Spesenvereinbarung / Reisekosten / Regelung über

Auslagenersatz (Muster)

Zu diesem Mustertext:

1. Das nachstehende Formular bedarf zwingend der Anpassung auf den Einzelfall.
2. Das Muster ist an den gekennzeichneten Stellen auszufüllen, ggf. auch darüber
hinaus.
3. Das Muster wird in aller Regel Teil eines Arbeitsvertrages sein. Es kann aber auch als
Zusatzvereinbarung zu einem Arbeitsvertrag verwendet werden.
4. Das Muster unterstellt, das kein Betriebsrat existiert, keine Betriebsvereinbarung
verabredet ist und keine tariflichen Regelungen zu beachten sind.
5. Bitte beachten: Bezahlt der Arbeitgeber im Rahmen der Erstattung von Reisekosten
eine sog. Mitnahmepauschale (= Pauschale für im Pkw des Arbeitnehmers durch
diesen mitgenommene, weitere Personen), handelt es sich dabei nach Auffassung
des FG Rheinland-Pfalz um steuerpflichtigen Arbeitslohn (FG Rheinland-Pfalz, Urt. v.
08.11.2016 - 3 K 2578/14).
6. Zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei
betrieblich und beruflich veranlassten Auslandreisen ab 01.01.2023 siehe auch BMF,
Schr. v. 23.11.2022 – IV C 5 – S 2353/19/10010 :004 [2022/1154868],
veröffentlicht u. a. in DB 2022, 2897.
7. Wegen des in aller Regel zu beachtenden Verbraucherschutzes bzw. der zu
beachtenden AGB-Klauselkontrolle nach den §§ 305 ff. BGB sind die vorgeschlagenen
Regelungen ggf. zu präzisieren.
8. Das Muster ist unter Umständen u. a. wegen inzwischen veröffentlichter
Rechtsprechung zu aktualisieren. Bitte setzen Sie sich hierzu unverbindlich mit uns in
Verbindung.
9. Bei Unsicherheiten darüber, wie mit dem Mustertext zu verfahren ist, empfehlen wir
Ihnen dringend, den Rat eines Anwalts einzuholen. Eine erste Anfrage nach
Unterstützung durch uns in arbeitsrechtlichen Fragen ist für betroffene Arbeitgeber
im Rahmen einer sog. Erstberatung nach dem RVG stets kostenfrei. Wir informieren
Sie immer erst über die etwaig anfallenden Gebühren, so dass Sie durch die Anfrage
selbst keinerlei Risiko eingehen. Wir beraten bundesweit.
10. Kritik und Anregungen nehmen wir gerne entgegen!
Urheber dieses Mustertextes:

RAin Katrin-Christina Beyer, LL.M., auch Fachanwältin für Medizinrecht

RA Dr. Stefan Müller-Thele
RA Dr. Uwe P. Schlegel
RA Rüdiger Soltyszeck, LL.M., auch Fachanwalt für Arbeitsrecht
ETL Rechtsanwälte GmbH Rechtsanwaltsgesellschaft
Eiler Str. 3 B
51107 Köln
Telefon: +49 (0) 221 880 40 60
Telefax: +49 (0) 221 880 40 62 29
E-Mail: koeln@etl-rechtsanwaelte.de

RA Steffen Pasler, auch Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht und Fachanwalt
für Arbeitsrecht
RAin Aigerim Rachimow, auch Fachanwältin für Arbeitsrecht und Fachanwältin für
Medizinrecht
ETL Rechtsanwälte GmbH Rechtsanwaltsgesellschaft
Ernst-Barlach-Straße 4
18055 Rostock
Telefon: +49 (0) 381 25 22 950
E-Mail: rostock@etl-rechtsanwaelte.de

RA Dr. Till Thomas, auch Fachanwalt für Arbeitsrecht

ETL Rechtanwälte GmbH Rechtsanwaltsgesellschaft
Mauerstr. 86-88
Telefon: +49 (0) 30 2264 122 0
Telefax: +49 (0) 30 2264 121 4
E-Mail: berlin@etl-rechtsanwalte.de

Stand: 14. Dezember 2022

Haftungsausschluss

Alle Formulare und Mustertexte sind unbedingt auf den

Einzelfall hin anzupassen. Wir haben uns bei der
Erstellung große Mühe gegeben. Trotz alledem können
wir keinerlei Haftung dafür übernehmen, dass das
jeweilige Dokument für den von Ihnen angedachten
Anwendungsbereich geeignet ist. In Zweifelsfällen
kontaktieren Sie uns bitte über unsere Hotline unter
0800 777 5 111.

Unser Mustertext unterliegt dem Urheberecht der

Bundesrepublik Deutschland. Jede Vervielfältigung,
Überarbeitung, Bearbeitung, Verbreitung,
Einspeicherung sowie sonstige Verwertung unseres
Mustertextes – gleich in welcher Art und Weise - bedarf
der vorherigen schriftlichen Zustimmung der
Rechteinhaber, wenn nicht das Urheberrecht anderes
vorsieht. Das unerlaubte Abspeichern und/oder
Vervielfältigen der hier eingestellten Informationen ist
strafbar.
§ ______ (Reisespesen / Auslagenersatz)

(1) Der Arbeitgeber trägt die Reisekosten, die dem Arbeitnehmer entstanden sind, soweit
sie angemessen und erforderlich gewesen sind. Der Arbeitnehmer ist berechtigt, bei
Bahnfahrten die erste Klasse zu nutzen, bei Flugreisen ist die jeweils günstigste Klasse zu
wählen.

(2) Die nachgewiesenen und geschäftlich notwendigen Taxikosten trägt der Arbeitgeber.
Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen, wenn nicht die
Dringlichkeit der Arbeitsaufgaben etwas anderes gebietet.

(3) Es werden dem Arbeitnehmer die Kosten erstattet, die durch erforderliche
Geschäftsessen durch den Arbeitnehmer verauslagt wurden, dies bis zu einer Höhe von
monatlich maximal ____,00 EUR brutto. Die Erstattung der Kosten erfolgt gegen Vorlage
der Bewirtungsrechnung, der Nennung der Teilnehmer an dem Geschäftsessen sowie die
Erwähnung des Anlasses für die Bewirtung, das alles in dem für die steuerliche
Geltendmachung erforderlichen Umfange.

(4) Hotelkosten, die geschäftlich veranlasst sind, werden dem Arbeitnehmer erstattet. Es
ist ein Hotel zu wählen, das nach der üblichen Hotel-Klassifikation maximal der Kategorie
eines 4-Sterne-Hotels angehört.

(5) _________________.