Seminar: Projektmanagement in Theorie und Praxis Martin Blankenstein Tim Bendixen Ulf Berlinger

Universitt Hamburg Fakultt fr Wirtschaftsund Sozialwissenschaften Institut fr Politikwissenschaft

Grundlagen des Projektmanagements Teil 2 Umsetzung / Change Managent

von Jan Niklas Meyer und Ruben Karschnick

1.Phasen des Projektmanagements 1. Projektdefinition 2. Projektplanung 3. Projektkontrolle 4. Projektabschluss 2. Projektkontrolle Planung ohne Kontrolle ist sinnlos, Kontrolle ohne Planung unmglich (Wild 1982) Vorgabe von Soll-Werten welche Werte sind die Zielvorgabe? Zum Beispiel: wie viele Einladung zum Kongress sollen bis zum Oktober raus sein? Erfassung von Ist-Werten z.B. Messung der Anzahl von bereits verschickten Einladungen Soll-Ist-Vergleich mit Abweichungsanalyse z.B. ist das Ziel von 2000 verschickten Einladungen nach 2 Wochen zu erreichen? Reflexion der Konsequenzen wenn nicht: welcher Handlungsbedarf besteht? Wie kann das Problem noch nicht genug verschickter Einladungen gelst werden? Umsetzung der Konsequenzen Bereitstellung einer weiteren Arbeitskraft um die Einladungen noch rechtzeitig verschicken zu lassen 2.1 Drei Mglichkeiten des Umgangs mit Abweichungen von Planvorgaben: 1. nderung einzelner Planvorgaben - einfachste Lsung, aber meist unerwnschte Lsung, weil nur ungern von Planvorgaben abgerckt wird 2. Umsteuerung Planung

Umsetzung

- keine nderung der Zielvorgaben, meist wnschenswerter 3. nderung der Gesamtplanung oder Projektabbruch - in diesem Fall muss es sich um Groe Abweichungen handeln, eher selten 2.2 Phasen der Projektkontrolle 1. Terminkontrolle 2. Aufwands- und Kostenkontrolle 3. Sachfortschrittskontrolle 4. Qualittssicherung 5. Projektdokumentation 6. Personalmanagement

3.Projektabschluss Der Projektabschluss wird in der Praxis hufig vernachlssigt, dabei ist er mindestens genauso wichtig wie die anderen Projektphasen. Die Nachhaltigkeit ein Projekts hngt in hohem Mae von der Qualitt und dem Umfang dem Umfang des Projektabschlusses ab. 2.2 Phasen des Projektabschlusses 1. Produktabnahme Durchfhrung eines Abnahmetests 2. Projektabschlussanalyse Gegenberstellung von Planvorgaben und Ergebnissen 3. Erfahrungssicherung Festhalten der inhaltlichen sowie projektmanagement-bezogenen Erfahrungen 4. Projektauflsung Nach Mglichkeit reibungsloser bergang in den Regelbetrieb

4.Erfolgsfaktoren fr die Projektumsetzung Wie erfolgreich letztlich die Umsetzung ist, hngt schon in hohem Mae von der Planung ab. Diese sollte nach Mglichkeit SMART (spezifisch, messbar, akzeptabel, realistisch, terminiert sein). 1. Projektinformationsmanagement schnelle und effektive Bereitstellung aller fr die am Projekt beteiligten relevanten Informationen 2. nderungsmanagement Fhigkeit auf Abweichungen von Planvorgaben zu reagieren 3. Claim-Management rechtliche Streitigkeiten zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer knnen mit einem guten Vertrags- und Claim-Management minimiert werden 5.Change-Management Fhigkeit, die am Projekt beteiligten auf Vernderungen einzustellen und diese langfristig auf eine mglichst hohe Akzeptanz stoen zu lassen.