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Recommended minimum retention periods

Empfohlene Mindestaufbewahrungsfristen

4.1 Retention periods 4.1 Aufbewahrungsfristen

Für Dokumente, Aufzeichnungen und Referenzmuster

The supplier must define and maintain retention periods sind vom Lieferanten Aufbewahrungsfristen festzulegen
for documents, records and reference samples. und einzuhalten.
Hierbei müssen folgende Mindestforderungen erfüllt
The following minimum requirements must be met: werden:

Retention period
Type of document At the start of retention period Documentation (years)
Dokumentenart Beginn der Archivierungszeit Dokumentation Archivierungszeit
(Jahre)
Documents from the product and pro-
critical
cess development phase as well as from
characteristics
the production phase of the delivered
after discontinuation of the product at 15
item e.g. process descriptions, control
Vorgabedokumente

ZF for series production and spare parts kritische

plans, statements of work, drawings, or
Specifications

demand or after modification of the Merkmale

inspection instructions
document.
Dokumente aus der Produkt- und
nach Produktauslauf bei ZF für Serie und
Prozessentwicklungsphase sowie aus
Ersatzteilbedarf oder nach erfolgter all others
der Produktionsphase des Liefergegen-
Änderung des Dokuments. 3
standes, z.B. Prozessbeschreibungen,
Alle anderen
Produktionslenkungspläne, Lastenhefte,
Zeichnungen oder Prüfanweisungen

Records of the product and process critical

development phase as well as for the pro- characteristics
duction phase of the delivered product with delivery of the product which the 15
Aufzeichnungen

e.g. test charts, control cards, audit records concerning product and referring kritische
reports, reviews, evaluations process belong to. Merkmale
Records

Aufzeichnungen aus der Produkt- und mit der Auslieferung des Produkts, zu dem
Prozessentwicklungsphase sowie aus der die Aufzeichnungen für Produkt all others
Produktionsphase des Liefergegenstan- und zugehörigen Prozess gehören. 3
des, z.B. Messprotokolle, Regelkarten, Alle anderen
Auditberichte, Reviews, Auswertungen

Records and documents for process and

after discontinuation of the product at ZF
product release (PPF, PPAP), including
for series production and spare parts all
reference samples
demand 15
Aufzeichnungen und Dokumente zur Pro- Alle
nach Produktauslauf bei ZF für Serie und
zess- und Produktfreigabe (PPF, PPAP),
Ersatzteilbedarf
einschließlich Referenzmustern

These regulations do not replace legal requirements. Diese Festlegungen ersetzen nicht die gesetzlichen
Forderungen.

Longer retention periods (up to 30 years) are recommen- Längere Aufbewahrungszeiten (bis zu 30 Jahre) werden
ded based on the background of periods of limitation vor dem Hintergrund der Verjährungsfristen von
concerning product liability claims. Produkthaftungsansprüchen empfohlen.