Sie in dem Bericht neben den Technischen Plätzen (Platzhierar-
chie) auch die eingebauten Equipments sowie eine etwaige vorhandene Stückliste zu
sehen.
Durch Betätigen der Drucktaste gelangen Sie in den Bericht.
Abbildung 32: Strukturdarstellung Technischer Platz
Nach Betätigung der Drucktaste "Aufriss gesamt" sehen Sie den gesamten Aufriss des
Technischen Platzes. Technische Plätze sind blau, Equipments grün und
Stücklistenpositionen gelb dargestellt.
Über den Menüpfad Einstellungen -> Feldauswahl können Sie die angezeigten Felder
der einzelnen Objekte bestimmen.

Abbildung 33: Feldauswahl – Strukturdarstellung Technischer Platz

2.8.2 Anlagenblatt
entfällt ZPM_ANLAGENBLATT
Das Anlagenblatt ist ein kundeneigener Bericht, der sämtliche Daten einer Anlage an-
zeigt. Die einzelnen Anlagen sind als Equipments in SAP abgebildet. Der Bericht grup-
piert die Equipments nach Technischen Plätzen und zeigt die Daten des Equipments
an. Die Daten können dabei direkt aus dem Equipment, aus der Klassifizierung oder
aus einer Stückliste stammen.
Der Bericht wird in einer ausdruckbaren Form angezeigt und lässt sich entweder aus-
drucken oder in der Druckansicht am Bildschirm anzeigen.
Im Folgenden sollen verschiedene Selektionsmöglichkeiten dargestellt werden:
Abbildung 34: Einstieg – Anlagenblatt (Selektion 1)
Auf diese Art lassen sich alle Anlagen eines Gebäudes zu einem Stichtag anzeigen.

Auf diese Art werden alle Anlagen einer bestimmen Kostengruppe (hier Kostengruppe
430) angezeigt.
Es ist auch möglich alle Anlagen eines Anlagentyps anzuzeigen. Dies ist vor allem dann
sinnvoll, wenn unter einer Kostengruppe mehrere Anlagentypen vorhanden sind (z. B.
unter Kostengruppe 430: RLT-Anlagen und Kälteanlagen) und daher obige Selektion
nicht zum Erfolg führt. Dazu müssen alle Equipments einer Objektart selektiert werden.
Klicken Sie auf die Mehrfachauswahl des Equipments .

Abbildung 37: Mehrfachauswahl Equipment
Klicken Sie auf .
Abbildung 38: Auswahl der Suchhilfe
Wechseln Sie ggf. zur Suchhilfe "Equipments über Equipmentliste".

Abbildung 39: Selektion über Objektart
Wählen Sie die gewünschte Objektart und starten Sie die Selektion über die Drucktaste
.
Abbildung 40: Trefferliste Equipment

Es werden Ihnen nun alle Equipments mit dieser Objektart angezeigt. Markieren Sie alle
Equipments über die Drucktaste und übernehmen sie die Trefferliste über die
Drucktaste .
Abbildung 41: Mehrfachselektion Equipment (2)
Die Equipments wurden nun in die Mehrfachselektion übernommen. Betätigen Sie die
Drucktaste , um diese Equipments in den Einstiegsbildschirm zu übernehmen.
Abbildung 42: Einstieg – Anlagenblatt (Selektion 3) (2)

Nun haben Sie alle Equipments eines Anlagentyps (einer Objektart) in den Selektions-
bildschirm übernommen. Das mehrere Equipments selektiert wurden erkennen Sie an
dem grünen Strich in der Drucktaste .
Durch Betätigen der Drucktaste rufen Sie den Bericht aus.
Abbildung 43: Auswahl des Druckers
Wählen Sie den Drucker aus, auf dem der Bericht gedruckt werden soll. Um den
Windows-Standard-Drucker des lokalen PC's zu nehmen, tragen Sie das Kürzel "LOCL"
ein.
Betätigen Sie die Drucktaste , um den Bericht auszudrucken. Um den Be-

richt sich vorher anzeigen zu lassen, betätigen Sie die Drucktaste .

Abbildung 44: Bericht Anlageblatt
Nun bekommen Sie die entsprechenden Equipments mit sämtlichen Daten angezeigt.
Die Equipments sind nach Technischen Plätzen gruppiert. Um von einer Seite zur ande-
ren zu wechseln, nutzen Sie bitte folgende Symbole: .

2.8.3 Gebäudezuständigkeitsliste
entfällt ZPM_GEB_VERANTW
Die Abbildung von Gebäudezuständigkeiten erfolgt bei der FU Berlin in der Form, dass
den Gebäuden im SAP-Modul RE-FX Geschäftspartner in Rollen zugeordnet werden,
die die Art der Zuständigkeit beschreiben. Derzeit sind folgende Rollen im System ein-
gerichtet:
Rolle Rollenbezeichnung
ZR0900 Ersthelfer
ZR0901 Sicherheitsbeauftragte
ZR0910 Hochbauleiter(in)
ZR0911 HLS-bauleiter(in)IST
ZR0912 Elektrotechnikbauleiter
ZR0913 Sicherheitstechnikbauleit
ZR0914 Betriebstechnik
ZR0915 ZEDAT
Tabelle 4: Rollen für Gebäudezuständigkeiten
Die Zuordnung der Partner erfolgt zeitabhängig, so dass im System nachvollzogen wer-
den kann, wer wann zuständig war.
Zur Nutzung der beschriebenen Liste müssen demnach folgende Voraussetzungen er-
füllt sein:
 die erforderlichen Geschäftspartner sind im System angelegt und
 den Gebäuden der Architektonischen Sicht in der entspr. Rolle zugeordnet.
Die nachfolgende Abbildung zeigt dies an einem Beispiel:

Abbildung 45: Beispiel Gebäudezuständigkeiten
Geben Sie zum Start der Auswertung die o.g. Transaktion ZPM_GEB_VERANTW ein
oder doppelklicken Sie auf den ggf. eingerichteten Favoriten.
Abbildung 46: Aufruf Liste Gebäudezuständigkeiten
Sie erhalten nun das folgende Selektionsbild.

Abbildung 47: Selektionsbild Liste Gebäudezuständigkeiten
Das Feld Stichtag wird beim Aufruf stets mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt, kann
aber beliebig geändert werden. Die weiteren Felder sind standardmäßig leer, können
aber aus vorherigen Transaktionsaufrufen deren Daten übernehmen.
Wählen Sie nun zunächst das oder die Gebäude aus, die Sie auswerten wollen. Der
hier einzugebende Schlüssel entspricht dem Schlüssel des zugehörigen Technischen
Platzes. Der Schlüssel „1DA073-GE65290“ repräsentiert also sowohl den Technischen
Platz des Moduls PM als auch das Gebäude des Moduls RE-FX.
Zur Erleichterung der Suche können Sie unterschiedliche Suchhilfen verwenden. Kli-
cken Sie dazu zunächst in das Feld und öffnen Sie anschließend die Werthilfe.
Abbildung 48: Wertehilfe öffnen

Abbildung 49: Wertehilfe – Auswahl
Sie können nun die für Sie geeignete Suchhilfe aktivieren. Folgende Suchhilfen bieten
sich an:
 Arch. Objekt über Anschrift
 Arch. Objekt zum Technischen Platz
Geben Sie nun möglichst kurze und eindeutige Suchbegriffe ein, z.B. „*rüdesh* im Feld
Straße, und den Archit. Objekttyp „40GE“ und bestätigen Sie mit Enter.
Abbildung 50: Wertehilfe – Arch. Objekt über Anschrift
Sie erhalten nun eine Liste aller Gebäude, die Ihren Suchkriterien entsprechen und
können das gewünschte Objekt per Doppelklick auswählen.

Abbildung 51: Auswahlliste Objekte
Der Schlüssel des Gebäudes erscheint nun im Selektionsfeld.
Abbildung 52: Selektionsbild mit Gebäudeschlüssel
Wollen Sie weitere, aber nicht alle Gebäude auswählen, klicken Sie auf die Schaltfläche
zum Start der Mehrfachselektion.
Abbildung 53: Mehrfachselektion

Klicken Sie in die erste freie Zeile und wiederholen Sie die zuvor beschriebenen Ar-
beitsschritte und klicken Sie abschließend auf um alle Objekte zu übernehmen.
Dass eine Mehrfachselektion ausgeführt wurde, erkennen Sie an der geänderten Fär-
bung der Schaltfläche „Mehrfachselektion“.
Wenn Sie, wie bisher beschrieben, konkrete Gebäude auswählen, kann das Feld zur
Auswahl des Architektonischen Objekttyps leer bleiben. Sie müssen es nur füllen, wenn
Sie keine spezifischen Gebäude angeben, sondern entweder den ganzen Bestand (kein
Objekt angegeben) oder Teile davon (z.B. 1DA*). Tragen Sie hier dann stets „40GE“
ein.
Geben Sie schließlich noch die Rollen ein, die Sie auswerten wollen. Um alle relevanten
Zuordnungen aufzulisten, sind dies derzeit die Rollen ZR0900 – ZR0915.
Das vollständig gefüllte Selektionsbild sieht dann wie folgt aus:
Abbildung 54: Gefülltes Selektionsbild
Führen Sie nun den Bericht aus, indem Sie die in Abbildung 54: Gefülltes Selektionsbild
markierte Schaltfläche anklicken.
Sie erhalten nun die Liste der Gebäudeverantwortlichen:

Abbildung 55: Liste Gebäudeverantwortliche
Sie können die Liste nun mit den in der Symbolleiste angezeigten Werkzeugen in SAP
bearbeiten (sortieren, filtern, drucken usw.) oder sie zur weiteren Verwendung nach
Excel exportieren.
Des Weiteren können Sie mit einem Doppelklick auf eine Zeile in die Anzeige des be-
troffenen Gebäudes abspringen (wenn Sie über die erforderlichen Berechtigung verfü-
gen).

Kapitel 3 - Prozesse in der Instandhaltung
3 Prozesse in der Instandhaltung

Für die Betriebstechnik werden die folgenden beiden Prozesse abgebildet:
 Störungsbeseitigung
 Periodische Wartung
3.1 Störungsbeseitigung
Der Prozess der Störungsbeseitigung beinhaltet die Dokumentation einer Störung in
SAP in Form einer Instandhaltungsmeldung (mit der Meldungsart Z1) und deren Besei-
tigung. Die Störungsbeseitigung kann durch Eigen- und/ oder Fremdbearbeitung erfol-
gen. Die Erfassung der Störmeldung erfolgt innerhalb einer Web-Oberfläche.
Meldungen sind in der Instandhaltungsabwicklung das Mittel, mit dem Sie bei Störun-
gen oder betrieblichen Ausnahmesituationen
 den technischen Ausnahmezustand an einem Objekt beschreiben,
 in der Instandhaltungsabteilung eine erforderliche Maßnahme anfordern,
 durchgeführte Arbeiten dokumentieren.
Instandhaltungsmeldungen (IH-Meldungen) dokumentieren Instandhaltungsmaßnah-
men lückenlos und machen sie langfristig auswertbar. Mit ihnen können Sie Maßnah-
men grob planen und ausführen.
Eine Instandhaltungsmeldung besteht aus einem Meldungskopf und einer oder mehre-
rer Positionen.
Die Meldungskopfdaten sind Informationen, die zur Identifizierung und Verwaltung der
Meldung dienen. Sie gelten für die gesamte Meldung.
Die Meldungspositionen enthalten je nach Meldungsart Daten zur näheren Bestimmung
des aufgetretenen Problems oder Schadens oder zur ausgeführten Aktion.

Abbildung 56: Struktur einer Meldung

3.1.1 Meldung anlegen

Um die gemeldete Störung zu erfassen, wird eine Meldung innerhalb der Web-
Oberfläche angelegt. Die Web-Oberfläche soll in das bei der FUB vorhandene Portal
eingebunden werden. Derzeit ist die Web-Oberfläche über folgenden Link zu erreichen:
https://SERRATATEST.ELSA.FU-BERLIN.DE/sap/bc/webdynpro/sap/zpm_wd_ih_meld
Abbildung 57: Einstieg – Meldung anlegen
Die Meldung wird i. d. R. von der zentralen Warte angelegt werden. Um dies zu tun, ist
nach Auswahl der Meldungsart Z1 (ist vorbelegt), die Drucktaste zu betä-
tigen. Sie gelangen in die Meldungsdetails.

Abbildung 58: Meldung anlegen – Detaildaten
Folgende Felder sind mindestens auszufüllen:
 Beschreibung
 Gebäude (als Technischer Platz)
 Störungsort
 Erfasser (vorbelegt mit entsprechendem SAP-Benutzernamen)
 Name des Meldenden
 Institut
 Mindestens eine Telefonnummer des Meldenden

In den Feldern Straße und Hausnummer ist eine Suche hinterlegt. Nach Eingabe der
ersten Buchstaben und anschließendem Betätigen der ENTER-Taste, werden die jewei-
ligen Treffer angezeigt. Sollte es nur einen Treffer geben, wird dieser direkt als Gebäu-
de übernommen. Eine kombinierte Suche nach Straße und Hausnummer ist möglich.
Der verantwortliche Arbeitsplatz, der am Technischen Platz des Gebäudes hinterlegt ist,
wird automatisch übernommen. Damit ist die verantwortliche Organisationseinheit für
die Meldungsbearbeitung festgelegt.
Sollte als Dringlichkeit "EILT" ausgewählt sein, wird eine E-Mail mit dem Meldungsinhalt
automatisch an die am verantwortlichen Arbeitsplatz hinterlegte E-Mail-Adresse gesen-
det. Die E-Mail-Adresse des verantwortlichen Arbeitsplatzes kann mittels der Transakti-
on SM30 in der Tabelle "ZPM_T_ARBL_EMAIL" gepflegt werden.
Als Meldungsdatum wird das Tagesdatum eingetragen. Dieses kann nicht geändert
werden. Als Datum des gewünschten Endes wird automatisch das Tagesdatum zzgl. 7
Tage eingetragen. Dieser Wert kann angepasst werden. Für Meldungen, deren ge-
wünschtes Ende mehr als 14 Tage in der Vergangenheit liegt, wird eine Erinnerungs-
mail an die im verantwortlichen Arbeitsplatz hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. Dafür
ist das Programm "ZPM_QMEL_ERINNERUNG_SENDEN" einzuplanen.
Für das Feld Name (des Meldenden) existiert ebenfalls eine Suche über den Anfangs-
buchstaben wie bei den Feldern Straße und Hausnummern. Die Suche geht auf die
SAP-Geschäftspartner. Entsprechende Daten werden vom Geschäftspartner übernom-
men. Natürlich ist es ebenfalls möglich die Felder des Meldenden manuell zu füllen,
falls kein Geschäftspartner existiert bzw. vom Geschäftspartner übernommene Felder
zu überschreiben.
Durch Betätigen der Drucktaste wird die Meldung angelegt.
Abbildung 59: Meldungsnummer
Es erscheint die Nummer der angelegten Meldung.

3.1.2 Meldung ändern

Um angelegte Meldungen in der Folge bearbeiten zu können, ist eine Suche der Mel-
dungen nötig.
Abbildung 60: Einstieg – Meldungsliste
Um Meldungen zu suchen, steht die Meldungsliste zur Verfügung. Dort können Sie
nach verschiedensten Kriterien suchen. Vorbelegt sind die Felder Meldungsart gleich
Z1 und Status ungleich MMAB. Damit werden alle nicht abgeschlossenen Meldungen
der Meldungsart Z1 ("Störmeldung FUB") gefunden.
Eine Übersicht über die vorhandenen Status erhalten sie über Betätigen der F4-Hilfe
 HINWEIS
Da die FUB keine PM-Aufträge verwendet, sind im Prinzip nur die Status MOFN
"Meldung offen" und MMAB "Meldung abgeschlossen" relevant.
Derzeit werden nur die Meldungsarten Z1 "Störmeldung FUB" und Z2 "Wartungs-

meldung" FUB genutzt. Das Thema Wartung wird im Kapitel 3.2 "Periodische War-
tung" behandelt.

Nach Eingabe der entsprechenden Suchkriterien gelangen Sie zu der entsprechenden

Ergebnisliste, in dem Sie die Drucktaste betätigen.
Abbildung 61: Meldungsliste
Nachdem Sie die gewünschte Meldung markiert haben, gelangen Sie durch Betätigen
der Drucktaste in die Meldungsdetails.

Abbildung 62: Meldung anzeigen – Detaildaten
Hier stehen Ihnen verschiedene Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung:
Über Betätigen der Drucktasten und können Sie eine Datei (bspw.
eine technische Zeichnung oder ein Foto) oder einen Link auf eine Datei der Meldung
hinzufügen.
Abbildung 63: Anhängen einer Datei

Abbildung 64: Anhängen einer URL
Über die Drucktaste wird eine E-Mail an die im verantwortlichen

Arbeitsplatz hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet, mit dem Hinweis, dass dieser Sach-
verhalt zu prüfen ist. Ebenso wird der Status BLMP "Bereichsleiter muss prüfen" ge-
setzt, über den der Bereichsleiter wiederum die entsprechenden Meldungen selektieren
kann.
Über die Drucktaste können einige Meldungsdaten bearbeitet werden. So

z. B. der verantwortliche Arbeitsplatz oder das gewünschte Endedatum.
Ebenso können im Bearbeitungsmodus Zwischenstände in Textform erfasst werden.
Abbildung 65: Erfassung von Zwischenständen
Zwischenstände können auch per E-Mail an die E-Mail-Adressen des Meldenden ge-
sendet werden, um diesen über den aktuellen Bearbeitungsstand zu informieren. Hier-
für stehen Ihnen 3 Auswahlmöglichkeiten hinter der Drucktaste zur Verfü-
gung.

Abbildung 66: E-Mail von Zwischenständen
Es öffnet sich ein Fenster mit einem entsprechenden Standardtext. Dieser kann nach
Belieben abgeändert werden.
Abbildung 67: Zwischenstand an den Meldenden
Durch Betätigen der Drucktaste wird die entsprechende E-Mail an alle in der Mel-
dung angegebenen E-Mail-Adressen des Meldenden gesendet.

Nachdem die Störung behoben wurde, wird die Meldung abgeschlossen. Dazu betäti-
gen Sie die Drucktaste .
Der Meldende wird über den Meldungsabschluss per E-Mail informiert. Hierzu öffnet
sich ein Fenster, in dem bereits ein vorgefertigter Text vorgegeben ist. Diesen Text
können Sie nach Belieben verändern.
Abbildung 68: Abschlussmail an den Meldenden
Durch Betätigen der Drucktaste wird die entsprechende E-Mail an alle in der Mel-
dung angegebenen E-Mail-Adressen des Meldenden gesendet.
 ACHTUNG
Diese Meldungsliste innerhalb der Web-Oberfläche ist für Störmeldungen der Mel-
dungsart Z1 konfiguriert. Wartungsmeldungen der Meldungsart Z2 sollten hierüber
nicht bearbeitet werden.

3.2 Periodische Wartung

Der Prozess der periodischen Wartung betrifft regelmäßige Wartungen und Prüfungen
von Anlagen, für dessen Durchführung die Betriebstechnik verantwortlich ist. Er beginnt
mit der Ausschreibung der zu wartenden Anlagen. Nach Eingang von Angeboten erfolgt
die Beauftragung/en der Fremdfirma/firmen mittels Bestellung über SAP MM (Material-
wirtschaft). Die eingehende Rechnung wird über die logistische Rechnungsprüfung in
SAP verbucht.
Die Erinnerung an eine bevorstehende Wartung erfolgt in SAP über eine Meldung, die
durch einen Wartungsplan erzeugt wird. Diese Meldung hat keinen direkten Bezug zur
Bestellung.
Der Ausschreibungsprozess inklusive des Versendens der Anfragen und der Eingang
und die Auswertung der Angebote findet außerhalb von SAP statt. Grundlage der Aus-
schreibung ist ein Leistungsverzeichnis (LV), welches die zu wartenden Anlagen samt
ihrer technischen Daten enthält. Ein derartiges Leistungsverzeichnis wird in SAP auf-
grund der vorhandenen Daten automatisiert erstellt. Diese automatische Erstellung ist in
Kapitel 3.2.4 "Erzeugung eines Muster-Leistungsverzeichnisses" beschrieben.
Nachfolgend ist neben der LV-Erzeugung das Anlegen und Terminieren eines War-
tungsplans beschrieben. Bezüglich der Erzeugung von Bestellungen und der Abwick-
lungen innerhalb der logistischen Rechnungsprüfung sei auf die entsprechenden Hand-
bücher verwiesen.

3.2.1 Wartungsplan anlegen

Mit Hilfe der Wartungsplanung können Sie die Termine und den Umfang der planbaren
Wartungs- und Inspektionstätigkeiten an technischen Objekten beschreiben. Sie kön-
nen sicherstellen, dass Ihre technischen Objekte (Technische Plätze und Equipments)
immer rechtzeitig gewartet werden und somit optimal funktionieren.
Ein Wartungsplan besteht aus einem Wartungsplankopf und einer oder mehreren War-
tungspositionen. Im Wartungsplankopf ist u. a. der Zyklus, in dem die Wartung durchge-
führt werden soll, enthalten. Eine Wartungsposition beschreibt, welche vorbeugenden
Instandhaltungsmaßnahmen an einem technischen Objekt oder an einer Gruppe von
technischen Objekten in regelmäßigen Abständen stattfinden sollen. Ein Wartungsplan
enthält automatisch immer eine Wartungsposition. Bei der FUB ist es vorgesehen, dass
Wartungspläne immer nur genau eine Wartungsposition enthalten.
Pro Wartungsposition wird durch die Terminierung in einem regelbaren Abstand zum
jeweiligen Fälligkeitstermin ein Abrufobjekt erzeugt. Bei der FUB wird als Erinnerung an
zu erfolgende Wartungen/ Prüfungen generell das Abrufobjekt "Meldung" verwendet
werden.
Logistik  Instandhaltung  Planmäßige Instandhaltung

 Wartungsplanung  Wartungspläne  Anlegen  IP41
Einzelzyklusplan
Abbildung 69: Einstieg – Wartungsplan anlegen
Wählen Sie als Wartungsplantyp "ME Wartungsplan Meldung", da zur Erinnerung an

eine Prüfung immer eine Meldung angelegt werden soll. Das Feld Wartungsplan ist leer
zu lassen, da die Nummer des Wartungsplans automatisch vergeben wird.
Über das Symbol (ENTER) gelangen Sie in die Detaildaten des Wartungsplans.

Abbildung 70: Detaildaten - Wartungsplankopf (Zyklen)
Neben dem Kurztext des Wartungsplans tragen Sie auf dem Reiter "Zyklen Wartungs-
plan" den Zyklus ein, in dem die jeweilige Wartung stattfinden soll. Ein Offset kann dazu
verwendet werden, wenn der erste Zyklus anders als die restlichen Zyklen sein soll.
Wird kein Offset angegeben – wie in diesem Beispiel – ist auch der erste Zyklus so wie
alle folgenden Zyklen. Das Feld Zähler wird bei der FUB nicht genutzt, da nur zeitab-
hängige und keine leistungsabhängigen Wartungspläne genutzt werden.
Abbildung 71: Detaildaten - Wartungsplankopf (Terminierungsparameter)
Auf diesem Reiter können verschiedene Parameter für die Terminierung angegeben
werden, die nachfolgend erläutert werden:

Feldname Beschreibung Bemerkung
Terminierungskennzeichen Gibt an, wie der nächste

Termin ermittelt werden soll.
Beispiel: Intervall = 1 Monat
(= 30 Tage), letzter Termin
am 15.02.
Stichtagsgenau: nächster
Termin = 15.03.
Zeit: nächster Termin =
15.02. + 30 Tage
Fabrikkalender: nächster
Termin = 15.02. + 30 Ar-
beitstage gemäß Fabrikka-
lender
Eröffnungshorizont (in %) Gibt an, ob Abrufobjekte

(=Meldungen/ PM-Aufträge)
zum Termin oder bereits vor
dem Termin erzeugt werden
sollen. Die Angabe erfolgt in
%.
 BEISPIEL
Bei 100 % wird das
Abrufobjekt genau
zum Plantermin er-
zeugt. Bei 80 % wird
das Abrufobjekt nach
Ablauf von 80 % der
Zyklusdauer (also 20
% vor dem Plantermin)
erzeugt
Verschiebefaktor bei ver- Gibt an, ob und wie sich der Bei der FUB wird immer ein
späteter Erledigung (in %) nächste Plantermin ver- Verschiebefaktor von 100 %
schiebt, wenn der vorige gewählt, da damit gewähr-
Termin erst nach Plandatum leistet ist, dass immer die
erledigt wurde. volle Zyklusdauer verwen-
det wird.

Toleranz bei verspäteter Gibt an, bis zu welcher To-

Erledigung (in %) leranzgrenze eine Termin-
abweichung keine Termin-
verschiebung zur Folge ha-
ben soll.
 BEISPIEL
Intervall = 30 Tage,
Toleranz = 10%
Bei Terminabweichungen
bis zu 3 Tagen erfolgt keine
Verschiebung des nächsten
Plantermins.
Verschiebefaktor bei ver- Gibt an, ob und wie sich der Bei der FUB wird immer ein
frühter Erledigung (in %) nächste Plantermin ver- Verschiebefaktor von 100 %
schiebt, wenn der vorige gewählt, da damit gewähr-
Termin bereits vor Planda- leistet ist, dass immer die
tum erledigt wurde. volle Zyklusdauer verwen-
det wird.
Toleranz bei verfrühter Er- Siehe Toleranz bei verspä-

ledigung (in %) teter Erledigung.
Fabrikkalender Nummer des Fabrikkalen-

ders, der Basis für die Ter-
minermittlung ist. Im Fabrik-
kalender ist festgelegt, wel-
che Tage Arbeitstage und
welche Feiertage sind.

Abrufintervall Mit dem Abrufintervall kön-

nen Sie den Zeitraum be-
stimmen, für den das Sys-
tem bei der Wartungsplan-
terminierung Wartungsabru-
fe erzeugt.
Wenn Sie ein Abrufintervall
angeben, werden für diesen
Zeitraum wartende Abrufe
erzeugt. Daher sollten Sie
das Abrufintervall nur set-
zen, wenn Sie langfristig
planen möchten.
Bei einem Neustart oder
Start im Zyklus wird jedoch
trotz Abrufintervall sicher-
gestellt, dass zumindest ein
Termin (entweder im Status
"wartend" oder "abgerufen")
erzeugt wird. Auch wenn
das Abrufintervall kleiner als
der verwendete Zyklus ist.
Wenn Sie kein Abrufintervall
angeben, stellt das System
sicher, dass mindestens ein
wartender Abruf vorhanden
ist.
Erledigungspflicht Wenn Sie diese Kennzei- Konkret bedeutet dies: Die

chen setzen, erzeugt das nächste Meldung wird erst
System das nächste Ab- angelegt, wenn die vorher-
rufobjekt erst dann, wenn gehende Meldung abge-
das vorhergehende Ab- schlossen ist.
rufobjekt erledigt wurde.
 HINWEIS
Bei der FUB wird die
Erledigungspflicht
ausdrücklich nicht
verwendet.

Zyklusstart Datum, zu dem das System Wenn Sie dieses Feld leer
den Wartungsplan starten lassen, müssen Sie bei der
soll. Terminierung den Zyklus-
start angeben. Dieses Feld
sollte vor allem dann ausge-
füllt werden, wenn Sie meh-
rere Wartungspläne erstma-
lig in einem Sammellauf
terminieren wollen.
Tabelle 5: Terminierungsparameter
Abbildung 72: Detaildaten - Wartungsplankopf (Zusatzdaten)
Auf dem Reiter Zusatzdaten muss das Sortierfeld gepflegt werden. Das Sortierfeld gibt
an um welche Art der Prüfung/ Wartung es sich handelt.
 HINWEIS
Die Angabe des Sortierfeldes ist wichtig, damit das Programm zur automatischen
LV-Erzeugung die relevanten Wartungspläne ermitteln kann.

Abbildung 73: Detaildaten – Wartungsposition
Als Bezugsobjekt für den Wartungsplan tragen Sie entweder einen Technischen Platz
oder ein Equipment ein. Wenn Sie ein Equipment eintragen, wird der zum Equipment
zugehörige Technische Platz automatisch übernommen.
Folgende Logik wurde für die Zuordnung eines Bezugsobjekts bei der FUB getroffen:
Wartungspläne sollen zu einem Technischen Platz (der Anlagengruppe) angelegt wer-

den, wenn die jeweilige Prüfung und deren Zyklus für eine Gruppe von Anlagen eines
Gebäudes gleich ist und diese Anlagen gemeinsam (z. B. im selben Monat) gewartet
werden.
Wartungspläne werden zu einem Equipment (der einzelnen Anlage) angelegt, wenn
eines der folgenden Kriterien zutrifft:
 Die Prüfung findet nicht bei allen Anlagen der jeweiligen Anlagengruppe des Ge-
bäudes statt.
 Der Zyklus der jeweiligen Prüfung ist nicht gleich dem Zyklus der restlichen An-
lagen der Anlagengruppe des Gebäudes.
 Die Prüfung findet nicht gemeinsam (z. B. im selben Monat) mit allen anderen
Anlagen der Anlagengruppe des Gebäudes statt.

Nach Eingabe des Bezugsobjekts werden die Felder Planungswerk, Planergruppe und
verantwortlicher Arbeitsplatz automatisch (mit den im Bezugsobjekt hinterlegten Daten)
gefüllt. Der verantwortliche Arbeitsplatz ist wichtig, da er die Organisationseinheit dar-
stellt, die für die Wartungsdurchführung verantwortlich ist. Diese Daten werden in die
Meldung, die für die jeweilige Prüfung erzeugt wird, geschrieben.
Als Meldungsart ist Z2 zu verwenden, da die Meldungen, die über einen Wartungsplan
angelegt werden, diese Meldungsart besitzen.
Die übrigen Felder müssen nicht befüllt werden. Arbeitspläne werden im Rahmen der
Instandhaltung bei der FUB nicht verwendet.
Durch Betätigen des Symbols (Sichern) wird der Wartungsplan angelegt.
 HINWEIS
Bei der FUB werden zwei Meldungsarten verwendet. Meldungsart Z1 für Störmel-
dungen, die i. d. R. von der zentralen Warte angelegt werden und Meldungsart Z2
für Wartungsmeldungen, die zum entsprechenden Termin automatisch durch ei-
nen Wartungsplan angelegt werden.
 HINWEIS
Änderungen an Wartungsplänen können mit der Transaktion IP02 (Logistik  In-
standhaltung  Planmäßige Instandhaltung  Wartungsplanung  Wartungsplä-
ne  IP02 – Ändern) vorgenommen werden.
Mit der Transaktion IP03 (Logistik  Instandhaltung  Planmäßige Instandhal-

tung  Wartungsplanung  Wartungspläne  IP03 – Anzeigen) kann ein War-
tungsplan angezeigt werden.
Im Einstiegsbildschirm ist die Nummer des Wartungsplans einzugeben. Falls das

diese Nummer nicht bekannt ist, kann nach dieser mit der F4-Hilfe gesucht wer-
den.

3.2.2 Wartungsplan terminieren

Durch das Terminieren eines Wartungsplans werden die Plantermine neu berechnet
und entsprechend der Vorgaben im Wartungsplan die Meldungen zu anstehenden Ter-
minen generiert.
Die Meldung stellt die Erinnerung an eine bevorstehende Prüfung dar. Die Meldung
selbst hat keine direkte Beziehung zur Bestellung, welche die Beauftragung des Dienst-
leisters darstellt. Die Meldung wird nicht an den Dienstleister gesendet. Nach erfolgter
Wartung/ Prüfung wird die Meldung abgeschlossen. Das Abschlussdatum der Meldung
bestimmt abhängig vom gewählten Verschiebefaktor, den Plantermin der nächsten Prü-
fung.
Die Terminierung sollte nach der Neuanlage des Wartungsplans einmalig manuell erfol-
gen, um das gewünschte Ergebnis kontrollieren zu können. Die manuelle Terminierung
eines einzelnen Wartungsplans erfolgt in SAP PM über die Transaktion IP10, die nach-
folgend beschrieben wird.
In der Praxis werden die Wartungspläne nach der erstmaligen Terminierung automa-
tisch über einen eingeplanten Job in einem Sammellauf terminiert. Dieser Job kann
bspw. täglich nachts ausgeführt werden. In diesem Job wird der Report RISTRA20 ver-
wendet, der die Transaktion IP30 – Terminüberwachung ausführt.

 Wartungsplanung  Terminplanung für Wartungsplä- IP10
ne  Terminieren
Abbildung 74: Einstieg – Wartungsplan terminieren
Geben Sie die Nummer des Wartungsplans ein und betätigen Sie das Symbol (EN-
TER). Die Nummer des Wartungsplans können Sie über die F4-Hilfe ermitteln. Alterna-
tiv können Sie auch in einem 2. Modus die Wartungsplannummer über die Wartungs-
planliste, welche in Kapitel 3.3.2 "Liste der Wartungspläne" beschrieben ist, ermitteln.

Abbildung 75: Detaildaten – Wartungsplan terminieren
Betätigen Sie die Drucktaste , um die Terminierung zu starten.
Abbildung 76: Eingabe des Startdatums
Im erscheinenden Pop-Up pflegen Sie das Datum, von dem aus die Terminierung be-
ginnen soll. Dies ist im Normalfall das Datum, an dem die letzte Prüfung stattfand.

Abbildung 77: Terminierungsergebnis
Es erscheint das Terminierungsergebnis. Das System errechnet ausgehend vom Start-

datum, wann die nächsten Prüfungen fällig sind. Dieses ist das Plandatum. Das Abruf-
datum gibt, wann die entsprechende Meldung erzeugt wird. Dieser "Vorlauf" wird durch
den Eröffnungshorizont bestimmt.
Die Anzahl der Termine, welche das System im Vorhinein errechnet, richtet sich nach
dem Abrufintervall. Da in der Folge sämtliche Wartungspläne periodisch über einen Hin-
tergrund-Job terminiert werden, ist sichergestellt, das auch nachfolgende Termine er-
zeugt werden bzw. bestehende Termine angepasst werden. Das Anpassen von nach-
folgenden Terminen kann dann erfolgen, wenn eine Meldung vor oder nach dem Plan-
datum abgeschlossen wird und ein entsprechender Verschiebefaktor in den Terminie-
rungsparametern angegeben ist.
Der Terminierungsstatus "Abruf durch Sichern" bedeutet, dass durch Sichern dieser
Terminierung sofort eine Meldung erzeugt wird. Dies geschieht deshalb, weil das Abruf-
datum schon erreicht ist. Die Termine im Status "wartet", bleiben so lange in diesem
Status, bis das entsprechende Abrufdatum erreicht ist. Dann wird durch die automati-
sche Terminierung über den eingeplanten Job die jeweilige Meldung erzeugt.

Über die Drucktaste (Abruf freigeben) kann ein Termin im Status "wartet" sofort frei-
geben werden, wodurch durch anschließendes Sichern der Terminierung die entspre-
chende Meldung erzeugt wird.
Über die Drucktaste (Abruf fixieren) kann das Plandatum eines Termins angepasst
und fixiert werden. Durch das Fixieren wird dieses Datum durch die automatische Ter-
minierung nicht mehr angepasst.
Über die Drucktaste (Abruf übergehen) kann ein Termin im Status "wartet" oder "fi-
xiert" übergangen werden. Dies bedeutet, dass hierfür keine Meldung erzeugt wird.
Über die Drucktaste kann ein zusätzlicher Termin mit einer zusätzlichen
Meldung erzeugt werden. Hierbei handelt es sich also um einen "ungeplanten" Termin.
Durch Betätigen des Symbols (Sichern), wird die Terminierung gesichert und je
nach Status der Termine eine Meldung erzeugt.

3.2.3 Meldungsabschluss
Nachdem die jeweilige Wartung durchgeführt wurde, wird die entsprechende Meldung
abgeschlossen. Dies kann über die Meldungsliste (bspw. über Selektion der entspre-
chenden Meldungsart oder des verantwortlichen Arbeitsplatzes) durchgeführt werden.
Die Meldungsliste ist detailliert in Kapitel 3.3.1 "Liste der Meldungen" beschrieben
Durch Betätigung der Drucktaste in der jeweiligen Meldung (Einzelbearbeitung) er-
scheint folgendes Pop-Up:
Abbildung 78: Setzen des Abschlussdatums (Einzelbearbeitung)
Hier wird links der Bezugszeitpunkt für den Meldungsabschluss angegeben. Unter
diesem Zeitpunkt wird die jeweilige Meldung in der Instandhaltungshistorie abgelegt.
Rechts kann ein abweichender Erledigungszeitpunkt angegeben werden. Dieser
Zeitpunkt wird in den Wartungsplan fortgeschrieben und bestimmt abhängig vom
Verschiebefaktor den Plantermin für den nächsten Wartungsabruf. Da bei der FUB zur
Zeit immer ein Verschiebefaktor von 100 % verwendet wird, ist das Plandatum für den
nächsten Wartungsabruf (die nächste Meldung) das Erledigungsdatum plus den
jeweiligen Zyklus.
Werden Wartungsmeldungen über die Meldungsliste gesammelt abgeschlossen

(Sammelbearbeitung), erscheint folgendes Pop Up:

Abbildung 79: Setzen des Abschlussdatums (Sammelbearbeitung)
Hier kann nur ein abweichender Erledigungszeitpunkt für die markierten

Wartungsmeldungen gewählt werden, daher ist diese Sammelbearbeitung mit Vorsicht
zu genießen und sollte eher nicht verwendet werden.
 ACHTUNG
Die hier beschriebenen Funktionalitäten sind nur in der Meldungsliste der Transak-
tionen IW28 und IW29 möglich. Sie sind nicht in der Meldungsliste der Web-
Oberfläche möglich. Daher sollten Wartungsmeldungen ausschließlich über diese
Meldungsliste und nicht in der Meldungsliste innerhalb der Web-Oberfläche abge-
schlossen werden.

3.2.4 Erzeugung eines Muster-Leistungsverzeichnisses

Grundlage der Ausschreibung für die periodische Wartung ist ein Leistungsverzeichnis
(LV), welches die zu wartenden Anlagen samt ihrer technischen Daten enthält. Ein der-
artiges Leistungsverzeichnis wird in SAP aufgrund der vorhandenen Daten automati-
siert erstellt.
entfällt ZPM_MUSTERLV
Abbildung 80: Einstieg – LV-Erzeugung
Im ersten Schritt müssen die für das Leistungsverzeichnis relevanten Anlagen

(Equipments) selektiert werden. Ein sinnvolle Selektion wäre beispielsweise, dass ein

Leistungsverzeichnis für alle Anlagen einer Anlagenart (z. B. Kälteanlagen) erzeugt

werden soll.
Dazu eignet sich die Selektion über die entsprechende Objektart
Abbildung 81: Selektion über Objektart
Zusätzlich ist anzugeben, welche Prüfungsarten (Lose) im Leistungsverzeichnis be-

rücksichtigt werden sollen. Die Prüfungsart wird über das Sortierfeld des Wartungsplans
abgebildet.
In diesem Beispiel soll ein Leistungsverzeichnis für alle Kälteanlagen und für die Prüfar-
ten "Wartung Kälteanlagen" und "Dichtheitsprüfung Kälteanlagen" erzeugt werden.

Um mehrere Einträge im Sortierfeld pflegen zu können, muss die Mehrfachselektion

über die Drucktaste aufgerufen werden.
Bevor dies möglich ist, müssen zunächst die Mussfelder gepflegt werden. Dies ist zum
einen die Nummer des Muster-LV's und zum anderen eben das Sortierfeld.
Die Nummer des Muster-LV's kann frei vergeben werden, es empfiehlt sich jedoch eine
Nummer mit einer gewissen Logik zu verwenden. Der erste Eintrag für das Sortierfeld,
in diesem Beispiel "KAELTE_WARTUNG", kann über die F4-Hilfe ausgewählt werden.
Abbildung 82: Erweiterung der Selektion
Nun kann die Mehrfachselektion des Sortierfeldes über die Drucktaste aufgerufen
werden und der zweite Eintrag, in diesem Beispiel "KAELTE DICHTHEIT" über die F4-
Hilfe eingepflegt werden.

Abbildung 83: Mehrfachselektion Sortierfeld
Durch Betätigen der Drucktaste werden die Einträge in den Selektionsbildschirm

übernommen.
Durch Betätigen der Drucktaste kann der vorbelegte Po-

sitionstext bei Bedarf geändert werden. Dieser Text wird an jede Leistungszeile ange-
hangen.

Abbildung 84: Positionstext anzeigen/ ändern
Durch Betätigen der Drucktaste wird der Positionstext bestätigt.

Abbildung 85: Vollständiger Selektionsbildschirm
Nun ist die Selektion vollständig und das LV kann durch Betätigen der Drucktaste
erzeugt werden. Optional kann man sich vor der Erzeugung die ermittelten Daten in
einer Liste (ALV-Liste) anzeigen lassen, worauf an dieser Stelle verzichtet wird.

Abbildung 86: Leistungsverzeichnis – Kopf
Das Leistungsverzeichnis wird angelegt und man gelangt in den Kopf des Leistungsver-
zeichnisses. Über die Drucktaste gelangt man zu den einzelnen Leis-
tungszeilen des LV's und kann das erzeugte Ergebnis kontrollieren.

Abbildung 87: Leistungsverzeichnis – Leistungszeilen
Links wird die Hierarchie des Leistungsverzeichnisses angezeigt. Die erste Ebene ist
die jeweilige Prüfungsart (Los), welche sich über das gewählte Sortierfeld ableitet. In
der 2. Ebene wird die entsprechende Organisationseinheit angezeigt. Diese wird durch
den im Equipment hinterlegten verantwortlichen Arbeitsplatz bestimmt. Die 3. Ebene ist
dann das jeweilige Gebäude, welches sich über den Technischen Platz des Equipments
ableitet.
Auf der 3. Ebene befinden sich dann die jeweiligen Leistungszeilen. Für jedes
Equipment (jede Anlage) wird pro Prüfungsart eine Leistungszeile für die jeweilige Prü-
fung erzeugt. Der Kurztext der Leistungszeile setzt sich aus dem Kurztext des War-
tungsplans und dem Kurztext des Equipments zusammen. Er ist auf 40 Zeichen be-
grenzt, so dass entsprechend abgeschnitten wird. Die Menge gibt an wie häufig die Prü-
fung, bezogen auf ein Jahr, durchgeführt werden muss. In diesem Beispiel ist also die
Wartung des Splitklimagerätes zweimal pro Jahr und die Wartung des Klimagerätes
einmal pro Jahr durchzuführen.
Abbildung 88: Leistungsverzeichnis – Leistungszeilen (2)
Scrollt man nach rechts, kann man sich durch Betätigen der Drucktaste den Lang-
text der Leistungszeile ansehen.

Abbildung 89: Leistungslangtext
Neben dem Standardtext, der auf dem Selektionsbildschirm angepasst werden kann,
werden die Attribute des jeweiligen Equipments in den Langtext der Leistungszeile
übernommen. Damit sind die Daten der Anlage, die für die Ausschreibung benötigt wer-
den im Leistungsverzeichnis hinterlegt. Bei Bedarf kann der Leistungslangtext an dieser
Stelle auch noch geändert werden.
Wenn das Leistungsverzeichnis korrekt erstellt wurde, kann man die Transaktion ein-
fach beenden, da das Leistungsverzeichnis bereits gespeichert wurde. Sollte man Än-
derungen vorgenommen haben, sind diese natürlich zu speichern.

Sollte das erzeugte Leistungsverzeichnis nicht den Wünschen entsprechen, kann die-
ses auch gelöscht werden. Dazu muss man zurück den Kopf des LV's durch Betätigen
des Symbols (Zurück).
Abbildung 90: Löschen des Leistungsverzeichnisses
Über den Pfad Muster-LV->Löschen kann das Leistungsverzeichnis gelöscht werden.

 HINWEIS
Änderungen an Leistungsverzeichnissen können mit der Transaktion ML11 (Logis-
tik  Materialwirtschaft  Leistungsstamm  Muster-LV  ML11 – Ändern) vor-
genommen werden.
Mit der Transaktion ML12 (Logistik  Materialwirtschaft  Leistungsstamm 

Muster-LV  ML12 – Anzeigen) kann ein Leistungsverzeichnis angezeigt werden.
Im Einstiegsbildschirm ist die Nummer des Leistungsverzeichnisses einzugeben.

Falls das diese Nummer nicht bekannt ist, kann nach dieser mit der F4-Hilfe ge-
sucht werden.
Eine Liste von Leistungsverzeichnissen kann mit der Transaktion ML15 (Logistik
 Materialwirtschaft  Leistungsstamm  Muster-LV  ML15 – Listanzeige) ge-
neriert werden.

3.3 Berichte
3.3.1 Liste der Meldungen
Logistik  Instandhaltung  Instandhaltungsabwicklung IW28/

 Meldung  Listbearbeitung  Ändern/ Anzeigen IW29
Abbildung 91: Selektionsbildschirm Meldungsliste

Hier können Sie mit sehr vielen Kriterien die gewünschten Meldungen selektieren. Zent-
rales Selektionskriterium bei der FUB ist der verantwortliche Arbeitsplatz, da über die-
sen die verschiedenen verantwortlichen Bereiche abgebildet sind. Über die Meldungsart
(Z1, Z2) kann gezielt nach Stör- oder Wartungsmeldungen gesucht werden. Ebenso
kann nach dem Technischen Platz selektiert werden, um bspw. alle Meldungen eines
Gebäudes oder alle Meldungen zu einer Kostengruppe der DIN276 angezeigt zu be-
kommen. Weiterhin können Sie die Meldungen nach dem Meldungsstatus (offen, zu-
rückgestellt, in Arbeit oder abgeschlossen) selektieren. Eine Einschränkung nach dem
Meldungsdatum ist auch oftmals sinnvoll.
Abbildung 92: Meldungsliste
Per Doppelklick auf die Meldungsnummer können Sie in die Detaildaten einer Meldung
verzweigen.
Über die Drucktaste können Sie zwischen dem Änderungs- und Anzeigemodus hin
und her schalten. So können Sie die jeweilige Meldung entweder im Änderungs- oder
im Anzeigemodus öffnen.
Über die Drucktasten ist es möglich die Liste zu auf- oder absteigend zu sortieren.
Markieren Sie dazu vorher die Spalte, nach der sortiert werden soll.
Über die Drucktaste kann ein Filter auf eine Spalte gesetzt werden. Markieren Sie
dafür vorher die gewünschte Spalte.
Über die Drucktaste kann das Layout der Meldungsliste verändert werden.

Abbildung 93: Layout anpassen
Hier können Sie nun die gewünschten Spalten über die Pfeiltasten ein- und ausblenden.
Zum Sichern des Layouts betätigen Sie das Symbol (Sichern).
Ein Standard-Layout mit den wichtigsten Spalten ist bereits voreingestellt. Wie be-
schrieben ist es für den jeweiligen Benutzer möglich ein eigenes Layout zu erstellen.
 ACHTUNG
Wartungsmeldungen der Meldungsart Z2 sind vorzugsweise über diese Meldungs-
liste zu bearbeiten. Störmeldungen der Meldungsart Z1 sollten, über die Mel-
dungsliste innerhalb der Web-Oberfläche (beschrieben in Kapitel 3.1.2 "Meldung
ändern") bearbeitet werden, da nur dort Funktionen wie beispielsweise das Ver-
senden von E-Mails an den Meldenden möglich sind.

3.3.2 Liste der Wartungspläne


 Wartungsplanung  Wartungspläne  Wartungsposi- IP17/ IP18
tionen  Listbearbeitung  Ändern/ Anzeigen
Abbildung 94: Selektionsbildschirm Wartungsplanliste
Hier können Sie die Wartungspläne nach verschiedenen Kriterien auswählen. Sie kön-
nen sich beispielsweise, wie dargestellt, über den Technischen Platz alle Wartungsplä-
ne einer Kostengruppe der DIN276 für einen bestimmten verantwortlichen Arbeitsplatz
anzeigen lassen.

Abbildung 95: Wartungsplanliste
Durch einen Doppelklick auf die Wartungsplannummer gelangen Sie in die Detaildaten
des jeweiligen Wartungsplans.
Auch in diesem Bericht ist es möglich zu sortieren, einen Filter zu setzen oder das Lay-
out benutzerspezifisch anzupassen. Ein Standard-Layout mit den wichtigsten Spalten
ist bereits voreingestellt.

3.3.3 Liste der Wartungstermine

Mit Hilfe der Liste der Wartungstermine können Sie sich einen Überblick über anste-
hende Wartungstermine verschaffen. Dieser Bericht kann der Ausschreibung in ausge-
druckter oder digitaler Form (z. B. als Excel-Liste) beigelegt werden, damit der Dienst-
leister weiß, wann welche Anlage gewartet werden muss.

 Wartungsplanung  Terminplanung für Wartungsplä- IP24
ne  WartTerminübersicht  Listanzeige
Abbildung 96: Selektionsbildschirm Wartungsterminliste

Auch für diesen Bericht stehen verschiedene Selektionskriterien zur Verfügung. Auch
hier ist eine Einschränkung über den Technischen Platz oder den verantwortlichen Ar-
beitsplatz sinnvoll. Über die dargestellte Selektion bekommt man alle Wartungstermine
für die Kostengruppe 430 angezeigt.
Abbildung 97: Wartungsterminliste
Auch in diesem Bericht ist es möglich zu sortieren, einen Filter zu setzen oder das Lay-
out benutzerspezifisch anzupassen. Ein Standard-Layout mit den wichtigsten Spalten
ist bereits voreingestellt.
Um nur Termine für einen bestimmten Zeitraum angezeigt zu bekommen, empfiehlt es

sich einen entsprechenden Filter auf die Spalte Plandatum zu setzen.
In diesem Beispiel bekäme man neben den Terminen für Kälteanlagen auch Termine
für RLT-Anlagen angezeigt, da beide Anlagenarten zur Kostengruppe 430 gehören. Um
hier nur Termine für eine Anlagenart anzuzeigen, wäre ein Filter auf das Sortierfeld
denkbar. Das Sortierfeld gibt die Prüfungsart wieder. Es müsste dann gewährleistet
sein, dass über das Sortierfeld die Anlagenart eindeutig identifiziert werden kann. Dies
wäre z. B. möglich, wenn das Sortierfeld mit dieser beginnt, wie in der obigen Abbildung
zu sehen ist. Eine Einschränkung über die Objektart ist hier nicht möglich.
Durch Betätigen der Drucktaste , kann der Bericht nach MS-Excel exportiert werden.

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Bearbeitung: CONET Business Consultants GmbH

150602_Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx 02.06.2015 Seite ii

3.3.1 Liste der Meldungen ................................................................................... 109

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150602_Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx 02.06.2015 Seite iv

Abbildung 34: Einstieg – Anlagenblatt (Selektion 1) ...................................................... 58

150602_Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx 02.06.2015 Seite v

Abbildung 68: Abschlussmail an den Meldenden .......................................................... 82

150602_Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx 02.06.2015 Seite vi

0.1 14.04.2015 Martin Winkelmeier alle Erstellung

0.2 29.05.2015 J. Adamski 2.8.3 Ergänzung

1.0 02.06.2015 Martin Winkelmeier alle Fertigstellung

150602_Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx 02.06.2015 Seite vii

BP Komponente Business Partner in SAP© ERP (= GP)

CAD Computer Aided Design

CAFM Computer Aided Facility Management

CO Komponente Controlling in SAP© ERP

DIS Dokumenten-Infosatz (DVS-Objekt)

DVS Komponente Dokumentverwaltung in SAP© ERP

FI Komponente Finanzwesen in SAP© ERP

FUB Freie Universität Berlin

GP Geschäftspartner (siehe BP)

MA Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen

ME Mieteinheit (Mietobjekttyp, Nutzungssichtobjekt)

150602_Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx 02.06.2015 Seite viii

Abkürzung/ Wort Beschreibung

PM Komponente Instandhaltung in SAP© ERP

PS Komponente Projektsystem in SAP© ERP

PSM Komponente Haushaltsmanagement in SAP© ERP

RE-FX Komponente Immobilienmanagement in SAP© ERP

RU Rental Unit (s. ME – Mieteinheit)

SAP© Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbei-

150602_Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx 02.06.2015 Seite ix

150602_Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx 02.06.2015 Seite 10 von 115

2 Stammdaten in der Instandhaltung

150602_Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx 02.06.2015 Seite 11 von 115

2.2 Technische Plätze

Abbildung 1: Integration Technische Objekte – Architektonische Sicht

Struktur der Technischen Plätze

150602_Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx 02.06.2015 Seite 12 von 115

A = nur Buchstaben erlaubt

Abbildung 2: Strukturkennzeichen Technischer Platz

Die Struktur der Technischen Plätze stellt sich folgendermaßen dar:

150602_Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx 02.06.2015 Seite 13 von 115

Bezeichnung Technischer Name Bezeichnung

 3-7. Stelle: entspricht den letz-

150602_Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx 02.06.2015 Seite 14 von 115

kostenstelle (Bsp.: 9031234A)

150602_Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx 02.06.2015 Seite 15 von 115

Logistik  Instandhaltung  Verwaltung technischer

Abbildung 3: Einstieg – Technischer Platz anlegen

150602_Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx 02.06.2015 Seite 16 von 115

Abbildung 4: Detaildaten Technischer Platz (Übersicht)

150602_Anwenderhandbuch_Instandhaltung_V1.0.docx 02.06.2015 Seite 17 von 115

Folgende Felder sollten auf dem Reiter "Übersicht" gefüllt sein:

 Standortwerk -> immer "FUB"

Folgende Arbeitsplätze werden ausgeprägt:

Werk Arbeitsplatz Bezeichnung

Tabelle 2: vorhandene Arbeitsplätze

Die Adresse ist ebenfalls auf Gebäudeebene zu pflegen.

Der übergeordnete Technische Platz wird aufgrund des Strukturkennzeichens automa-

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Abbildung 5: Detaildaten Technischer Platz (Kontierung)