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Geschftliche E-Mails schreiben und beantworten

Der elektronische Brief hat den postalischen Schriftverkehr weitgend verdrngt


und ist auch in der Geschftswelt nicht mehr wegzudenken. Allerdings fllt es
vielen Versendern noch immer schwer, die E-Mails auch formell korrekt zu
verfassen. Das wird dadurch verstrkt, dass E-Mails dazu verleiten,
Frmlichkeiten, Grammatik und Gro- und Kleinschreibung zu vernachlssigen.
ABSOLVENTA gibt Tipps fr das Schreiben von E-Mails im geschftlichen Umfeld.
Insbesondere bei Online-Bewerbungen und beim E-Mail-Kontakt zu Personalern
oder potentiellen Arbeitgebern bedarf es groer Sorgfalt. Hier kommt die
sogenannte Netikette ins Spiel, die bei jedem elektronischen
Informationsaustausch beachtet werden sollte.
Das Wort Netikette setzt sich aus den Begriffen net = Internet und Etikette =
gutes Benehmen zusammen und umfasst einige Regeln, die beim Schreiben und
Beantworten von E-Mails beachtet werden sollten, insbesondere im
Bewerbungsprozess und bei geschftlichen E-Mails.
Der richtige Einstieg
Nicht-private E-Mails mssen, genau wie Briefe, aussagekrftig und korrekt sein
und klare Botschaften enthalten. Das Anliegen sollte klar und deutlich sowie in
kurzen Stzen formuliert werden. Das erspart dem Empfnger Zeit und
erleichtert das Verstndnis.
Die richtige und vollstndige Anrede ist ebenso wichtig wie der Betreff der EMail. Aus der Betreffzeile sollte der Empfnger sofort entnehmen knnen worum
es sich in der E-Mail handelt. Bei der Anrede hat sich Sehr geehrte(r)Frau/ Herr
XY durchgesetzt.
Wenn man schon einige E-Mails ausgetauscht hat, darf mitunter auch das
informellere Guten Tag Frau/ Herr XY verwendet werden. Wichtig ist dabei auch
den Titel korrekt zu verwenden. Bei der E-Mail-Korrespondenz mit dem
Hochschulprofessor wird das Wort Professor stets ausgeschrieben, wobei ein
Doktortitel mit Dr. abgekrzt wird.
Sollte der Empfnger mehrere Titel tragen, z.B. Professor Dr. Mller, so wird bei
der Anrede nur der hchste Titel genannt, in diesem Fall Professor Mller.
Stil und Formalitten
Eine E-Mail ist kein Telefongesprch, deshalb sollte auch keineswegs so
geschrieben werden, als ob es sich um ein lockeres Gesprch handelt. Genauso
wenig ist eine E-Mail eine SMS, bei der so viele Informationen wie mglich
durch zahlreiche Abkrzungen bermittelt werden sollen.

E-Mails sollten immer korrekt, vollstndig und hflich verfasst werden und
selbstverstndlich in richtiger Rechtschreibung, Grammatik, Interpunktion
sowie Gro- und Kleinschreibung formuliert sein. Daran fhrt kein Weg vorbei,
wenn man will, dass die E-Mail ernst genommen wird.
E-Mails richtig strukturieren
Der richtige Aufbau einer E-Mail beginnt mit dem aussgekrftigen Betreff, der
hflichen Anrede und einem kurzen Einleitungssatz. Der Hauptteil der E-Mail
sollte in Abstze gegliedert werden, da dies das Lesen und Verstehen
erleichtert. Zur Verabschiedung gehrt ein freundlicher Schlusssatz, die
Gruformel, die brigens nicht als MfG abgekrzt werden sollte und der Vorund Zuname des Absenders. Bei einer geschftlichen E-Mail folgen darauf noch
eine Signatur sowie die gesellschaftsrechtlichen Angaben.
Richtig auf eine E-Mail antworten
Bei der Antwort auf eine E-Mail sollte auch gegebenenfalls die Betreffzeile
aktualisiert werden. Steht beim Erstkontakt beispielsweise im Betreff
Bewerbung als Trainee im Controlling, sollte sich der Betreff beim
Antwortschreiben auf die erhaltene E-Mail beziehen, z.B. Terminvereinbarung
zum Vorstellungsgesprch. Der Antworttext wird ber die ursprngliche
Nachricht gesetzt, damit der Gesprchspartner den E-Mail-Verlauf nochmals zur
Erinnerung gegenlesen kann.
Anhnge sollten nur versendet werden, wenn es sinnvoll ist oder wenn sie
ausdrcklich erwnscht sind. Die Datenmenge sollte dabei nicht zu gro sein
und in den gngigen Formaten wie PDF, JPG oder ZIP gehalten werden, damit
sie der Adressat ohne Probleme mit den Standardprogrammen von Windows
und Mac ffnen kann.
Allgemeine Dos & Donts
Der Inhalt einer E-Mail sollte vor dem Versand noch einmal gecheckt werden, da
Tippfehler nicht nur den Lesefluss stren, sondern auch unprofessionell wirken.
Scherze und Smileys haben in offiziellen und geschftlichen E-Mails genauso
wenig zu suchen wie die bertriebene Verwendung von Abkrzungen. Was beim
E-Mail-Austausch mit Freunden und Bekannten vllig in Ordnung ist, kommt bei
Personalern oder Vorgesetzten, Kunden oder Geschftspartnern weniger gut an.
Auch ironische uerungen sollten vermieden werden. Studien ergaben
nmlich, dass Ironie von der Mehrzahl der Leser nicht im Sinne des Absenders
verstanden wird. (Smileys und Co. knnen da zwar zum Teil Abhilfe schaffen,
doch die sind ja tabu!)
Die Beantwortung einer geschftlichen E-Mail sollte mglichst innerhalb eines
vpn 24 Stunden geschehen. Wochenenden bilden hier eine Ausnahme. Im Fall
eines Urlaubs sollte mit einer Abwesenheitsnotiz darauf hingewiesen werden,
dass sich die Antwort verzgern knnte.

Tipps fr die E-Mail-Bewerbung

In den meisten Stellenangeboten findet sich heutzutage der Hinweis Bitte


schicken Sie uns Ihre vollstndigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail zu.
Daran sollten sich Bewerber dringend halten, denn das hat gute Grnde.
Weitere Infos und praktische Tipps von ABSOLVENTA.

Drei wesentliche Vorteile der E-Mail-Bewerbung:


Es ist schneller als der Versand per Post, zudem kann man als Bewerber

en erstellen und verschicken


Es ist gnstiger und umweltfreundlicher (kein Porto, kein Papier, keine

Es ist praktischer, denn die E-Mail bzw. die Bewerbung kann innerhalb

cht an die richtigen Personen weitergeleitet werden


Wer dann dennoch eine postalische Bewerbung verschickt kann entweder nicht
richtig lesen oder zeigt dem Personaler, dass er keine Ahnung im Umgang mit
dem Computer hat.

Besonderheiten der E-Mail-Bewerbung: Die Unterlagen


Die Bewerbungsunterlagen fr eine E-Mail-Bewerbung sind im Prinzip dieselben
wie fr eine Bewerbungsmappe: Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse. Auch in
dieser Reihenfolge. Hierbei ist die Besonderheit, dass man bei einer E-MailBewerbung alle Dokumente mglichst in einer einzigen Datei verschickt.
Maximal sollten es zwei sein: Eine Datei mit Anschreiben und Lebenslauf, die
andere Datei enthlt alle sonstigen relevanten Zeugnisse und Dokumente.
Anschreiben und Lebenslauf sollten in der gleichen Schriftart sein. Das wirkt
stimmig und signalisiert sofort, dass die beiden Elemente zusammengehren.
Die elektronische Bewerbung ermglicht es, (mehr) Grafiken, Bilder und Links
einzubauen. So kann man seine Bewerbung kreativer gestalten und aus der
Masse der Bewerber positiv hervorstechen. bertreiben sollte man es damit
allerdings nicht.
Anders als eine klassische Bewerbung muss die Online-Bewerbung nicht
unbedingt eine Unterschrift tragen. Dennoch macht es einen besseren Eindruck,
wenn man seine Unterschrift einscannt und am Ende des Anschreibens platziert.

Besonderheiten der E-Mail-Bewerbung: Sammeldatei als PDF oder


ZIP
Wer schon einmal E-Mails mit einzelnen Fotos bekommen hat, wei: Es ist
deutlich praktischer, wenn man nicht jedes Bild bzw. jede Datei einzeln
anklicken muss. Bei E-Mail-Bewerbungen geht es Personalern nicht anders.
Whle ein gebruchliches Format fr diese Sammeldatei, so mssen sie nicht
jede einzelne Datei anklicken.
Ein Worddokument (.doc/.docx) eignet sich bei einer E-Mail-Bewerbung nur
bedingt, denn dieses Dateiformat kann gelegentlich zu Problemen fhren: Je
nach Programmversion des Empfngers werden evtl. Formatierungen innerhalb
des Dokuments verschoben, falsch oder gar nicht angezeigt. Das wirft dann ein
schlechtes Bild auf die Bewerbung.
Allgemein empfiehlt es sich daher, eine einzige PDF-Datei mit allen Inhalten zu
erstellen. So bleiben die Formatierungen wie z.B. Einzug oder Grafikelemente
unverndert, egal welches Programm der Personaler zum ffnen der Datei
verwendet.
Word-Versionen haben ein kostenloses Add-On, mit dem man ein
Worddokument in ein PDF umwandeln kann. Es gibt noch zahlreiche andere
Tools wie z.B. FreePDF, mit denen man ein PDF fr eine E-Mail-Bewerbung ber
das Druckermen erstellen kann. Komprimierungsprogramme wie WinZip sind
auch gebruchlich, aber nicht ganz so verbreitet. Sie knnen ungeschulten
Personalern Probleme bereiten. Mit einem PDF ist man daher immer auf der
richtigen Seite.
Vom Fotograf bekommt man seine Bewerbungsbilder meist in einer sehr hohen
Qualitt. So kann ein einziges Bild dann schon mal 10 MB gro sein. Bevor man
es in seine Bewerbung einfgt, muss man die Dateigre deutlich verringern.
Wie gro die Datei letztendlich ist, hngt davon ab, wie umfangreich die
Bewerbungsunterlagen sind. Mehr als insgesamt 5 MB sollten es aber nicht sein.
Das hat zwei Grnde: Ist der Anhang der E-Mail zu gro, besteht die Gefahr,
dass sie im SPAM-Ordner des Unternehmens landet. Auerdem kann der
Personaler eine kleinere Datei schneller herunterladen.

Besonderheiten der E-Mail-Bewerbung: Das Anschreiben im


Textfeld
Auch die E-Mail-Bewerbung braucht ein Anschreiben. Viele Bewerber geben ihr
komplettes Anschreiben in den Editor (das Texteingabefeld) des Mailprogramms
ein, anstatt sie in die Bewerbungsdatei zu integrieren. Bitte nicht nachmachen,
davon ist dringend abzuraten! Zum einen gilt es dabei zu beachten, dass
Sonderzeichen und Umlaute je nach Browser in Fllzeichen zerstckelt werden
knnen. Zum anderen kann das Bewerbungsschreiben dann von anderen
bersehen werden, wenn die Bewerbung innerhalb des Unternehmens per EMail weitergeleitet wird.
Als Text an das Unternehmen im E-Mail-Editor reicht ein kurzer Text, zum
Beispiel:
Sehr geehrte(r) [Ansprechpartner(in)],

im Anhang zu dieser E-Mail finden Sie meine Bewerbungsunterlagen fr die


Stelle als [XYZ].
Fr Rckfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfgung.
Mit freundlichen Gren
[Vorname Name]
In die Betreffzeile der E-Mail-Bewerbung sollte man in jedem Fall eingeben, auf
welche Stelle man sich bewirbt. So kann der Personaler die Bewerbung sofort
richtig zuordnen. Beispiel: Bewerbung auf Trainee-Stelle Ref.-Nr. 123456.

Rechtschreibung, Grammatik und Co.: Formalitten beachten


Auch wenn der frmliche Brief etwas aus der Mode gekommen sein mag: bei
einer frmlichen E-Mail sollte man dennoch die gleichen Richtlinien anwenden.
Wie bei einer klassischen Bewerbung per Bewerbungsmappe wird in der
kompletten Bewerbung erwartet, dass bei frmlichen Anreden, Gruformeln
und anderen Merkmalen die formelle Schreibe beachtet und angewendet wird.
Auch die Rechtschreibung muss fehlerfrei sein. Alles andere wirkt nachlssig.
Rechtschreibfehler sind bei vielen Personalern ein K.O-Kriterium.
Bei einer E-Mail-Bewerbung fllt der Blick des HR-Managers brigens auch auf
die Adresse. Absender la schlumpfine92@provider.de oder
klauskickerking@provider.com wirken nicht sonderlich professionell. Achte
deshalb auf eine neutrale Namensgebung bei der offiziellen Adresse, am besten
vorname.zuname@provider.de.
In der Signatur der E-Mail sollten die kompletten und aktuellen Kontaktdaten
stehen. So erleichtert man dem Personaler den schnellen Zugriff auf diese
Kontaktdaten, da er dazu spter nicht extra noch einmal den Anhang der E-MailBewerbung aufrufen muss.
Werden diese Hinweise konsequent beachtet, erhht man schon allein dadurch
seine Chancen im Personalauswahlverfahren. Die Jobbrse ABSOLVENTA
wnscht viel Erfolg fr die E-Mail-Bewerbung!