Prozessmanagement

MODUL 3 – KONZEPTE DES PROZESSMANAGEMENTS

SKRIPT ZUR VORLESUNG

Prof. Dr. Christine Brautsch

 Prozessmanagement

MODUL 3 – KONZEPTE DES PROZESSMANAGEMENTS

KAPITELÜBERSICHT

MODUL 3
Konzepte des Prozessmanagements

Konzepte des Prozessmanagements

• Integrierte Geschäftsprozess- und
Workflowmanagement
• Strukturelemente
• Funktions- und Prozessdenken

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Integriertes Prozess- und Workflowmanagement

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• Prozesse und Workflows sind eng miteinander verbunden und können nicht unabhängig
voneinander entwickelt werden.

• Daher muss Prozessmanagement

________________________________________________abgebildet
ganzheitlich in einem integrierten Konzept werden.

• Das Konzept dient dem Abgleich mit

o der ________________________________________________,
o der ________________________________________________ sowie deren
o ________________________________________________ Umsetzung

mit geeigneten Kommunikations- und Informationssystemen und dem strategischen

und operativen Prozesscontrolling.

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 Integriertes Geschäftsprozess- und
Workflowmanagement
Aufgaben
• strategische Gestaltung,

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Planung, Steuerung und
______________
Strategische Kontrolle von Prozessen
______________
Ebene (strategisches
Prozesscontrolling)

konzeptionelle•
______________
Fachlich Fachliche Gestaltung, Analyse,
______________
Ebene Modellierung und operative
Führung von Prozessen
(operatives Prozesscontrolling)

_____________
Operative • technische Umsetzung und
_____________
Ebene detaillierte Überwachung und
Messung von Prozessen
(Monitoring)

Aufgaben- •
_______________
Vernetzte Festlegung von Rollen,
_______________
bereiche Richtlinien, Standards und
___ Arbeitsanweisungen
• Wissens- und
Changemanagement
• Ressourcenmanagement
• Entwicklung von
Anwendungssystemen
Quelle: Gadatsch, A. [Grundkurs Geschäftsprozess- Management, 2017], S.20 Prof. Dr. Christine Brautsch 3
 • Scope: Geschäftsfelder & kritische Erfolgsfaktoren

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- Identifizierung, Planung und Umsetzung zentraler Prozesse
• ____________, Panung und Umsetzung zentraler Prozesse

• Strategische ___________________
Entwicklung/Steuerung

o Steuerung über KPis

o Überwachung Zielerreichung
o Maßnahmen
Strategische Ebene
(Strategieentwicklung o Ggf. Korrektur
und -steuerung)

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• Das Prozessmanagement umfasst die Phasen der
Prozessabgrenzung, der Prozessmodellierung und der
Prozessführung im Lebenszyklus von Prozessen:

• Die _______________________
Modellierung = Prozessentstehung.

• ______________________ = Realitätsausschnitte aus einem

Geschäftsfeld als Geschäftsprozess abzubilden.

• strategischen Ziele eines Unternehmens führt zu (völliger) Neugestaltung

Fachlich- von Abläufen bzw. Automatisierung bestehender Prozesse angestrebt
konzeptionelle werden.
Ebene

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 MODUL 3 – KONZEPTE DES PROZESSMANAGEMENTS
• Prozess__________________
durchführung bzw. ________________ fokussiert die
Ausrichtung der Prozesse an Prozess-Führungsgrößen.

• Step by step aus den kritischen Geschäftsfelder abzuleiten.

• Je nach Umfang ermittelter Erfolgsdefizite, aufgetretener

Schwachstellen kann eine Re-Modellierung bzw. ein erneutes
Durchlaufen der Prozessmodellierung erforderlich sein.

Fachlich-
konzeptionelle
Ebene

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 MODUL 3 – KONZEPTE DES PROZESSMANAGEMENTS
• Die ______________________
Workflowmodellierung = Geschäftsprozessmodellierung +
Spezifikationen

• _____________________
Workflow ausführung = Erzeugung von Prozessobjekten +
Durchlauf der Prozessobjekte entlang der vorgesehen
Bearbeitungsstationen unter der Kontrolle eines
Workflowmanagement-Systems.

• _____________________
Workflow monitoring = laufenden Überwachung des
Prozessverhaltens.
Operative Ebene
(Workflow
-management)

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 MODUL 3 – KONZEPTE DES PROZESSMANAGEMENTS
• Organisationsgestaltung
o Festlegung von Rollen, Richtlinien, Standards und konkreten
_____________________
Anwendungen für die Mitarbeiter.
o Methoden für das Wissens- und Changemanagement
o Management der personellen und sonstigen Ressourcen.

Vernetzte
Aufgabenbereiche • Die Anwendungssystemgestaltung stellt prozessorientierte
(Anwendungssystem- Informationssysteme bereit.
und Organisations-
gestaltung)

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Strukturelemente – Perspektiven des Prozesswürfels

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• Die Struktur des Prozessmanagements lässt sich in drei Dimensionen untergliedern
o Ebenen, Phasen und Sichten
o Als ______________________
Abstraktionsebenen = Strategie, Prozesse und Workflow
o ___________________
Phasen = Fachliche Modellierung, die Technische
Modellierung und der Einsatz + das Monitoring der laufenden Aktivitäten
o Die Modellierung kann durch die __________
Sichten Organisation, Funktion, Daten,
Software und Prozess strukturiert werden.

Anwendung des Prozesswürfels

• Entwicklung ein prozessorientiertes Konzept für die ________________________
• Der Würfel dient hierbei als ______________________-.
Veranschaulichung

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 Strukturelemente – Perspektiven des Prozesswürfels

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Quelle: Gadatsch, A. [Grundkurs Geschäftsprozess- Management, 2017], S.22
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Beispiel „Online-Autohaus“ – Anwendung Prozesswürfel (1/3)

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• Abstraktionsebenen

Strategie:
Ein Onlineautohaus benötigt eine Abgrenzung zu Wettbewerbern. Es konkurriert mit
Werksniederlassungen der Automobilhersteller, freien ortsgebundenen Autohändlern und
spezialisierten EU-Importeuren. Der Vorteil des Onlineautohauses ist die komplette Abwicklung
des Autokaufes von der Beratung, Auswahl bis zur Auslieferung und Übergabe über digitale
Medien und spricht daher insbesondere jüngere und medientechnisch interessierte Käufer an.

Prozesse:
Alle für den Kunden sichtbaren Prozesse sollen digitalisiert werden und über beliebige
internetfähige Endgeräte (PC, Tablet, Smartphone) erreichbar sein. Papierunterstützung
bis auf gesetzlich nicht abwendbare Ausnahmen sind zu vermeiden.

Workflow:
Für das Onlineautohaus sind zahlreiche Prozesse als Workflow zu realisieren, d. h. die Prozesse
sollen von einem Softwaresystem gesteuert werden. Beispiel sind: Kundendaten erfassen,
Versicherungsdaten erfassen, Im Fahrzeugbestand recherchieren, Fahrzeuginformationen
anfordern, Fahrzeug auswählen, Fahrzeug reservieren, Fahrzeug für den Kunden zulassen und
versichern, Probefahrt vereinbaren, Onlineberatung durch Mitarbeiter, Bestellung,
Übergabetermin vereinbaren, Rücktritt vom Kauf oder Stornierung.

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Beispiel „Online-Autohaus“ – Anwendung Prozesswürfel (2/3)

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• Phasen

Fachliche Modellierung (1.Teilezyklus):

Zunächst müssen Steuerungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse
fachlich beschrieben werden (siehe Prozesslandkarte) . Die Modelle sollen für den jeweiligen
Mitarbeiter (z. B. Online-Verkaufsberater) im Intranet sichtbar sein und später auch als
Nachschlagewerk dienen.

Technische Modellierung (2.Teilezyklus):

Die Umsetzung der Prozesse auf der Workflowebene werden
an ein externes Softwarehaus übergeben und dort programmiert. Wichtig ist,
dass allgemeine IT-Standards und Besonderheiten der Automobilindustrie abgebildet
werden um die Anbindung an Datennetze der Automobilhersteller zu erhalten.

Einsatz und das Monitoring (3.Teilezyklus):

Nach erfolgter Programmierung und Test sollen die
Anwendungen im Betrieb genutzt werden. Für das Monitoring der Prozesse soll in
Echtzeit auf Kundenreaktionen (z. B. Modellvergleiche, Abbruch der Online-Sitzungen)
reagiert werden.

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Phasen- bzw. Life-Cycle-Modell

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1. Teilzyklus

Geschäftsprozess-
__________________ Strategie
___________
Monitoring
_________ _________
Ausführung Ausführung Strategisch ____
restrukturierung ___________
Entwicklung
_________ _________ und orientierte
____ ____
Überwachung Geschäfts-
von Workflow- prozess-
Instanzen gestaltung

3. Teilzyklus Geschäftsprozess
Geschäftsprozess
_________________ ______________
_____
modellierung ________
analyse
Organisatorisch-
technische
Umsetzung

Workflow- ____________
Optimierung __________
WF- Modellierung

2. Teilzyklus

_________
Simulation
_________
und
____
Analyse
Beispiel „Online-Autohaus“ – Anwendung Prozesswürfel (3/3)

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• Sichten

Organisation: Interne Abteilungen (Rechnungswesen, Verwaltung, Marketing, IT),

Externe Abteilungen (Verkauf/Beratung; Service)

Funktion: Stammdatenerfassung, Fahrzeugdatenerfassung, Preisdatenerfassung u. a.

Daten: Fahrzeugdaten, Preisdaten (eigene Preise, Wettbewerbspreise), Kundendaten,

Kundenverhalten, Statistiken (Abverkauf, Lagerdauer, Durchschnittspreise) u. a.

Software: Interne Software für Buchhaltung, Verwaltung, Personalabrechnung,

Onlineportal mit allen Kundenorientierten Funktionen u. a. Kunden-App für die
operative Abwicklung von Beratung und Kauf sowie Kundenbindung

Prozess: Ausgestaltung Steuerungsprozesse (Unternehmensplanung,

Marketingstrategie, Controlling;
Kernprozesse , Fahrzeuginformationen bereitstellen, Kaufprozess abwickeln,
Reklamationen bearbeiten, Fahrzeugauslieferung durchführen, …),
Unterstützungsprozesse
(Rechnungswesen, Lagerhaltung, Personalwesen, IT-Bereitstellung, u. a.)

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 Vom Funktions- zum Prozessdenken

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• streng hierarchisch
• Vorstand / GF

• Bereiche, z.B. EK,

VK, Lager, P, HR,
Finanz

• Prozesse sind nicht Gegenstand einer Funktionalorganisation

• Oft haben die Mitarbeiter auch keine Vorstellung davon, was ein Prozess ist, sie identifizieren
sich mit „ihrer“ Aufgabe.
• In der Regel sind mehrere organisatorische Einheiten bei der Ausführung von Prozessen
involviert
Quelle: Gadatsch, A. [Grundkurs Prof. Dr. Christine Brautsch 15
Geschäftsprozess- Management, 2017], S.30
 Vom Funktions- zum Prozessdenken

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• Schnittstellen
• Medienbrüche
• Verantwortung = Prozessabschnitt
• Prozesse „suchen sich Ihren Weg“

Quelle: Gadatsch, A. [Grundkurs Geschäftsprozess-

Management, 2017], S.30

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Vom Funktions- zum Prozessdenken – Kamineffekt (1/2)

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Kamineffekt

• Unterschiedliche Beurteilung: Kleine Organisationen & wachsende Organisationen

• Funktionales Denken in trad. Organisationen

• Interne Blockaden
• Informations-Silos

• Zielvereinbarung als Konfliktpotential

 Kamineffekt

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 Vom Funktions- zum Prozessdenken – Kamineffekt (2/2)

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• Prozessorientierte Orga: Steuerung über Prozessziele
• nicht deckungsgleich

Quelle: Gadatsch, A. [Grundkurs Geschäftsprozess- Management, 2017], S.31

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 MODUL 3 – KONZEPTE DES PROZESSMANAGEMENTS
1. Erläutern Sie das Konzept des ganzheitlichen und integrierten
Geschäftsprozess- und Workflow-Managements.

2. Welches sind die Kernelemente der Fachlich-konzeptionelle Ebene des

Integriertes Prozess- und Workflowmanagement (Nennung & Erläuterung)
3. Erläutern Sie die Inhalte der Operative Ebene des Integriertes Prozess-
und Workflowmanagement
4. Welches sind die kritischen Erfolgsfaktoren bei der Anwendung eines des
Integriertes Prozess- und Workflowmanagement ?

5. Nennen sie mögliche Strukturelemente als Perspektiven des

Prozesswürfels sowie deren Inhalt
Wiederholungs-
fragen und 6. Erläutern Sie die Inhalte der drei Teilezyklen des Prozessmanagement-
Übungen Life-Cycle-Modells sowie dessen Zugehörigkeit in das Gesamtkonzept

7. Erläutern sie eigenen Worten, den Übergang vom Funktions- zum

Prozessdenken.

8. Welche Gefahren entstehen durch den sog. Kamineffekt?

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