Steuerrecht

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Umsatzsteuer – Wegweiser
für Existenzgründer
Existenzgründer betreten in der Startphase ihrer Unternehmung Neuland in vielfacher Hinsicht.
Das Steuerrecht, insbesondere die Umsatzsteuer – oder auch Mehrwertsteuer genannt – stellt den
Unternehmer vor zahlreiche Fragen, bei deren Beantwortung das folgende Merkblatt erste Hilfe-
stellungen gewährt. Jede Warenlieferung und Dienstleistung, die ein Unternehmer im Inland gegen
Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt, unterliegt der Umsatzsteuer. Ebenso sind die
Einfuhr bzw. der innergemeinschaftliche Erwerb von Gegenständen im Inland gegen Entgelt sowie
die Entnahme von Waren und Dienstleistungen aus dem Unternehmen für nicht unternehmerische
Zwecke der Umsatzsteuer zu unterwerfen, soweit nicht besondere Befreiungsvorschriften anzu-
wenden sind. Einzelheiten regelt das Umsatzsteuergesetz (UStG).

Inhalt:

Wie hoch ist der Steuersatz? ...........................................................................................................2

Die Rechnung .................................................................................................................................2
Der Vorsteuer-Abzug .......................................................................................................................2
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ....................................................................................................3
Fristverlängerung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung ...................................................................3
Vereinbarte oder vereinnahmte Entgelte? .......................................................................................4
Die sog. Kleinunternehmerregelung ................................................................................................4
Wer ist Kleinunternehmer? .......................................................................................................4
Verzicht auf den Status als Kleinunternehmer (Optionsmöglichkeit) .........................................6
Rückkehr zur Kleinunternehmerregelung .................................................................................6
Aufzeichnungspflichten....................................................................................................................7
Handelsumsätze innerhalb der EU ..................................................................................................7
Außenhandel mit Unternehmen in Drittstaaten ................................................................................7

Ihr Ansprechpartner: Stand: 13. Juni 2016

Antje Maschke
E-Mail: antje.maschke@berlin.ihk.de | www.ihk-berlin.de
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Wie hoch ist der Steuersatz?

Der Regelsteuersatz ist in § 12 UStG geregelt, beträgt seit dem 01.01.2007 19 % und wird be-
rechnet auf den Netto-Rechnungsbetrag. Der ermäßigte Umsatzsteuersatz beträgt 7 %. Er gilt für
die Lieferung, Einfuhr und den innergemeinschaftlichen Erwerb praktisch aller Lebensmittel – aus-
genommen Getränke und Gaststättenumsätze - , für die meisten land- und forstwirtschaftlichen
Produkte, Bücher, Broschüren, Kunstgegenstände und eine Reihe weiterer Waren und bestimmte
Dienstleistungen, wie z. B. Eintrittberechtigungen für Theater, Konzerte, Kinos und Museen. Seit
Januar 2010 gilt außerdem für Beherbergungsleistungen von Hoteliers und Gastwirten ebenfalls
der ermäßigte Steuersatz in Höhe von 7 %. Das BMF-Schreiben vom 5. August 2004 führt auf 140
Seiten Einzelheiten zu der Liste der dem ermäßigten Steuersatz unterliegenden Gegenstände aus:
http://www.ihk-berlin.de/linkableblob/816160/.4./data/BMF-Schreiben_2004_08_05-data.pdf. Wer-
den Gegenstände geliefert, die in der oben genannten Liste nicht enthalten sind, ist grundsätzlich
der Regelsteuersatz anzuwenden.

Die Rechnung
Werden für einen anderen Unternehmer im Inland steuerpflichtige Lieferungen oder Leistungen
erbracht, so wird darüber eine Rechnung erstellt, die folgende Angaben enthalten muss:

• Vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger

• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Nummer
• Menge und Art/handelsübliche Bezeichnung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
• Entgelt und hierauf entfallenden Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro (bis zum 31.12.2006 betrug die Grenze für Kleinbe-
tragsrechnungen 100 Euro, Anhebung erfolgte mit Wirkung zum 01.01.2007 durch das am
07.07.2006 verabschiedete "Erste Gesetz zum Abbau bürokratischer Hemmnisse insbesondere in
der mittelständischen Wirtschaft" -sog. "Mittelstandsentlastungsgesetz") müssen der Steuerbetrag,
das Nettoentgelt und die Steuernummer nicht gesondert in der Rechnung ausgewiesen werden; es
genügt die Angabe des Steuersatzes und des Bruttoentgelts.

Der Vorsteuer-Abzug
Gegenüber dem Finanzamt kann der Unternehmer die Umsatzsteuerbeträge, die ihm von anderen
Unternehmen in Rechnung gestellt wurden, von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld als soge-
nannte Vorsteuer abziehen, wenn er die Voraussetzungen für den Vorsteuer-Abzug erfüllt.

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Beispiel:

Monatliche Angabe: Umsatz: Umsatzsteuer:

Umsatz des
Unternehmens: 100.000,00 € 19.000,00 €
Wareneingang 75.000,00 € ./. 14.250,00 €
Zahllast Finanzamt 4.750,00 €

Der Unternehmer hat den Umsatzsteuer-Betrag, den er an das Finanzamt abzuführen hat (Zahl-
last), selber zu berechnen sowie dem Finanzamt bis zum 10. Tag des folgenden Monats eine Um-
satzsteuer-Voranmeldung auf elektronischem Weg zu übermitteln und durch Zahlung auszuglei-
chen.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung
Je nach Steuerschuldner gelten für die Umsatzsteuer-Voranmeldung folgende Erklärungs- und
Zahlungsfristen:

Die Voranmeldungen sind jeweils für den sog. Voranmeldungszeitraum abzugeben, und zwar bis
zum 10. des nachfolgenden Monats (vgl. § 18 UStG). Fällt der 10. auf einen Samstag, Sonntag
oder Feiertag, endet die Frist an dem nächsten darauffolgenden Werktag (vgl. § 108 Abs. 3 AO).
Bis dahin ist die Umsatzsteuer auch zu bezahlen.

Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr, wenn die Umsatzsteuer des vorangegange-

nen Kalenderjahres nicht mehr als 7.500 Euro betrug. Für 2011 sind die Voranmeldungen bis
zum 11.04., 11.07., 10.10. und 10.01.2012 abzugeben. Betrug die Umsatzsteuer für das vorange-
gangene Kalenderjahr mehr als 7.500 Euro, sind die Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich
abzugeben.

Unternehmen, die ihre berufliche oder gewerbliche Tätigkeit aufnehmen und nicht Kleinun-
ternehmer sind, haben im Jahr der Tätigkeitsaufnahme und im Folgejahr die Umsatzsteuer-
Voranmeldung ebenfalls monatlich abzugeben. Die Erstattung von Vorsteuerüberhängen kann
die Finanzverwaltung von einer Sicherheitsleistung abhängig machen.

Beispiel: Unternehmer A gründet sein Unternehmen im Januar 2010. Unternehmer B gründet sein
Unternehmen im Dezember 2010. Beide Unternehmer sind zur monatlichen Umsatzsteuer-
Voranmeldung bis einschließlich Dezember 2011 verpflichtet.

Elektronische Umsatzsteuervoranmeldung: Seit dem 1. Januar 2005 (Steueränderungsgesetz

2003) muss die Umsatzsteuervoranmeldung nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck auf elektro-
nischem Weg nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung übermittelt werden. Das
Bundesministerium für Finanzen hat Muster für die Umsatzsteuervoranmeldungen 2008.

Fristverlängerung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Fristen zur Abgabe der Voranmeldungen können auf Antrag des Unternehmers um einen
Monat verlängert werden (sog. Dauerfristverlängerung). Dementsprechend verlängert sich die

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Zahlungsfrist. Bei Unternehmern, die zur monatlichen Voranmeldung verpflichtet sind, wird dem
Antrag auf Dauerfristverlängerung nur stattgegeben, wenn sie jedes Jahr bis zum 10.02. eine
Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der Vorauszahlungen für das vorangegangene
Kalenderjahr anmelden und entrichten. Die Sondervorauszahlung wird i. d. R. bei der
Umsatzsteuervorauszahlung für den Dezember angerechnet.

Vereinbarte oder vereinnahmte Entgelte?

Die Umsatzsteuer-Zahllast gegenüber dem Finanzamt hat der Unternehmer im Regelfall nach ver-
einbarten Entgelten zu berechnen. Danach entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich in dem Vo-
ranmeldungszeitraum, in dem die Leistung ausgeführt worden ist. Dies kann vor Rechnungsertei-
lung und der Bezahlung sein. Vorsteuern werden grundsätzlich für den Voranmeldungszeitraum
berücksichtigt, in dem die Eingangsrechnung vorliegt. Auf Antrag kann das Finanzamt jedoch ge-
statten, dass der Unternehmer die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten abführt. Hier ent-
steht die Umsatzsteuer regelmäßig mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Bezahlung. Vor-
steuern werden grundsätzlich für den Voranmeldungszeitraum berücksichtigt, in dem die Ein-
gangsrechnung vorliegt auch wenn die Bezahlung noch nicht erfolgt ist.
Die Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten kann beantragt werden, wenn eine der
folgenden Voraussetzungen vorliegt:

• Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr < 500.000 €;

• keine Buchführungspflicht nach § 148 AO;
• die Tätigkeit ist freiberuflich i.S.v. § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG.

Die sog. Kleinunternehmerregelung

Die Umsatzbesteuerung wird von vielen Unternehmen wegen ihres komplizierten Verfahrens kriti-
siert. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) sieht für die sog. Kleinunternehmer jedoch Erleichterungen
vor (vgl. § 19 UStG).

Wer ist Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer ist, wer

• im vorangegangenen Kalenderjahr einen (Gesamt-) Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer von

nicht über 17.500 € hatte und
• im laufenden Kalenderjahr einen voraussichtlichen Umsatz nicht über 50.000 € hat.

Beginnt ein Unternehmer seinen Betrieb während des Jahres, muss der voraussichtliche Umsatz
auf einen Jahresgesamtumsatz hochgerechnet werden. Da in diesem Fall kein Vorjahresumsatz
vorhanden ist, gilt als Umsatzschwelle 17.500 € für das Jahr des Geschäftsbeginns.

Beispiel: Ein Existenzgründer hat am 1.2.2008sein Unternehmen gegründet und einen Umsatz
von 14.000 Euro im Jahr 2007 erzielt. Damit hat er 15.272 Euro für das Kalenderjahr 2008 (umge-
rechnet auf 12 Monate) erzielt und liegt damit unter den 17.500 Euro. Im Jahr 2009 erzielt er einen

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Umsatz von 32.000 Euro, also nicht über 50.000 Euro. Im Jahr 2010 erzielt er einen Umsatz von
38.000 Euro. Damit liegt er zwar unter der Grenze von 50.000 Euro, aber er hat bereits im Vorjahr
(2009) die Umsatzgrenze von 17.500 Euro überschritten und ist damit umsatzsteuerpflichtig.

Bei der Grenze von 50.000 € kommt es darauf an, ob der Unternehmer diese Bemessungsgröße
voraussichtlich nicht überschreiten wird. Ist danach ein voraussichtlicher Umsatz von nicht mehr
als 50.000 € zu erwarten, ist dieser Betrag auch dann maßgebend, wenn der tatsächliche Umsatz
des Kalenderjahres die Grenze von 50.000 € überschreitet. Der Unternehmer hat dem Finanzamt
auf Verlangen die Verhältnisse darzulegen, aus denen sich ergibt, wie hoch der Umsatz des lau-
fenden Kalenderjahres voraussichtlich sein wird. Für Kleinunternehmer gilt eine vereinfachte Auf-
zeichnungspflicht. Es sind nur die Einnahmen für die ausgeführten Lieferungen und sonstigen
Leistungen sowie für den Eigenverbrauch aufzuzeichnen.

Überschreitet der Unternehmer, der kein Existenzgründer ist, während des Kalenderjahres die
Kleinunternehmergrenze von 17.500 Euro, so kann die Kleinunternehmerregelung im Folgejahr
nicht mehr angewendet werden. Die Regelbesteuerung findet vielmehr Anwendung. Ein
Unternehmer verliert seinen Kleinunternehmerstatus auch dann, wenn er nur einmalig über der
Umsatzgrenze von 17.500 € lag. Das gilt auch dann, wenn zu Beginn des Jahres feststeht, dass
der Jahresumsatz wieder unter die Grenze von 17.500 € fällt.

Ein Existenzgründer, der im Kalenderjahr 01 die Kleinunternehmergrenze von 17.500 Euro nicht
überschreitet und im Kalenderjahr 02 die Umsatzsteuergrenze von 50.000 Euro nicht überschrei-
tet, aber im Kalenderjahr 02 die Umsatzgrenze von 17.500 Euro überschreitet, muss im darauf
folgenden Kalenderjahr 03 die Regelbesteuerung anwenden.

Die Umsätze eines Kleinunternehmers unterliegen keiner Umsatzsteuer. Der Kleinunterneh-

mer darf daher

• keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweisen

• seinen Abnehmern keine Vorsteuer vermitteln
• Umsatzsteuer, die ihm selbst berechnet wurde (z. B. von einem Verkäufer auf die gelieferte
Ware), nicht als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet erhalten.

Im Ergebnis werden damit Kleinunternehmer wie Privatpersonen behandelt.

Hinweis: Stellt ein Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer in Rechnung, so schuldet er diese

Steuer und muss sie an das Finanzamt abführen. Die Steuer kann jedoch auf Antrag berichtigt
werden, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist, d. h. die erstatteten Vorsteuer-
beträge an das Finanzamt zurückgezahlt wurden.

Fazit: Die Befreiung von der Umsatzsteuer ist ein Vorteil, weil der Verwaltungsaufwand so gering
wie möglich gehalten wird und ein Umsatzsteuerverfahren mit dem Finanzamt entfällt. Diesem
Vorteil steht jedoch als Nachteil gegenüber, dass der Kleinunternehmer die ihm selbst berechnete
und von ihm gezahlte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer erstattet erhält. Die Steuer für die Einfuhr
von Gegenständen aus Drittländern und für den innergemeinschaftlichen Erwerb aus EU-Ländern
hat der Kleinunternehmer hingegen abzuführen.

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Verzicht auf den Status als Kleinunternehmer (Optionsmöglichkeit)

Der Unternehmer kann auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer auf Antrag gegenüber dem
Finanzamt verzichten und sich wie ein „normaler“ Unternehmer besteuern lassen (Option). Die
Erklärung ist ohne besondere Form gegenüber dem Finanzamt abzugeben und bindet für fünf Ka-
lenderjahre. Nach Ablauf der Fünfjahresfrist kann der Unternehmer die Erklärung jederzeit mit Wir-
kung vom Beginn eines Kalenderjahres an widerrufen.

Ein Verzicht auf die Steuerbefreiung kann z. B. dann sinnvoll sein,

• wenn aufgrund erheblicher Gründungsinvestitionen der Vorsteuer-Abzug genutzt werden

soll oder
• wenn es sich bei dem Kundenkreis überwiegend um Unternehmer handelt, die Rechnungen
mit Umsatzsteuerausweis verlangen.

Begründung: Zwar kann ein Kleinunternehmer seine Leistung auf den ersten Blick billiger, da
steuerfrei anbieten. Er muss jedoch in seine Preiskalkulation die selbst gezahlte und - weil er
Kleinunternehmer ist - nicht erstattungsfähige Umsatzsteuer einbeziehen, er wird also einen höhe-
ren Nettopreis verlangen müssen. Übt der Kleinunternehmer die Option aus, kann er die ihm be-
rechnete Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet bekommen und so seine Ein-
standskosten senken. Er kann zudem in seinen Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen. Ab-
nehmer, die Unternehmer sind, können die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer ihrerseits als
Vorsteuer geltend machen, so dass die Umsatzsteuer für sie nur ein durchlaufender Posten, aber
keine echte Belastung ist.

Die Ausübung der Option sollte daher von jedem Kleinunternehmer für seinen Einzelfall
geprüft werden.

Rückkehr zur Kleinunternehmerregelung

Möchte der Unternehmer nach der Fünfjahresfrist wieder zur Kleinunternehmerregelung zurück-
kehren, muss die Option nach Ablauf dieser Frist widerrufen werden. Der Verzicht kann nur mit
Wirkung vom Beginn eines Kalenderjahres an widerrufen werden. Der Widerruf ist spätestens bis
zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung für das betreffende Kalenderjahr zu erklären. Rech-
nungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer im betreffenden Kalenderjahr können nachträglich be-
richtigt werden.

Exkurs - Lieferungen aus EU-Mitgliedsstaaten: Für Kleinunternehmer gibt es auch die Möglich-
keit, bei Erwerben aus EU-Mitgliedstaaten die Erwerbsbesteuerung zu wählen, auch wenn Sie
unter der Erwerbsschwelle nach § 1a Abs. 3 Nr.2 UStG (12.500 Euro im Kalenderjahr) bleiben.
Dabei müssen sie nicht auf den Kleinunternehmerstatus nach § 19 Abs. 2 UStG verzichten. Sie
müssen nur ihr Finanzamt hierüber informieren und eine Umsatzsteueridentifikationsnummer be-
antragen. Für die innergemeinschaftlichen Erwerbe sind sie dann 2 Jahre an die eigene Erwerbs-
besteuerung gebunden. Die Umsatzsteuererklärung für die innergemeinschaftlichen Erwerbe muss
nach § 18 Abs. 4a UStG (Voranmeldung und Steuererklärung) vorgenommen werden. Der Voran-
meldungszeitraum ist im Regelfall das Kalendervierteljahr, bei Existenzgründern der Kalendermo-
nat.

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Aufzeichnungspflichten
Für Umsatzsteuerzwecke sind vorgeschriebene laufende Aufzeichnungen zu führen. Die einzelnen
Unterlagen sowie die geltenden Aufbewahrungsfristen finden Sie in dem Merkblatt "Aufbewah-
rungsfristen". Insbesondere Rechnungen bzw. Rechnungskopien sind als Buchungsbelege zehn
Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Abgabenordnung). Die Zehnjahresfrist beginnt
mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Darüber hinaus sind
vor allem für den Waren- und Dienstleistungsverkehr mit den EU-Staaten und Drittstaaten (d. h.
nicht EU-Staaten) zahlreiche besondere Vorschriften, auch hinsichtlich der Ausfuhrnachweise zu
beachten.

Handelsumsätze innerhalb der EU

Bei Verkäufen innerhalb der EU wird unterschieden zwischen Verkäufen an Privatpersonen und
gewerblichem Waren- und Dienstleistungsverkehr zwischen Unternehmern:

Bei grenzüberschreitenden Verkäufen an Privatpersonen innerhalb der EU gilt - nach einer

sogenannten Übergangsregelung aus dem Jahr 1993 - das „Ursprungslandprinzip“. EU-Kunden,
die in Deutschland Produkte kaufen (ausgenommen neue Kraftfahrzeuge und verbrauchssteuer-
pflichtige Waren) werden mit deutscher Umsatzsteuer belastet. Eine Inanspruchnahme der Steu-
erbefreiung für Lieferungen an Privatpersonen ist nur noch bei der Ausfuhr von Gegenständen in
Drittstaaten möglich. Dies gilt nicht für den Versandhandel. Überschreiten hier die Lieferungen
eines einzigen Lieferanten an Privatpersonen in einem anderen EU-Mitgliedsstaat die für dieses
Land festgesetzte Lieferschwelle (siehe S. 6), so muss sich der Lieferer in dem anderen EU-Staat
umsatzsteuerlich registrieren lassen und in seinen Versandhandelsrechnungen den Steuersatz
des anderen EU-Mitgliedsstaates angeben.

Im grenzüberschreitenden gewerblichen Waren- und Dienstleistungsverkehr zwischen Unter-

nehmern gilt weiterhin das „Bestimmungslandprinzip“. Lieferungen eines deutschen Unternehmers
an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedsstaat sind von der deutschen Umsatzsteuer
befreit. Für den empfangenden Unternehmer fällt die in seinem Land geltende Umsatzsteuer (sog.
Erwerbssteuer) an. In der Rechnung müssen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leis-
tenden und des empfangenden Unternehmers angegeben werden. Der Vorsteuerabzug ergibt sich
wie bisher nach den jeweils geltenden steuerlichen Regelungen. Die Lieferung von Waren eines
deutschen Unternehmers in einen anderen EU-Mitgliedsstaat wird damit vollständig von deutscher
Umsatzsteuer entlastet. Ist der deutsche Unternehmer beispielsweise Empfänger einer Lieferung
aus einem anderen EU-Land, so muss er die Umsatzsteuer auf diesen innergemeinschaftlichen
Erwerb in seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung gesondert ausweisen und abführen; er darf den
Betrag jedoch gleichzeitig gesondert als Vorsteuer geltend machen, d. h. verrechnen, wenn er vor-
steuerabzugsberechtigt ist. Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Merkblatt „Warenhan-
del zwischen Unternehmen innerhalb der EU“.

Außenhandel mit Unternehmen in Drittstaaten

Bei der Wareneinfuhr aus Drittstaaten wird in Deutschland Einfuhr-Umsatzsteuer erhoben; es gel-
ten die deutschen Steuersätze von 19 % bzw. 7 %. Die Einfuhr-Umsatzsteuer hat der deutsche
Unternehmer an die zuständigen Zollbehörden zu zahlen; er kann sie danach, Vorsteuerabzugsbe-
rechtigung vorausgesetzt, wie eine Vorsteuer von seiner Umsatzsteuerschuld abziehen. Lieferun-

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gen an Unternehmer in Drittländer sind im Regelfall in Deutschland steuerfrei; es sind vom deut-
schen Unternehmer jedoch besondere Vorschriften zu Ausfuhrnachweisen und sonstige buchmä-
ßige Nachweise bei Ausfuhrlieferungen zu beachten. Dem deutschen Unternehmer steht in diesem
Fall, soweit er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, der deutsche Vorsteuerabzug aus Vorleistungen
zu. Auch Ausfuhren werden damit vollständig von der deutschen Umsatzsteuer entlastet. Weitere
Informationen zu diesem Thema erhalten Sie in unserem Merkblatt „Warenhandel zwischen Unter-
nehmen außerhalb der EU“.

Dieses Merkblatt soll erste rechtliche Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Voll-
ständigkeit.

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