Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen –

Erstellen einer Monatsbuchhaltung

(Modul 2)

Inhalt
1. Organisatorische Tätigkeiten
2. Das Buchen in Buchungsstapeln
3. Buchungserfassung

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2021/03
Modulübersicht

Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen

Modul 1: Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung

Modul 2: Erstellen einer Monatsbuchhaltung

Modul 3: Auswertungen

Modul 4: Abschließende Tätigkeiten & Mandantenverwaltung

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Voraussetzungen

Für das Modul 2 Erstellen einer Monatsbuchhaltung sollten Sie folgende Vorkenntnisse besitzen:

◼ Theoretische Buchführungskenntnisse
◼ Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1):
◼ Der DATEV Arbeitsplatz
◼ Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme
◼ Das Buchen im DATEV-System

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Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen –
Erstellen einer Monatsbuchhaltung
Inhalt
1. Organisatorische Tätigkeiten
2. Das Buchen in Buchungsstapeln
3. Buchungserfassung

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1. Organisatorische Tätigkeiten

Belegsortierung und Kontierung

Für ein rationelles und GoB-konformes Arbeiten sollten Eingangs-

die Belege nach Buchungskreisen und Buchungsperiode rechnungen
sortiert und grundsätzlich kontiert werden. Sonstige
Belege
(anteilige Ausgangs-
Abschluss- und rechnungen
Abgrenzungs-
buchungen)

FIBU

Lohn/
Kasse
Gehalt

Bank

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Inhalt
1. Organisatorische Tätigkeiten
2. Das Buchen in Buchungsstapeln
3. Buchungserfassung

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2. Das Buchen in Buchungsstapeln
Die Belegkreise werden beim Buchen
als Buchungsstapel abgebildet.

Vorgehensweise:
1. ​Doppelklick auf Belege buchen
2. Neuen Buchungsstapel anlegen,
Stapeldaten erfassen
– oder –
bereits angelegte Buchungsstapel
markieren und öffnen.

Tipp

Tragen Sie die jeweilige Monatsziffer (1 für Januar, 9 für September etc.) in die Felder Datum von und Datum bis ein –
das Programm ergänzt automatisch das vollständige Datum.

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2. Das Buchen in Buchungsstapeln

Stapelinformationen

Primanota-Ansicht

Detailansicht

Buchungszeile

Salden der zuletzt bebuchten Konten

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2. Das Buchen in Buchungsstapeln

Hier kann die Ansicht

im Arbeitsbereich
gewechselt werden zwischen:
Primanota-, FIBU-Konto-,
OPOS-Konto-Ansicht.

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2. Das Buchen in Buchungsstapeln
Eine ausführliche Übersicht über alle Tastenbelegungen finden Sie in der Hilfe über die Suchfunktion:

Auswahl prominenter Tastenbelegungen:

◼ Shift + F2: Anlegen bzw. Ändern der Kontenbeschriftung
◼ Shift + F3:* Öffnen des Fensters Steuer-/Berichtigungsschlüssel auswählen (* im Feld BU Gegenkonto o. BU)
◼ F5: Löschen eines Buchungssatzes
◼ F7: Kopieren eines Buchungsfeldes
◼ F8: Kopieren eines Buchungssatzes
◼ Strg + Shift + Z: Zahlungen buchen starten oder beenden
◼ Strg + Shift+ R: Rechnungen buchen starten oder beenden
◼ Alt + N: Aufteilung des Buchungsbetrags starten

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2. Das Buchen in Buchungsstapeln
Während des Buchens erhalten Sie im Zusatzbereich (unter Ansicht | Hilfe) auf der rechten Seite
kontextbezogene Hilfen auf schnellstem Wege:

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Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen –
Erstellen einer Monatsbuchhaltung
Inhalt
1. Organisatorische Tätigkeiten
2. Das Buchen in Buchungsstapeln
3. Buchungserfassung
3.1 Das Buchen der Kassenbelege
3.2 Das Buchen der Ein- und Ausgangsrechnungen
3.3 Das Buchen digitaler Belege
3.4 Das Buchen der Bank – OPOS-Ausgleich Debitoren
3.5 Das Buchen der Bank – OPOS-Ausgleich Kreditoren © Sergey Nivens / fotolia.com

3.6 Das Buchen der Bank – Buchen elektronischer

Bankkontoumsätze
3.7 Wiederkehrende Buchungen

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3. Buchungserfassung
3.1 Das Buchen der Kassenbelege
Empfohlene Voreinstellungen im Belege buchen | Eigenschaften I Optionale Erfassungsfelder sowie Buchungserfassung:

Hinweis

Je nachdem, aus welchem Belegkreis Belege eingegeben werden, sollten die Einstellungen in den
Eigenschaften angepasst werden.

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3. Buchungserfassung
3.1 Das Buchen der Kassenbelege
Eingabe der Abstimmsumme und Setzen einer Gruppensumme

◼ Die Abstimmsumme (hier: Bestand der Kasse vor Eingabe der

ersten Buchung) wird in der Primanota erfasst. Sie ist ein
rechnerisches Kontrollinstrument und saldiert Soll- und Haben-
Buchungen. In der Primanota-Ansicht
mit der rechten Maustaste
das Kontextmenü aufrufen
◼ Nach Eingabe aller Buchungen kann eine Gruppensumme und Abstimmsumme neu
gesetzt werden. auswählen; z. B. letzten
Kassenbestand eingeben.
◼ Abstimm- und Gruppensumme können bei der Prüfung der
erfassten Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit helfen.

◼ Nach Eingabe der Kassenbelege können Bestand lt. Kassenbuch

und Abstimmsumme miteinander verglichen werden und sollten
übereinstimmen.

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3. Buchungserfassung
3.1 Das Buchen der Kassenbelege
Die Kassenminusprüfung
◼ Aktivierung der Kassenminusprüfung im geöffneten Buchungsstapel über
Bearbeiten | Kassenminusprüfung | Auswahl des Kontos

1.

2. Anzeige der aktivierten

Kassenminusprüfung

3.

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3. Buchungserfassung
3.2 Das Buchen der Ein- und Ausgangsrechnungen
Die OPOS-Erfassung
◼ erfolgt im Buchungsmodus Rechnungen buchen.

Hinweis

Anstelle der Kontonummer kann auch ein Teil der Kontobeschriftung

in das Suchfeld geschrieben werden oder mit einem Klick auf das
Dialogfenster Konto auswählen geöffnet werden.

◼ Das ausgewählte Konto wird ins Feld Gegenkonto der Buchungszeile übernommen
(und in der Buchungsansicht sind die offenen Posten des Geschäftspartners sichtbar).

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3. Buchungserfassung
3.2 Das Buchen der Ein- und Ausgangsrechnungen
Soforterfassung Anlagenbuchführung
◼ Beim Buchen von Vermögens-
gegenständen des Anlagevermögens kann
parallel eine entsprechende Bewegung im 2.
Programm Anlagenbuchführung angelegt
werden: Aus dem Buchungssatz kann ein
neues Inventar angelegt oder einem
bereits bestehenden Inventar kann eine
neue Bewegung zugeordnet werden.
◼ Die Soforterfassung kann im geöffneten
Belege buchen unter Eigenschaften |
Buchungssatz | Buchungserfassung
aktiviert werden.

1.

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3. Buchungserfassung
3.2 Das Buchen der Ein- und Ausgangsrechnungen
Buchungsbetrag aufteilen
◼ Mit Hilfe der Aufteilungsfunktion lassen sich effektiv Buchungen erfassen, die sich aus mehreren Positionen
zu verschiedenen Sachkonten oder Steuersätzen zusammensetzen.
◼ Die Einzelbuchungen des aufzuteilenden Betrages können mit Netto- oder Bruttowerten erfasst werden.
1.
Die Software prüft, ob der
Buchungsbetrag vollständig
aufgeteilt wurde.
2.

Nur eines der

beiden Konten Nach dem Starten der
kann als fixes 3. Aufteilung wird die
Konto definiert Buchungszeile grün.
werden.

Nach Bestätigung mit OK befindet man sich wieder in der

(gelben) Standard-Buchungszeile, in deren Buchungsansicht
die einzelnen Teilbuchungen sichtbar sind.

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3. Buchungserfassung
3.3 Das Buchen digitaler Belege
◼ Die im Vorfeld digitalisierten Belege werden beim Buchen automatisch mit dem dazugehörigen Buchungssatz
verknüpft.
◼ Einrichten der Voraussetzungen zum Buchen digitaler Belege:

Speicherort der digitalen Belege wählen

Aktivieren des Kontrollkästchens, um ausschließlich Verschlagwortungsinformationen

aus dem aktuellen digitalen Beleg zu übernehmen

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3. Buchungserfassung
3.3 Das Buchen digitaler Belege
◼ Klicken Sie auf den link unterhalb der Buchungszeile, es öffnet sich das Fenster Eigenschaften –
Digitale Belege buchen

Auswahl des Ordners, aus dem Belege gebucht werden

sollen

Auswahl des Ordners, in dem die gebuchten Belege

abgelegt werden sollen

Hinweis

Diese Einstellungen sind auch im Nachhinein in der Belegübersicht über die Eigenschaften änderbar.

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3. Buchungserfassung
3.3 Das Buchen digitaler Belege
▪ Anzeige des ersten Beleges in der Vorschau und Übernahme der programmseitig erkannten Belegfelder (Betrag,
S/H-Kennzeichen, Rechnungsnummer, Datum) und Verknüpfung der Buchung mit dem Beleg

▪ Vervollständigen des
Buchungssatzes und Übernahme
mit der - Taste.
▪ Der gerade gebuchte Beleg wird
als „gebucht“ markiert und aus
der Belegübersicht entfernt.
▪ Durch erneutes Drücken der -
Taste werden der nächste Beleg in
der Vorschau angezeigt und die
Angaben dieses Belegs in die
Buchungszeile übernommen.

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3. Buchungserfassung
3.3 Das Buchen digitaler Belege
▪ Nachdem der letzte Beleg gebucht wurde, erscheint ein Hinweis, dass sich keine Belege mehr in der Belegübersicht
befinden und sodann, dass die gebuchten Belege in das vorab in den Eigenschaften eingestellte Register
verschoben wurden.
▪ Im Belege online sind nun alle gebuchten Rechnungen mit dem Stempel „GEBUCHT“ gekennzeichnet.

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3. Buchungserfassung
3.4 Das Buchen der Bank – OPOS-Ausgleich Debitoren
OPOS-Ausgleich
◼ Im Buchungsmodus Zahlungen buchen öffnet sich das Dialogfenster
Konto auswählen, in dem das entsprechende Geldkonto ausgewählt wird:

◼ Nach der Auswahl öffnet sich das Dialogfenster OPOS-Suche, in dem bequem
nach Kontonummern, Rechnungsnummern, Geschäftspartnerbezeichnungen,
dem offenen Betrag oder einer Auftragsnummer gesucht werden kann und das
Datum eingegeben wird:

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3. Buchungserfassung
3.4 Das Buchen der Bank – OPOS-Ausgleich Debitoren
OPOS-Ausgleich
◼ Das ausgewählte Konto wird ins Feld Gegenkonto der Buchungszeile übernommen
und es öffnet sich das Dialogfenster Zahlung bearbeiten. Hier kann der offene
Rechnungsbetrag ausgewählt und in die Buchungsmaske übernommen werden.

Hinweis

Werden mehrere offene Posten des

OPOS-Kontos ausgeglichen, ist eine
Mehrfachselektion möglich; wird nur
ein passender OP gefunden, wird
dieser direkt in die Buchungszeile
übernommen.

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3. Buchungserfassung
3.4 Das Buchen der Bank – OPOS-Ausgleich Debitoren
Sammelzahlungen Debitoren

Zahlungsvorgänge, bei denen mehrere

Rechnungen in einem Betrag beglichen
werden, können mittels der
Sammelzahlung komfortabel erfasst
werden (vgl. Zahlungen buchen):

1. Link Zahlungen buchen.

2. Auswahl des Geldkontos.
3. Eingabe des Datums und des
Personenkontos im Dialogfenster
Zahlungen buchen (OPOS-Suche).
4. Markieren der betreffenden Rechnungen
im Dialogfenster Zahlung bearbeiten
oder Eingabe der Rechnungsnummern
im Feld Rechnungs-Nr. oberhalb der
Liste.

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3. Buchungserfassung
3.4 Das Buchen der Bank – OPOS-Ausgleich Debitoren
Sammelzahlungen Debitoren

5. Vergleich des auf dem Bankkonto gebuchten Betrags mit dem Betrag der Selektierten Rechnungen.
6. Schließen des Dialogfensters Zahlung bearbeiten mit OK.
7. Schließen des Dialogfensters Sammelzahlung beenden mit OK.

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3. Buchungserfassung
3.5 Das Buchen der Bank – OPOS-Ausgleich Kreditoren
OPOS-Ausgleich Kreditoren ohne Skonto (1/2)

Sammelzahlungen Kreditoren
Zahlungsvorgänge, bei denen mehrere Rechnungen in einem
Betrag beglichen werden, können mittels der Sammelzahlung
komfortabel auf verschiedenen Konten erfasst werden
(vgl. Zahlungen buchen):
1. Link Zahlungen buchen.
2. Auswahl des Geldkontos.
3. Eingabe nur des Datums im Dialogfenster
Zahlungen buchen (OPOS-Suche).
4. Zahlbetrag aufteilen wählen.
5. Das Dialogfenster Sammelzahlung starten öffnet sich.
6. Eingabe des gesamten Zahlbetrages
und Setzen des S/H-Kennzeichens.

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3. Buchungserfassung
3.5 Das Buchen der Bank – OPOS-Ausgleich Kreditoren
OPOS-Ausgleich Kreditoren ohne Skonto (2/2)

7. Schließen des Dialogfensters Sammelzahlung starten mit

OK, das Dialogfenster Zahlungen buchen (OPOS-Suche)
öffnet sich.
8. Eingabe des ersten Suchkriteriums (Konto, Rechnungsnr.,
offener Betrag, …) der Sammelzahlung (nach Bestätigung
mit OK öffnet sich das Dialogfenster Zahlung bearbeiten).
9. Markieren der bezahlten Rechnung(en).
10. Bestätigung der Auswahl mit OK und Bestätigung des
Buchungsbetrags in der Buchungszeile.
11. Eingabe des zweiten Personenkontos der Sammelzahlung
im Dialogfenster Zahlungen buchen (OPOS-Suche) usw.
12. Nach Eingabe aller Zahlbeträge Sammelzahlungen
beenden.

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3. Buchungserfassung
3.5 Das Buchen der Bank – OPOS-Ausgleich Kreditoren
OPOS-Ausgleich einzelner Kreditor mit Skonto (1/2)

Zahlungen mit Skonto buchen

1. Buchungsmodus Zahlungen buchen (vgl. OPOS-Ausgleich); der gewählte Posten wurde
in die Buchungszeile übernommen:

2. Eintragen des tatsächlichen Zahlbetrags in das Umsatzfeld:

3. Vor (!) dem Verlassen des Umsatzfeldes Aktivieren der Skontoprüfung mit F2.
Das entsprechende Dialogfenster öffnet sich:

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3. Buchungserfassung
3.5 Das Buchen der Bank – OPOS-Ausgleich Kreditoren
OPOS-Ausgleich einzelner Kreditor mit Skonto (2/2)

Zahlungen mit Skonto buchen

4. Bestätigen mit Skonto übernehmen; das Programm errechnet den Skontobetrag
und erfasst ihn im Feld Skonto:

Hinweis Hinweis

Die Summe der Beträge aus dem Umsatzfeld Das Programm korrigiert automatisch
und aus dem Skontofeld ergibt den den Vorsteuerabzug.
ursprünglichen Rechnungsbetrag.

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3. Buchungserfassung
3.5 Das Buchen der Bank – OPOS-Ausgleich Kreditoren
OPOS-Ausgleich mehrerer Kreditoren mit Skonto

2.
Skontoabzug bei Sammelzahlungen
1. Buchungsmodus Zahlungen buchen (vgl. Zahlungen
buchen) | Zahlbetrag aufteilen).
2. Eintragen des tatsächlichen Zahlbetrages im Dialogfenster
Sammelzahlung starten, mit S/H und OK bestätigen.
3. Im Dialogfenster Zahlungen buchen (OPOS-Suche)
erstes Personenkonto (alternativ Rechnungsnummer/
offenen Betrag/Auftragsnummer) eintragen.
4. Im Fenster Zahlung bearbeiten selektieren der bezahlten
Rechnungen aus der Liste.
5. Rechts den anteiligen Zahlbetrag eintragen
4.
und mit S/H bestätigen.
6. Kontrollkästchen als Skonto übernehmen aktivieren. 5.
7. Mit OK bestätigen. 6.
8. Schritte 3 bis 7 wiederholen mit weiterer Zahlung.
9. Das Dialogfenster Sammelzahlung beenden mit OK
schließen.

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3. Buchungserfassung
3.6 Das Buchen der Bank – Buchen elektronischer Bankkontoumsätze

◼ Möglichkeit, Bankkontoumsätze elektronisch in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen einzulesen

und mit von der Software erzeugten Buchungsvorschlägen zu arbeiten, die z. B. anhand von
Rechnungsnummern im Verwendungszweck automatisch generiert werden.

◼ Über Lerndateien können Regeln zur Behandlung sich regelmäßig wiederholender Positionen
festgelegt werden, so dass das Programm auch diese zuordnen kann.

◼ Zum Generieren von Buchungsvorschlägen nutzt das Programm Informationen aus

◼ Lerndateieinträgen,

◼ dem Bestand an Offenen Posten,

◼ Aus den Debitoren-/Kreditorendaten.

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3. Buchungserfassung
3.6 Das Buchen der Bank – Buchen elektronischer Bankkontoumsätze

Einlesen der Bankkontoumsätze auf verschiedenen Wegen möglich:

Bank

DATEV DATEV
DATEV Zahlungs- FIBU
Unternehmen
Banking
Software
RZ-Bankinfo verkehr online

Kanzlei Rechnungswesen

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3. Buchungserfassung
3.6 Das Buchen der Bank – Buchen elektronischer Bankkontoumsätze
Vorgehensweise:
1. Einlesen/Einspielen der Bankkontoumsätze (z. B. via Rechenzentrum, DATEV
Zahlungsverkehr etc.) in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
2. Generieren von Buchungsvorschlägen durch die Software über den Link
Buchungsvorschläge bearbeiten. Hinweis

Vor dem ersten Mal

Buchungsvorschläge
erzeugen zu lassen, sollte
in den Einstellungen
festgelegt werden, welche
Informationen aus dem
Bankbuchungstext
programmseitig in den
Buchungssatz
übernommen werden
sollen.

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3. Buchungserfassung
3.6 Das Buchen der Bank – Buchen elektronischer Bankkontoumsätze

3. Kontrolle und Ergänzung der Buchungsvorschläge

Legende:
Programm kann Buchung sicher zuordnen

Programm ist relativ sicher, die Buchung richtig zugeordnet zu haben

Programm kann die Buchung nicht zuordnen

Buchungsvorschlag in die Buchungszeile mit übernehmen, ergänzen/korrigieren und

bestätigen; nächsten sicheren Buchungssatz mit in die Buchungsszeile holen

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3. Buchungserfassung
3.6 Das Buchen der Bank – Buchen elektronischer Bankkontoumsätze

Anlegen von Lerndateien

Für sich wiederholende Buchungen, z. B. Miete, Abschlagszahlungen Strom und Gas,
kann das Programm keine Zuordnung in den Buchungsvorschlägen treffen.

Hier können in Lerndateien die Buchungen

definiert werden:
◼ Rechter Mausklick auf den nicht
zuordenbaren wiederkehrenden Eintrag.
◼ Lerndateieintrag neu: Die Maske mit
den notwendigen Informationen
(Gegenkonto, ggf. Buchungsschlüssel,
sich ändernde Zeichen im
Verwendungszweck, z. B. das Datum
durch * ersetzen) und Häkchen
versehen, die auch in den Folge-
buchungen wieder erscheinen werden.

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3. Buchungserfassung
3.7 Wiederkehrende Buchungen
Wiederkehrende Buchungen anlegen
Buchungen, die sich in regelmäßigen Abständen wiederholen, z. B. die Privatnutzung Pkw im
Einzelunternehmen, anteilige Rückstellungen, Rechnungsabgrenzungen oder Zinsen, können
einmalig erfasst und dann stichtagsbezogen beliebig oft verarbeitet werden.

Schlüssel für die Rechnungs-

nummer in Belegfeld 1

Intervall für die Häufigkeit

der Verarbeitung Schaltfläche für
Einstellungen zu
Hinweis Beginn und Ende

Wiederkehrende Buchungen können auch im Belege buchen angelegt werden: Markieren Sie den entsprechenden
Buchungssatz in der Primanota-Ansicht und rufen Sie über das Kontextmenü Wiederkehrende Buchungen anlegen auf.

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3. Buchungserfassung
3.7 Wiederkehrende Buchungen
Wiederkehrende Buchungen verarbeiten

1.
2.

3.
4.

Bestehenden Buchungsstapel auswählen

oder neuen Buchungsstapel anlegen

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Beratung online

Viele Fragen treten erst in der Praxis auf – was nun?

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Serviceunterstützung

Kundenbetreuung Dialogseminare online und Lernvideos online

Hotline: 0800 5888664
E-Mail: seminare@datev.de

Haben Sie Fragen zum Produkt?

Programmservice

Hotline: +49 911 319-38600

E-Mail: Nutzen Sie den Servicekontakt
(über Hilfe | Servicekontakt direkt aus dem DATEV Arbeitsplatz
oder dem DATEV-Programm)

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Produktinformation und Wissensvermittlungsangebote

Weiterführende Seminarangebote

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◼ Dialogseminar online – www.datev.de/shop/73399
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◼ Präsenzseminar – www.datev.de/shop/70470 – < DATEV Kanzlei-Rechnungs-

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◼ Präsenzseminar – www.datev.de/shop/73172 – <DATEV Kanzlei-Rechnungs-

wesen und Unternehmen online- die moderne Form des Belegbuchens>

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Auf Wiedersehen!

Dipl.-Wirtschaftsjuristin (FH)
Sandra Zeis
Steuerberaterin

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Impressum

Herausgeber: DATEV eG, 90329 Nürnberg

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