Einstieg in

Kanzlei Rechnungswesen

Basierend auf dem DATEV-Lernprogramm

-1-
1) Neuanlage eines Mandanten
Im Men Bestand | Neu anwhlen oder: Symbol Neu in der Symbolleiste
Eingabemaske Mandant anlegen wird geffnet

In der Regel wird man

einen Mandanten fr
Zwecke der Finanz-
buchhaltung und des
Jahresabschlusses an-
legen (Bilanz-Konso-
lidierung: Zusammen-
fhrung von Mandan-
tenbestnden in einen
Gesamtbestand).
Das entsprechende
Optionsfeld whlen.

Unter Nationales Recht

ist DE fr Deutsch-
land voreingestellt.

Berater- / Mandanten-
Nummer und Jahr
eingeben.

Mit Schaltflche Weiter zur nchsten Eingabemaske: Adressdaten

- Name kurz
(max. 15 Zeichen)
Kurzbezeichnung fr
Bildschirmanzeige

- Name lang
(max. 36 Zeichen)
Fr amtliche Formulare
wie Umsatzsteuer-Vor-
anmeldung (wenn hier
nichts eingegeben wird,
wird die Kurzbezeich-
nung verwendet)

- Erweiterter
Mandantenname
(3 x 50 Stellen)
Fr den Jahres-
abschluss. Diese
Angaben ersetzen dabei
die unter Name lang und Art des Unternehmens hinterlegten Angaben.

- Postleitzahl / Ort / Strae / Art des Unternehmens eingeben

- Gesellschaftsform aus der Auswahlliste whlen

Mit Schaltflche Weiter zur nchsten Eingabemaske: Mindesteingaben zum Rechnungswesen

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 Mindesteingaben fr das Rechnungswesen

(Achtung! Die Eingaben in dieser Erfassungsmaske knnen teilweise nach dem Speichern oder dem
ersten Buchungsvorgang nicht mehr gendert werden!)

- Kontenrahmen

- Umsatzsteuer-
Artenschlssel

- Wirtschaftsjahr
Beginn / Ende

- Basiswhrung
(Vorbesetzung:
EUR)

- Lnge der
Sachkonten
(Vorbesetzung: 4)

Mit Schaltflche Weiter zur nchsten Eingabemaske: Abweichungen vom Standardkontenrahmen

Hier werden Einstellungen fr Kontenbeschriftungen, Anlagenspiegel- und Kontenfunktionen

vorgenommen. nderungen sind nur vorzunehmen, wenn von den Einstellungen des gewhlten
Standard-Kontenrahmens abgewichen werden soll.

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 Mit Schaltflche Weiter zur nchsten Eingabemaske: Datenbermittlung fr UStVA

Mit Schaltflche Weiter zur nchsten Eingabemaske: Hat man auf der vorhergehenden Eingabe-
maske der Datenbermittlung fr die Umsatzsteuer-Voranmeldung ber das DATEV-Rechen-
zentrum zugestimmt, stehen nun weitere Optionen dazu zur Auswahl:

Unter anderem kann man hier festlegen, ob man bei einem Vorsteuer-berhang das Guthaben
vom Finanzamt erstattet bekommen mchte oder ob es mit Zahllasten verrechnet werden soll; ob
man eine Dauerfristverlngerung fr die Einreichung der UStVA beantragen mchte und ob ab
einem bestimmten Guthabenbetrag trotz Fristverlngerung die Voranmeldung sofort bermittelt
werden soll.

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 Mit Schaltflche Weiter zur nchsten Eingabemaske: Finanzamt / USt-ID

Mit Schaltflche Weiter zur nchsten Eingabemaske: Branchenschlssel

Hier erfolgt die Eingabe des Branchenschlssels, der die Grundlage fr branchenbezogene
Mandanteninformationen bildet (z. B. aus Datawarehouse oder Betriebsvergleich). Ist der
Branchenschlssel nicht bekannt, kann man durch Klicken auf das Pfeilsymbol neben dem
Eingabefeld eine Auswahlliste aufrufen).

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 Mit Schaltflche Weiter zur nchsten Eingabemaske (erscheint nur bei OPOS-Nutzung):

Hier werden die Kontokorrentbereiche fr OPOS (die Offene-Posten-Buchhaltung) ausgewhlt.

Standardmig sind alle Kontengruppen ausgewhlt, im Allgemeinen kann diese Vorbesetzung
beibehalten werden.

In den entsprechenden Feldern werden Angaben zu Kleindifferenzen (in und %) und zum
automatischen OP-Ausgleich bei 0-Saldo fr Debitoren und Kreditoren hinterlegt.

Mit Schaltflche Weiter zur letzten Eingabemaske:

Mit Schaltflche Fertig stellen Eingaben zur Anlage des Mandanten abschlieen
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 Wurde in der ersten Eingabemaske die Frage: Nutzt der Mandant OPOS? mit Ja beantwortet,
erscheint jetzt eine Dialogbox mit der Mitteilung OPOS wurde eingerichtet. Wird eine OP-Liste
aus dem Rechenzentrum gewnscht?. Hier kann man erst einmal Nein anklicken, die vom
Rechenzentrum gewnschten Auswertungen knnen in den Mandanten-Stammdaten geschlsselt
werden. Es erscheint wiederum eine Dialogbox, die man mit OK schliet. Der neu angelegte
Mandant ist jetzt automatisch zur Bearbeitung geffnet.

2) Grundlagen der Buchungserfassung (Dialogbuchen)

a) Mandant ffnen

Men:
Bestand | ffnen |
Mandant

es erscheint
das Dialogfenster
Mandant ffnen

Alle verfgbaren
Mandanten sind in
diesem Fenster
aufgelistet.

Den gewnschten
Mandanten mit Klick
markieren
und OK anklicken.

Nach der Auswahl eines

Mandanten ist in einem
weiteren Dialogfenster
die Bearbeitungsart
(Buchfhrung oder
Jahresabschluss) durch
Klick auf die ent-
sprechende Schaltflche
auszuwhlen.

Dann wird der Mandant

zur Bearbeitung geffnet.

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b) Vorlauf auswhlen

Men:
Buchen | Dialogbuchen

Dialogfenster
Vorlauf auswhlen

In diesem Fenster kann

ein neuer Vorlauf an-
gelegt oder ein bestehen-
der Vorlauf (der noch
nicht gesendet oder fest-
geschrieben wurde) zur
Bearbeitung aus einer
Liste ausgewhlt werden.

Bei Neuanlage eines Vorlaufs wird ber die

Felder Datum von und Datum bis der
Zeitraum eingegrenzt, fr den Buchungen
im jeweiligen Vorlauf erfasst werden sollen.

Wird nur der Monat eingegeben und dann

die TAB- oder ENTER-Taste gedrckt, wird
Datum von mit dem Monatsersten und
Datum bis mit dem Monatsletzten belegt. Nach Besttigung mit OK wird der Bildschirm
Dialogbuchen geffnet.

c) Bildschirm Dialogbuchen

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Auf der linken Bildschirmseite befindet sich ein bersichtsbaum mit Ordnern.

Die Elemente des Ordners Buchen sind

identisch mit den entsprechenden Funk-
tionen im Men Buchen.

Die in den Ordnern Auswertungen, OPOS-

Auswertungen, Anlagekonten-Auswer-
tungen enthaltenen Elemente entsprechen
den Eintrgen im Men Auswertungen.

Beim Doppelklicken auf die in den

Ordnern enthaltenen Elemente ffnet sich
im Arbeitsbereich auf der rechten
Bildschirmseite die entsprechende
Funktion (Ordner Buchen) bzw. das
Fenster Eigenschaften der gewhlten
Auswertung (Ordner Auswertungen).

Im Ordner Offene Fenster werden die zur

Zeit geffneten Fenster angezeigt, so dass
man zwischen ihnen navigieren kann,
hnlich der Taskleiste in Windows.

Hat man eine Auswertung geffnet, wird

sie im Ordner Offene Fenster angezeigt
und bereits whrend des Dialogbuchens
aktualisiert. Auf diese Weise kann man
schon whrend des Buchens die
Auswirkungen einer Buchung auf die
jeweilige Auswertung berprfen.

Mit der Rechtsklick auf ein Ordnerelement

kann ein Kontextmen aufgerufen werden
(auf der Abbildung: Kontextmen zu
Offene Fenster Dialogbuchen). Wird
hier die Option Automatisch im
Hintergrund aktiviert, steht der gesamte
Bildschirm - statt nur der rechten Seite -
als Arbeitsbereich zur Verfgung. Zieht
man die Maus an den linken
Bildschirmrand, wird der bersichtsbaum
wieder sichtbar (wiederum eine Funktion,
die der Windows-Taskleiste entlehnt ist).

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Auf der rechten Bildschirmseite befindet sich der Arbeitsbereich, der unterteilt ist in die Eingabezeile
(oder Buchungszeile, unten) und die Auswertungsansicht (oben).

Mit Rechtsklick auf den Ansichtsbereich kann man ein Kontextmen ffnen, das ntzliche Funktionen
zum Dialogbuchen enthlt. Die interessantesten sind:

Einstellungen Liste: Spalten der Primanota ein- und ausblenden, Spalten umgruppieren
Generalumkehr-Buchung erstellen: setzt automatisch die Generalumkehr zur markierten Buchung in die
Buchungszeile (dort kann sie vor dem bernehmen in die Primanota noch bearbeitet oder mit Klick auf
die Schaltflche Zeile leeren wieder verworfen werden)
Zeile ndern: die markierte Zeile wird in die Buchungszeile bernommen und kann gendert werden.
Zeile kopieren: die markierte Zeile wird in die Buchungszeile kopiert.
Zeile lschen: die markierte Buchung wird gelscht.
Abstimmsumme neu: setzt eine neue Abstimmsumme in die nchste frei Zeile
Gruppensumme setzen: setzt eine neue Gruppensumme in die nchste freie Zeile
Gruppensumme neu errechnen: prft die Gruppensummen des Vorlaufs und korrigiert sie gegebenenfalls
Buchungen bereichsweise ndern: siehe unten unter f) Buchungen ndern und lschen
Buchungen neu nummerieren: nummeriert die Buchungen des Vorlaufs fortlaufend neu durch
Summen und Salden einer Buchung: siehe g) Buchungen prfen
Zusatzinformation: zeigt vorhandene Zusatzinformationen zur markierten Buchung an
Lerndateieintrag: sofern Beleginformationen zur markierten Buchung gespeichert sind, lsst sich ein
Eintrag in die Lerndatei erzeugen
Direkthilfe: Hilfedateien zum Dialogbuchen
Eigenschaften: siehe nchster Abschnitt (Kontextmen Buchungszeile)

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Mit Rechtsklick in ein Eingabefeld der Buchungszeile erhlt man ein abgewandeltes Kontextmen:

ber den Menpunkt Eigenschaften des Kontextmens lsst sich unter anderem die Eingabezeile den
Erfordernissen entsprechend umgestalten (Registerkarte Buchungssatz). Die beiden Beleg-Felder und
die beiden KOST-
Felder sowie
KOST-Menge
(fr die Kosten-
stellenerfassung) ,
Skonto und
Buchungstext
sind optional
und knnen
ausgeblendet
werden.

Die Buchungs-
zeile kann ein-
zeilig eingestellt
oder gedreht
(zuerst Konto,
dann Gegen-
Konto) werden.

Das Feld BU
zur Eingabe der
Umsatzsteuer-
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schlssel, das standardmig mit dem Feld Gegenkonto verschmolzen ist, kann separat dargestellt
werden. Auerdem kann, sofern das Programm ANLAG benutzt wird, die ANLAG-Soforterfassung
aktiviert werden, die schon bei der Erfassung von anlagenrelevanten Buchungen das Anlageverzeichnis
aktualisiert.
Einige Beispiele fr die Anpassung der Buchungszeile:

Ohne KOST-Felder und Belegfeld 2:

Komplett (Gegenkonto Konto):

Individuell:

ber die Schaltflche

Feldeinstellungen der
Registerkarte Buchungs-
satz gelangt man zur
gleichnamigen Dialog-
box, in der man fr jedes
Eingabefeld der
Buchungszeile festlegen
kann, ob die Schlepp-
automatik (Beibehaltung
des letzten Wertes) aktiv
sein soll, und ob eine
Eingabe (isb. Buchungs-
text, Beleg-Nr. usw.)
weggelassen werden kann oder aber erforderlich sein soll.

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ber die Registerkarte Ansicht kann die im Auswertungsbereich angezeigte Auswertung gendert
werden.

Wird hier FIBU-Konto

aktiviert, sind ber dem
Auswertungsbereich
Schaltflchen,
verfgbar, mit
denen man die
Konten der Reihe
nach durch-
blttern kann,
oder man
wechselt durch
Eingabe der
Kontonummer
direkt zu einem
gewnschten
Konto. Die
Ansicht OPOS-
Konto steht nur
zur Verfgung,
wenn in den
Mandanten-
Stammdaten
OPOS
geschlsselt ist.

Auf der Registerkarte Buchungsvorschlge wird festgelegt, wie mit der Buchungsvorschlagsliste
umgegangen wird. (siehe Kapitel 5 Elektronische Belege)

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Welches Konto wird in der Ansicht als Bezugskonto dargestellt? Das wird auf der Registerkarte Bezug
festgelegt.

Ist z. B. auf der

Registerkarte
Ansicht Konto-
blatt eingestellt
und als Bezugs-
konto hier das
Gegenkonto
angegeben,
wechselt die
Kontoblattansicht
zum entsprechen-
den Konto, sobald
in das Feld
Gegenkonto eine
Kontonummer
eingegeben und
das Feld verlassen
wurde.

Fr bestimmte Umstze, auf die besondere Regelungen im Rahmen der Umsatzsteuergesetzgebung

zutreffen, mssen ab Belegdatum 01.01.2005 die entsprechenden Sachverhalte in der Buchhaltung
aufgezeichnet werden, um die korrekte Zuordnung zu den Positionen der Umsatzsteuer-Voranmeldung
und der Umsatzsteuererklrung zu ermglichen. Der Umgang mit diesen Sachverhalten wird auf der
Registerkarte L+L Sachverhalte festgelegt.

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Die Registerkarte Vorlauf ermglicht den Wechsel in einen anderen, noch nicht festgeschriebenen
Vorlauf oder die Anlage eine neuen Vorlaufs aus dem Dialogbuchen
heraus. Hierzu kann man allerdings auch die Pfeil-Schaltflche ber
der Auswertungsansicht (siehe rechts) benutzen.

Mit der Schaltflche Vorlaufdaten lsst sich ein

Dialogfeld ffnen, in dem man den markierten
Vorlauf umbenennen kann:

d) Buchungen erfassen

Der grundlegende DATEV-Buchungssatz enthlt die Felder Gegenkonto und Konto, sowie die Felder
Umsatz, Datum und Belegfeld 1. Die Eingaben in den drei letzteren Feldern gelten jeweils fr das
Gegenkonto und fr das Konto.

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Ob auf dem im Feld Konto angegebenen Konto eine Soll- oder eine Habenbuchung erzeugt wird, wird
durch die Taste festgelegt, mit der man das Feld Umsatz nach der Betragseingabe verlsst:

Return- oder Entertaste: Soll-Buchung auf Konto

+ Taste des Ziffernblocks: Haben-Buchung auf Konto

Verlsst man das Feld Umsatz stattdessen z. B. mit der TAB-Taste, wird Soll und Haben nicht festgelegt.
In diesem Fall wird man, sobald man die Buchung bernehmen will, darauf hingewiesen, und muss noch
einmal ins Feld Umsatz zurck, um Soll und Haben zu bestimmen.

Zur Kontrolle wird nach der Besttigung des Betrages ber den Feldern Konto und Gegenkonto ein S
bzw. ein H angezeigt, so dass ersichtlich ist, auf welcher Seite das entsprechende Konto bebucht wird.

Um ins jeweils nchste Eingabefeld zu springen, kann man die TAB- oder die RETURN-Taste benutzen
(mit Ausnahme des Feldes Umsatz, wie eben erklrt). Die Ende-Taste bewirkt einen Sprung direkt ins
Feld Buchungstext. Schlielich wird die Buchung mit der Schaltflche bernehmen oder mit der +-
Taste des Ziffernblocks in die Primanota bernommen und erscheint grau unterlegt im Auswertungs-
bereich ber der Buchungszeile. Die Buchungsfelder Belegfeld 1, Datum und Konto behalten standard-
mig die gemachten Eingaben als Vorbesetzung bei (Schlepplogik). Das Schleppen von Eingaben
lsst sich im Kontextmen (Eigenschaften | Buchungssatz | Schaltflche Feldeinstellungen ) fr jedes
Feld gesondert einstellen (s.o.). Wird bei der Erfassung eines Buchungssatzes eine Konto-nummer
eingegeben, die noch nicht existiert, ffnet sich automatisch das Fenster zur Neuanlage eines Kontos.

e) Buchungen aufteilen (Splittbuchungen)

Mit der Schaltflche Aufteilen lassen sich Splitt-
buchungen erzeugen.

Es ffnet sich das Fenster Aufteilen beginnen, in das

bereits gemachte Eingaben aus der Buchungszeile
bernommen werden.

Mit den in diesem Dialogfenster erscheinenden

Eingaben werden die entsprechenden Felder der
Buchungszeile whrend der Aufteilung vorbesetzt.

Aufzuteilende Belege mit unterschiedlichen

Umsatzsteuerstzen knnen netto auf die Konten
gebucht werden. Der Steuerbetrag wird automatisch
ermittelt und gebucht.

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In der Statusleiste unter der Buchungszeile erscheint ein Hinweis, dass die Funktion Aufteilen aktiv ist.
Die Buchungszeile selbst wird grn unterlegt.

Wenn der Aufteilungsbetrag

ausgeglichen ist, erscheint nach
bernahme der letzten
Aufteilungsbuchung das Fenster
Aufteilung beenden.

Das Dialogfenster zur

Aufteilung kann auch whrend
der Aufteilungsbuchung durch
Mausklick auf die Schaltflche
Aufteilen geffnet werden.

f) Buchungen ndern oder lschen

Im Anzeigebereich Primanota ber der Buchungszeile findet sich eine bersicht aller Buchungen des
aktuellen Vorlaufs. Um eine der Buchungen zu ndern, kann man auf die entsprechende Zeile
doppelklicken, oder rechtsklicken und im Kontextmen Zeile ndern auswhlen. Dadurch erscheint die
Buchung wieder in der Buchungszeile und kann bearbeitet werden. In der Statuszeile unter der
Buchungszeile wird jetzt gelb unterlegt der Hinweis Korrektur mit der Nummer des Buchungssatzes
angezeigt.

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Ein Doppelklick auf das entsprechende Eingabefeld markiert den zu ndernden Wert; man kann nun den
neuen Wert eingeben und die nderung mit bernehmen speichern.

Zum Lschen einer Buchung im Anzeigebereich Primanota auf eine Buchung rechtsklicken und im
Kontextmen Zeile lschen whlen.

Solange eine Buchung noch nicht festgeschrieben ist, kann sie auf diese Weise gendert oder gelscht
werden. Wurde der Vorlauf bereits festgeschrieben bzw. zur Verarbeitung ans Rechenzentrum gesendet,
kann eine Korrektur durch Generalumkehr durchgefhrt werden: dazu wird der zu korrigierende
Buchungssatz vom Feld Umsatz aus auf der Gegenseite gebucht und der Generalumkehrschlssel 2 im
Feld BU bzw. im Feld Gegenkonto mit eingegeben. ber das Kontextmen der Auswertungsansicht
(s. o.) kann man fr eine markierte Buchung eine Generalumkehrbuchung automatisch erstellen lassen.

Buchungen lassen
sich auch
bereichsweise
ndern. Diese
Funktion ist
aufrufbar ber das
Kontextmen der
Primanota-Ansicht,
das Men
Bearbeiten oder die
Tastenkombination
Strg + E . Mehrere
Buchungen mit
gleichen Kriterien
knnen in einem Schritt gesucht, gendert oder gelscht werden. In einer Dropdownliste wird das
gewnschte Feld ausgewhlt und das Kriterium eingegeben. Nach der nderung wird man durch eine
Hinweisbox ber die Anzahl der genderten Buchungsstze informiert.

g) Buchungen prfen
Das Programm bietet zahlreiche Funktionen, um Buchungen zu prfen:

Summen und Salden einer Buchung: durch Rechtsklick auf eine Buchung in der Primanota-
Ansicht das Kontextmen ffnen und Summen und Salden einer Buchung whlen. Daraufhin
werden die Summen und Saldon von Konto und Gegenkonto im Ansichtsbereich angezeigt, und
Navigationsschaltflchen in der Leiste darber ermglichen das Blttern zwischen den Summen
und Salden der einzelnen Buchungen des geffneten Vorlaufs:

Auswertungen: bei geffnetem Dialogbuchen im bersichtsbaum links im Programmfenster oder

ber das Men Auswertungen die gewnschte Auswertung ffnen. Die angezeigten Auswertungen
sind stets aktuell, d. h. alle erfassten Buchungen, auch wenn sie noch nicht festgeschrieben sind,
sind enthalten. ber die Elemente des Ordners Offene Fenster im bersichtsbaum kann man
zwischen dem Dialogbuchen und geffneten Auswertungen wechseln; jede Neuerfassung oder

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 nderung einer Buchung fliet sofort in die geffneten Auswertungen ein man kann also
whrend des Buchens die Auswirkung jeder Buchung auf die Auswertungen berwachen.
Kontoblatt-Anzeige: Im Kontextmen der Buchungszeile Eigenschaften, Registerkarte
Ansicht: FIBU-Konto whlen. Statt der Primanota wird dann ber der Buchungszeile ein
Kontenblatt angezeigt. Darber erscheinen auf der linken Seite Schaltflchen und ein Eingabefeld
zur Navigation:
mit den Schalt-
flchen kann
man zum nchsten oder vorigen Konto blttern, durch Eingabe einer Kontonummer in das
Eingabefeld kann man direkt zu einem gewnschten Konto springen. Mit Rechtsklick auf eine
Buchung auf dem Kontoblatt ffnet sich ein Kontextmen, mit dem man direkt zum Gegenkonto
springen und sich die Gegenbuchung ansehen kann.
Programmhilfen zur Kontenabstimmung: siehe Kapitel 7)

h) Dialogbuchen beenden

Mit der Schaltflche in der rechten

oberen Ecke des Fensters verlsst man das
Dialogbuchen. Es erscheint zunchst eine
Abfragebox, die man zum Verlassen mit
Ja beantworten muss.

3) Erfassung ANLAG-relevanter Informationen

Durch Nutzung des Moduls ANLAG kann man direkt bei der Buchungserfassung die relevanten
Informationen fr die Anlagenbuchhaltung eingeben. Dadurch bleibt die Anlagenbuchhaltung immer
auf dem aktuellen Stand.

Dazu muss in Eigenschaften

Dialogbuchen auf der
Registerkarte Buchungssatz die
Option ANLAG-Sofort-
erfassung aktiviert sein.

ber die Schaltflche daneben

gelangt man zur Buchungs-
satzauswahl, wo die Buchungs-
stze eingestellt werden
knnen, bei denen ANLAG-
relevante Informationen erfasst
werden. Wird dann beim
Buchen ein entsprechendes
Konto angesprochen, ffnet
sich automatisch das Dialog-
fenster Buchungsstze
zuordnen. In diesem Fenster
kann man folgendes festlegen:

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 ob das Konto oder das Gegenkonto der Buchungszeile das ANLAG-Konto enthlt
die Bewegungsart (Zugang, Abgang etc.)
Zuordnung einer Inventarnummer
Zuordnung auf ein bestehendes oder neues Inventar

Whlt man Auf neues Inventar zuordnen , muss man anschlieend die Mindestangaben zum neuen Anlage-
gut handelsrechtlich ergnzen (Nutzungsdauer etc.).

Die Inventarnummer wird als Zusatzinformation zum Buchungssatz gespeichert.

4) OPOS-Zahlungen
Um beim Buchen von Zahlungen diese
direkt den entsprechenden Offenen Posten
zuzuordnen, muss in den Stammdaten
OPOS geschlsselt sein. Dann lsst sich der
Modus OPOS-Zahlungen ber das Men
Ansicht oder die Tastenkombination
Strg + Shift + Z aufrufen.

Nach dem Aufruf erscheint zunchst ein

Dialogfenster zur Auswahl eines Geld-
kontos fr OPOS-Zahlungen.

Hat man das Geldkonto ausgewhlt, wird

das Feld Konto in der Buchungszeile mit
dem gewhlten Konto besetzt, und es
erscheint das Dialogfenster OPOS-Suche (es
verdeckt die Buchungszeile, kann aber
beliebig verschoben werden). Auerdem
wird die Schaltflche Aufteilen unter der
Buchungszeile durch die Schaltflche
OPOS-Suche ersetzt, ber die man nach
Schlieen der OPOS-Suche diese jederzeit
wieder aufrufen kann.

Man hat die Auswahl zwischen den

Suchfeldern Konto, Rechnungsnummer,
Kurzbezeichnung, Ort und Name. Wechseln zwischen den Suchkriterien ist mit den Pfeiltasten der
Tastatur mglich.

Man erhlt dadurch eine Auswahlliste aller vorhandenen Konten bzw. Posten, die den Suchkriterien
entsprechen. Markiert man darin eine Rechnung, sind im unteren Teil des Fensters Details zu dieser

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Rechnung zu sehen. Ist nur ein entsprechendes Konto bzw. nur ein entsprechender Posten vorhanden,
wird dieses/r sofort in die Buchungszeile bernommen.

Skonto

Bei Skontoabzug muss man im Feld

Umsatz der von der OPOS-Suche
automatisch eingesetzte Betrag mit dem
verminderten Betrag berschreiben. Mit
Rechtsklick ins Buchungsfeld Skonto lsst
sich ber das Kontextmen die
Skontoprfung aufrufen. Es werden die
Zahlungsbedingungen und darunter das
Ergebnis der Skontoprfung (berechtigter
oder unberechtigter Skontoabzug) in
einem Dialogfenster angezeigt. Man hat
die mglichkeit, den Skontoabzug durch
Skonto bernehmen zu akzeptieren oder
durch Klick auf die Schaltflche
kein Skonto abzulehnen und den
Differenzbetrag als Rest-OP weiter-
zufhren. Wird der Skonto akzeptiert,
wird im Buchungsfeld Skonto der
ermittelte Skontobetrag ausgewiesen, ber
dem Feld erscheint bei berechtigtem
Skontoabzug ein Hkchen, bei unbe-
rechtigtem Abzug
ein rotes Minus-
symbol:

Ist der Skontobetrag bekannt, kann unter

Umsatz der Komplettbetrag beibehalten
und der Skontobetrag im Feld Skonto eingetragen werden.

Sammelzahlung

Hierbei werden mehrere Offene Posten in einem Vorgang ausgeglichen. Es kann sich dabei um
Rechnungen, Gutschriften oder Teilzahlungen handeln, mit oder ohne Skontoabzug, es knnen
verschiedene Personenkonten und auch Sachkonten angesprochen werden.

Die Durchfhrung der Buchung unterscheidet sich je nachdem, ob nur ein Personenkonto betroffen ist
oder mehrere.

- nur ein Personenkonto:

in der Ergebnisliste der OPOS-Suche die gewnschten Rechnungen auswhlen (Mausklick bei
gedrckter StrgTaste fr einzelne, bei gedrckter ShiftTaste fr fortlaufende Rechnungen).
Die Summe (= Zahlbetrag) wird in die Maske Sammelzahlung bernommen und kann hier
noch bearbeitet werden. Mit bernehmen gelangt man zum Dialogfenster Sammelzahlung
beenden, wo man die Buchung noch einmal besttigen muss.

- mehrere Personenkonten:
Funktion OPOS-Zahlungen wie gehabt aufrufen, zur OPOS-Suche gehen. Dort mit der
Schaltflche Sammelzahlung oder der Tastenkombination Alt + S den Modus Sammel-

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 zahlung aktivieren. In der Statusleiste unter der Buchungszeile erscheint der Hinweis
Sammelzahlung farbig markiert.

Nun in OPOS-Suche die

Nummer des ersten Kontos
eingeben. In der Rechnungsliste
des Kontos auf die gewnschte
Rechnung doppelklicken. Links
unter dem Gesamtbetrag im
Fenster Sammelzahlung er-
scheint der Betrag der
selektierten Rechnungen, da-
runter der Restzahlbetrag. Mit
OK besttigen, dann
bernehmen anklicken.
Daraufhin erscheint wieder die
OPOS-Suche, wo man das
nchste Konto eingibt.
Nachdem alle von der Zahlung
betroffenen Posten selektiert
wurden, Sammelzahlung
beenden.

5) Elektronische Belege

In Kanzlei-Rechnungswesen knnen elektronische Bankbelege, Kassen- und Rechnungsbcher in

Dateiform eingelesen und in Buchungsvorschlge umgewandelt werden. Beim Buchen werden Beleg und
Buchungsvorschlag parallel angezeigt. Oben erscheint das vorgeschlagene Gegenkonto mit OP. Ist der
Buchungsvorschlag in Ordnung, kann er sofort mit der + - Taste bernommen werden.

Diese Funktionsweise ist rationell, weil jede Position eines Kontoauszugs mindestens drei Informationen
fr den Buchungssatz enthlt: Betrag, Buchungsdatum und das Bankkonto. Beim Erzeugen des
Buchungsvorschlags greift das Programm zurck auf Debitoren- und Kreditorenstze, den OP-Bestand,
bestimmte Programm-Voreinstellungen sowie Eintrge in der Lerndatei.

Die Lerndatei lsst das Programm regelmig wiederkehrende Geschftsvorflle automatisch erkennen.
Bei den Buchungsvorschlgen aus Kassen-, Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbchern sttzt
sich das Programm auf die Lerndatei allein.

Elektronische Bankauszge

1. Direktabruf von der Bank mit einem Electronic-Banking-Programm

Kontoauszge werden per DF von der Bank abgerufen und dann in Kanzlei-REWE verarbeitet.
2. Direktabruf von der Bank mit dem Programm DATEV-Zahlungsverkehr
3. bertragung aus dem DATEV-Rechenzentrum (RZ-Bankinfo).
In diesem Fall stellen die Bank-Rechenzentren die Bankkontoumstze dem DATEV-
Rechenzentrum zur Verfgung. Im DATEV-RZ werden die Kontoauszugsdaten nach
Ordnungsbegriffen sortiert und fr den Kunden bereitgestellt. Von dort knnen die Auszugsdaten
dann geholt werden. Dies kann auch mit dem Programm DATEV-Zahlungsverkehr durch-
gefhrt und dann in Kanzlei-REWE verarbeitet werden.

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Vorerfasste Kassen- und Rechnungsbcher knnen ber das DATEV-Rechenzentrum aus dem
Kassenbuch Internet bzw. Rechnungseingangsbuch / Rechnungsausgangsbuch Internet geholt oder
aus dem Programm Kassen- und Warenerfassung fr Office importiert werden.

Anlage von RZ Bankinfo in den Stammdaten:

Men Stammdaten | Banken

Nach Eingabe der Bankleitzahl lsst sich mit der Pfeiltaste neben dem Eingabefeld berprfen, ob die
Bank am RZ-Bankinfo-Verfahren teilnimmt (Spalte RZ-Bankinfo: Ja).

Anschlieend ber die Schaltflche Details dem Bankkonto ein FIBU-Konto zuordnen: es ffnet sich das
Fenster Bankstammdaten, hier whlt man die Registerkarte Bankangaben, dort lsst sich das FIBU-Konto
zuweisen.

Abschlieend muss noch ber die Schaltflche Einstellungen Bankkontoumstze hinterlegt werden, wie
die elektronischen Kontoumstze abgeholt werden. Im Fenster Einstellungen Bankkontoumstze auf der
Registerkarte Quelle Kontoumstze gibt es eine Auswahlliste mit den mglichen Einstellungen.

Auf der Registerkarte Optionen Kontoumstze wird der Termin fr die erste bernahme festgelegt.
(Kanzlei-REWE zieht beim Einlesen der Dateien das Buchungsdatum der Kontoauszge heran und setzt
nach jeder bernahme das Datum automatisch herauf). Zum Schluss die Eingaben mit OK besttigen.

Durch einmaliges Senden der Bankverbindung signalisiert man dem DATEV-Rechenzentrum, dass man
knftig fr dieses Konto die RZ-Bankinfo benutzen will.

Zum Senden: Men Bestand | Daten senden | Bankverbindungen RZ-Bankinfo. Man erhlt ein Dialogfeld
mit einer Liste der Bankverbindungen fr RZ-Bankinfo. Schaltflche Daten senden anklicken.

Sobald die Daten gesendet werden, werden im DATEV-Rechenzentrum die Stammdaten angelegt und
eine Verbindung zwischen Bankleitzahl/Kontonummer und Berater-/Mandantennummer hergestellt.
Dann wird die Teilnahmeerklrung fr die Bank(-en) vom Rechenzentrum rckbertragen und
automatisch an den lokalen Drucker ausgegeben. Die Erklrung ist vom Kontoinhaber zu unterschreiben
und bei der Bank einzureichen. Sie darf nur fr diese Bankverbindung benutzt werden, nderungen von
Bankleitzahl und/oder Kontonummer sind nicht zulssig und fhren zu Verarbeitungsfehlern.

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Holen elektronischer Belege aus dem DATEV-Rechenzentrum

a) Prfen, ob Kontoumstze vorliegen

Men Bestand | Daten holen | bersicht Bankverbindungen RZ-Bankinfo

Es erscheint das Dialogfenster Beraternummer eingeben. Nach der Eingabe und Besttigung mit
OK ffnet sich die bersicht der Bankverbindungen im Rechenzentrum, das u. a. Angaben zu
vorliegenden Kontoumstzen enthlt.

b) Kontoumstze holen

Men Bestand | Daten holen | Mandant ergnzen. Man erhlt folgendes Dialogfenster:

Dort selektiert man

Kontoumstze RZ-
Bankinfo und
besttigt mit OK .

Daraufhin ffnet
sich das Dialog-
fenster
RZ-Verbindung
herstellen, in dem
man die Berater-
nummer eingibt.
Die Verbindung
wird aufgebaut und die Umstze werden geholt.

Elektronische Belege mandantenbergreifend holen:

Bei geschlossenem Bestand ber

Men Bestand | Daten holen | Rechnungswesen und Jahresabschluss | Daten | Daten mehrerer
Mandanten holen/ergnzen

Erzeugen von Buchungsvorschlgen aus den elektronischen Belegen

Dazu greift Kanzlei REWE zu auf:

Kontoauszugspositionen (Buchungsdatum, Verwendungszwecktext, Betrag)

Schlsselwortsuche: Suche nach hufig verwendeten Schlsselwrtern (wie Kundennummer,
Rechnungsnummer und deren Abkrzungen) im Verwendungszwecktext
Zahlungspartnersuche: Suche nach Name, Bankverbindung, Kunden- bzw. Lieferanten-Nr. von
bekannten Kunden und Lieferanten
OP-Suche: Suche nach Rechnungsnummern anhand bestehender Offener Posten
Verwendungszwecksuche anhand der Lerndatei

Grundstzlicher Arbeitsablauf:

1) Vorbereitung: Daten holen (Banken: RZ-Bankinfo; Kassenbuch Internet, Rechnungseingangs-

und Rechnungsausgangsbuch Internet)
2) Stapelverarbeitung: Import aus Faktura bzw. Lohn
3) Dialogbuchen: manuelle Buchungserfassung
4) Dialogbuchen: Buchungsvorschlge erzeugen und anschlieen bearbeiten

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Buchungsvorschlagsliste erzeugen:

Neuen Vorlauf anlegen (in Dialogbuchen oder Dialogerfassen)

Men Ansicht | Buchungsvorschlge bearbeiten

es ffnet sich das Dialogfenster Buchungsvorschlagsliste auswhlen

Stehen noch keine Buchungsvorschlagslisten bereit, ffnet sich direkt das Dialogfenster
Buchungsvorschlagsliste erzeugen mit den Registerkarten Auswahl und bersicht.

Registerkarte Auswahl: Das Startdatum (Umfang: Buchungsvorschlge erzeugen von bis )

hngt vom Enddatum der vorangegangenen Bearbeitung ab. Das Enddatum ist standardmig mit
dem Enddatum des Buchungsvorlaufs vorbesetzt.

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 Registerkarte bersicht: hier den gewnschten Belegstapel auswhlen. Das Enddatum in der
Spalte Belegdatum ist das Datum des letzten Auszugs bzw. Belegs, der in den Zeitraum des
angelegten Vorlaufs fllt. In der Regel richtet sich der Zeitraum fr die Erzeugung von
Buchungsvorschlgen nach dem Zeitraum des geffneten Vorlaufs!

In der bersicht erscheinen alle Banken, Kassen- und Rechnungsbcher, die fr die Bearbeitung
elektronischer Belege eingerichtet wurden. Mit dem Programm Kassen- und Warenerfassung fr Office
erfasste Bcher knnen mit der Schaltflche Importieren bernommen werden.

Durch Besttigung mit OK werden zu allen selektierten Stapeln Buchungsvorschlge erzeugt. Ein
Dialogfenster zeigt an, dass die Verarbeitung abgeschlossen ist. Hier die Schaltflche Schlieen an-
klicken. es ffnet sich das Dialogfenster Buchungsvorschlagsliste auswhlen mit einer bersicht der
erzeugten Buchungsvorschlagslisten. Ein Fragezeichen in der Spalte Status bedeutet, dass diese
Vorschlagsliste noch nicht bearbeitet wurde.

Folgende Modi stehen zum Buchen der Vorschlagsliste zur Auswahl:

o Standardbuchen (fr Kasse)

o OPOS-Zahlungen (fr Bank / Kontokorrent)
o OPOS-Rechnungen (fr Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbcher)

Sortierung von elektronischen Kontoumstzen

Die Sortierung der elektronischen Kontoumstze kann von der Reihenfolge der Papierauszge abweichen.
Um die Sortierung der elektronischen Umstze anzupassen, geht man folgendermaen vor:

Men Bestand | Bankkontoumstze Dialogfenster zur Auswahl von Bank und Zeitraum

Nach Besttigung der Eingaben erscheint eine Liste der Bankkontoumstze im Arbeitsbereich auf der
rechten Bildschirmseite. Die Kontoauszugs-Nr. kann von den Papierauszgen abweichen oder wird von
manchen Banken gar nicht bermittelt.

Unterhalb der Liste gibt es

drei Schaltflchen. Mit
Details erhlt man Zusatz-
informationen zu einem in
der Liste markierten Umsatz.
Mit Sortieren kann die
Sortierung der Umstze
gendert werden. Folgende
Sortierkriterien stehen zur
Verfgung:

Soll / Haben
Haben / Soll
Betrag, aufsteigend
Betrag, ohne
Vorzeichen
Valutadatum
Primanota
Buchungsschlssel

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Es knnen mehrere davon kombiniert und diese Sortierung gespeichert werden. Beim nchsten Erzeugen
der Buchungsvorschlagsliste wird diese Sortierung dann direkt umgesetzt.

Buchungsvorschlagsliste bearbeiten

In der bersicht eine Buchungsvorschlagsliste markieren und auf die Schaltflche Bearbeiten klicken.
Dialogfenster Abgleich FIBU-Saldo mit Bankauszug wird geffnet.

Anschlussprfung: stimmt der aktuelle FIBU-Saldo mit dem Anfangsbestand des Auszugs
berein? Wenn nicht, wird die Differenz angezeigt.
Vollstndigkeitsprfung: stimmt der FIBU-Saldo nach dem Buchen der Umstze mit dem
Endsaldo des letzten Auszugs berein?

Dieses Dialogfenster wird mit der

Schaltflche Schlieen geschlossen;
im Arbeitsbereich auf der rechten
Bildschirmseite erscheint die Ansicht
Buchungsvorschlagsliste. In der
Spalte Status ist an einem Symbol
die Qualitt jedes Buchungsvorschlags
ablesbar:

(grne Glhbirne ):
vollstndiger und korrekter
Buchungssatz
(Fragezeichen ): unsicherer,
mglicherweise falscher
Buchungssatz
(rotes Minus ):
unvollstndiger Buchungssatz,
das Gegenkonto fehlt

Mit der +-Taste des Nummernblocks

wird ein markierter Buchungsvor-
schlag zur Bearbeitung ausgewhlt;
im Arbeitsbereich des Bildschirms
erscheint, wie im Dialogbuchen, die
Buchungszeile, in die die vorhandenen Angaben bereits bernommen werden. Handelt es sich um eine
OPOS-Zahlung, erscheinen in der Ansicht ber der Buchungszeile der zugehrige Bankbeleg sowie,
darber, das identifizierte Personenkonto mit seinen Offenen Posten. Nach berprfung kann der
Buchungssatz wiederum mit der +-Taste verbucht werden und ist dann in der Primanota und den
Auswertungen enthalten. Dann zur Vorbelegung der Buchungszeile mit dem nchsten Buchungsvorschlag
erneut die +-Taste bettigen.

ber die Symbolleiste ist der Wechsel zwischen den Ansichten Buchungs-
vorschlagsliste, OPOS-Konto, FIBU-Konto und Primanota mglich:

Buchungsvorschlagsliste automatisch buchen lassen:

Dialogfenster Eigenschaften Dialogbuchen aufrufen (ber Kontextmen oder ber das Men Bearbeiten |
Eigenschaften) und die Registerkarte Buchungsvorschlge anwhlen.

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Hier kann man im oberen Bereich festlegen, dass sicher erkannte Buchungsvorschlge automatisch
verbucht werden. Dies fhrt dazu, dass beim Aufruf Bearbeiten einer Buchungsvorschlagsliste sicher
erkannte Buchungsvor-
schlge so lange der Reihe
nach automatisch verbucht
werden, bis in der Reihen-
folge ein als unsicher oder
unvollstndig gekennzeich-
neter Buchungsvorschlag
erscheint.
Dann stoppt die auto-
matische Verbuchung zur
Klrung des betreffenden
Buchungsvorschlags und
setzt beim nchsten sicher
erkannten Buchungsvor-
schlag wieder ein.
(Grundstzlich mssen
Buchungsvorschlge einer
Vorschlagsliste in fort-
laufender Reihenfolge be-
arbeitet werden, damit die
Salden der Bank- und
Kassenkonten abstimmbar zu den Belegen bleiben!)

Ist ein Buchungsvorschlag nicht sofort zu klren, weil z. B. noch zustzliche Informationen vom
Mandanten eingeholt werden mssen, kann auf der Registerkarte ein Verrechnungskonto hinterlegt
werden, auf das klrungsbedrftige Buchungsvorschlge zwischengebucht werden. Ist dieses
Verrechnungskonto einmal hinterlegt, kann beim Bearbeiten der Buchungsvorschlagsliste ein
unvollstndiger Buchungsvorschlag mit der Tastenkombination Strg + F7 komfortabel auf dieses
Konto gebucht werden. Wenn das Gegenkonto nicht automatisch ermittelt werden konnte, erscheint nun
auerdem in der Ansicht der Buchungsvorschlagsliste rechts neben der Beleginformation farbig unterlegt
der Hinweis: zu klren! Strg + F7

Wichtig: beim Hinterlegen des Verrechnungskontos darauf achten, dass das Kontrollkstchen
Beleginformation als Zusatzinformation in die Buchung bernehmen aktiviert ist! Dies erleichtert die
sptere Klrung der Buchung.

Bearbeitung der zurckgestellten Buchungen:

Mglichst mit dem Buchungsvorlauf der Bankbelege, aus dem die zurckgestellten Buchungen stammen,
und mit der Auswertung Arbeitskonto arbeiten!

Arbeitskonto einrichten: Men Auswertungen | Arbeitskonto Dialogfenster Eigenschaften

Arbeitskonto ffnet sich. Im Bereich Konto die Kontonummer des Verrechnungskontos eintragen und
unter Saldierung | Gruppensaldo das Kontrollkstchen Nullsalden ausblenden selektieren; im Bereich
Ansicht das Kontrollkstchen mit Zusatzinformationen selektieren, um die gespeicherten Beleg-
informationen anzeigen zu lassen.

Im Ansichtsbereich auf der rechten Bildschirmseite erscheint das Verrechnungskonto mit den darauf
erfassten Buchungen. Unten werden auf zwei Registerkarten die Zusatzinformationen und die
Beleginformationen zur jeweils markierten Buchung angezeigt. Nach dem Einsehen der Zusatz- und
Beleginformationen kann man durch Doppelklick auf die betreffende Buchung die Buchungszeile

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aufrufen, die mit der Buchung vorbesetzt wird. In der Statuszeile wird angezeigt, dass der Korrektur-
modus aktiv ist.

Nun kann man die Schaltflche OPOS-Suche anklicken und z. B. zu einem Zahlungseingang die mittler-
weile bekannte Rechnungsnummer suchen lassen; nach dem Auffinden des OP wird in der Buchungs-
zeile im Feld Gegenkonto das Verrechnungskonto durch das gefundene Konto ersetzt. Nach dem ber-
nehmen der Buchung ist der Zahlungseingang so verbucht, als sei dies direkt bei der Bearbeitung der
Kontoumstze geschehen, die korrekte Reihenfolge der Bankbelege bleibt erhalten.

Lerndateieintrge bei wiederkehrenden Buchungen

Eintrge in die Lerndatei knnen beim Bearbeiten der Buchungsvorschlagsliste vorgenommen werden
(z. B. fr Mieten, Versicherungen, Dauerauftrge): wenn der Buchungsvorschlag mit den korrekten
Konten in der Buchungszeile steht, kann man vor bernahme der Buchung in die Primanota ber
die Tastenkombination Strg + L einen Eintrag in die Lerndatei erzeugen (statt der
Tastenkombi-nation kann
man auch im Men
Bearbeiten | Lerndatei-
eintrag oder das Symbol
Lerndateieintrag in der
Symbolleiste benutzen).
Man erhlt das Dialog-
fenster Lerndateieintrag
neu mit den Registerkarten
Zuordnung und Erweiterte
Einstellungen. Auf der
Registerkarte Zuordnung
wurden Gegenkonto und
Text aus der Buchungszeile
bernommen. Variable
Bestandteile des Textes,
wie z. B. der Monat bei der
Miete, mssen durch das
* des Nummernblocks
ersetzt werden. Nach
Besttigung des Lerndatei-
eintrags mit OK wird beim nchsten Vorkommen des gleichen Geschftsvorfalls in einer
Buchungsvorschlagsliste dieser dann automatisch gleichlautend verbucht.

Taucht der im Feld Verwendungszweck der Lerndatei angegebene Text in einem elektronischen Beleg
auf, wird der entsprechende Buchungsvorschlag erzeugt. Es wird dabei nicht zwischen Gro- und
Kleinschreibung unterschieden, aber bei Umlauten z. B. zwischen oe und . Werden sehr viele
Informationen durch Platzhalter ersetzt, besteht die Gefahr, dass der Lerndateieintrag fr diverse
Geschftsvorflle mit hnlichem Verwendungszwecktext herangezogen wird. Um dies zu vermeiden,
kann man auf der Registerkarte Erweiterte Einstellungen weitere Kriterien fr die richtige Zuordnung
hinterlegen.

Lerndateieintrge knnen auch nach der bernahme einer Buchung in die Primanota erzeugt werden. In
der Primanota-Ansicht den Buchungssatz markieren und Rechtsklick das Kontextmen aufrufen, darin
Lerndateieintrag auswhlen. Durch Gedrckthalten der Taste Strg whrend des Anklickens der
Buchungsstze kann man auch mehrer Buchungsstze auf einmal markieren und in die Lerndatei
bernehmen. Dies ist z. B. notwendig, um einen Lerndateieintrag fr eine aufgeteilte Buchung
(Splittbuchung) zu erzeugen. Bei einer aufgeteilten Buchung erscheint in der Lerndatei unter Gegenkonto
der Hinweis aufgeteilt. ber die Schaltflche Aufteilen kann man dann die Aufteilung berprfen.
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ber das Men Bestand | Lerndatei kann man die Lerndateieintrge jederzeit einsehen. Eintrge knnen
ber die Schaltflche ndern korrigiert werden. In der Spalte zuletzt benutzt am erscheint das Datum, an
dem mit diesem Eintrag zuletzt ein korrekter Buchungssatz erstellt wurde.

Sammelzahlungen mit Hilfe einer DTAUS- Datei auflsen und bearbeiten

Sammelberweisungen und lastschriften werden oft in Form einer DTAUS-Datei an die Bank gegeben.
In der Regel enthalten die elektronischen Bankkontoauszge dann nur eine Position mit dem Gesamt-
betrag aller Zahlungsauftrge (Verwendungszwecktext: DTA-Sammelberweisung). Daher wird auch
nur ein Buchungsvorschlag daraus erzeugt. Der Buchungsvorschlag kann mit der DTAUS-Datei in seine
Einzelpositionen aufgelst werden. Dazu muss man die OPOS-Suche ber die Schaltflche Abbrechen
ausblenden, die Buchungszeile erscheint.

DTAUS-Datei einspielen:

Im Men Bearbeiten | Zahlungsauftrag bernehmen | DTAUS-Datei von Datentrger whlen.

Es erscheint das
Dialogfenster
DTAUS-Datei
bernehmen.
Durch Anklicken
der Datei (z. B.
DTAUS.txt)
werden zustz-
liche Informa-
tionen zur Datei
angezeigt. Nach
bernahme der
Datei erscheint im
Ansichtsbereich
die Buchungsvor-
schlagsliste fr
die Einzelposi-
tionen. Das Fenster darunter mit der Kontoinformation wird mit links einem grnen Balken versehen,
solange die Einzelpositionen bearbeitet werden.

Liegt zum
Bearbeitungszeitpunkt
der Sammelposition die
DTAUS-Datei noch nicht
vor, wird die Position
zunchst mit

Strg + F7

auf das
Verrechnungskonto
zwischengebucht.

- 30 -
6) Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) in Kanzlei REWE
Voraussetzung fr die Ausgabe der BWA ist die Schlsselung einer BWA in der gewnschten Form in
den Stammdanten (Men Stammdaten | Mandantendaten, Registerkarte BWA).

Bis zu zehn betriebswirtschaftliche Auswertungen knnen hier angelegt werden. Konsolidierung der
BWA ist am PC und im Rechenzentrum mglich. Im Verzeichnisbaum auf der linken Seite knnen die
verschiedenen BWA angewhlt werden. Gelbe Ordnersymbole kennzeichnen freie BWA-Nummern, die
Ordner bereits angelegter BWA sind grn.

Die BWA-Stammdaten sind in sechs Kategorien unterteilt. Die Kategorie Basisdaten enthlt die
Grundlagen fr die BWA-Erstellung und schafft die Voraussetzung fr die Ausgabe der in den weiteren
Kategorien przisierten Einzelauswertungen:

BWA-Form: die meistgenutzten sind DATEV-BWA und Einnahmen-Ausgaben-BWA. Auerdem

gibt es z. B. Gesamtkosten-BWA, Umsatzkostenverfahren-BWA, Kapitalflussrechnung und
Auswertungen fr spezielle Betriebe wie Handwerks-BWA, Steuerberater-BWA, Rechtsanwalts-
BWA, Einzelhandels-BWA usw. Man kann auch individuelle BWAs einrichten, dazu knnen
Zeilenbeschriftungen und Zeilenabfragen gendert werden (Nheres dazu findet man in der
Online-Hilfe des Programms).

Wareneinsatz: es stehen drei Mglichkeiten zur Auswahl.

1) Wareneinkauf : der Wareneinsatz entspricht dem Wareneinkauf. Diese Methode wird

angewendet, wenn eine genaue Ermittlung des Warenverbrauchs nicht mglich ist. Dabei
geht man davon aus, dass die eingekauften Waren einer Abrechnungsperiode auch in
derselben wieder verkauft wurden. Der in der BWA ausgewiesene Wert fr den
Wareneinsatz enthlt alle gebuchten Waren- und Materialeinkufe, zuzglich der
Anschaffungsnebenkosten sowie der Fremdleistungen, vermindert um Skonti und andere
Preisnachlsse sowie um Eigenverbrauch und Sachbezge an Waren. Dieses Vorgehen
entspricht den Vorschriften des steuerpflichtigen Gewinns nach Gewinn-
- 31 -
 ermittlungsrichtstzen der Finanzverwaltungen (Oberfinanzdirektion). Diese Variante ist
nur zu empfehlen, wenn (z. B. bei kleineren Betrieben) die genaue Ermittlung verhlt-
nismig zu aufwndig ist und Wareneinkauf und verbrauch keinen greren Schwan-
kungen unterliegen.

2) Warenverbrauch (Umbuchung): Der Warenverbrauch wird exakt ermittelt, z. B. mit einer

Lagerbuchhaltung, und auf die Konten fr den Warenverbrauch umgebucht
(Materialverbrauch an verrechnete Stoffkosten). Als Wareneinsatz werden der gebuchte
Verbrauch und die Fremdleistungen herangezogen. Erhaltene Preisnachlsse mssen bei
der Umbuchung selbst mit eingerechnet werden; Eigenverbrauch und Sachbezge an
Waren werden automatisch vom Umbuchungswert abgezogen. Diese Methode ist
empfehlenswert, um in der BWA ein mglichst genaues Ergebnis zu erzielen.

3) Prozent: Der Wareneinsatz wird bei dieser Methode prozentual vom Umsatz errechnet
(Ausnahmen: DATEV-BWA Nr. 1 zu den SKR 03, 04, 07 und 14: prozentual von der
Gesamtleistung). Der Prozentsatz ist auf dieser Registerkarte unter Prozent einzugeben.
Fazit: Ist der Wareneinsatz monatlich nicht genau zu ermitteln oder zu wenig aussagefhig,
kann er mit einem vorgegebenen Prozentsatz vom Umsatz bzw. der Gesamtleistung
errechnet werden. In der Praxis wird der Prozentsatz oft aus der Bilanz abgeleitet.

Prozent: hier ist der Prozentsatz zu Wareneinsatz Methode 3) einzugeben. Dabei wird die rechte
Ziffer vom Programm als Nachkommastelle interpretiert.

VJ.-Wertermittlung: hier gibt es drei Auswahlmglichkeiten.

1) Standard (0): die Wertermittlung des aktuellen Jahres und des Vorjahres erfolgt nach dem
BWA-Schema des aktuellen Jahres. Die Vergleichbarkeit der aktuellen mit den
Vorjahreswerten wird berprft. Nur wenn diese vergleichbar sind, erfolgt die Ausgabe
des Vorjahresvergleichs. Ein SKR-Wechsel schliet die Vergleichbarkeit aus, die BWA-
Form kann jedoch gewechselt werden.

2) Nach jahresbezogenem Schema (1): die Wertermittlung des aktuellen Jahres erfolgt nach
dem aktuellen BWA-Schema, die des Vorjahres nach dem Vorjahres-Schema. Die
Vergleichbarkeit wird nicht geprft; unabhngig davon wird der Vorjahresvergleich immer
ausgegeben. Ein Wechsel der BWA-Form ist jederzeit mglich.

3) Nach aktuellem Schema (2): die Wertermittlung des aktuellen und des Vorjahres erfolgt
nach dem BWA-Schema des aktuellen Jahres. Die Vergleichbarkeit wird vom Programm
nicht berprft. Davon unabhngig wird der Vorjahresvergleich immer ausgegeben. Ein
Wechsel von SKR und BWA-Form ist immer mglich.

Ausgabezeitpunkt: Man unterscheidet zwischen Ausgabe vor Ort, direkt im Programm, und der
Ausgabe im Rechenzentrum. Im ersten Fall reicht es aus, nur BWA-Form und
Wareneinsatz zu schlsseln; dann ist der Ausgabezeitpunkt auf 5 nur auf Abruf zu
schlsseln, damit beim Speichern der Daten im Rechenzentrum keine BWA ausgegeben
werden. Will man die BWA im Rechenzentrum ausgeben lassen, stehen hier die Schlssel
0 je Einreichung (= bei jeder Einreichung von Buchungen), 1 monatlich,
3 vierteljhrlich und 4 halbjhrlich zur Verfgung. (2 ist nicht belegt).

Nur wenn die Basisdaten angelegt sind, knnen die Einzelauswertungen der BWA ausgegeben werden.
Die weiteren Kategorien einer BWA auf der Registerkarte BWA der Mandantendaten legen fest, wie die
Einzelauswertungen des jeweiligen BWA-Pakets aussehen sollen:

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Grundauswertungen und
Vergleichs-BWA bilden das
Standard-Auswertungspaket
zur BWA im Rechenzentrum,
das man automatisch erhlt,
wenn die Basisdaten angelegt
sind (auer wenn der Aus-
gabezeitpunkt auf 5 nur
auf Abruf geschlsselt ist. Ist
unter Basisdaten der Aus-
gabezeitpunkt 0 bei jeder
Einreichung geschlsselt,
enthlt das Standard-
Auswertungspaket nur die
Grundauswertungen.

Zu den Einzelauswertungen
der Grundauswertungen und
Vergleichs-BWA kann im ersten Feld ber die Pfeilschaltflche die Wertedarstellung gewhlt werden.
Zur Auswahl stehen dabei: 0 keine Auswertung, 1 Werte in Tausend, 2 Werte ab 100 in
Tausend und 3 Voller Wert (= Vorbelegung). Im zweiten Feld wird jeweils die gewnschte Anzahl
Exemplare eingestellt (Werte
bis 9 mglich). Fr die
Vergleichs-BWA mssen Vor-
jahreswerte vorhanden (fr den
Vorjahresvergleich) und Vor-
gabewerte angelegt sein (fr
den Vorgabevergleich).

Von den unter Chefber-

sichten erscheinenden Einzel-
auswertungen stehen die
Jahresbersicht und die
Entwicklungsbersicht zur
Ausgabe am PC zur Ver-
fgung, sobald die Basisdaten
geschlsselt sind. Die Kenn-
ziffern zu den Chefbersichten
sind nur fr die Ausgabe im
Rechenzentrum relevant.

Fr die Ausgabe am PC stehen

nach der Schlsselung der
Basisdaten Grafiken fr fol-
gende Auswertungen zur Ver-
fgung:

Kurzfristige
Erfolgsrechnung
Vorjahresvergleich
Jahresbersicht
Entwicklungsbersicht

- 33 -
Grafiken werden ebenfalls nur geschlsselt, wenn die Ausgabe im Rechenzentrum gewnscht wird. Fr
die Ausgabe im Rechenzentrum whlt man im Eingabefeld Grafikart S fr Standard-Grafik oder I fr
individuelle Grafik. ber Kennziffern ist der Ausgabezeitpunkt und die Darstellung (farbig oder schwarz-
wei) zu schlsseln.

Der betriebswirtschaftliche
Kurzbericht (BKB) und der
Branchenvergleich (BWA-
Betriebsvergleich) stehen
nach Anlage der Basisdaten
zur Ausgabe am PC zur
Verfgung.

Weitere Angaben auf der

Registerkarte BWA sind
dazu nicht erforderlich.

BWA-Report und
Prognose-BWA sind nur
aus dem Rechenzentrum
erhltlich.

Der Wertenachweis steht

nach Anlage der Basisdaten
zur Ausgabe am PC zur
Verfgung.

Die Kontenzuordnung
kann nur im Rechen-
zentrum ausgegeben
werden.

Ebenso gilt die

Schlsselung fr den
Vorlufigkeitsvermerk
nur fr Auswertungen,
die im Rechenzentrum
gedruckt werden.

ber die Schaltflche Protokoll kann zu den fr die Ausgabe im Rechenzentrum vorgenommenen
Schlsselungen ein Protokoll gedruckt werden.

- 34 -
Ansicht und Ausgabe
betriebswirtschaftlicher
Auswertungen am PC
Um betriebswirtschaftliche
Auswertungen auf den
Bildschirm zu holen, vor Ort
zu drucken, an ein anderes
Programm zur Bearbeitung
weiterzugeben oder in ein
anderes Format zu exportieren,
whlt man im Men
Auswertungen | Betriebswirt-
schaftliche Auswertungen oder
klickt doppelt auf den
entsprechenden Eintrag im
Verzeichnisbaum auf der
linken Bildschirmseite im
Ordner Auswertungen. Es
ffnet sich das Dialogfenster
Eigenschaften Betriebswirt-
schaftliche Auswertungen.

Auf der Registerkarte Allge-

mein im Bereich Grundein-
stellungen kann man in der
Liste BWA-Auswahl eine der in
den Mandantendaten angelegten BWA whlen. Unter Auswertungsart stehen die in der gewhlten BWA
enthaltenen Einzelauswertungen zur Verfgung.

A. Grundauswertungen
Zu den Grundauswertungen gehren:

1) Kurzfristige Erfolgsrechnung
2) Bewegungsbilanz
3) Statische Liquiditt

Unter Ansicht kann die Option mit

Wertenachweis gewhlt werden. In der
Bildschirmansicht wird bei Auswahl dieser
Option der Ansichtsbereich geteilt; im oberen
Bereich wird die gewhlte Auswertung
angezeigt, in der man eine Zeile durch Klick
markieren kann, um im unteren Bereich den
Wertenachweis zu dieser Zeile darstellen zu
lassen.

In der kurzfristigen Erfolgsrechnung werden

vom Programm die Erfolgskonten der FIBU
abgefragt und das vorlufige Ergebnis des
Unternehmens ermittelt. Es werden die Werte
der jeweiligen Buchungsperiode sowie die
aufgelaufenen Jahreswerte angezeigt.

- 35 -
Die Zeilen der Auswertung in der Bildschirmansicht sind nummeriert. Durch Anklicken einer Zeile
erscheinen im Wertenachweis im unteren Bildschirmbereich die Monatswerte der in der Auswertungs-
position enthaltenen Konten. ber das Kontextmen des Wertenachweises kann man das Monats- oder
Jahreskonto mit allen Kontenbewegungen anzeigen lassen.

Schlieen der Auswertungsansicht mit .

Auf der Registerkarte Gestaltung Grundauswertungen stehen zwei Druckvarianten zur Verfgung.

B. Vergleichsauswertungen:

In den Vergleichsauswertungen werden den aktuellen Werten Vergleichswerte gegenbergestellt, die eine
Einschtzung der Zahlen ermglichen:

Vorjahresvergleich:
hierfr muss das
Vorjahr des Mandanten
im PC gespeichert sein.

Soll/Ist-Vergleich: es
mssen Vorgabewerte
erfasst oder
bernommen worden
sein. (siehe unten
BWA-Planwerte)

Branchenvergleich:
erlaubt einen Vergleich
der eigenen Zahlen mit
Durchschnittswerten
der entsprechenden
Branche. Die
Vergleichszahlen
mssen am PC vor-
handen sein. Sie
knnen ber das Men
Auswertungen|
Branchenkennzahlen
aus dem Rechen-
zentrum geholt
werden.

Auf der Registerkarte Gestaltung Vergleich knnen noch zustzliche Eigenschaften eingestellt werden.

C. Wertenachweis

Der Wertenachweis kann fr die Kurzfristige Erfolgsrechnung und fr den Vorjahresvergleich

ausgegeben werden.

Er zeigt die Salden der Konten an, die in die jeweiligen Auswertungspositionen eingeflossen sind.

- 36 -
D. Zeitreihe

Jahresbersicht:
es wird jahresbergreifend,
ausgehend vom aktuellen
Monat, die Entwicklung der
letzten 13 Monate dargestellt.

Entwicklungsbersicht:
mit dieser Auswertung lassen
sich die Positionen der
Kurzfristigen Erfolgsrechnung
analysieren. Es werden die
Werte des aktuellen Jahres
dargestellt. Die bersicht lsst
sich in drei Ausprgungen
ausgeben.

Auf der Registerkarte

Gestaltung Zeitreihe stehen
Optionen zur Wertedarstellung
und zwei Druckvarianten zur
Verfgung.

E. BKB (Betriebswirtschaftlicher Kurzbericht)

Auf der Basis der Kurzfristigen Erfolgsrechnung bzw. des Vorjahresvergleichs kann durch Darstellung
der verdichteten BWA-Zahlen ein schneller berblick ber die wichtigsten Einflussgren des
Unternehmensergebnisses gewonnen werden.

F. Grafik

Folgende Auswertungen lassen

sich grafisch darstellen:

Kurzfristige
Erfolgsrechnung
Vorjahresvergleich
Jahresbersicht
Entwicklungsbersicht

Auf der Registerkarte Gestaltung

Grafik stehen verschiedene Optio-
nen zur optischen und zur Werte-
darstellung zur Auswahl.

Auerdem kann man zwischen

Standardgrafik und individueller
Grafik auswhlen. Voraussetzung
fr die Auswahl einer indivi-

- 37 -
duellen Grafik ist aber, dass zuvor im Men Stammdaten | BWA-Schema BWA-Schemazeilen fr weitere
Grafiken erfasst wurden. Gibt man die Grafik zur Bildschirmansicht aus, besteht aber die Mglichkeit, die
Standardgrafik auf dem Bildschirm individuell zu bearbeiten und anschlieend auszudrucken.

Registerkarte Ausgabeziele

Auf dieser Registerkarte legt

man die Ausgabeart der auf der
Registerkarte Allgemein
ausgewhlten Auswertung fest.

Standardmig ist die Bild-

schirmanzeige der Wertekon-
trolle voreingestellt. Als
weitere Anzeigeoption steht die
Seitenansicht zur Auswahl. In
der Seitenansicht wird der
gesamte Bildschirm genutzt;
ber eine Befehlsleiste am
oberen Bildschirmrand lsst
sich die Seite direkt aus-
drucken, in eine PDF-Datei
konvertieren oder ins TXT-
oder RTF-Format exportieren.
Diese Mglichkeiten hat man
unter anderem auch direkt auf
dieser Registerkarte.
- 38 -
Als Export-Formate lassen sich PDF, DOC und RTF einstellen.

Drucken kann man vor Ort, oder auch den Druck im Rechenzentrum veranlassen.

Auerdem kann man die Auswertung zur weiteren Bearbeitung an Word, Excel oder die
Dokumentenverwaltung weitergeben.

ber die Schaltflche Layout und Drucker kann man die Layoutvariante einstellen und bearbeiten und den
Drucker auswhlen.

Die auf den Registerkarten Allgemein und Ausgabe gewhlten Einstellungen gelten temporr fr die
einmalige Ausgabe der Auswertung, die Gestaltungseinstellungen auf den anderen Registerkarten werden
gespeichert.

BWA-Planwerte

Im Men Auswertungen | BWA-Planwerte gelangt man zunchst zu einem Dialogfenster, in dem man
entscheidet, fr welche der in den Mandantendaten auf der Registerkarte BWA angelegten Auswertungen
Planwerte festgelegt werden sollen. Der Soll-Ist-Vergleich (s. Vergleichsauswertungen) lsst sich z. B.
ohne solche Planwerte nicht durchfhren.

Im nchsten Dialogfenster BWA-Planwerte importieren stehen als Datenquelle fr die Planwerte eine
CSV-Datei (Format zum Speichern von BWA-Planwerten), der Import aus den Programmen
Unternehmensplanung und Unternehmensprognose sowie das Holen der Daten aus dem
Rechenzentrum zur Auswahl. Statt eine der Datenquellen zu whlen, kann man den Dialog auch
abbrechen und die Daten manuell eingeben.

7. Programmhilfen bei der Abstimmung der Buchhaltung

Um die Abstimmarbeiten in einem Arbeitsgang zu steuern und den Abstimmungsprozess durch leichtere
Fehlerfindung zu beschleunigen, bietet Kanzlei REWE im Men Prozessablufe | Buchfhrung ab-
stimmen differenzierte Hilfsfunktionen an.

Im Dialogfenster Eigenschaften Buchfhrung abstimmen whlt man zunchst den abzustimmenden

Buchungsmonat aus.

- 39 -
 Es wird eine monatsbezogene Checkliste zur Steuerung und Dokumentation der Abstimmarbeiten
im Arbeitsbereich auf der rechten Bildschirmseite angezeigt:

Der berwachungsbericht (Punkt 5 der Liste) wird automatisch vom Programm erstellt, die brigen
Punkte werden manuell bearbeitet. ber das Kontextmen kann man zu jedem Punkt einen Bearbei-
tungsstatus auswhlen:

offen in Bearbeitung erledigt entfllt

Statt als Symbol kann man den Bearbeitungsstatus auch mit Details (Bsp: erledigt 23.03.2005 17:30) oder
mit Historie (wobei die einzelnen Bearbeitungsstadien chronologisch in Detailansicht dargestellt werden)
darstellen lassen. Auerdem besteht ber das Kontextmen die Mglichkeit, zu jedem Punkt
Anmerkungen zu hinterlegen.

a) Kontenabstimmliste:

bei Klick auf diesen Punkt wird das Dialogfenster Eigenschaften Summen- und Saldenliste aufgerufen,
wie es auch beim Aufruf des entsprechenden Meneintrags unter Auswertungen erscheint.

Im Bereich Auswertungsart ist aber in diesem Fall Abstimmung: Kontenabstimmliste vorausgewhlt. Im

Bereich Grundeinstellungen der Registerkarte Allgemein kann der Prfzeitraum eingestellt werden; in den
Bereichen Kontenumfang und Auswahl lassen sich die dargestellten Konten der Abstimmliste przise
bestimmen. Auf der Registerkarte Ausgabeziele lsst sich wie gewohnt festlegen, ob die Abstimmliste auf
dem Bildschirm dargestellt oder anderweitig ausgegeben werden soll.

In der Kontenabstimmliste wird der Saldo der Konten des laufenden Jahres mit den Vorjahressalden
verglichen (Vorjahresvergleich). Die Monatswerte werden den Werten des Vorjahresmonats
gegenbergestellt (Vormonatsvergleich). Dies ermglicht eine differenzierte Betrachtung der
Entwicklung der Konten; auffllige Abweichungen, die auf Buchungsfehler hinweisen, sind so erkennbar.

- 40 -
Die Bildschirmansicht ist zweigeteilt: durch Klick auf ein Konto im oberen Bereich werden im unteren
Bereich die Einzelbuchungen angezeigt, wodurch man die Ursache fr Abweichungen erkennen kann.
Mit Rechtsklick auf ein Konto der Abstimmliste lsst sich ber das Kontextmen ein Bearbeitungsstatus
(s. o.) fr das Konto setzen. ber eine Leiste unterhalb der Kontenansicht lassen sich Anmerkungen zu
dem jeweiligen Konto eingeben und einsehen.

b) Abstimmung
Anlagekonten:

Es ffnet sich das

Dialogfenster
Eigenschaften
Abstimmung mit
ANLAG:
hier kann man die
anzuzeigenden
Konten przise
auswhlen.
Diese
Abstimmung ist
allerdings nur
mglich, wenn
man die Werte
aus ANLAG
ber Programm-
verbindung
bernommen hat.
- 41 -
c) Umsatzsteuer-Voranmeldung

Man erhlt das Dialogfenster

Eigenschaften Umsatzsteuer-Voran-
meldung. Unabhngig von der Druck-
voreinstellung wird in der Bild-
schirmansicht immer das Werteblatt
dargestellt.

Wichtig: das Kontrollkstchen mit

Verprobung muss fr die Bild-
schirmansicht aktiviert sein, um den
Kontennachweis zu den Positionen des
Werteblattes zu erhalten.

Nach Besttigung mit OK werden das

Werteblatt zur USt-VA und, in einem
weiteren, freien Fenster, die Nach-
weise zur USt-VA angezeigt:

Die Nachweise
bestehen aus dem
Kontennachweis
zur Umsatzsteuer-
Voranmeldung und
einer Umsatzsteuer-
und Vorsteuer-
verprobung.

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Anhand des Kontennachweises ist nachvollziehbar, welche Teilbetrge in die einzelnen Kennzahlen der
Umsatzsteuer-Voranmeldung eingeflossen sind. Fr jedes umsatzsteuerrelevante Konto wird die
Bemessungsgrundlage und der zugehrige Steuerbetrag angezeigt. Unterschiedliche Steuersachverhalte
(z. B. 7% und 16%) werden separat ausgewiesen.

Die Umsatzsteuerverprobung vergleicht die Umsatzsteuer laut Voranmeldung und die Umsatzsteuer laut
Sammelkonten. Diese Werte mssen bereinstimmen. Ergibt sich eine Differenz, wurde Umsatzsteuer
direkt auf ein Sammelkonto gebucht. Der entsprechende Buchungssatz wird mit Vorlauf- und
Buchungssatznummer ausgewiesen. Dieser Buchungssatz muss korrigiert werden, um zu gewhrleisten,
dass alle Umsatzsteuerbetrge in die Voranmeldung einflieen (die Umsatzsteuer-Voranmeldung enthlt
nur Umsatzsteuerbetrge, die durch Buchung auf ein Automatikkonto oder durch Erfassen eines
Umsatzsteuerschlssels errechnet wurden).

d) berwachungsbericht

Das Programm prft hier mit Hilfe von fest hinterlegten Sachverhalten automatisch einzelne Tatbestnde
zu Konten und Kontenzusammenhngen (Beschriftung, auffllige Bebuchung oder Nichtbebuchung im
Vergleich zum Vorjahr).

Die Anzeige des berwachungsberichts ist zweigeteilt: oben ist eine Checkliste zu sehen, die die
unterschiedlichen berwachungsaktivitten anzeigt, im unteren Bereich werden bei Markierung eines
Eintrags im oberen Bereich die Ergebnisse der Prfung sowie Empfehlungen zur weiteren
Vorgehensweise angezeigt.

e) Betriebswirtschaftliche Auswertungen

Die Funktionen entsprechen denen des entsprechenden Menpunkts unter Auswertungen.

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