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1 167 Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen

Rahmenbedingungen
167 Rahmenbedingungen können einerseits als Vor-
Anforderungen aussetzungen aber auch als Einschränkungen
angesehen werden

ableiten und
Evaluation
durchführen
Zusammenfassung

Teil A – Grundlagen

Beschaffung von Informatik-Lösungen


Lebenszyklus einer Informatik-Lösung

Ohne Geld, Personal und


Auftraggeber gibt es
kein Beschaffungspro-
jekt

Beschaffungsgründe
 Neues Einsatzgebiet
 Erhöhte Kapazitätsanforderungen
IT System Lebensdauer
 Neue Organiationsstrukturen & - formen
Arbeitsplatz (PCs und Terminals) 2-3 Jahre
 Downsizing (Auslagern komplexer Aufgaben)
Hintergrundsysteme (Server für Ar- 3-5 Jahre
beitsgruppen)
 Geschäftsaufgabe
Unternehmensweite Hintergrundsys- 5-7 Jahre  Ablösung einer kostenintensiven Eigenentwick-
teme (Hosts, Server) lung
Systemsoftware (Funktionalität) 8-15 Jahre  Ersatz und Neubeschaffung
Appl.-Software (Funktionalität) 8-15 Jahre
Daten, Dokumente 10-50 Jahre

Hauptstudie und Evaluation im Phasenmodel Ergebnisse der Phasen


Phase Ergebnis
Projektidee Projektantrag
Vorstudie Machbarkeitsstudie
Hauptstudie Konzept (Konzeption)
Evaluation Die «beste» Lösung
Realisierung Detailkonzept & -spezifikation
Rahmenorganisation Auf die künftige Lösung ange-
passt Rahmenorganisation
Implementation Installiertes & betriebsbereites
System
Abnahme Optimiertes Gesamtsystem &
Abnahmeprotokoll

Bernhard Tinner
18. Juni 2009
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Arbeitsschritte im Rahmen der Projektphasen "3. Hauptstudie" und "4. Evaluation"

Schritt Inhalt
Schritt Inhalt Grob- & Detail-  Rangfolge der Offerten
Pflichtenheft  Ausgangslage Evaluation  Kosten pro Offerte
 Ist-Situation  Kosten-Nutzen-Verhältnis
 Ziele pro Offerte
 Anforderungen  Evaluationsbericht
 Mengengerüst Entscheidungsgrundlagen
 Vorgaben für Offerte mit:
 Administratives  Nutzwertanalyse
 Fragenkatalog  SWOT-Analyse (Stärken,
Bewertungs-  Kriterienkatalog Schwächen, Chanchen, Ri-
dokumentation  Bewertungsliste siken)
 Bewertungsmassstab  Risikobewertung
 KO-Kriterienliste  Kosten-Nutzen-Übersicht
Offerte  Auswahlliste der Anbieter Entscheid  Lösungsvariante auswählen
 Vergleichbare Offerte Vertrag  Vertragsdokument unter-
 Profile der Offertsteller zeichnen und verteilen

Evaluation personell organisieren 1) Der Projektausschuss wird oft auch als Len-
kungsausschuss oder Steuerungsausschuss
(Steering Committee) genannt.
2) Der Auftraggeber ist Mitglied des Projektaus-
schusses.
3) Die Projektleitung wird in der Regel durch
eine Person, den Projektleiter wahrgenom-
men. Er ist für die Erreichung der Projektzie-
le und termin- und kostengerechte Abwick-
lung zuständig.
4) Externe Berater unterstützen den Projektlei-
ter (Projektcoach) in den Bereichen Markt-
kenntnissen und Termin- & Kostenplanung.
5) Das Projektteam (Informatiker, Organisato-
ren, Endbenutzer) stellt sicher, dass die De-
tailergebnisse fachlich korrekt erstellt wer-
den.
6) Das Reviewteam beurteilt Ergebnisse des
Projektteams, arbeitet aber selber nicht an
der Erreichung der Ergebnisse mit.

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 Webseiten zum Projekt im Intranet


Projektmarketing  Flyer mit den Highlights des Projekts
Das Projektmarketing fördert die Akzeptanz.  Newsletter mit detaillierten Informationen
Folgende Kommunikationsmittel werden dazu über das Projekt
eingesetzt:  Erfahrungsaustausch zwischen Anwendern und
Projektmitgliedern (Projekttagung)
 Wettbewerb um Aufmerksamkeit zu erlangen

Teil B – Evaluation durchführen Auftrag

Evaluation vorbereiten Inhalt Weshalb


Projekt-Nr. Zur eindeutigen Identifikation
Bevor die eigentliche Evaluation starten kann,
Projektname Zur einfachen Kommunikation
müssen die Ziele, die Projektorganisation und
Grundlagen Als Begründung für die
das Termin- & Kostenbudget vom Auftraggeber
(Ausgangslage) Beschaffung
geklärt werden. Der daraus resultierende Auftrag
an den Projektleiter sollte folgende Punkte ent- Grobziele 2-3 übergeordnete Ziele
halten: Aufgaben- Meist einfach umrissene Auf-
stellung gabe
Terminplanung Geltungsbereich Gibt Auskunft über die exak-
ten Grenzen der Lösung
Rahmen- Voraissetzungen und Ein-
bedingungen schränkungen rund um den
Auftrag
Projektorg. Art der Organisation und mög-
liche Teilnehmervorgaben
Termine Zeitbedarf und Termine der
einzelnen Teilschritte (Mei-
lensteine)
Budgetbeschrän- Kostenbudget zur Zielerrei-
kung/Evaluation chung
Gantt-Diagramm
Auskunft/Info.- Monatliche Info an den Pro-
Ergebnisse der Vorstudie Pflicht jektausschuss in Form eines
Statusberichts
 Ist-Situation (HW, SW, Organisation, aktuelle
Betriebskosten, Prozesse)
 Verbesserungsvorschläge
 Evtl. erste Lösungsvorschläge
 Stärken/Schwächen der Ist-Situation

 Ausgangslage
Pflichtenheft
 Ist-Zustand (momentane Situation des Unter-
Das Pflichtenheft enthält alle Informationen, nehmens)
welche nötig sind, damit mögliche Anbieter eine  Ziele (Nutzenrelevante Ziele, Systemziele, Vor-
vollumfängliche Lösung offerieren können: gehensziele)
 Anforderungen (an Applikationssoftware, Sys-
templattform und anbieterbezogene Leistun-
gen)
 Mengen und Häufigkeiten (Datenbewegungen,
Datenbestände, Anzahl Benutzer)
 Aufbau und Inhalt der Offerte
 Administratives (Vertraulichkeit, Termine etc.)
 Fragenkatalog (über die Firma, zum Produkt)

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Ist-Zustand (1) Aufbauorganisation (Organigramm)


Gibt Auskunft über die momentane Situation Organigramm des Unternehmens auf oberster
des Unternehmens und zeigt nebst den Stärken Führungsebene inkl. Der durch die Beschaffung
auch die Schwächen auf. Ausserdem sollen die betroffenen Bereiche (Nur soviel wie nötig von
betroffenen Prozesse und die bestehende der Organisationsstruktur preisgeben).
techn. Infrastruktur aufgezeigt werden. Der Ist-
Zustand ist wie folgt gegliedert:

1) Aufbauorganisation (nur so viel wie nötig)


2) Ablauforganisation (Geschäftsprozesse)
3) Applikationsportfolio
4) Systemplattform
5) Übrige technische Infrastruktur
(2) Ablauforganisation (Unternehmensprozesse)
Genaue Beschreibung der Unternehmensprozesse. Nebst den momentan gültigen Prozessen (inkl. Durch-
laufzeit und IT-Abdeckungsgrad) sollen auch die geplanten Veränderungen beschrieben werden.

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(3) Applikationsportfolio
Gibt Auskunft über die eingesetzte Infrastruktur und Software in Bezug auf ihre Funktionalität, Effi-
zienz, Wartbar- und Benutzbarkeit.

(4) Systemplattform (5) Übrige technische Infrastruktur


Beschreibung der Systemplattform zur aussage- Beschreibung alle übrigen technischen Einrich-
kräftigen Information über folgende Aspekte: tungen, welche für die künftige Lösung relevant
Aspekt Erläterung sein können.
IT-Standards Zur Sicherstellung des Zusammen-  Ablagen und Archive
spiels einzelner Komponenten und  Produktionsmaschinen (mit EDV-
Systeme. Die Einhaltung der Anbindung)
Standards garantieren eine rei-  Drucker, Kopierer, Scanner
bungslose Implementation der  Telefonsysteme
neuen Lösung.
Hintergrund- Systeme, welche übergreifend Delivarebles (Lieferobjekte)
systeme zentrale Aufgaben übernehmen. Mögliche Lieferobjekte aus der Ist-
Hilft dem Anbieter, sein Angebot Zustandserhebung an den Anbieter sind:
optimal auf die Bedürfnisse abzu- 1. Aufbauorganisation des Unternehmens
stimmen. (Ansprechperson, mögliche org. Änderungen)
Kommunika- Aufzeichnen des gesamten Netz- 2. Ablauforganisation der betroffenen Prozesse
tionsinfra- Infrastruktur, zur optimalen Ein- (Grobes Mengengerüste, mögliche Verbesse-
struktur bettung in die bestehende Kom- rungen, Engpässe, Schnittstellen, Probleme)
munikationsinfrastruktur (WAN, 3. Applikationsportfolio (Mögliche Schnittstel-
LAN etc.). Alle Komponenten und len, verwendete Infrastruktur, Datenquellen,
Bandbreiten sind wichtig. Problemstellen, Optimierungsmöglichkeiten)
Arbeitsplatz- Beschreibung der Anzahl und Aus- 4. Beschreibung der Systemplattform (Stan-
systeme stattung der Arbeitsplatzgeräte. dards, Normen, Infrastruktur, Netzwerk, Ar-
beitsplatzsysteme etc)
5. Liste der übrigen technischen Infrastruktur
(Ablagen, Archive, Produktionsmaschinen,
Drucker, Kopiere, Scanner, Telefonsysteme)
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Ziele Zielstruktur
Ziele weisen folgende Merkmale auf: Zielart Erläuterung
 Sie müssen realistisch sein. Nutzenrelevante Bezeihen sich auf den Nutzen
 Sie müssen quantifizierbar sein. Ziele für das Unternehmen bei der
 Sie müssen Lösungsneutral sein. Leistungserstellung nach dem
 Sie müssen breit akzeptiert sein. Projekt.
 Sie sollten sich nicht gegenseitig konkurrenzie- Systemziele Beziehen sich auf die Leistung
ren. und Funktion der Lösung. Alle
Ziele, die unbedingt erfüllt
sein müssen, werden hier er-
fasst (KO-Kriterien).
Vorgehensziele Beziehen sich auf die Abwick-
lung des Projektes (meist
Termin-, Kosten- & Qualitäts-
ziele)

Anforderungen
Gruppe Erläuterung
Anforderungen sind das zentrale Element des Applikationsbezogene Beschreiben die Funktio-
Pflichtenhefts und definieren, wie die künftige Anforderungen nen und Bedingungen aus
Lösung auszusehen hat und welche Funktiona- Anwendersicht.
litäten es haben soll. Dazu werden die Ziele Anbieterbezogene Beschreiben die Leistun-
konkretisiert, im Pflichtenheft als Frage formu- Anforderungen gen, welche vom Anbie-
liert und hierarchisch geordnet: ter zu erfüllen/erbringen
sind (Wartung, Services
etc.).
Systemtechnische Beschreiben die techn.
Anforderungen Standards (HW, SW etc.),
welche einzuhalten sind.

Mengen und Häufigkeiten

Mengengerüst Datenbewegung
…zur Leistungsberechnung der benötigten zentralen Hintergrundsysteme:

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Mengengerüst Datenbestände
…zur Auslegung der zentralen Datenbank und des Speicherbedarfs:

Mengengerüst Benutzer
…zur Verifikation der Systemleistung und Berechnung der Lizenzkosten

Aufbau einer Offerte Mindmap «Pflichtenheft erstellen»


Punkt Erläuterung
 Vorstellung Offertsteller soll sich hier
vorstellen
 Mgmt. Summary Eine Zusammenfassung der
Offerte
 Appl.-bezogene Globale und detailliert
Angaben Angaben zur Lösung
 Angaben zur Systemkonzept und alle
Systemplatt- techn. Komponenten
form
 Angaben zum  Referenzen
Anbieter  Dienstleitungen und Pro-
dukte
 Projektorganisation
 Unterlieferanten
 Terminplanung
 Vertragsentwurf
 Preis / Kosten Unterscheidung zwischen
Betriebs- und Projektkos-
ten
 Anhang Weitere Detailinformatio-
nen zur Lösung, zum An-
bieter oder zur Leistung

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Bewertungsdokumente erstellen Rangreihenverfahren


Eignet sich wenn mehrere gleichberechtigte Per-
Anforderungsliste sonen entscheiden müssen.
Zuerst wird die Anforderungsliste erstellt, z.B.
Offertabwicklung (siehe oben):

Nach Detaileval. Verschiedener Lös. Bleiben 5


übrig. Entscheidungs-träger erstellen pers.
Rangnummern pro Lös.
 Je mehr Pkt = schlecht
 Weniger = gut
Notenskala  Bei gleicher Summe: Abacus und Peoplesoft
 Spalte n 2+3 = 5 ./. 2 = 2.5
Für die Skalierung ist der Erfüllungs-grad eines
Kriteriums nicht immer gleich: Präferenzmatrix
 linear: Datendurchsatz, Internet-
optionen. . . Eignet sich, um Ziele miteinander zu vergleichen
und zu gewichten.
 wechselnd: Konfigurierbarkeit (nimmt mit
zu vielen Parametern wieder ab --> Kom-
plexität zu hoch)
 expotential: Seiten pro Std, wenn z.B.
max. 100 Seiten zu drucken sind

Präferenzmatrix eignet sich für die Gewichtung


von Kriterien im Rahmen der Nutzwertanalyse.
 Jedes Ziel wird verglichen, ausser mit sich
selber nicht.
 Anschliessend Anzahl Nennungen in n eintra-
gen
Gewichtungstabelle / Bewertungstabelle  %-tuale Anzahl Nennungen eintr. Formel: % =
Nun wird jeder Funktion ein Wert zugeteilt, mit Summe Nennungen ./.Total Nennungen x 100
der Bestnote „4“ multipliziert und dann als
„max. P“ in den Kriterienkatalog eingetragen. Praferenzmatrix (Bleistift)
Für den max. Nutzwert wird die max. Punktzahl  Wissenschaftlicher Paarvergleich aller Ziele
mit dem Absolutwert multipliziert. untereinander
 Alle Ziele werden einander gegenübergestellt
Bewertungstechniken zur Ermittlung der und gewichtet
Gewichtung  Vorteil: Einzelvergleiche erschweren die Ma-
Auch wenn Ergebnisse hieb- und stichfest sind, nipulation
müssen diese vor Entscheidungs-Gremium ziel-  Nachteil: Aufwendige Technik, erklärungsbe-
gruppengerecht präsentiert warten können. Eine darf (Begründung pro Pkt nötig)
professionelle Präsentation erhöht die Chance
dass der Antrag angenommen wird.

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Paarweiser Vergleich Einfaches Punkteverfahren/


Eignet sich für die Gewichtung einzelner Krite- Gewichtungsverfahren
rien im Rahmen der Evaluation bzw. der Nutz- Einfachste Form einer Bewertung. Eignet sich
wertanalyse. Wird eingesetzt wenn keine Eini- überall wo Prioritäten gesetzt, Gruppenstim-
gung bei Kriterien oder Kriteriengrp erzielt wer- mungenvisualisiert oder Kriterien bewertet wer-
den kann, da so die Bewertung nachvollziehbar den sollen.
ist. Im Bsp. sind es 8 unterschiedliche Kriterien 1. Kriterien in Grp. auf Pinwand…festlegen
gewichtet werden: 2. Teilnehmer erhalten klebende Pkt. –
möglich verschiedene Farben/Prio einset-
zen
3. TN kleben die Punkte zu den von ihnen
favorisierten Lösung
4. Zusammenzählen der Punkte pro Kriteri-
um
5. Rangreihenfolge festlegen
6. Bei gleicher Summe/Kriterium – Stichwahl
oder beide favorisieren

Stufenweise Vergabe von Gewichtspunkten


1. Pkt.-Vergabe gemäss Zielhierarchie
2. Vorteil: Einfach, jeder versteht diese
Darstellung – nur für kleine Projekte!
3. Nachteil: Bei vielen Zielen ist das Urteils-
vermögen überfordert
1. Paarweise werden sie verglichen und be-
wertetmax. 10 Pkt / Paar
K1 mit K2, danach K1 mit K3
2. Summe pro Zeile eintragen
3. Total Summe
4. Formelberechnung für %

KO-Kriterien festlegen Mögliche KO-Kriterien sind:


KO-Kriterien helfen, eingegangene Offerten ei-  Die neue SW muss auf der Plattform xxx
ner raschen, groben Prüfung zu unterziehen. KO- lauffähig sein.
Kriterien müssen unbedingt erfüllt sein. Diese  Die Lösung muss Mandantenfähig sein
bringt eine enorme Zeitersparnis mit sich und  Die Offerte muss den Vorgaben entspre-
trägt zur Effizienzsteigerung des gesamten Eva- chen
luationsteams bei.  Die Investiotionskosten dürfen einen be-
 Nicht mehr als 12 KO-Kriterien definieren stimmten Betrag nicht überschreiten
 Aus Rahmenbedingungen oder den Sys-  Die Projektplanung muss den Projektab-
temzielen hergeleitet schluss innerhalb der gesetzten Frist be-
 Müssen überprüfbar sein (Zeitpunkt der rücksichtigen
Auswertung)  Die Offerte wurde fristgerecht einge-
 Müssen die Bedingung zu 100% erfüllen reicht
 Kommen nicht auf die Nutzwertanalyse  Supportkontakt ist innerhalb der Schweiz
 Die Migration der alten Daten wurde be-
rücksichtigt

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Anforderungsliste
…für ein einzelnes Kriterium

Kriterienliste

Nun ist klar, welches Angebot den höheren Nutzwert hat. Im obigen Beispiel ist dass das Angebot 1. Nun
müssen noch die Kosten miteinander Verglichen werden!

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Kostenvergleich
Um die Kosten mit einander zu vergleichen, muss eine Kostenaufstellung gemacht werden. Idealerweise
werden in dieser Zusammenstellung die intern anfallenden Kosten sowie Abschreibung und Zinsen mit
berücksichtigt. Im folgenden Beispiel wird das Projekt bei einem kalkulatorischen Zinssatz von 5% jähr-
lich auf 5 Jahre linear abgeschrieben. Der kalkulatorische Zinssatz wird von der Bank oder der Firma
prognostiziert.

Kostenaufstellung

Kostenwirksamkeitsanalyse
An Hand solcher Kostenaufstellungen können Offerten
optimal mit einander Verglichen werden. Ausserdem lässt
sich damit die Kostenwirksamkeit berechnen. Dazu muss
zuerst berechnet werden, wie viel ein einzelner Nutz-
wertpunkt kostet.
An Hand dieser Berechnungen ist zu erkennen, dass zwar
das Angebot 1 mehr Nutzen bietet, das aber dieser Nutzen
auch mehr kostet. Fazit der Berechnung ist, dass das An-
gebot 2 mehr Nutzen für das gleiche Geld bringt.

Quellennachweis:
Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen (167)
(Silvio Vecellio und Johannes Scheuring)
1. Auflage 2003, Compendio Bildungsmedian AG, Zürich

Bernhard Tinner
18. Juni 2009