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E-Mails sollten immer korrekt, vollstndig und hflich verfasst werden und
selbstverstndlich in richtiger Rechtschreibung, Grammatik, Interpunktion
sowie Gro- und Kleinschreibung formuliert sein. Daran fhrt kein Weg vorbei,
wenn man will, dass die E-Mail ernst genommen wird.
E-Mails richtig strukturieren
Der richtige Aufbau einer E-Mail beginnt mit dem aussgekrftigen Betreff, der
hflichen Anrede und einem kurzen Einleitungssatz. Der Hauptteil der E-Mail
sollte in Abstze gegliedert werden, da dies das Lesen und Verstehen
erleichtert. Zur Verabschiedung gehrt ein freundlicher Schlusssatz, die
Gruformel, die brigens nicht als MfG abgekrzt werden sollte und der Vorund Zuname des Absenders. Bei einer geschftlichen E-Mail folgen darauf noch
eine Signatur sowie die gesellschaftsrechtlichen Angaben.
Richtig auf eine E-Mail antworten
Bei der Antwort auf eine E-Mail sollte auch gegebenenfalls die Betreffzeile
aktualisiert werden. Steht beim Erstkontakt beispielsweise im Betreff
Bewerbung als Trainee im Controlling, sollte sich der Betreff beim
Antwortschreiben auf die erhaltene E-Mail beziehen, z.B. Terminvereinbarung
zum Vorstellungsgesprch. Der Antworttext wird ber die ursprngliche
Nachricht gesetzt, damit der Gesprchspartner den E-Mail-Verlauf nochmals zur
Erinnerung gegenlesen kann.
Anhnge sollten nur versendet werden, wenn es sinnvoll ist oder wenn sie
ausdrcklich erwnscht sind. Die Datenmenge sollte dabei nicht zu gro sein
und in den gngigen Formaten wie PDF, JPG oder ZIP gehalten werden, damit
sie der Adressat ohne Probleme mit den Standardprogrammen von Windows
und Mac ffnen kann.
Allgemeine Dos & Donts
Der Inhalt einer E-Mail sollte vor dem Versand noch einmal gecheckt werden, da
Tippfehler nicht nur den Lesefluss stren, sondern auch unprofessionell wirken.
Scherze und Smileys haben in offiziellen und geschftlichen E-Mails genauso
wenig zu suchen wie die bertriebene Verwendung von Abkrzungen. Was beim
E-Mail-Austausch mit Freunden und Bekannten vllig in Ordnung ist, kommt bei
Personalern oder Vorgesetzten, Kunden oder Geschftspartnern weniger gut an.
Auch ironische uerungen sollten vermieden werden. Studien ergaben
nmlich, dass Ironie von der Mehrzahl der Leser nicht im Sinne des Absenders
verstanden wird. (Smileys und Co. knnen da zwar zum Teil Abhilfe schaffen,
doch die sind ja tabu!)
Die Beantwortung einer geschftlichen E-Mail sollte mglichst innerhalb eines
vpn 24 Stunden geschehen. Wochenenden bilden hier eine Ausnahme. Im Fall
eines Urlaubs sollte mit einer Abwesenheitsnotiz darauf hingewiesen werden,
dass sich die Antwort verzgern knnte.
Es ist praktischer, denn die E-Mail bzw. die Bewerbung kann innerhalb