Checkliste für die interne Revision der

Immobilien- und Immobilienbranche

1. Checkliste des Anlagevermögensregisters
(IA-Checklisten / Auditprogramm)

(1) Stellen Sie sicher, dass ein Anlagevermögensregister jederzeit geführt und
aktualisiert wird (manuell/computergestützt).

(2) Überprüfen Sie, ob das Anlagevermögensregister Einzelheiten zum

Anlagevermögen enthält –
Menge/Nr./Standort/Identifikationsnummer/Abschreibung/Satz/kumulierte
Abschreibung/ursprüngliche Kosten/Zugänge/Streichungen/abgeschriebener
Wert.

(3) Überprüfen Sie, ob die auf dem Anlagevermögen angegebene

Identifikationsnummer mit der im FA-Register angegebenen Nummer
übereinstimmt.

(4) Stellen Sie sicher, dass für den Kauf und Verkauf von Anlagevermögen die
entsprechende Genehmigung der zuständigen Behörden eingeholt wurde

(5) Überprüfen Sie, ob die bei der physischen Überprüfung des

Anlagevermögens festgestellten Abweichungen in den Geschäftsbüchern korrekt
korrigiert wurden, nachdem Sie die Genehmigung der zuständigen Behörde
eingeholt haben.

(6) Überprüfen Sie die Methode und das Verfahren zur Durchführung der
physischen Überprüfung des Anlagevermögens und stellen Sie sicher, dass die
Überprüfung gemäß den allgemein anerkannten Buchführungspraktiken und -
verfahren durchgeführt wurde.
 (7) Überprüfen Sie, ob die physischen Überprüfungsblätter für Anlagevermögen
ordnungsgemäß erstellt und von den für die Durchführung der physischen
Überprüfung verantwortlichen Personen ordnungsgemäß unterzeichnet wurden.
Der Name, die Bezeichnung der Mitarbeiter und das Datum der Durchführung der
physischen Überprüfung sollten ebenfalls deutlich in den physischen
Überprüfungsblättern angegeben werden.

(8) Stellen Sie sicher, dass die physische Überprüfung des Anlagevermögens
mindestens alle drei Jahre von der Geschäftsführung durchgeführt wird.

2. Checkliste für die interne Revision der Buchhaltungsabteilung.

(IA-Checklisten / Auditprogramm)

Bargeldgutscheine \ Bankgutscheine

 Überprüfen Sie die Autorisierung von Bargeldgutscheinen/Bankgutscheinen durch eine verantwortliche Person.

 Überprüfen Sie die Rechnungen/Rechnungen

 Überprüfen Sie die Richtigkeit des Buchhaltungsleiters – Aufwand / Ertrag

 Überprüfen Sie die Unterschrift/Bestätigung des Bargeldbelegs.

 Überprüfen Sie, ob alle relevanten Spalten der Bargeld-/Bankbelege ordnungsgemäß ausgefüllt sind.

 Überprüfen Sie, ob alle Belege für die Gutscheine nach der Zahlung als storniert markiert sind.

 Stellen Sie sicher, dass Zahlungen nur gegen Originalbeträge erfolgen.

Gutscheine kaufen

 Überprüfen Sie die Autorisierung von Kaufgutscheinen durch eine verantwortliche Person.

 Überprüfen Sie den Kaufbeleg mit den Begleitdokumenten wie Rechnung/Rechnung und dem
Wareneingangsbeleg (GRN).

 Überprüfen Sie, ob die in den Einkaufsrechnungen angegebenen Sätze mit den erteilten
Bestellungen/Änderungen der Bestellungen bzw. den von einer zuständigen Behörde genehmigten Sätzen
übereinstimmen.

 Prüfen Sie, ob die Zahlung/Rechnung für die abgelehnte Materialmenge gemäß GRR erfolgt ist.

 Prüfen Sie, ob ein ordnungsgemäßer Buchhaltungsleiter – Spesen abgebucht wurde.

 Überprüfen Sie, ob alle relevanten Spalten der Einkaufsgutscheine ordnungsgemäß ausgefüllt sind.

 Überprüfen Sie, ob die PV gemäß den in den Bestellungen angegebenen Bedingungen übergeben wird.

 Stellen Sie sicher, dass der Kaufbeleg nur mit Originalrechnungen/Rechnungen erstellt wurde.

 Fotokopien von Rechnungen/Rechnungsduplikate sollten nicht weitergegeben werden.

 Stellen Sie sicher, dass die Rechnungen/Rechnungen strikt gemäß den Bestellbedingungen weitergeleitet
werden.

Zeitschriftengutscheine

 Überprüfen Sie die Autorisierung von Journalgutscheinen durch eine verantwortliche Person.

 Überprüfen Sie die Journalbelege mit unterstützenden Rechnungen/Rechnungen/Dokumenten.

 Überprüfen Sie, ob die Belege ordnungsgemäß von einer zuständigen Behörde genehmigt wurden.

 Überprüfen Sie die Richtigkeit der Buchhaltung - Soll / Haben.

 Überprüfen Sie, ob alle relevanten Spalten der Journalbelege ordnungsgemäß ausgefüllt sind.

 Überprüfen Sie bei Rechnungen von Auftragnehmern, ob die von den Auftragnehmern vorgelegten
Rechnungen durch die im Voraus an die Auftragnehmer erteilten Arbeitsaufträge belegt sind. Kein Gesetzentwurf
sollte verabschiedet werden, es sei denn, er wird von einem WO unterstützt, und der Wert des Gesetzentwurfs
sollte mit dem vorbereiteten WO übereinstimmen. Überprüfen Sie vor Beginn der Arbeiten, ob die Arbeitsaufträge
vorbereitet sind.

 Überprüfen Sie, ob die Rechnungen der Auftragnehmer ordnungsgemäß genehmigt und von der Person, die
für die Ausführung der Arbeiten verantwortlich ist, d. h. dem Benutzer, zur Zahlung beglaubigt sind. Auf allen
Rechnungen muss auf der Vorderseite der Rechnung eine schriftliche „Genehmigung“ des Benutzers zur Zahlung
angegeben sein.

 Überprüfen Sie, ob alle Begleitrechnungen/Rechnungen zu einem Journalbeleg von der Benutzerabteilung zur
Zahlung genehmigt/beglaubigt sind. Die Benutzerabteilung sollte auf der Rechnung zur Genehmigung/Zahlung
ausdrücklich einen Vermerk vermerken.

 Bei Auftragsarbeiten im Zusammenhang mit der Arbeitskräfteüberlassung sind den Rechnungen durch vom
Zeitbüro ordnungsgemäß beglaubigte Anwesenheitslisten zu belegen.

 Im Falle von Transportrechnungen: Überprüfen Sie die Rechnungen anhand der vereinbarten Tarife und
quittierten Kopien der Frachtbriefe.

 Überprüfen Sie die Messbücher im Falle von Rechnungen für Bauarbeiten und stellen Sie sicher, dass die
Messbücher vom für die Arbeiten zuständigen Ingenieur unterzeichnet und überprüft werden.

 Bei laufenden und endgültigen Abrechnungen für Bauarbeiten ist zu prüfen, dass der Bauingenieur die Maße
überprüft und verifiziert hat und alle laufenden und endgültigen Abrechnungen in den Aufmaßbüchern
eingetragen sind.

Aufstieg zu den Mitarbeitern

 Überprüfen Sie den Probesaldo in Bezug auf den Vorschuss an Mitarbeiter, um den im Namen jedes
Mitarbeiters ausstehenden Betrag zu ermitteln. Ermitteln Sie das Datum, seit dem der Vorschuss zur Begleichung
aussteht, und erstellen Sie eine Liste, wenn Mitarbeitervorschüsse über einen längeren Zeitraum nicht beglichen
wurden.

 Stellen Sie sicher, dass einem Mitarbeiter kein weiterer Vorschuss gewährt wird, es sei denn, der zuvor
ausstehende Vorschuss wurde von ihm beglichen.

 Der Vorschuss an einen Mitarbeiter kann sich auf ein Reise-/Arbeitsdarlehen oder einen Gehaltsvorschuss
beziehen. Stellen Sie sicher, dass die Rückerstattung vom Gehalt des Arbeitnehmers erfolgt, wenn der vom
Arbeitnehmer erhaltene Vorschuss von ihm nicht innerhalb einer angemessenen Frist beglichen wird.

 Überprüfen Sie außerdem, ob die Einziehung der Darlehens-/Gehaltsvorschussraten monatlich korrekt vom
Gehalt der Mitarbeiter erfolgt.

 Überprüfen Sie und erstellen Sie eine Liste der Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen haben und deren
vollständige und endgültige Abrechnung noch nicht erfolgt ist, auf deren Namen jedoch weiterhin Sollsalden auf
dem Konto „Vorschuss an Mitarbeiter“ angezeigt werden.

Bestätigung der Salden

 Für die Erstellung von Bankabstimmungsabrechnungen sollte monatlich eine Bestätigung der Guthaben bei
den Banken/Kreditinstituten eingeholt werden.

 Eine Bestätigung der Salden bei den Gläubigern/Debitoren sollte alle sechs Monate eingeholt werden. Die
Salden im Gläubiger-/Schuldnerkonto sollten außerdem alle sechs Monate mit den Salden gemäß den Büchern
der Partei abgeglichen werden.

Sollsaldo des Schuldnerbuchs \ Schuldnerbuchkonto

 Überprüfen Sie, ob der im Debitoren-Hauptbuch-Testsaldo angezeigte Saldo mit dem Saldo übereinstimmt,
der im Debitoren-Kontrollkonto im Hauptbuch-Probe-Saldo angezeigt wird.

 Sehen Sie sich die Agewise-Analyse von Sundry Debtors an und kommentieren Sie sie.

 Überprüfen Sie die Debitorenkonten, die schon lange blockiert sind und deren Einziehung zweifelhaft ist.

 Überprüfen Sie die Konten der Schuldner, bei denen Klagen eingereicht wurden bzw. eingereicht werden
sollen, und stellen Sie den Fortschritt der Klagen fest.

 Führen Sie eine Prüfung der verschiedenen Debitorenkonten im Debitorenbuch durch und prüfen Sie
Folgendes:

o Ordnen Sie die Soll- und Habeneinträge einzeln zu.

o Geben Sie die Aufschlüsselung des Schlusssaldos an – rechnungsmäßig.

o Stellen Sie sicher, dass es keine Fälle gibt, in denen die Zahlungen für spätere Rechnungen
eingegangen sind und die früheren Rechnungen unbezahlt sind.

o Geben Sie eine Aufschlüsselung des Schlusssaldos wie oben in (b) an, einschließlich der
Einzelheiten etwaiger Belastungen aufgrund von Belastungsanzeigen der Parteien.

o Erstellen Sie eine Liste der Debitorenkonten mit den Abschlussguthaben.

o Vergleichen Sie jede Belastung mit einer entsprechenden Gutschrift, um eventuelle

Unter-/Überzahlungen für Rechnungen zu ermitteln.

Sollsaldo des Kreditorenbuchs/Konto des Kreditorenbuchs

 Überprüfen Sie, ob der im Gläubigerhauptbuch-Probesaldo angezeigte Saldo mit dem Saldo übereinstimmt,
der im Gläubigerkontrollkonto im Hauptbuch-Probesaldo angezeigt wird.

 Überprüfen Sie die Gläubigerkonten, deren Begleichung seit langem aussteht (nicht in Anspruch genommene
Gläubiger) und die für eine Rückbuchung in die Geschäftsbücher in Betracht gezogen werden können.

 Führen Sie eine Prüfung der verschiedenen Gläubigerkonten im Gläubigerbuch durch und prüfen Sie
Folgendes.

o Passen Sie die Kredit- und Debiteinträge entsprechend an.

o Geben Sie die Aufschlüsselung des Schlusssaldos an – rechnungsmäßig.

o Stellen Sie sicher, dass es nicht zu solchen Fällen kommt, in denen Zahlungen für spätere
Rechnungen geleistet wurden und die früheren Rechnungen unbezahlt sind.

o Geben Sie eine Aufschlüsselung des Schlusssaldos wie oben in i (b) an, einschließlich der
Einzelheiten etwaiger Gutschriften aufgrund von Gutschriften, die der Partei gewährt wurden.

o Bereiten Sie eine Liste des Gläubigerkontos vor, in der die endgültigen Sollsalden sowie die
Gründe für die Sollsalden aufgeführt sind. Zu jedem einzelnen Sollsaldo sind Kommentare oder
Einzelheiten von der geprüften Stelle einzuholen.

o Vergleichen Sie jede Gutschrift mit einer entsprechenden Belastung, um etwaige

Über-/Unterzahlungen für eine Rechnung zu ermitteln.

 Überprüfen Sie den gesamten Gläubigerbuch-Testsaldo, wie unten angegeben, um die oben genannten
Einzelheiten zu erfahren.
 - Lieferanten

- Auftragnehmer

- Transporter

- Andere

Ausstehende Verbindlichkeiten

Überprüfen Sie, ob die ausstehenden Verbindlichkeiten aus früheren Jahren in den Geschäftsbüchern angepasst
wurden.

Verbrauchsteuer-V/S-Kontenabstimmung

 Stellen Sie sicher, dass monatlich eine Abgleichsrechnung erstellt wird, um den Modvat-/Cenvat-Saldo in der
Verbrauchsteuer mit den Kontensalden abzugleichen.

 Überprüfen Sie, ob in der Abgleichsabrechnung ein alter ausstehender Eintrag erscheint.

 Überprüfen Sie die nicht abgeglichene/abgeglichene Differenz zwischen den Salden, die in den
Verbrauchsteuerunterlagen und den Buchhaltungsunterlagen angezeigt werden.

TDS

 Überprüfen Sie, ob alle TDS-Abzüge rechtzeitig bei der Regierung hinterlegt werden – überprüfen Sie die
monatliche TDS-Abrechnung und das tatsächliche Datum der Einzahlung bei den TDS-Challans.

 Überprüfen Sie, ob die TDS-Erklärungen rechtzeitig bei der Regierung eingereicht werden.

 Überprüfen Sie, ob die TDS-Abzüge gegebenenfalls ordnungsgemäß von allen Zahlungsempfängern

vorgenommen werden.

Budget vs. Ist – Ausgaben

 Überprüfen Sie die Budget-V/s-Ist-Position zu einem bestimmten Datum anhand der Budgetaufstellung für alle
Ausgaben – feste/variable Gemeinkosten.

 Überprüfen Sie die Abweichungen zwischen den Budget- und Ist-Zahlen.

 Erhalten Sie Kommentare zu den Gründen für Abweichungen zwischen Budget und Ist.

 Analysieren Sie die prozentualen Abweichungen zwischen Budget und Ist.

Prüfung des Sachkontos – Ausgaben/Sonstiges

 Überprüfen Sie, ob bei Ausgaben die Unterscheidung zwischen Kapital- und Einnahmenausgaben
ordnungsgemäß erfolgt.

 Überprüfen Sie, ob für die Abbuchung der Ausgaben der richtige Kontokopf verwendet wurde.

 Nehmen Sie einige Einträge aus dem Sachkonto auf und verfolgen Sie den Eintrag mit dem Gutschein und den
dazugehörigen Rechnungen/Rechnungen, um sicherzustellen, dass die Spesenabrechnungen ordnungsgemäß
genehmigt/autorisiert und verbucht werden.

Hauptbuch-Probensaldo / Einnahmen-Hauptbuch-Probensaldo

 Führen Sie eine Prüfung des Bilanzsaldos des Hauptbuchs/des Bilanzsaldos des Einnahmenbuchs durch und
kommentieren Sie Konten, die abgeglichen werden müssen, z. B. Konto zwischen Büros/Konto zwischen
Einheiten usw.

 Im Falle von Konten wie TDS-Forderungen/Zinsforderungen/Versicherungsforderungen/Margin-

Geldeinzahlungen bei Banken bitten Sie um eine Aufschlüsselung/detaillierte Kontoauszüge und kommentieren
Sie diese.

 Im Falle eines Gläubiger-/Debitorenkontos prüfen Sie, ob der im Hauptbuch angegebene Betrag mit dem im
Gläubigerbuch-Probesaldo/Debitorenbuch-Probesaldo angezeigten Saldo übereinstimmt.
 Überprüfen Sie, ob Sonderkonten wie Zwischenkonten usw. in der Probebilanz enthalten sind, und führen Sie
eine Prüfung durch.

 Führen Sie bei anderen Konten eine Überprüfung des Kontobuchs durch, um etwaige
Unregelmäßigkeiten/Abstimmungsprobleme festzustellen

3. Checkliste für die interne Revision der Verwaltungsabteilung.

(IA-Checklisten / Auditprogramm)

VERWALTUNG

 Erkundigen Sie sich nach den Aktivitäten, die von der Verwaltung der Organisation
abgedeckt werden. Normalerweise fallen die folgenden Aktivitäten in die Verwaltungsabteilung
einer Organisation.

o Sicherheitsdienste
o Kantinendienste
o Hauswirtschaftsdienste
o Kurierdienste
o Fax-/Fotokopiergeräte
o Telefonleitungen
o Renovierung und routinemäßige Reparaturen
o Versand der Korrespondenz
o Eingehende Korrespondenz
o Besucher registrieren sich an der Rezeption
o Reisen – Flugzeug, Zug, Taxi
o Hotelreservierungen
o Anlagevermögen für Wartung/Reparatur
o Fahrzeuge
o Gästehäuser
o Unterhalt/Instandhaltung der Kolonie.

 Sicherheit

o Überprüfen Sie den Vertrag mit dem Sicherheitsunternehmen.

o Stellen Sie sicher, dass die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und andere
allgemeine Angelegenheiten vom Auftragnehmer eingehalten werden.
o Der Rechnung des Auftragnehmers ist die Anwesenheitsliste des in einem
bestimmten Zeitraum/Monat eingesetzten Sicherheitspersonals beizufügen.
 o Der Rechnung des Auftragnehmers ist eine Bescheinigung des Auftragnehmers
über die Einhaltung der gesetzlichen Pflichten durch den Auftragnehmer
beizufügen.
o Der Gesetzentwurf sollte vom Leiter der Verwaltung genehmigt werden.
o Stellen Sie sicher, dass in den Vertrag eine spezifische Klausel bezüglich der
PF-/ESI-Haftung des Arbeitgebers des Sicherheitspersonals aufgenommen
wurde. Im Vertrag sollte klar angegeben werden, wer den Arbeitgeberbeitrag
zur Altersvorsorge/ESI trägt. (Das Unternehmen oder der Auftragnehmer.)
o Falls der Auftragnehmer die PF-Haftung tragen soll, sollte das Unternehmen vom
Auftragnehmer Kopien der monatlichen Forderungen bezüglich der PF-
Einzahlungen anfordern.
o Studieren Sie die verschiedenen Vertragsklauseln und stellen Sie sicher, dass
sie eingehalten werden.
o Stellen Sie sicher, dass der Auftrag an den Auftragnehmer zu den bestmöglichen
Bedingungen vergeben wurde. Kostenvoranschläge/Angebote anderer
Auftragnehmer sollten überprüft werden, um sicherzustellen, dass bei der
Ernennung des Auftragnehmers die finanziellen Bedingungen sowie das
allgemeine Profil/Ansehen und der Ruf der Auftragnehmer berücksichtigt
wurden.
o Überprüfen Sie, ob das Sicherheitspersonal in dem seiner Gerichtsbarkeit und
Verantwortung unterliegenden Gebiet ordnungsgemäß eingesetzt wird. Bitten
Sie den Sicherheitsleiter um einen Einsatzplan.
o Überprüfen Sie die an den Sicherheitstoren/Sicherheitspunkten geführten
Register und Aufzeichnungen und stellen Sie sicher, dass die Register und
Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand sind/ordnungsgemäß gepflegt
werden/alle Spalten vollständig ausgefüllt sind.
o Falls bewaffnete Männer eingesetzt wurden, stellen Sie sicher, dass sie über
gültige Lizenzen verfügen und dass die Lizenzen rechtzeitig erneuert werden.
o Ermitteln Sie die Verantwortung der Sicherheitsabteilung / des Auftragnehmers in
Form einer Checkliste. Die Checkliste sollte punktweise Aufgaben der
Sicherheit angeben. Die vom Housekeeping durchzuführenden
Tätigkeiten/Arbeiten sind in Form einer Checkliste zu dokumentieren.

 Kantinendienste

o Überprüfen Sie den Vertrag mit dem Kantinenunternehmer und stellen Sie sicher,
dass die Vertragsbedingungen eingehalten werden.
 o Überprüfen Sie die Einhaltung der Punkte 3 bis 8 bei Sicherheitsdiensten. Die
Punkte gelten auch für den Kantinenservice.
o Stellen Sie sicher, dass eine ordnungsgemäß genehmigte Preisliste der
Lebensmittel erstellt wurde und in der Kantine ausliegt.

 Haushaltsdienstleistungen

o Überprüfen Sie den Vertrag mit dem Housekeeping-Auftragnehmer und stellen

Sie sicher, dass die Vertragsbedingungen eingehalten werden.
o Überprüfen Sie die Einhaltung der Punkte 3 bis 8 wie bei Sicherheitsdiensten.
Die Punkte gelten auch für Housekeeping-Dienste.
o Ermitteln Sie die Zuständigkeit der Housekeeping-Abteilung / des
Auftragnehmers in Form einer Checkliste. Die Checkliste sollte punktuelle
Aufgaben des Housekeepings/Auftragnehmers angeben. Die vom
Housekeeping durchzuführenden Tätigkeiten/Arbeiten sind in Form einer
Checkliste zu dokumentieren.

 Kurierdienste

o Überprüfen Sie den Vertrag mit den Kurierunternehmen.

o Stellen Sie sicher, dass die Vertragsbedingungen vom Auftragnehmer
eingehalten werden.
o Überprüfen Sie, ob der Frachtbrief im Detail anhand der Kopien der Frachtbriefe
und des Liefernachweises überprüft wurde. Die Verwaltungsabteilung sollte die
Rechnung nur dann verabschieden, wenn alle Frachtbriefe mit dem
Zustellnachweis (POD) abgeglichen sind.
o Der Gesetzentwurf sollte vom Verwaltungsleiter genehmigt werden.
o Stellen Sie sicher, dass der/die Auftrag(e) zu den bestmöglichen Bedingungen an
den Auftragnehmer/das Kurierunternehmen vergeben wurden.
Kostenvoranschläge/Angebote anderer Auftragnehmer/Kurierunternehmen
sollten überprüft werden, um sicherzustellen, dass die finanziellen Konditionen
sowie das allgemeine Profil/der Ruf der Kurieragenturen berücksichtigt wurden,
bevor der Auftragnehmer/das Kurierunternehmen beauftragt wird.

 Faxgeräte / Fotokopiergeräte

o Überprüfen Sie die Gesamtzahl der installierten Faxgeräte und deren Standort.
o Stellen Sie sicher, dass für jedes einzelne Faxgerät ein Budget festgelegt wurde.
 o Vergleichen Sie das Budget mit der tatsächlichen Position aller Faxgeräte und
kommentieren Sie die negativen Abweichungen zwischen Budget und Ist.
o Stellen Sie sicher, dass das für Fotokopierzwecke ausgegebene Papier
ordnungsgemäß kontrolliert wird. Der Kopierer sollte Aufzeichnungen über die
Anzahl der in einem Monat eingegangenen Papierblätter und die Anzahl der in
diesem Monat angefertigten Fotokopien führen. Es sollte ein monatlicher
Kontrollbericht erstellt werden.
o Stellen Sie sicher, dass ein System von Anforderungsscheinen für
Faxe/Fotokopien vorhanden ist. Ein Anforderungsscheinsystem würde
sicherstellen, dass es zu keinem Missbrauch der Fax-/Kopiergeräte kommt.
o Stellen Sie sicher, dass die Fax-/Kopiergeräte ordnungsgemäß gewartet werden
und dass die Bediener der Geräte keinen unbefugten Zutritt von Personen zur
Bedienung der Geräte gestatten.
o Falls die Fotokopiearbeit einer externen Agentur übertragen wurde – überprüfen
Sie den mit der Partei geschlossenen Vertrag und stellen Sie sicher, dass die
Vertragsbedingungen eingehalten wurden.
o Stellen Sie sicher, dass der Vertrag mit der externen Agentur rechtzeitig, dh vor
Ablauf der Vertragslaufzeit, erneuert wird.
o Das Unternehmen sollte monatlich Aufzeichnungen über die an den
Auftragnehmer ausgegebenen Papiere und die Anzahl der im Laufe des
Monats angefertigten Fotokopien führen. Die Abweichungen/Unterschiede sind
vom Fachbereich zu erläutern.
o Falls die Fotokopie-/Faxarbeiten außerhalb der Bürozeiten ausgeführt werden,
müssen die Anforderungsscheine aufbewahrt werden und die Mitarbeiter
werden angewiesen und ermutigt, die Angaben zur Anzahl der nach den
Bürozeiten erstellten Fotokopien/Faxkopien in das Register einzutragen.

Telefone
o Stellen Sie sicher, dass für jedes Telefon ein budgetierter Betrag festgelegt
wurde. Der Budgetbetrag sollte schriftlich genehmigt werden.
o Eine monatliche Budget-/Ist-Abrechnung – telefonisch sollte vorbereitet und
überprüft werden.
o Falls die tatsächlichen Ausgaben vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich den
budgetierten Betrag übersteigen, stellen Sie sicher, dass die Genehmigung für
den überschüssigen Betrag von der zuständigen Behörde eingeholt wird.
 o Stellen Sie sicher, dass die Telefonrechnungen von den betroffenen Benutzern
ordnungsgemäß genehmigt/zur Zahlung beglaubigt wurden.

 Gästehaus

o Überprüfen Sie, ob die Aufzeichnungen über die im Gästehaus installierten

Anlagegüter ordnungsgemäß in einem gebundenen Register/Computer geführt
werden. Die Aufzeichnung des Anlagevermögens (FA-Register) sollte alle
Details der FA enthalten, wie z. B. Menge/Standort/Marke und
Typ/Identifikationsnummer/Wert usw.
o Es sollte eine halbjährliche Überprüfung des FA durchgeführt und die physischen
Salden mit den Buchsalden verglichen werden. Die Abweichungen sollten
gemeldet werden.
o Ebenso sollten Strom-, Wasser- und Telefonrechnungen in einem Register bzw.
Computer erfasst werden.
o Für die Aufzeichnung aller STD-/ISD-Anrufe sollte ein Register geführt werden.
Die Besucher sollten gebeten werden, die Einzelheiten des getätigten Anrufs in
das Register einzutragen.
o Es sollte ein gebundenes Register geführt werden, um täglich die
Rechnungsnummer, den Betrag und die Art der getätigten Käufe (Milch,
Gemüse, Lebensmittel usw.) aufzuzeichnen. Das Register sollte auf dem
neuesten Stand gehalten werden.
o Die Kosten pro Mahlzeit sollten monatlich berechnet werden (indem die
Gesamtausgaben für Lebensmittel/Milch/Gemüse usw. durch die Anzahl der
während des Monats bereitgestellten Mahlzeiten dividiert werden). Die Kosten
pro Mahlzeit würden die tatsächlich angefallenen Kosten für die den Gästen
bereitgestellten Mahlzeiten angeben und beurteilen, ob die Essenskosten
hoch/normal sind.
o Im Gästehaus sollte ein Gäste-/Belegungsregister geführt werden, in dem alle
Angaben des Gastes wie Name, Ankunftszeit, Abreisedatum, Ankunftsdatum,
Abreisedatum, Adresse, Zimmernummer usw. eingetragen werden sollten.
o Es sollte ein Verpflegungsregister/-zettel erstellt werden, um die Einzelheiten der
den Gästen zur Verfügung gestellten Mahlzeiten aufzuzeichnen. Der
Essenszettel sollte vom Hausmeister erstellt und die Unterschriften des Gastes
auf dem Zettel eingetragen werden.
 o Auf dem Register/Beleg sollte deutlich die Anzahl der
Frühstücks-/Mittags-/Abendessen-/Tee-/Milch-/Snacks usw. angegeben sein,
die dem Gast zur Verfügung gestellt werden.
o Es sollte ein Register/eine Auflistung der Verbrauchsgüter (außer
Anlagevermögen) geführt werden und alle Einzelheiten zu Gegenständen wie
Eimern, Raumheizgeräten, Matratzen, Besteck, Bettlaken, Bezügen und
Utensilien sollten eingetragen werden. Das Register/die Abrechnung sollte
raumweise erstellt werden.
o Falls sich das Gästehaus in einem gemieteten/gepachteten Gebäude befindet,
überprüfen Sie den Miet-/Pachtvertrag und prüfen Sie, ob die Allgemeinen
Geschäftsbedingungen eingehalten werden.

Besucher melden sich an der Rezeption an

o Stellen Sie sicher, dass das System zur Ausgabe von Besucherkarten an
Besucher vorhanden ist. Die Karten sollten über eine Seriensteuerung
verfügen.
o Die Besucherkartennummer sollte im Besucherregister eingetragen werden.
o Das Besucherregister sollte in jeder Hinsicht vollständig sein, dh alle im Format
vorgeschriebenen Einträge sollten ordnungsgemäß und vollständig ausgefüllt
sein. Keine Spalte im Register sollte leer bleiben.
o Das Besucherregister sollte klar und deutlich in leserlicher Hand geführt werden.

Reisen - Flugzeug / Taxi / Zug

o Die Buchungen für Flug, Taxi oder Zug sollten auf der Grundlage von
Anforderungsscheinen erfolgen. Die Anforderungsscheine sollten von den
Mitarbeitern ordnungsgemäß mit den erforderlichen Details ausgefüllt werden,
wie z. B. – Genehmigung des HOD / Autorisiert durch / Datum und Uhrzeit /
Einzelheiten der Reise / Name und Bezeichnung / Zweck / Unterschrift usw.
o Die Verwaltungsabteilung sollte nicht vollständig und ordnungsgemäß ausgefüllte
Anforderungsscheine nicht akzeptieren.

Schreibwaren

o Stellen Sie fest, ob es ein System/Verfahren gibt, um die Buchmenge des

Schreibwarenbestands zu jedem Zeitpunkt zu ermitteln.
o Prüfen Sie, ob es ein Verfahren gibt, bei dem die Anfangssalden, Quittungen,
Ausgaben und Schlusssalden jedes Briefpapierartikels (Kosten etwa 25 Rupien
 oder mehr pro Nummer) im Briefpapierbestandsregister
(manuell/computergestützt) erfasst werden.
o Führen Sie eine physische Überprüfung der auf Lager befindlichen Schreibwaren
(Kosten etwa 25 Rupien oder mehr) durch, vergleichen Sie die physischen
Bestände mit den Buchbeständen und lokalisieren Sie etwaige Abweichungen.
o Stellen Sie sicher, dass es ein System zur Ausgabe von Schreibwaren an
verschiedene Abteilungen gegen ordnungsgemäß genehmigte
Anforderungsscheine gibt.
o Überprüfen Sie, ob eine monatliche Abrechnung der an verschiedene
Abteilungen ausgegebenen Briefpapiere erstellt wird. Die Erklärung sollte die
Einzelheiten der von der Abteilung ausgegebenen Briefpapierstücke
widerspiegeln.

Hotelreservierungen / Gästehausreservierungen

 Stellen Sie sicher, dass es ein ordnungsgemäßes Verfahren für

Hotel-/Gästehausreservierungen gibt.

 Das Verfahren soll sicherstellen, dass die Einzelheiten zu Hotel-/Pensionsreservierungen in

einem Kontrollbuch/Register erfasst werden. Die Details sollten Folgendes umfassen:

Sl. Na Bezeich Stand Hot Reservierun Art der

N me nung ort eln gszeitraum Unterbringu

ei der am Von bis ng

n Per e

son

(i (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii)

c
h)

Ob die Buchung Rechnungsdetails Rechnung bezahlt von Alle anderen

bestätigt/ausstehe Rechnungsnr. (Name / Datum / Informationen

nd ist Datum Betrag Zahlungsart) wie Stornierung

(viii) (ix) (X) (xi

 Überprüfen Sie, ob alle Spalten des Kontrollregisters ordnungsgemäß und vollständig
ausgefüllt sind. Alle im Format angegebenen erforderlichen Angaben sollten in das
Kontrollregister eingetragen werden.

 Anlagevermögen zur Wartung – Reparatur

o Eine Aufzeichnung der Anlagegüter, für die die Verwaltungsabteilung für die
Durchführung der Reparaturen/Wartungsarbeiten oder Instandhaltung
verantwortlich ist, sollte in Form eines Registers (manuell/computergestützt)
geführt werden. Der FA würde Klimaanlagen, Kühlschränke, Wasserkühler,
Fax-/Fotokopiergeräte, elektrische Geräte usw. umfassen. Die Aufzeichnung
sollte Details des FA enthalten, wie z. B. –
Menge/Standort/Identifikationsnummer/Marke oder Typ. Überprüfen Sie, ob
eine solche FA-Aufzeichnung von der Verwaltungsabteilung geführt wird.
o Eine physische Überprüfung dieser FA sollte alle sechs Monate/jährlich
durchgeführt werden, um etwaige Unstimmigkeiten festzustellen.

 Renovierung und routinemäßige Innenwartung

o Überprüfen Sie, ob Angebote/Vergleichsaussagen eingeholt/vorbereitet wurden,

bevor Sie einem Auftragnehmer/einer Partei einen Kauf-/Arbeitsauftrag erteilen.
o Stellen Sie sicher, dass der Kauf-/Arbeitsauftrag unter Berücksichtigung
kommerzieller Gesichtspunkte erteilt wurde – niedrigstes
Angebot/Angebot/Profil/Erfahrung/technische Kompetenz/Empfehlung von
Architekten, Ingenieuren usw.
o Überprüfen Sie, ob der Kauf-/Arbeitsauftrag vor Beginn der Arbeiten von den
Parteien ausgestellt wurde. Bestätigende Anordnungen sollten nur unter
besonderen Umständen erlassen werden.
o Überprüfen Sie, ob die Vergleichsaussagen ordnungsgemäß von einer
zuständigen Behörde genehmigt und datiert wurden.
o Stellen Sie sicher, dass die Abweichung zwischen der tatsächlichen Menge/dem
tatsächlichen Wert und der Menge/dem Wert gemäß Bestellung/Auftrag + 5 %
nicht überschreitet. Die in der Bestellung/Auftrag angegebene Menge/der Wert
sollte so genau und wie möglich sein und alle Arbeiten sollten im Voraus
geschätzt und geplant und in der Bestellung/Auftrag vorgesehen werden. Die
Änderungen der PO/WO sollten nur in besonderen Fällen erlassen werden. Die
Fälle, in denen Änderungsanordnungen zur Erweiterung des Arbeitsumfangs
 erlassen werden, sollten minimal sein und der gesamte
Arbeits-/Tätigkeitsumfang sollte im Voraus geschätzt/kalkuliert werden.
o Stellen Sie sicher, dass die Änderungen der PO/WO vor Beginn der erweiterten
Arbeiten/des erweiterten Tätigkeitsbereichs herausgegeben werden und nicht
nach Abschluss der Arbeiten.

 Unterhalt/Instandhaltung der Kolonie

o Überprüfen Sie, ob die Verwaltungsabteilung eine Liste des Anlagevermögens

erstellt hat, das den Mitarbeitern in ihren Wohnräumen zur Verfügung gestellt
wird.
o Prüfen Sie, ob in der FA-Liste, die den Mitarbeitern von den Mitarbeitern zur
Verfügung gestellt wird, eine Danksagung vorgenommen wurde. Die
Unterschriften der betroffenen Mitarbeiter sollten in die FA-Liste aufgenommen
werden, als Zeichen ihrer Zustimmung zum Erhalt des FA.
o Die Verwaltungsabteilung sollte eine physische Überprüfung der FA in den
Wohnräumen der Mitarbeiter durchführen und diese mit der Liste vergleichen.
Eventuelle Abweichungen zwischen den physischen Salden und den
Buchsalden sollten untersucht werden.
o Die Verwaltungsabteilung sollte ein Register/ein Buch führen, in das alle von den
in der Kolonie ansässigen Mitarbeitern eingegangenen Beschwerden
fortlaufend eingetragen werden sollten.

 Es sollte auch die spezifische Art der Beschwerde eingegeben werden, ob elektrisch,
mechanisch, zivil, elektronisch usw., zusammen mit dem Datum und der Uhrzeit, zu der der
Mitarbeiter die Beschwerde eingereicht hat. Ebenso sind Datum und Uhrzeit der
Störungsbehebung/Behebung des Problems sowie die Unterschrift des Beschwerdeführers
anzugeben. Das Register würde es der Verwaltungsabteilung ermöglichen, eine angemessene
Kontrolle über die Beschwerden/Wartungsarbeiten auszuüben.

Fahrzeuge
o Stellen Sie sicher, dass die Angaben zu unternehmenseigenen Fahrzeugen in
einem Register verfügbar sind.
o Prüfen Sie, ob der Versicherungsschutz rechtzeitig erneuert wird.
o Überprüfen Sie die Zulassungsunterlagen/Versicherungspapiere aller Fahrzeuge,
um eventuelle Unstimmigkeiten festzustellen.
 o Überprüfen Sie, ob die Fahrtenbücher der Fahrzeuge ordnungsgemäß geführt
werden. Überprüfen Sie die Einträge in den Logbüchern.
o Stellen Sie sicher, dass ein Fahrzeugregister geführt wird und Einzelheiten zu
den Betriebs- und Wartungskosten für jedes Fahrzeug fahrzeugweise
eingetragen werden, unter Angabe der Rechnungsnummer/-datum und des
Betrags.
o Überprüfen Sie, ob eine monatliche Übung durchgeführt wird, um die Betriebs-
und Wartungskosten jedes Fahrzeugs pro Kilometer zu berechnen. Dies lässt
sich ermitteln, indem man die gesamten Betriebs- und Wartungsaufwendungen
durch die Anzahl der gefahrenen Kilometer des Fahrzeugs gemäß Fahrtenbuch
dividiert. Die Verwaltung würde auf einen Blick die monatlichen Kosten pro
Kilometer für den Betrieb und die Wartung eines bestimmten Fahrzeugs
erkennen.

 Eingehende/ausgehende Korrespondenz

o Stellen Sie sicher, dass für die ein- und ausgehende Korrespondenz ein
separates manuelles Register geführt wird.
o Prüfen Sie, ob alle relevanten Informationen in den Eingangs-/Ausgangsregistern
erfasst sind.
o Die Register sollten jederzeit auf dem neuesten Stand gehalten werden und
Einträge sollten täglich vorgenommen werden.
o Auf dem Umschlag jeder eingehenden Korrespondenz sollte ein Stempel/Siegel
angebracht werden, aus dem das Eingangsdatum des Dokuments/der
Korrespondenz hervorgeht.
o Für Dokumente/Korrespondenz, die per Einschreiben verschickt werden, sollte
ein separates Register/Register geführt werden. (Kopien der Registerbelege
sollten aufbewahrt werden).
o Über Briefmarken sollte eine ordnungsgemäße Aufzeichnung geführt werden.
o Im Falle einer Frankiermaschine: Überprüfen Sie die Nutzung und den
Restbetrag am Ende des Tages.

4. Checkliste für die interne Revision der Bankabstimmungserklärung

(IA-Checklisten / Auditprogramm)

(1) Überprüfen Sie, ob monatlich Bankabgleichsabrechnungen für alle

Bankkonten erstellt werden.
 (2) Überprüfen Sie, ob die Einträge in den Bankabstimmungsabrechnungen im
darauffolgenden Monat gelöscht werden.

(3) Suchen Sie nach einem alten ausstehenden Eintrag und erkundigen Sie sich
nach der Art und den Einzelheiten eines solchen ausstehenden Eintrags.

(4) Überprüfen Sie, ob Buchungen zu Schecks, die ausgestellt, aber seit mehr als
6 Monaten nicht zur Zahlung vorgelegt wurden, rückgängig gemacht werden.

(5) Stellen Sie sicher, dass alle per Post datierten Schecks bis zur Einzahlung
sicher verwahrt werden.

(5) Überprüfen Sie, ob alle stornierten Schecks ordnungsgemäß im Scheckbuch

aufbewahrt werden.

(7) Überprüfen Sie die Scheckunterzeichnungsberechtigungsebenen des

Managements und stellen Sie sicher, dass die Schecks gemäß der
vorgeschriebenen und delegierten Befugnis unterzeichnet werden.

(8) Kontrollieren Sie die sichere Aufbewahrung von

Scheckbüchern/Schalterfolien.

5. Interne Audit-Checkliste für Warenversand und Materialeingang

(IA-Checklisten / Auditprogramm)

VERSAND VON WAREN (FERTIGPRODUKTE)

 Überprüfen Sie, ob der Plan für den Versand der fertigen Produkte im Abschnitt „Versand“
eingegangen ist und deutlich die Menge/den Standort sowie die Beschreibung des Materials
angibt.

 Untersuchen Sie die Methode und das Verfahren für den Materialversand, um sicherzustellen,
dass der Versand reibungslos erfolgt.

 Überprüfen Sie den am Ende des Tages erstellten Versandbericht, um sicherzustellen, dass
die für den Tag geplanten Sendungen tatsächlich vollständig ausgeführt werden.

 Überprüfen Sie den ausstehenden Liefer-/Versandstatus für einen bestimmten Zeitraum

(täglich). Diese Informationen können in Form eines Berichts gepflegt werden.

 Stellen Sie sicher, dass ein ordnungsgemäßes System zum Wiegen der fertigen Waren für
den Versand vorhanden ist. Die Waagen und die dazugehörige Ausrüstung sollten stets
ordnungsgemäß gewartet werden (einschließlich der Kalibrierung von Waagen).

 Wenn die Verkaufsrechnungen im Versandbereich erstellt werden, überprüfen Sie einige

Rechnungen über einen bestimmten Zeitraum verteilt, um sicherzustellen, dass die Rechnungen
in Bezug auf Tarife, Verbrauchsteuern, Umsatzsteuer usw. korrekt erstellt wurden. Stellen Sie
sicher, dass eine ordnungsgemäße Kontrolle über das Briefpapier leerer Rechnungen
gewährleistet ist. Die Verkaufsrechnungen sollten von einer hierfür ordnungsgemäß schriftlich
bevollmächtigten Person genehmigt werden. Überprüfen Sie, ob die Frachtfrachtbriefe
ordnungsgemäß erstellt sind.

 Vergewissern Sie sich, dass die Sendung fertiger Waren, sobald sie im Versandbereich
gewogen und genehmigt wurde, am Ausgangstor durch den Sicherheitsdienst oder eine
verantwortliche Person auf die erforderlichen Papiere (Torausweis, Verkaufsrechnung,
Straßengenehmigung, Frachtsendungsnummer usw.) überprüft wird den Bereich
Verkaufsversand.

 Überprüfen Sie den Status der vom Transportunternehmen bereitgestellten LKWs anhand der
bestellten LKWs. Stellen Sie außerdem sicher, dass ausnahmslos Strafen für die
Nichtbereitstellung der LKW erhoben werden.

 Stellen Sie sicher, dass alle zu versendenden LKWs nicht mit weniger als dem für die Zahlung
vereinbarten Mindestgewicht beladen werden. Wenn ja, sollten die ordnungsgemäße
Begründung und Genehmigung überprüft werden.

 Status der Transportversicherung, falls vorhanden, muss überprüft werden.

 Überprüfen Sie, ob alle Transporteure zugelassene Transporteure sind und dass ihr Vertrag
von einer autorisierten Person in der Zentrale genehmigt wurde.
 INWARD-MATERIAL (WARE)

 Überprüfen Sie, ob die Eingabe des eingehenden Materials an der Eingangskasse erfolgt.

 Stellen Sie sicher, dass die Verwiegung/Zählung des eingehenden Materials im

Empfangsbereich ordnungsgemäß und korrekt erfolgt.

 Überprüfen Sie, ob auf der Rückseite des Frachtbriefs ein Stempel/eine Empfangsbestätigung
für das eingehende Material angebracht ist. Die Bemerkung sollte die Menge (Gewicht/Stückzahl
usw.) des im Empfangsbereich erfassten Materials sowie den Zustand (ok/beschädigt/nass usw.)
angeben, in dem das Material empfangen wurde.

 Die Empfangsabteilung sollte Aufzeichnungen über das gesamte eingehende Material führen,
das sendungsweise eingegangen ist, und dabei deutlich das Datum, die Fahrzeugnummer, die
Beschreibung des Materials, die Menge usw. angeben. Diese Aufzeichnung kann in Form eines
täglich erstellten MIS-Berichts geführt werden.

QUALITÄTSKONTROLLE

 Überprüfen Sie das Verfahren zur Freigabe von RM zur Verwendung in der Produktion

 Stellen Sie sicher, dass das Verfahren zur Qualitätsprüfung von Rohmaterial/Fertigwaren in
Form eines Qualitätshandbuchs gut dokumentiert ist.

 Stellen Sie sicher und prüfen Sie, dass das Rohmaterial/die fertige Ware nach der Ablehnung
nicht später als Abweichung freigegeben wird. Stellen Sie in besonderen Fällen sicher, dass die
Genehmigung im Rahmen der Abweichung ordnungsgemäß genehmigt wird.

 Überprüfen Sie die Spezifikation/festgelegten Standards für die Prüfung und Freigabe des
Rohmaterials/Fertigwaren und stellen Sie sicher, dass das tatsächliche Testergebnis mit der
festgelegten Spezifikation übereinstimmt.
 Bei jeder Änderung der festgelegten Spezifikation stellen Sie sicher, dass die Änderung von
einer zuständigen Behörde schriftlich genehmigt und genehmigt wird und dass die Änderung in
das Spezifikationshandbuch aufgenommen wird.

 Überprüfen Sie die Zeit, die bei der Qualitätssicherung benötigt wird, um die eingegangene
Probe zur Prüfung freizugeben. Die Probenahme von Rohmaterial und Fertigwaren sollte in
kurzer Zeit erfolgen.

 Überprüfen Sie die Managementebene, an die der Leiter der Qualitätssicherung berichtet. Um
sicherzustellen, dass die Qualitätssicherung als unabhängiger Zweig funktioniert, sollte die
Qualitätssicherung tatsächlich dem Leiter der Organisation/Einheit unterstellt sein.

 Stellen Sie sicher, dass die angenommenen/abgelehnten Testproben getrennt aufbewahrt

und mit ordnungsgemäßer und deutlicher Kennzeichnung getrennt aufbewahrt werden. Achten
Sie darauf, dass die Probe nicht verwechselt wird.

6. Interne Audit-Checkliste für Verbrauchsteuern

(IA-Checklisten / Auditprogramm)

VERBRAUCHSsteuer

 Stellen Sie sicher, dass die Modvat/Cenvat sofort nach Erhalt des Materials beantragt und in
den Verbrauchsteuerunterlagen gutgeschrieben wird. Es sollte keine Verzögerung geben, die
Gutschrift von Modvat / Cenvat zu erhalten, sobald das Material eingegangen ist. Berechnen Sie
den Zinsverlust aufgrund einer verspäteten Modvat-/Cenvat-Forderung.

 Challans/Rechnungen für zur Verarbeitung eingesandtes Material sollten innerhalb von 6

Monaten im Werk eingehen. Stellen Sie sicher, dass das Material, das zur Verarbeitung
außerhalb des Werks geschickt wird, innerhalb von 6 Monaten ab dem Versanddatum wieder im
Werk eintrifft. (180 Tage). (Eine Verzögerung von mehr als 180 Tagen würde zum Verlust von
Modvat/Cenvat für den Absender führen.)

 Prüfen Sie, ob die gesetzlichen Aufzeichnungen PLA und RG - I ordnungsgemäß geführt

werden.

 Überprüfen Sie, ob die Klassifizierung, die Erklärung, die Preiserklärung oder der MRP-Wert,
die Erklärung des Marketingmusters und die Rabattstruktur bis zum 15.
April jedes
Geschäftsjahres eingereicht werden.
 Überprüfen Sie, ob RT-12-Erklärungen regelmäßig bis zum 10.
Tag des Folgemonats bei der
Verbrauchsteuerbehörde eingereicht wurden, zusammen mit Kopien der PLA- und TRG-Challan-
und Cenvat-Monatserklärungen. Eine Bestätigung sollte von der Verbrauchsteuerbehörde
eingeholt werden.

 Stellen Sie bei Exportverkäufen sicher, dass Anträge im Formular AR4 und die
Originalrechnungen bei den Verbrauchsteuerbehörden eingereicht wurden.

 Die Gutschrift für Investitionsgüter erfolgt sofort im selben Geschäftsjahr bis zu 50 % des
gezahlten Zolls und der Restbetrag wird in jedem folgenden Geschäftsjahr gutgeschrieben,
sofern sich die Investitionsgüter noch im Besitz des Herstellers befinden und genutzt werden.
Stellen Sie sicher, dass die oben genannte Bestimmung beachtet wird.

 Darüber hinaus ist der Cenvat-Kredit auch dann zulässig, wenn die Waren (Input/Kapital) vom
Hersteller im Rahmen eines Leasing-, Mietkauf- oder Darlehensvertrags von einer
Finanzierungsgesellschaft erworben werden. Die Gutschrift ist nicht zulässig, wenn der Hersteller
eine Wertminderung gemäß Abschnitt 32 des Einkommensteuergesetzes auf den gezahlten
Steuerbetrag geltend macht. Prüfen Sie, ob die oben genannten Bestimmungen bei der Prüfung
des Modat-/Cenvat-Kredits berücksichtigt wurden.

 Da sich die Bestimmungen jedes Jahr ändern, sollten Sie von Zeit zu Zeit auf die
Verbrauchsteuergesetze/-vorschriften zurückgreifen.

 Stellen Sie sicher, dass die volle Gutschrift für Modvat / Cenvat / PLA bis zum 20.
eines jeden
Monats in Bezug auf die für Sendungen am 10./15 .
Tag des Monats abgebuchten Zölle
eingezogen wurde und die volle Gutschrift bis zum 5.
des nächsten Monats in Anspruch
genommen wird Berücksichtigung der Zollgebühren, die für Sendungen erhoben werden, die
zwischen dem 16.
und dem 30./31
. des Monats erfolgen. Stellen Sie sicher, dass auf diesem Konto
kein Verzug vorliegt und dass der gutgeschriebene Zoll dem alle zwei Wochen abgebuchten Zoll
entspricht.

 Stellen Sie sicher, dass die Belastung des Cenvat-Kontos auf den am 15.
bzw. letzten Tag des
Monats verfügbaren Guthabensaldo beschränkt ist.

7. Checkliste für die interne Revision des Exportverkaufs von Waren

(IA-Checklisten / Auditprogramm)

EXPORT - Verkauf

 Prüfen Sie, ob die Ausfuhrverpflichtung vor Ablauf der Gültigkeitsdauer der

Vorabgenehmigung/Ausfuhrverpflichtung erfüllt/kurz erfüllt wurde.
 Stellen Sie sicher, dass die bei der Bank einzureichenden Dokumente rechtzeitig bearbeitet
und eingereicht werden, um im Falle einer Sicht-LC eine Verzögerung oder verspätete Gutschrift
durch die Banken zu vermeiden.

 Prüfen Sie, ob es Fälle von Zahlungsrückständen seitens der Banken in Bezug auf
Exportrechnungen gibt.

 Prüfen Sie, ob die Provisionsverträge für Exportverkäufe rechtzeitig abgeschlossen/erneuert

werden.

 Prüfen Sie, ob es Fälle ungenutzter Advance-Lizenzen gibt.

 Prüfen Sie, ob eventuelle Strafzinsen wegen Nichterfüllung der Ausfuhrpflicht gezahlt wurden.

 Überprüfen Sie, ob ab dem Datum der Versandrechnung eine unangemessene Verzögerung

beim Versand der Waren eingetreten ist.

 Überprüfen Sie die Exportrechnungen anhand des Exportverkaufsregisters und stellen Sie
sicher, dass die Rechnungsstellung gemäß den Bedingungen der von den Exportkunden
erhaltenen Bestellungen erfolgt.

 Überprüfen Sie, ob ein Betrag für die Verlängerung der Gültigkeit der Vorablizenz bzw.
Verlängerungsgebühren für Vorablizenzen gezahlt wurde.

 Prüfen Sie, ob die nach Ablauf der Kreditlaufzeit auf ermäßigte LCs gezahlten Zinsen von den
Importeuren zurückerstattet werden.

8. Checkliste für die interne Prüfung von Importkäufen

(IA-Checklisten / Auditprogramm)

 Überprüfen Sie, ob den Clearing- und Spediteuren Detention-/Detention-Gebühren gezahlt

wurden – ermitteln Sie die Gründe für die Zahlung von Detention-/Detention-Gebühren.

 Stellen Sie sicher, dass die von den Lieferanten gemäß den Bedingungen der Bestellung zu
tragenden Liegegelder/Detentions/Terminalabfertigungsgebühren/Freizeiten für die Container
von den Lieferanten zurückgefordert wurden.

 Prüfen Sie, ob TDS aus den Rechnungen der Clearingstellen erstellt wurde.

 Stellen Sie sicher, dass die Advance-Lizenzen vollständig genutzt werden.

 Stellen Sie sicher, dass die Importkäufe innerhalb des LC-Gültigkeitszeitraums getätigt
wurden.
 Überprüfen Sie, ob LC-Verlängerungs-/Revalidierungsgebühren bezahlt wurden.

 Prüfen Sie, ob für die Einfuhr von Material trotz Vorablizenzen Zölle entrichtet wurden.

 Prüfen Sie, ob für die Zollabfertigung von Material über die gewährte Schonfrist/freie Zeit
hinaus zusätzliche Zeit in Anspruch genommen wird.

 Überprüfen Sie die Vereinbarung/den Vertrag mit der Clearingstelle und stellen Sie sicher,
dass die Vertragsbedingungen eingehalten werden.

o Erhalten Sie den Status der erweiterten Lizenznutzung.

 Stellen Sie sicher, dass die Lieferanten ordnungsgemäße Angebote gemacht und Angebote
aus einer ausreichenden Anzahl ausländischer Quellen eingeholt bzw. Vergleichsaussagen
erstellt haben, bevor Sie die Bestellung für Importe aus einer ausländischen Quelle freigeben.
Überprüfen Sie die Bestellungen anhand des Einkaufsregisters – Artikelweise.

 Beobachten Sie die Preisschwankungen der an ausländische Lieferanten für dasselbe

Produkt gezahlten Preise im Laufe der Zeit und ermitteln Sie die Gründe dafür. Prüfen Sie die
Angebote/Kostenvoranschläge ausländischer Lieferanten.

 Führen Sie einen Vergleich der an ausländische Lieferanten gezahlten Tarife mit den auf dem
Inlandsmarkt geltenden Tarifen durch und kommentieren Sie die Fälle, in denen die inländischen
Tarife im Vergleich zu den Importen niedriger sind.

 Erkundigen Sie sich, ob Anstrengungen unternommen wurden, um günstigere inländische

Quellen zu erschließen, und kommentieren Sie dazu.

 Überprüfen Sie, ob ein Betrag für die Gebühren für die Gültigkeitsverlängerung/Revalidierung
der Vorablizenz gezahlt wurde. Solche Ausgaben sind vermeidbarer Natur.

 Überprüfen Sie, ob für getätigte Einfuhren Zölle, Strafzinsen oder Strafen gezahlt wurden, die
Ausfuhrverpflichtung jedoch im Rahmen einer Vorablizenz nicht erfüllt wurde.

9. Checkliste für die interne Revision von Versicherungsexperten.

(IA-Checklisten / Auditprogramm)

VERSICHERUNG

 Überprüfen Sie, ob die vom Unternehmen abgeschlossenen Versicherungspolicen die

folgenden Vermögenswerte an allen Standorten (Fabriken, Büros, Niederlassungen usw.)
abdecken.

o Anlagen und Maschinen, Möbel/Einrichtungen, Elektroinstallation,

Büroausstattung usw
 o Gebäude / Lagerhallen usw.

o Vorräte / Lagerbestände im Transit

o Bargeld

o Fahrzeuge

o Alle anderen.

 Stellen Sie sicher, dass der Wert der versicherten Vermögenswerte angemessen ist.

 Stellen Sie sicher, dass alle Risiken in der Police abgedeckt sind.

 Überprüfen Sie, ob das Unternehmen die Gewinnausfallpolitik übernommen hat.

 Stellen Sie sicher, dass die Zugänge/Löschungen zum Anlagevermögen während eines
bestimmten Geschäftsjahres in der Police vollständig berücksichtigt sind.

 Prüfen Sie, ob die Höhe der Versicherungsprämie ordnungsgemäß ausgehandelt wurde.

Stellen Sie sicher, dass bei der Festlegung der zu zahlenden Prämie die wettbewerbsfähigen
Tarife von 2-3 Versicherungsunternehmen berücksichtigt wurden. Zu diesem Zweck sollten alle
notwendigen Vorkehrungen getroffen werden, um die Höhe der Prämie zu senken.

 Erhalten Sie eine Liste aller Versicherungsansprüche, die zu einem bestimmten Datum zur
Regulierung anhängig sind, und kommentieren Sie die alten anhängigen Fälle.

 Besorgen Sie sich eine Liste/Erklärung aller Versicherungspolicen und stellen Sie sicher, dass
alle Vermögenswerte des Unternehmens vollständig versichert sind.

 Stellen Sie sicher, dass der vom Unternehmen angegebene Wert der
Vermögenswerte/Anlagevermögen angemessen ist und dass die Vermögenswerte nicht
untergedeckt sind.

 Stellen Sie sicher, dass das Unternehmen zum Zeitpunkt des Abschlusses der
Versicherungspolicen/Prämien maximale Rabatte/Rabatte in Anspruch genommen hat.

 Prüfen Sie, ob Versicherungspolicen für Gruppen-Trinkgeld, Krankenversicherung,

Altersvorsorge, Unfall usw. zu den besten Konditionen abgeschlossen werden.
Vergleichsaussagen/Vergleichsdaten sollten überprüft werden.

 Stellen Sie sicher, dass die Versicherungspolicen rechtzeitig, dh vor Ablauf der
Gültigkeitsdauer, erneuert werden.
 Überprüfen Sie die bei der Versicherungsgesellschaft hinterlegte Liste der
Anlagevermögenswerte/Vermögenswerte, um sicherzustellen, dass alle
Anlagevermögenswerte/Vermögenswerte durch die Versicherungspolicen abgedeckt sind.

 Stellen Sie sicher, dass alle Policen für den einheitlichen Zeitraum vorliegen, der mit dem
Rechnungsjahr des Unternehmens übereinstimmt.

 Prüfen Sie, ob die in der Versicherungspolice aufgeführten Bedingungen vom Unternehmen

eingehalten werden.

10. Checkliste für die interne Revision von Investitionen

(IA-Checklisten / Auditprogramm)

(1). Prüfen Sie, ob ein Anlageregister geführt wird. (Manuell / Auf dem Computer)

(2). Überprüfen Sie, ob das Anlageregister die erforderlichen Angaben enthält, z

(a) Beschreibung der Investitionen.

(b) Name der Körperschaften/anderen Einheiten, in denen die Investitionen

getätigt wurden.

(c) Eindeutige Anzahl von Zertifikaten

(d) Anzahl der Zertifikate – Aktien/Schuldverschreibungen/andere Wertpapiere.

(e) Nennwert/bezahlter Wert der getätigten Investition

(3). Stellen Sie sicher, dass die Anlagezertifikate sicher aufbewahrt und verwahrt
werden.

(4). Stellen Sie sicher, dass mindestens einmal im Jahr eine physische
Überprüfung der Investitionsunterlagen durchgeführt wird und dass die physisch
gefundenen Unterlagen mit den Angaben im Investitionsregister abgeglichen
werden. Etwaige Unstimmigkeiten sollten gemeldet werden.

(5). Stellen Sie sicher, dass im Anlageregister ordnungsgemäße Aufzeichnungen

über Bonusausgaben von Aktien und Schuldverschreibungen,
Bezugsrechtsausgaben von Aktien/Schuldverschreibungen usw. vorgenommen
werden.
 (6). Die Einträge im Anlageregister sollten mit den Einträgen im gedruckten
Jahresabschluss abgeglichen und abgeglichen werden. Bilanz – um eventuelle
Differenzen zu lokalisieren.

(7) Stellen Sie sicher, dass alle getätigten Investitionen im Namen des Unternehmens
erfolgen und dass alle Übertragungen im Namen des Unternehmens
vorgenommen, aufgezeichnet und durchgeführt wurden.

(8) Stellen Sie sicher, dass alle verbuchten/fälligen Erträge aus allen getätigten
Investitionen im Namen des Unternehmens eingehen und verbucht werden.

(9). Stellen Sie sicher, dass alle Investitionstransaktionen durch einen Beschluss des
Verwaltungsrats oder der Person, der die Befugnisse übertragen wurden,
genehmigt sind.

(10). Überprüfen Sie, ob Aktien oder Wertpapiere, in die das Unternehmen investiert hat,
nicht im eigenen Namen gehalten werden. Das Unternehmen hat die
Einzelheiten in ein Register gemäß Abschnitt (7) des Companies Act
eingetragen. Das Register muss dies offenlegen

(a) die Art, den Wert und andere Angaben, die zur vollständigen Identifizierung
der Aktien oder Wertpapiere erforderlich sein können und

(b) die Bank und die Person, in deren Namen oder in deren Verwahrung die
Aktien oder Wertpapiere gehalten werden.

(11). Führen Sie eine Prüfung des Anlagekontos im Hauptbuch durch, um

sicherzustellen, dass ordnungsgemäße Buchungseinträge im Hauptbuch
vorgenommen wurden. Gutscheine können auch überprüft werden, um
eine ordnungsgemäße Autorisierung usw. sicherzustellen.

11. Interne Audit-Checkliste für Outsourcing / Auftragsarbeit

(IA-Checklisten / Auditprogramm)

AUSLAGERUNG

 Stellen Sie sicher, dass Normen in Bezug auf Input und Output von Outsourcing-Aufträgen
festgelegt werden.

 Stellen Sie sicher, dass die Kontrolle über die Outsourcing-Aufträge von Sendung zu Sendung
behalten wird. Die sendungsbezogene Kontrolle sollte für Input-Output durchgeführt werden.
 Eventuelle Engpässe/Abweichungen von den festgelegten Input-Output-Normen auf der
Grundlage jeder Sendung sollten erkundigt und vom Verarbeiter entsprechend zurückgefordert
werden. Es sollten auch Normen für Prozessverluste/Verschwendung/Ausschuss usw. festgelegt
werden.

 Der Mengen-/Wertabgleich mit dem Verarbeiter sollte ebenfalls auf der Basis von Sendung zu
Sendung erfolgen und vom Verarbeiter ist ein monatliches Bestandszertifikat einzuholen.
Jeglicher Mangel bzw. Überschuss an Input-Output sollte in den Büchern auch von Sendung zu
Sendung angepasst bzw. berücksichtigt werden. Dies würde eine ordnungsgemäße Kontrolle
über die Menge des an den Auftragsverarbeiter gesendeten Rohmaterials und die Menge des
vom Verarbeiter erhaltenen Fertigprodukts gewährleisten.

 Der Vertrag mit den Auftragsverarbeitern sollte für einen festen Zeitraum mit
Verlängerungsmöglichkeit abgeschlossen werden. Der Vertrag sollte die Geschäftsbedingungen
(einschließlich der Input-Output-Normen) klar festlegen.

 Die Tarife für die Ausführung der Arbeiten sollten nach einem ordnungsgemäßen Vergleich
der Tarife und weiteren Verhandlungen festgelegt werden.

 In den Vertragsbedingungen sollte die Frist enthalten sein, innerhalb derer der Verarbeiter
nach Erhalt des Materials den Auftrag ausführen muss. Hierzu sollte eine Strafklausel in den
Vertrag aufgenommen werden.

 Stellen Sie sicher, dass eine ordnungsgemäße Kontrolle der Formen erfolgt, die an
Outsourcing-Parteien gesendet werden, und dass diese mit den regelmäßigen Abrechnungen
der Parteien mit der Gesamtmenge/Anzahl der von den Werken versandten Teile abgeglichen
werden.

 Soweit möglich sollte es eine zentrale Agentur (z. B. Outsourcing-Abteilung, HO) geben, die
sich um alle Former kümmert und die Arbeit entsprechend auf die Werke verteilt. Stellen Sie
außerdem sicher, dass Schimmelpilze, die die Partei direkt von Lieferanten/Lieferanten erhält,
den jeweiligen Werken gemeldet bzw. von diesen abgerechnet werden.

 Stellen Sie sicher, dass alle Formen von den betroffenen Parteien nach Abschluss der
Arbeiten an die jeweiligen Standorte/Werke zurückgegeben werden.

 Überprüfen Sie, ob die an die Auftragnehmer gesendeten Formen nicht innerhalb einer Frist
von sechs Monaten an das Unternehmen zurückgegeben werden, und prüfen Sie, ob beim
Auftragnehmer eine Belastungsanzeige oder eine Rechnung über die vom Unternehmen
gezahlte Verbrauchsteuer ausgestellt wird.
 12. Checkliste für die interne Revision des Personal- und Zeitbüros
(IA-Checklisten / Auditprogramm)

PERSONAL & ZEITBÜRO

 Erhalten Sie eine Liste der sanktionierten Stärken – abteilungsbezogen und vergleichen Sie
sie mit der tatsächlichen Stärke der Mitarbeiter. Beachten Sie die Abweichungen und
kommentieren Sie die Fälle, in denen die tatsächliche Stärke der Mitarbeiter größer ist als die
sanktionierte Stärke. Prüfen Sie die Genehmigung für die zusätzlich eingesetzte Arbeitskraft.

 Überprüfen Sie die von der Personalabteilung geführten Personaldienstakten der

Mitarbeiter, um zu prüfen, ob –

o Alle Kopien der Zeugnisse/Zeugnisse wurden den Mitarbeitern zum Zeitpunkt des
Eintritts abgenommen.
o Nominierungen im Falle von Trinkgeldern, Renten, Pensionskassen,
Altersvorsorge usw. wurden von den Mitarbeitern eingeholt
o Alle anderen Dokumente wie
Gehaltserhöhungsschreiben/Beförderungsschreiben usw. werden
ordnungsgemäß in den Dienstakten abgelegt.
o Kopien von Terminempfehlungen/Terminschreiben/Bestätigungsschreiben etc.
werden in den Dienstakten aufbewahrt.
 Erhalten Sie eine Liste aller anhängigen Rechtsfälle, die von der Personalabteilung
bearbeitet werden. Überprüfen Sie den Status aller Rechtsfälle, einschließlich des Datums der
nächsten Anhörung. Kommentieren Sie die zügige Erledigung der Rechtsfälle. Um eine
wirksame Kontrolle über die Rechtsfälle zu gewährleisten, sollte die Personalabteilung
monatlich einen Statusbericht über anhängige Rechtsfälle erstellen.

 Stellen Sie sicher, dass die Personalabteilung im Falle der von ihr beschäftigten
Vertragsarbeiter die gebotene Sorgfalt walten lässt, um sicherzustellen, dass rechtliche und
gesetzliche Verpflichtungen wie FPS / PF / ESI eingehalten werden. Die Personalabteilung
sollte ordnungsgemäße Anwesenheitslisten in Bezug auf die Vertragsarbeit führen und vom
Auftragnehmer Kopien der monatlichen PF/ESI-Callans erhalten.

 Stellen Sie sicher, dass die verschiedenen Lizenzen wie die Fabriklizenz / Lizenz gemäß
dem Vertragsarbeitsgesetz (Abschaffung + Regulierung) von 1970 / Lizenz für die Lagerung
entzündlicher und gefährlicher Chemikalien usw. rechtzeitig erneuert werden.

 Stellen Sie sicher, dass die verschiedenen Bestimmungen des Industrie- und Arbeitsrechts
eingehalten werden

 wie Das Lehrlingsgesetz / Fabrikgesetz / Lohnzahlungsgesetz

  / Mindestlohngesetz etc. werden gebührend beachtet.
 Stellen Sie sicher, dass die Personalabteilung ordnungsgemäße
Anwesenheits-/Urlaubsaufzeichnungen führt und dabei allen Arbeitern, Mitarbeitern, leitenden
Angestellten, Managern und höheren Führungskräften Respekt entgegenbringt.

 Überprüfen Sie die Abwesenheits-/Anwesenheitsaufzeichnungen der Mitarbeiter

(Registrierung/Anwesenheitsnachweis).

 Lochkarte/computergestützte Anwesenheitsausdrucke), um sicherzustellen, dass es keine

Unregelmäßigkeiten gibt. Kommentieren Sie die Unregelmäßigkeiten. falls vorhanden,
beobachtet .\

 Prüfen Sie die Vereinbarung mit der Union und stellen Sie sicher, dass die von den
Vertragsparteien vereinbarten Bedingungen und Konditionen eingehalten werden. Beispiele:
Anreizsystem, Darlehens-/Vorschusssystem, Einrichtungen, Anwesenheitsverfahren,
Urlaubsverfahren, Festivalvorschuss, Kantine/Tee, Transport, Uniform, Produktion usw.
Überprüfen Sie außerdem die verschiedenen Systeme im Zusammenhang mit der
Produktion/Produktion, um sicherzustellen, dass die Zahlungen im Rahmen verschiedener
Anreizsysteme streng nach dem festgelegten produktivitätsbezogenen/Incentive-System
erfolgen.

 Stellen Sie sicher, dass das an verschiedenen Standorten installierte System zur
Markierung der Anwesenheit (Ein-/Ausgänge) ordnungsgemäß funktioniert und konsistente
Ergebnisse liefert.

 Überprüfen Sie die Anwesenheits-/Urlaubsaufzeichnungen, einschließlich einer

Gegenprüfung der Daten, und stellen Sie sicher, dass die Methoden und Verfahren zur
Aufzeichnung der Anwesenheits-/Urlaubszeiten solide sind und ausreichende interne
Kontrollen vorhanden sind. Weisen Sie auf Lücken/Schwächen im internen Kontrollsystem hin.

 Stellen Sie bei produktivitätsbezogenen Systemen sicher, dass ein geeignetes System zur
Aufzeichnung und Messung der Quantität/Qualität/Leistung jedes Mitarbeiters vorhanden ist.

 Überprüfen Sie, ob die Genehmigungsschreiben der staatlichen Umweltschutzbehörden für

LUFT/WASSER eingeholt wurden.

13. Interne Audit-Checkliste zur physischen Überprüfung von Bargeld

(IA-Checklisten / Auditprogramm)

(1) Führen Sie eine überraschende physische Überprüfung des Bargelds durch.
 (2) Überprüfen Sie, ob der physische Barbestand mit dem im Kassenbuch
ausgewiesenen Saldo übereinstimmt.

(3) Überprüfen Sie, ob das Kassenbuch stets auf dem neuesten Stand ist.

(4) Überprüfen Sie, ob das Bargeld im Tresor/im Transport innerhalb des

abgeschlossenen Versicherungsschutzes liegt.

(5) Stellen Sie sicher, dass die Vertrauensschadenversicherung auf den Namen
der Personen abgeschlossen wird, die das Sorgerecht für Bargeld haben.

(6) Stellen Sie sicher, dass der Kassierer zum Zeitpunkt des Bargeldeingangs
von den Mitarbeitern/anderen Belege ausstellt.

(5) Stellen Sie sicher, dass der Kassierer zum Zeitpunkt der Barzahlung die
Unterschriften des Zahlungsempfängers auf dem Barzahlungsbeleg annimmt.

14. Checkliste für die interne Revision des Produktions- und Planungsprozesses
(IA-Checklisten / Auditprogramm)

PRODUKTION

 Überprüfen Sie die Produktionsaufzeichnungen wie Produktionszettel/-protokolle, um

sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen ordnungsgemäß geführt werden. Überprüfen Sie
außerdem die Maschinenlogbücher, um die Einzelheiten der Produktion zu überprüfen.
Überprüfen Sie die Produktionsprotokollbücher.

 Überprüfen Sie monatlich/jährlich die geplante Produktion aller Produkte mit dem
tatsächlichen Ergebnis. Ermitteln Sie ggf. den Grund für einen Produktionsausfall und
kommentieren Sie diesen.
 Überprüfen Sie die Produktionsauslastung aller Produktionsanlagen und erfragen Sie die
Gründe für die geringere Auslastung und kommentieren Sie diese.

 Überprüfen Sie das System/Verfahren/die Methode zur Aufzeichnung der Ein- und Ausgabe.

 Überprüfen Sie, ob die Input-/Output-Normen für jeden

Herstellungsprozess/Prozessverlust/Verschwendung (verbuchte Verluste) und die nicht
verbuchten Verluste und Gewinne ermittelt wurden.

 Überprüfen Sie das Format der Eingabe- und Ausgabeanweisung und stellen Sie sicher, dass
alle relevanten Daten/Informationen im Zusammenhang mit dem Folgenden separat angezeigt
werden.

o Eröffnungsbestände von RM / WIP}.

o Endbestand von RM/WIP. } Gesamteingabe

o RM ausgestellt. }

o Sonstiges ausgegebenes Material. }

o Verbuchte Verluste – verschiedene Arten (Norm vs. tatsächlich)

o Fertigwaren (Norm vs. Ist)

o Nicht berücksichtigte Verluste (Norm vs. tatsächlich)

 Vergleichen Sie die Produktionsscheine mit den Einträgen im Verbrauchsteuerregister (RG-1).

 Kommentieren Sie die Abweichung in den für Eingabe/Ausgabe festgelegten Normen, dh

Norm vs. tatsächliche Position.

 Überprüfen Sie die Produktionspläne, um sicherzustellen, dass die Produktion gemäß der
geplanten Produktion durchgeführt wurde.

 Überprüfen Sie die Details zur Ausbeute – geplante Ausbeute im Vergleich zur tatsächlichen
Ausbeute für alle Produkte – und erkundigen Sie sich nach dem Grund für die geringere
Ausbeute und kommentieren Sie diese.

PRODUKTIONSPLANUNG UND -STEUERUNG

 Studieren Sie das System/die Methode und das Verfahren der Produktionsplanung sowie das
Verfahren zur Erstellung wöchentlicher/monatlicher/jährlicher Produktionsbudgets.

 Überprüfen Sie den Status der von der Marketingabteilung erhaltenen Bestellungen für die
Produktion verschiedener Produkte.
 Überprüfen Sie den Statusbericht zur Maschinenauslastung und kommentieren Sie die
Leerlaufzeit – den Grund dafür und die Schritte zur Reduzierung der Leerlaufzeit.

 Stellen Sie sicher, dass das Logbuch aller Anlagenmaschinen und -ausrüstungen
ordnungsgemäß und auf dem neuesten Stand gehalten wird. Überprüfen Sie die
Maschinenlogbücher und kommentieren Sie die festgestellten Abweichungen.

 Überprüfen Sie, ob eine ordnungsgemäße Anordnung für den freien Materialfluss vorhanden
ist.

 Stellen Sie sicher, dass die tatsächliche Produktion gemäß der Produktionsplanung
durchgeführt wird, und kommentieren Sie die Abweichung von den Produktionsplanungszahlen.

 Führen Sie eine Untersuchung der Maschineneffizienz und -auslastung durch, um

sicherzustellen, dass die Maschine gemäß den festgelegten Effizienz- und Auslastungsstandards
genutzt wird.

15. Interne Audit-Checkliste für Öffentlichkeitsarbeit und Werbung

(IA-Checklisten / Auditprogramm)

Werbung und Öffentlichkeitsarbeit

DRÜCKEN SIE

 Presseschätzungen müssen mit den Tarifkarten überprüft werden.

 Pressekostenvoranschläge müssen vom Leiter Werbung genehmigt werden.

 Stellen Sie sicher, dass die Genehmigungsvoranschläge im Auftragsregister fortlaufend

nummeriert/aufgezeichnet sind.

 Stellen Sie sicher, dass die Preislisten separat archiviert werden.

 Die von den Agenturen/Gelegenheitsparteien eingereichten Rechnungen sollten mit den

genehmigten Kostenvoranschlägen überprüft werden, um sicherzustellen, dass die Anzeigen
korrekt veröffentlicht wurden, die Rechnung auf die richtige Größe zum richtigen Satz angehoben
wurde und dass alle anwendbaren Rabatte gewährt wurden.

 Überprüfen Sie, ob die Rechnungen im Rechnungskontrollregister erfasst sind, das vom Leiter
der Werbeabteilung ordnungsgemäß mit seiner Unterschrift und dem Datum auf der Rechnung
genehmigt wurde.
 AUSSENWERBUNG

 Werbetafeln / Leuchtreklamen / Bustafeln und -unterstände / Wandmalerei usw

 Stellen Sie sicher, dass wettbewerbsfähige Angebote (mit Lageplänen/Größe/zu

verwendendem Material und Zeitplan für die Auftragsabwicklung) von mindestens drei
renommierten Parteien eingeholt wurden.

 Prüfen Sie, ob mit der letztendlich für die Vergabe des Werkes ausgewählten Partei ein
schriftlicher Vertrag besteht. Die Eintragung sollte in das Auftragsregister erfolgen. Die
Bestellung sollte fortlaufend nummeriert sein.

 An verschiedenen Standorten, an denen die Anzeigen geschaltet werden, sollte eine

physische Überprüfung durchgeführt werden, und der Bericht über die Arbeitsinspektion sollte an
die Anzeigenabteilung bzw. an externe Standorte – Gebietsbüros, Filialen, Depots usw. –
gesendet werden.

 Stellen Sie sicher, dass die Werbeabteilung nach Erhalt der Rechnung zusammen mit dem
Arbeitsinspektionsbericht/Bericht über die physische Überprüfung von verschiedenen Stellen die
folgenden Schritte unternommen hat:

 Abzug der anteiligen Miete für den Zeitraum, in dem der Mangel nicht behoben wurde.

 Abzug für die Anzahl der Tage, für die die Miete für den Zeitraum bezahlt wurde, in dem die
Anzeige nicht geschaltet wurde.

 Die Rechnungen werden vom Leiter der Werbeabteilung ordnungsgemäß mit Unterschrift und
Datum genehmigt und im Rechnungskontrollregister erfasst.

Herstellung von Leuchtreklamen/Leuchtreklamen/Messeständen/Bannern auf Kosten des

Unternehmens

 Stellen Sie sicher, dass wettbewerbsfähige Angebote von mindestens drei namhaften
Parteien eingeholt wurden und Folgendes angibt: Größe, Design, Preis, Artikelkosten, Menge,
Zahlungsbedingungen, für die Ausführung des Auftrags erforderliche Zeit usw.

 Prüfen Sie, ob der Auftrag an denjenigen erteilt wurde, der das niedrigste Angebot abgegeben
hat. Stellen Sie sicher, dass der Auftrag vom Leiter der Anzeigenabteilung mit Datum
unterzeichnet ist.
 Es ist eine physische Überprüfung durchzuführen und der Arbeitsbesichtigungsbericht durch
die örtlichen/auswärtigen Standorte an die Anzeigenabteilung zu übermitteln.

 Der ordnungsgemäß genehmigte Gesetzentwurf (genehmigt vom Leiter der Werbeabteilung),

der in das Gesetzentwurfskontrollregister eingetragen werden muss, und die erforderlichen
Abzüge vom Gesetzentwurf auf der Grundlage des physischen
Überprüfungsberichts/Arbeitsinspektionsberichts.

Druck + Verkaufsförderung / Geschenkartikel / Give Aways

 Stellen Sie sicher, dass wettbewerbsfähige Angebote von renommierten Druckern eingeholt
wurden und alle wesentlichen Details wie Menge/Qualität des
Papiers/Format/Kostenaufschlüsselung usw. enthalten.

 Stellen Sie sicher, dass der Auftrag auf dem Drucker mit dem niedrigsten Angebot
aufgegeben wird und alle Details im Auftragsregister aufgezeichnet werden.

 Rechnungen müssen im Rechnungskontrollregister erfasst und nach Überprüfung von

Qualität, Menge, Preis usw. zur Zahlung weitergeleitet werden.

Fernsehübertragung / Ausstrahlung von Spots und Sponsoring

 Überprüfen Sie, ob der Kostenvoranschlag von der Agentur zusammen mit der Preisliste des
Medienunternehmens (falls vorhanden) eingereicht wurde.

 Prüfen Sie, ob der genehmigte Kostenvoranschlag im Auftragskontrollregister eingetragen ist.

 Stellen Sie sicher, dass der der Werbeabteilung vorgelegte Gesetzentwurf durch
dokumentarische Beweise für die Fernsehübertragung/Ausstrahlung gestützt wird.

Stammverzeichnis des Firmeneigentums

 Stellen Sie sicher, dass ein Stammdatensatz geführt wird, in dem alle Einzelheiten zur
Beschaffung, Herstellung/Lagerung/Entsorgung/Wiederverwendung der folgenden vom
Unternehmen bezahlten Artikel eingetragen werden sollten.

- Horten, Ausstellungsstände

- Leuchtreklamenstrukturen, Leuchtschilder, Tafeln.

 Kioske, Solarmasten, Bushaltestellen, Buspaneele usw.

 Allgemein

 Stellen Sie sicher, dass die Aufträge an die Parteien erteilt werden, nachdem Sie von
mindestens drei Parteien wettbewerbsfähige Angebote eingeholt haben.

 Der erteilte Auftrag/die erteilten Aufträge sollten mit einer Serienkontrolle in das
Auftragskontrollregister eingetragen werden.

 Die ordnungsgemäß genehmigten Gesetzentwürfe sollten in das

Gesetzentwurfskontrollregister eingetragen werden.

 Stellen Sie sicher, dass für die von den Agenturen ausgeführten Arbeiten ein Bericht über die
physische Überprüfung/Arbeitsinspektion erstellt wird, und prüfen Sie, ob auf der Grundlage des
Berichts über die physische Überprüfung/Arbeitsinspektion Abzüge von den Rechnungen
vorgenommen wurden.

16. Checkliste für die interne Prüfung der Einkaufsabteilung.

(IA-Checklisten / Auditprogramm)

KÄUFE

 Überprüfen Sie, ob eine Liste zugelassener Lieferanten/autorisierter Händler erstellt wurde

und regelmäßig aktualisiert wird. Die Liste der zugelassenen Lieferanten sollte alle
Einkaufsartikel enthalten – Rohmaterial/Technik/Verbrauchsmaterialien/Verpackungsmaterial
usw. Die Liste der genehmigten Lieferanten kann lieferantenbezogen oder artikelbezogen sein.

 Überprüfen Sie, ob ein Einkaufshandbuch erstellt und genehmigt wurde. Das Kaufhandbuch
sollte Richtlinien/Verfahren/und alle Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Kaufmethodik
enthalten.

 Informieren Sie sich über die Preisschwankungen im Laufe der Zeit für jeden Einkaufsartikel.
Das Einkaufsregister, unabhängig davon, ob es manuell/computergestützt erstellt wurde, würde
den Artikelcode/Namen des Artikels und die Käufe des Artikels über einen bestimmten Zeitraum
zu unterschiedlichen/gleichen Raten unter Bezugnahme auf die Bestellnummer angeben.

 Gründe für Käufe zu unterschiedlichen Konditionen sollten erfragt werden. Preisänderungen

ohne ordnungsgemäße Begründung sollten gemeldet werden.

 Es sollte eine Prüfung der Bestellungen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass

vergleichende Angebotsaussagen erstellt werden und die Bestellung an den niedrigsten Bieter
vergeben wird, wobei Faktoren wie Qualität, Lieferung, Zahlungsbedingungen, Profil und
Kompetenz des Anbieters berücksichtigt werden.
 Prüfen Sie, ob die vergleichenden Angebotsaussagen ordnungsgemäß von einer zuständigen
Behörde genehmigt und datiert sind.

 Die Vergleichsrechnungen sollten nach dem Kriterium der Gesamtkosten erstellt werden. Alle
Kosten wie Grundpreis, Steuern, Zölle, Versicherungen, P&F, Fracht und Transportkosten,
Zinsen usw. sollten im Vergleich angegeben werden und die endgültigen Kosten des Vergleichs
sollten die Gesamtkosten des Artikels sein.

 Stellen Sie sicher, dass in der Vergleichsrechnung eine ordnungsgemäße schriftliche

Begründung (technisch/kommerziell) angegeben wird, wenn die Käufe von einer Quelle getätigt
werden, die nicht der niedrigste Bieter ist.

 Stellen Sie sicher, dass zum Zeitpunkt der Erstellung einer Vergleichsaussage eine
ausreichende Anzahl (3 oder 4) Angebote von den Lieferanten eingeholt werden.

 Bei einzelnen Angebots-/Kostenvoranschlagsfällen sind die Gründe für die Auftragserteilung

an bestimmte Parteien einzuholen.

 Stellen Sie sicher, dass im Falle von Nachbestellungen neue Angebote/Kostenvoranschläge

von den Wettbewerbslieferanten eingeholt und eine neue Vergleichsabrechnung erstellt werden.
Darüber hinaus sollte eine Nachbestellung nicht später als 6 Monate nach dem Datum der
ursprünglichen Bestellung aufgegeben werden. Nach Ablauf von 6 Monaten ab dem Datum der
ursprünglichen Bestellung sollte eine neue Bestellung bei den Lieferanten eingereicht werden.

 Stellen Sie sicher, dass jeder Vergleichsrechnung eine schriftliche Begründung beigefügt wird,
in der die Gründe für die Vergabe der Bestellung an einen Lieferanten angegeben werden.

 Führen Sie eine Prüfung der Einzüge/Bestellanforderungen durch, um sicherzustellen, dass

die Bestellungen gemäß den in den Einzügen angegebenen Anforderungen aufgegeben werden.

 Stellen Sie sicher, dass das Unternehmen die von den Lieferanten gemäß den in der
Bestellung angegebenen Bedingungen angebotenen Mengenrabatte/Rabatte in Anspruch
genommen hat.

 Erhalten Sie eine Liste der Einzüge, deren Umwandlung in PO aussteht, und kommentieren
Sie die alten ausstehenden Einzüge.

 Erhalten Sie eine Liste der Bestellungen, bei denen die Materiallieferung ansteht, und
kommentieren Sie die alte ausstehende Bestellung, bei der das Fälligkeitsdatum der
Materiallieferung abgelaufen ist.
 Stellen Sie sicher, dass die Bestellungen von den Behörden gemäß den im
Einkaufshandbuch/in der Kaufrichtlinie angegebenen Finanzgrenzen unterzeichnet/autorisiert
wurden. Abweichungen sind zu melden.

 Stellen Sie im Falle von Änderungen der Bestellung sicher, dass die Änderungen
ordnungsgemäß von einer zuständigen Behörde genehmigt werden und dass die Gründe für die
Änderung (Rate/Menge) in einer Notiz angegeben werden.

 Kommentieren Sie die Möglichkeiten des Abschlusses von 6-Monats-/Jahresratenverträgen

mit den Lieferanten, bei denen die Verbrauchsentwicklung oder das Verbrauchsniveau hoch ist.

 Prüfen Sie, ob in der Einkaufsabteilung ein System der Standardkostenkalkulation oder der
Budgetkontrolle im Trend liegt. Überprüfen Sie außerdem den monatlichen
Kaufabweichungsbericht, in dem alle Artikel mit einem Wert über + 10 % sowie die Gründe dafür
hervorgehoben werden sollten.

17. Interne Audit-Checkliste für Reparatur und Wartung

(IA-Checklisten / Auditprogramm)

 Überprüfen Sie, ob die vorbeugenden Wartungspläne für Anlagen, Maschinen und

Ausrüstungen in regelmäßigen Abständen für alle Bereiche des Ingenieurwesens ->
Mechanik/Elektrik, Instrumentierung/Elektronik usw. erstellt wurden.

 Stellen Sie sicher, dass der vorbeugende Wartungsplan vom Leiter der technischen Abteilung
schriftlich genehmigt wird.

 Stellen Sie sicher, dass der vorbeugende Wartungsplan gemäß dem Plan durchgeführt wird.
Kommentieren Sie ggf. das Backlog.

 Stellen Sie sicher, dass der vorbeugende Wartungsplan alle Maschinen und Geräte der
Anlage umfasst.

 Die Einträge im Hinblick auf die tatsächliche vorbeugende Wartung sollten zusammen mit
dem Datum/Namen und der Bezeichnung des Mitarbeiters, der die vorbeugende Wartung
tatsächlich durchgeführt hat, im erstellten Plan erfolgen.

 Prüfen Sie, ob es Abweichungen vom geplanten vorbeugenden Wartungsplan gibt.

Erkundigen Sie sich nach dem Grund für eine solche Abweichung und kommentieren Sie dazu.

 Informieren Sie sich über das System/die Methode/das Verfahren zur Durchführung einer
Panne. Wartung. Überprüfen Sie das Format des
 Auftrags-/Beschwerdeformulars/Pannenformulars der technischen Abteilung, um den Ausfall von
Maschinen/Geräten zu überwachen.

 Stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Angaben enthalten sind, z. B. Abteilung, Angaben
zum Ort der Störung, Datum und Uhrzeit der Störung, Datum und Uhrzeit der Behebung der
Störung, Unterschrift mit Namen und Bezeichnung der Person, die den Auftrag initiiert hat,
Unterschrift mit Namen und Bezeichnung der Person, die sich tatsächlich um das Problem
gekümmert und es behoben hat.

 Überprüfen Sie die Auftragsformulare, um festzustellen, wie viel Zeit für die Behebung der
Panne aufgewendet wurde. Stellen Sie sicher, dass die Panne zügig behoben wird und
erstellen/besorgen Sie auch eine Liste der ausstehenden Arbeitsaufträge/Beschwerden.

 Überprüfen Sie, ob das Format des Auftragsformulars/Beschwerdeformulars korrekt ist und

alle Spalten ordnungsgemäß und vollständig ausgefüllt sind. Stellen Sie außerdem sicher, dass
eine Kopie des Auftragsformulars ausgefüllt und von der technischen Abteilung sicher
aufbewahrt wird.

 Überprüfen Sie die Logbücher der Maschinen/Geräte, um die Zeitspanne zwischen dem
Ausfall der Maschine und dem Zeitpunkt, zu dem die Maschine ihren Betrieb aufnahm,
festzustellen.

 Überprüfen Sie das Budget im Vergleich zur tatsächlichen Position der technischen Abteilung.
Kommentieren Sie die negativen Abweichungen vom Budget.

 Arbeitsauftrag für Reparaturen/Fertigungsarbeiten usw., der den externen Parteien erteilt

wird : Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsauftrag, der den externen Parteien für die Durchführung
jeglicher Art von Reparatur-/Fertigungsarbeiten im Zusammenhang mit der Technik erteilt wird,
vor Beginn der Arbeiten ausgestellt wird. Dieser Aspekt muss unbedingt eingehalten werden. Die
vom Auftragnehmer vorgelegten Rechnungen sollten mit dem Arbeitsauftrag verglichen werden
und die Rechnung kann dann entsprechend genehmigt werden.

 Die Auftragnehmer dürfen mit den Arbeiten nicht beginnen, es sei denn, der Arbeitsauftrag mit
der Schätzung der Menge und des Wertes wurde vor Beginn der Arbeiten ausgestellt.

 Eine Abweichung von 5 % in Menge und Wert ist nur in den Fällen zulässig, in denen es nicht
möglich ist, die Menge und den Wert der Arbeit im Voraus mit 100 %iger Genauigkeit
abzuschätzen. Die Preise sollten vor Beginn der Arbeiten mit den Parteien ausgehandelt werden.

18. Checkliste für die interne Prüfung von Altmaterial

(IA-Checklisten / Auditprogramm)

 SCHROTTMATERIAL
 Stellen Sie sicher, dass für die Lagerung des Schrottmaterials ein separater
Platz/Schrottplatz vorgesehen ist. Der Schrottplatz sollte über eine Einfriedung und ein Tor mit
Schloss und Schlüssel verfügen.

 Stellen Sie sicher, dass eine ordnungsgemäße Aufzeichnung der Eingänge, Ausgänge,
Eröffnungs- und Schlusssaldenmengen jedes Schrottartikels auf dem Schrottplatz geführt wird

 Stellen Sie sicher, dass am Ort der Schrotterzeugung und auf der Empfängerseite, d. h. auf
dem Schrottplatz, ordnungsgemäße Belege aufbewahrt werden. An der/den
Erzeugungsstelle(n) sollte der Produktions-/Produktions-/Schrotterzeugungsbeleg in
zweifacher Ausfertigung erstellt werden, der Angaben zum Schrottartikel und zur
Schrottmenge enthält.

 Die Verwiegung/Messung/Zählung kann entweder an der/den Erzeugungsstelle(n) oder auf

dem Schrottplatz erfolgen. Der Ausschussanfallschein sollte jedoch die Mengenangabe
enthalten. Die Belege sollten über eine Serienkontrolle verfügen und von einer
verantwortlichen Person autorisiert sein. Der Schrottplatz sollte das Material auf der Grundlage
eines Belegs entgegennehmen und den Beleg in das Schrottregister eintragen. Das Wiegen
sollte auf dem Schrottplatz durchgeführt werden, sofern es nicht bereits in der Produktion
erfolgt. Die Verwiegung sollte im Beisein von je einer Person aus dem Schrottplatz und der
Produktion erfolgen. Daher sollten die Schrottplatzbuchungen für den Schrotteingang
ausschließlich auf der Grundlage von Erzeugungszetteln erfolgen. Die Abgangsbuchungen
sollten auf der Grundlage der an Kunden gestellten Verkaufsrechnungen/Abgangsscheine für
den Verbrauch im Werk erfolgen.

 Es ist darauf zu achten, dass die Erfassung der Zu- und Abgänge im
Schrottbestandsregister auf Basis von Erzeugungsscheinen / Verkaufsrechnungen /
Abgangsscheinen erfolgt.

 Die Erstellungsbelege / Verkaufsrechnungen / Ausgabebelege sollten von einer

verantwortlichen Person autorisiert werden.

 Schrotterzeugungspunkte sollten identifiziert werden und an jedem Erzeugungspunkt sollte

ein Heft mit Erzeugungsscheinen mit einer Serienkontrolle ausgehändigt werden. Der
Mitarbeiter des Schrottplatzes sollte eine Kopie des Belegs unterzeichnen, um zu bestätigen,
dass er die im Beleg angegebene Schrottmenge erhalten hat, und den Beleg an die
Sammelstelle zurücksenden. Das zweite Exemplar des Zettels ist auf dem Schrottplatz
aufzubewahren.

 Stellen Sie beim Verkauf von Schrott sicher, dass eine Vergleichstabelle mit
Angeboten/Kostenvoranschlägen erstellt wird und dass der Kundenauftrag im Namen der
 Partei mit dem besten Angebot erfolgt. Alle Angebote/Kostenvoranschläge sollten
ordnungsgemäß bewertet werden.

 Der Schrottverkauf sollte zu den Zahlungsbedingungen vor Ort erfolgen – Barzahlung /

Lastschrift zum Zeitpunkt der Lieferung. Stellen Sie sicher, dass der volle Betrag vom Kunden
eingezogen wird, bevor das Material angehoben werden darf.

 Stellen Sie sicher, dass die Umsatzsteuer/Verbrauchsteuer ordnungsgemäß in der

Verkaufsrechnung ausgewiesen ist.

 Stellen Sie sicher, dass im Hauptbuch „Sonstige Debitoren“ keine Sollsalden für
Schrottkunden erscheinen.

 Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Zählung/Wiegung/Messung des Schrotts an den

Schrotterzeugungspunkten/auf dem Schrottplatz.

 Das Schrottbestandsregister sollte stets auf dem neuesten Stand gehalten werden.

 Zum Zeitpunkt des Versands des Materials vom Schrottplatz sollte ein Torausweis
ausgestellt werden, und der Torausweis sollte dann am Ausgangstor vom Sicherheitsdienst
überprüft werden.

 Es sollte eine regelmäßige physische Überprüfung des Schrottbestands auf dem

Schrottplatz durchgeführt und die physische Menge mit der Buchmenge abgeglichen werden.
Eventuelle Unstimmigkeiten sollten gemeldet werden.

 Das gesamte Schrottaufkommen laut Schrottbestandsregister sollte mit der Menge des
Schrottaufkommens verschiedener Art, wie aus den Kalkulationsdaten hervorgeht, verglichen
werden. Kommentieren Sie, wenn Unterschiede/Diskrepanzen festgestellt werden.

19. Checkliste für die interne Revision der Sekretariatsabteilung.

(IA-Checklisten / Auditprogramm)

Sekretariat

 Führen Sie eine Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen durch, die von
der Sekretariatsabteilung geführt werden müssen. Die Aufzeichnungen umfassen Folgendes

o Mitgliederverzeichnis.

o Register der Inhaber von Schuldverschreibungen.

o Anwesenheitsliste der Direktoren.

o Protokollbuch der Vorstandssitzung/Generalversammlung/anderer Sitzungen.

 o Vertragsregister

o Register des Aktienbesitzes der Direktoren.

o Investitionsregister.

o Register der Festgelder.

o Register der Aktienübertragungen.

o Gebührenregister.

o Mitgliederverzeichnis.

o Aktionärsverzeichnis.

o Register ausländischer Mitglieder.

 Stellen Sie sicher, dass die Einhaltung der SEB I-Richtlinien erfolgt, indem Sie auf die SEB
I-Richtlinien/Rundschreiben/Mitteilungen usw. verweisen.

 Überprüfen Sie, ob das Unternehmen seinen Verpflichtungen gegenüber den

Aktionären/Schuldverschreibungsinhabern/Banken/Finanzinstituten/Festgeldinhabern usw.
ordnungsgemäß nachkommt. Prüfen Sie, ob das Unternehmen mit der Zahlung an die
Festgeldinhaber/Zahlung an das
Finanzinstitut/Mitglieder/Banken/Schuldverschreibungsinhaber usw. in Verzug geraten ist, und
kommentieren Sie die Art und das Ausmaß des Verzugs.

 Stellen Sie sicher, dass das Unternehmen die verschiedenen Compliance-Angelegenheiten

eingehalten hat, die unter Corporate Governance fallen. Weitere Informationen finden Sie in
den Richtlinien zur Corporate Governance – Geschäftsordnung der Prüfungsausschüsse usw.

 Stellen Sie sicher, dass alle eingereichten Anteilsübertragungen ordnungsgemäß in den

Aufzeichnungen aufgeführt werden.

 Stellen Sie im Falle der Annahme öffentlicher Festgelder sicher, dass die Bestimmungen
von Abschnitt 58 A / 58AA / 58AAA des Companies Act von 1956 eingehalten wurden.

 Stellen Sie sicher, dass die Bestimmungen der Companies (Acceptance of Deposits) –
Rules 1975 eingehalten werden

 Falls das Unternehmen Schuldverschreibungen/Anleihen usw. ausgegeben hat, stellen Sie

sicher, dass die Bedingungen und Konditionen der Emission, wie sie im Emissionsprospekt, in
der Schuldverschreibungsurkunde/Treuhandurkunde angegeben sind, eingehalten wurden.
 Stellen Sie sicher, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen und Register, die
gemäß dem Companies Act (Punkt 1 oben) geführt werden müssen, ordnungsgemäß geführt
und stets auf dem neuesten Stand gehalten werden.

20. Interne Audit-Checkliste für Geschäfte und Ersatzteile

(IA-Checklisten / Auditprogramm)

Der Shop kann in die folgenden Kategorien eingeteilt werden

1. Rohstofflager.
2. Maschinenbau / Gemischtwarenläden.
3. Fertigwarenlager – Lager.

 Kategorisieren Sie den gesamten Filialbestand in die folgende Klassifizierung.

 Langsamer Lagerbestand Elemente, die sich während des Prüfungszeitraums

nur langsam bewegt haben (hierzu können Kriterien festgelegt werden)
 Nicht bewegliches Inventar Artikel, die sich während des Prüfungszeitraums
nicht bewegt haben (Hierfür können Kriterien festgelegt werden)

Die Einteilung in langsam beweglichen/nicht beweglichen Bestand sollte für alle

Filialen erfolgen RM / Engineering / Fertigwaren.

 Der sich langsam bzw. sich nicht bewegende Bestand sollte weiter in die folgenden
Kategorien eingeteilt werden – Wert und Menge von –

(a) Artikel, der in den nächsten Monaten verbraucht wird.

(b) Artikel, die verkauft werden können, sind nicht erforderlich.

(c) Versicherungsersatzteile – im Falle von Maschinenbaugeschäften.

(d) Gegenstände, die verschrottet werden müssen, wenn die Nutzungsdauer abgelaufen
ist.

 Überprüfen Sie die Wareneingangsbelege (GRN), um sicherzustellen, dass die GRN

ordnungsgemäß ausgefüllt sind. Stellen Sie sicher, dass alle Spalten der GRN vollständig
ausgefüllt sind.
 Stellen Sie sicher, dass die Inspektion durch die richtige Person durchgeführt wurde und dass
ihre Bemerkung im GRN eingetragen wurde. Suchen Sie die Fälle, in denen es zu einer
unangemessenen Verzögerung bei der Prüfung des Materials gekommen ist. Stellen Sie sicher,
dass das Inspektionsdatum von der Person, die die Inspektion durchgeführt hat, auf dem GRN
vermerkt ist.

 Die GRN sollte über eine Serienkontrolle verfügen und die GRN sollte von einem
verantwortlichen Beamten autorisiert sein.

 Stellen Sie sicher, dass ein Aktionsplan zur Entsorgung/Verkauf des unbeweglichen Inventars
erstellt wurde.

 Überprüfen Sie die Materialanforderungsnotizen/Materialausgabenotizen (MRN/MIN) im

Hinblick auf die Materialausgabe an die Produktion. Stellen Sie sicher, dass die
Materialanforderungs-/Materialausgabenotizen ordnungsgemäß und vollständig ausgefüllt sind.

 Überprüfen Sie außerdem, ob in allen Materialanforderungsscheinen Angaben zur

Lagerbestandsmenge enthalten sind, bevor die MRN zur Durchführung weiterer Einkäufe an die
Einkaufsabteilung gesendet werden. Alle Spalten im NMRN/MIN sollten ausgefüllt werden.

 Stellen Sie sicher, dass die MRN/MIN von einem verantwortlichen Beamten autorisiert sind.

 Stellen Sie sicher, dass die Lagerbücher der Filialen auf dem neuesten Stand sind und täglich
Einträge zu Ein- und Ausgängen vorgenommen werden.

 Führen Sie eine physische Überprüfung von beispielsweise 10 % der Artikel im Lagerbestand
des Geschäfts durch (alle „A“-Artikel sollten zu 100 % überprüft werden) und prüfen Sie, ob die
physischen Salden mit den Buchsalden im Geschäftsbuch übereinstimmen. Kommentieren Sie
etwaige Unstimmigkeiten.

 Erkundigen Sie sich, ob es ein System der ständigen Bestandsaufnahme gibt, bei dem die
Buchbestände zu jedem Zeitpunkt mit den physischen Beständen übereinstimmen. Das System
 der kontinuierlichen Bestandsaufnahme – die ständige Inventur – sollte so beschaffen sein, dass
jeder einzelne Artikel mindestens einmal im Jahr bei der physischen Bestandsaufnahme erfasst
wird.

 Überprüfen Sie, ob Normen (Anzahl der Tage des Verbrauchs) in Bezug auf den
Lagerbestand des Rohmaterials festgelegt wurden. Der Lagerbestand sollte auf diesem Niveau
gehalten werden. Geben Sie an, ob die Lagerbestände im Vergleich zu den Normen höher sind.

 Stellen Sie sicher, dass der Lagerbestand ordnungsgemäß getrennt und mit klaren
Kennzeichnungen versehen ist. Darüber hinaus sollten das importierte Material und das im
Rahmen einer Vorablizenz erworbene Material getrennt und mit auffälligen
Kennzeichnungsschildern gelagert werden.

 Überprüfen Sie, ob für das gesamte eingehende Material Einträge in den Aufzeichnungen des
Gates vorgenommen wurden. Überprüfen Sie die Einträge im Torregister anhand der
GRR/Rechnungen des Lieferanten. Der Gate-Eintrag sollte auf der Vorder-/Rückseite der
Rechnung des Lieferanten erfolgen.

 Stellen Sie sicher, dass das abgelehnte Material getrennt aufbewahrt wird und das Material
erst nach Ausgleich des ausstehenden Saldos in der Buchhaltung an den Lieferanten
zurückgegeben wird.

 Stellen Sie sicher, dass das Format „Materialanforderungsnotiz – INDENT“ separate

Spalten für die Anzeige des Lagerbestands und des Artikelverbrauchsmusters für die letzten 6
Monate enthält.

 Stellen Sie sicher, dass Engpässe beim Materialeingang ordnungsgemäß behoben werden,
indem Sie die Menge von den Transporteuren/Lieferanten/Versicherungsunternehmen
zurückerhalten. Stellen Sie sicher, dass eine angemessene Kontrolle über die Ansprüche im
Zusammenhang mit Materialmangel besteht.
 Stellen Sie im Falle von Baumärkten sicher, dass zur Identifizierung des Materials
ordnungsgemäße Identifikationsetiketten/-codes an den Behältern angebracht sind.

 Stellen Sie sicher, dass die Rücksendung von Material aus der Werkstatt – Produktion an
die Filialen nur über Material Return Note (MRN) erfolgt. Stellen Sie sicher, dass die MRN
ordnungsgemäß von einer verantwortlichen Person autorisiert wurde und alle Spalten der MRN
ordnungsgemäß und vollständig ausgefüllt sind.

 Prüfen Sie, ob eine ABC-Analyse des Lagerbestands sowohl nach Wert als auch nach
Verbrauch durchgeführt wird. Kommentieren Sie die Notwendigkeit einer ABC-Klassifizierung
des Inventars, um eine ordnungsgemäße Kontrolle sicherzustellen.

 Stellen Sie sicher, dass die Geschäfte eine ordnungsgemäße Kontrolle über Artikel haben,
die für Arbeiten/Reparaturen usw. nach draußen geschickt werden (Material, das im Rahmen
eines Returnable Gate Pass gesendet wird). Überprüfen Sie, dass die Liste der ausstehenden
Artikel (RGP) regelmäßig erstellt wird und die gesendeten Materialien eingehen innerhalb einer
angemessenen Frist zurückgeben .

 Stellen Sie sicher, dass verschiedene Artikel, die Teil des Lagerbestands des Geschäfts
sind, ordnungsgemäß und sicher gelagert werden. Stellen Sie beispielsweise im Fall von
Chemikalien sicher, dass die Behälter sicher aufbewahrt werden und nicht Regen, Hitze,
Sonnenlicht usw. ausgesetzt werden. Führen Sie eine Überprüfung aller Artikel „Lager –
Rohmaterial/Allgemeines/Eng/Verpackungsmaterial“ und des Fertigwarenlagers durch.

 Überprüfen Sie das in den Filialen angewandte Verfahren zur Durchführung der
Materialinspektion. Stellen Sie sicher, dass in den Geschäften ein Platz für die Inspektion
vorgesehen ist.

 Ermitteln Sie den Status „Ausstehende GRR“ in den Filialen – (a) Artikel, bei denen das
Material eingegangen ist, die GRR jedoch noch nicht erstellt wurde, und (b) Fälle, bei denen
die GRR erstellt wurde, aber noch nicht an die Buchhaltung zur weiteren Verarbeitung auf
Rechnung gesendet wurde aus Mangel an Informationen. Überprüfen Sie, ob der
Materialeingang/GRR-Vorbereitung und -Autorisierung/an die Konten gesendete Zyklus
innerhalb kürzester Zeit abgeschlossen ist.
 Probleme außerhalb der allgemeinen Geschäftszeiten

 Erkundigen Sie sich nach dem Verfahren zur Bearbeitung von Problemen in der Nacht bzw.
nach den allgemeinen Bürozeiten. Wenn die Filialen auch im Schichtbetrieb arbeiten, stellt dies
möglicherweise kein Problem dar. In solchen Betrieben, in denen die Filialen jedoch nur
während der normalen Arbeitszeiten geöffnet sind, erkundigen Sie sich am nächsten Morgen,
ob ein Nachtproblemregister geführt wird und die Einträge im Nachtregister ordnungsgemäß
reguliert/genehmigt werden eine verantwortliche und autorisierte Person .

 Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Artikel in den Geschäften (über einem bestimmten
Wert, der von der Abteilungsleitung festgelegt wird) gegen Feuer, Diebstahl usw. versichert
sind.

 Überprüfen Sie, ob in den Geschäften angemessene Feuerlöschvorkehrungen vorhanden

sind, z. B. das Fehlen von Feuerlöschern usw., die im Brandfall usw. und im Rahmen der
Industrievorschriften vorgeschrieben sind.