BIS-Office,

Tätigkeiten zum Jahreswechsel

1. Sollarbeitszeiten für das Jahr 2024 anlegen

Um im neuen Jahr gleich richtig mit „BIS-Office“ zu starten, sollten vorab die Soll-
Arbeitszeiten der Mitarbeiter für das Jahr 2024 im Programm hinterlegt werden. Dieser
Vorgang kann bereits vor Jahresende erfolgen.
Diese Einstellungen können im Programm über „Stammdaten/Heute“  „Personal“ 
„Arbeitszeitverwaltung“ bzw. „Verw. Arbeitszeit“ vorgenommen werden.

Nach dem Aufruf der „Arbeitszeitverwaltung“ bzw. „Verw. Arbeitszeit“ wird das Jahr 2024
ausgewählt und auf die Schaltfläche „Raster verwenden“ geklickt. Im Folgefenster ist per
„Doppelklick“ das gewünschte „Arbeitszeitraster“ aus der Liste auszuwählen und die
Darstellung dieses Arbeitszeitrasters wird geladen.

Das Programm bietet drei unterschiedliche Erfassungsmöglichkeiten für die Soll-

Arbeitszeiten:

Variante A) Sollstunden und Arbeitszeiten sind das ganze Jahr über gleich

Für diese Variante wird unten links im Programmfenster die Funktion „Aufteilung: Gesamt“
gewählt.

Es öffnet sich die Maske des Arbeitszeitrasters, in dem die Sollstunden und Arbeitszeiten für
das neue Jahr eingetragen werden können.

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Tätigkeiten zum Jahreswechsel

1 Funktion „auf Mitarbeiter übertragen“

Anschließend wird im Fenster „Arbeitszeitverwaltung“ die Schaltfläche „auf Mitarbeiter

übertragen“ gewählt und die Zeiten werden somit auf die jeweiligen Arbeitszeitkonten der
Mitarbeiter übertragen.

Variante B) Monatsweise verschiedene Sollstunden/Arbeitszeiten

Die Sollstunden und Arbeitszeiten sind in den einzelnen Monaten des Jahres unterschiedlich,
aber immer mindestens für einen Monat gleich.

Für diese Variante wird links unten im Programmfenster „monatlich“ angeklickt.

In dem sich öffnenden Fenster können für die unterschiedlichen Monate jeweils die
Sollstunden und Arbeitszeiten wie unten aufgeführt eingetragen werden.

Im Anschluss wird die Schaltfläche „auf Mitarbeiter übertragen“ ausgeführt, um die

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Zeiten den Mitarbeitern entsprechend zu hinterlegen.

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Variante C) Unterschiedliche Sollstunden und oder Arbeitszeiten innerhalb eines Jahres

Gilt für eine Änderung der Sollarbeitszeiten, die nicht direkt zum 1. eines Monats, sondern
innerhalb des Monats stattfindet (z.B. Beginn der Sommerarbeitszeit am 15.03., Beginn der
Winterarbeitszeit am 15.10.).

Für diese Variante wird unten links im Programmfenster die Aufteilung „detailliert“
eingestellt.

In dieser Variante bietet das Programm die Möglichkeit den unterschiedlichsten Zeiträumen
Arbeitszeiten und Sollstunden zu hinterlegen.

Um schneller arbeiten zu können, bietet das Programm oben links im Menü die Möglichkeit
die erfassten Werte nach rechts zu übertragen. Sollstunden und Uhrzeiten werden somit
bereits für den Rest des Jahres ergänzt, müssen also nur noch jeweils ab dem Zeitraum, an
dem sich die Vorgabe ändert, angepasst werden.

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Schaltfläche Ausfüllhilfe

Über Klick auf die Schaltfläche „Ausfüllhilfe“ wird das Ausfüllen des Rasters erleichtert, da
hier bereits bestimmte Werte eingegrenzt werden können.

Es öffnet sich das Fenster „Ausfüllen“:

Im oberen Bereich können die Werte Sollzeit, Arbeitszeit sowie die Pausen definiert werden.
Dafür wird das Häkchen vor die entsprechende Zeile gesetzt und im dahinterliegenden Feld
der entsprechende Wert eingetragen.

Im unteren Bereich wird anschließend festgelegt, auf welche Wochentage und in welchem
Zeitraum die definierten Werte angewendet werden sollen.
Mit Klick auf die Schaltfläche „ausfüllen“ werden diese Werte dann direkt in die Maske des
Arbeitszeitrasters übernommen. Die Ausfüllhilfe bleibt geöffnet, so dass anschließend gleich
die nächsten Werte hinterlegt werden können. Über das grüne Häkchen kann das Fenster
„Ausfüllen“ wieder verlassen werden.

Bevor das Programm verlassen wird, muss auch hier wieder die Schaltfläche „auf
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Mitarbeiter übertragen“ ausgeführt werden, um die Zeiten auf die Arbeitszeitkonten
der Mitarbeiter zu übertragen.

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Tätigkeiten zum Jahreswechsel
2. Übertrag Urlaubsanspruch sowie Resturlaub und Überstunden aus 2023

Um die oben aufgeführten Salden und Bestände für das Jahr 2024 übertragen zu lassen,
müssen sämtliche Personalbuchungen des Jahres 2023 getätigt worden sein.
Nur so wird gewährleistet, dass die korrekten Salden übertragen werden.

Vor dem Durchführen des Mechanismus sind folgende Kriterien zu beachten:

a) das endende Jahr muss im Sinne der Personalbuchungen "abgeschlossen" sein (es
wird nur der Saldo berücksichtigt, welcher zum Übernahmezeitpunkt im endenden
Jahr eingetragen ist)

b) der Mechanismus darf erst AB dem 1. Januar des neuen Jahres durchgeführt werden
(hierbei ist das Systemdatum von Windows entscheidend)

Sind die zuvor genannten Bedingungen erfüllt, kann der Saldo für alle Mitarbeiter wie folgt
durchgeführt werden:

- Sicherstellen, dass zum Zeitpunkt des Abgleichs nur ein PC an "BIS" angemeldet ist

- Starten des Moduls Auskunft Mitarbeiter bzw. Arbeitszeitkalender (über

Personalwesen)

- Ein spezieller Mitarbeiter muss nicht gewählt werden, jedoch muss im unteren
Bereich die Jahresansicht für das Jahr 2024 gewählt sein (Schaltfläche „Jahr“ im
linken unteren Bereich wählen).

- Über den Menüpunkt "Datei" oben links können nun nacheinander die Funktionen
ausgeführt werden.

"Urlaubsanspruch übertragen"
Hierbei bitte beachten, dass der identische Wert vom Vorjahr übernommen wird; hat
sich der Urlaubsanspruch bei einem Mitarbeiter geändert, kann dieser wie gewohnt
in dem Modul Personalwesen/Buchungen korrigiert werden. Alternativ kann der
Urlaubsanspruch auch komplett händisch erfasst werden.

"Jahressalden übertragen"
Es werden zum Zeitpunkt des Übertrags alle Salden der Überstunden sowie der Rest-
Urlaubstage mit dem aktuellen Vortrag verglichen. Nur die Differenz (Letztjahressaldo
– Vortrag) wird im neuen Jahr als "Vortrag" eingebucht.

Mit diesen Funktionen ist ein Mechanismus hinterlegt, welcher die Jahressalden vom
endenden Jahr in das neue Jahr überträgt (hierbei werden ausschließlich der
Urlaubssaldo, der Urlaubsanspruch sowie der Überstundensaldo berücksichtigt).

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2024

Die aktuelle Personaldatenbank steht sofort nach dieser Übernahme zur Verfügung

3. Zusätzliche Information für die Anwender der mobilen Geräte

Um die Aktualisierungen auf den mobilen Geräten zu übertragen, bitten wir Sie anschließend noch
folgende Schritte auszuführen:

Im Aufgaben-Programm, klicken Sie oben links auf "Mobile Geräte" und wählen Sie im Menü
"Basis/Stammdaten bereitstellen". Klicken Sie dann auf "OK" um die Daten zu aktualisieren.

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